电子邮件礼仪和使用技巧.pdf
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1、电 子 邮 件 礼 仪 和 使 用 技 巧 整 理: 卢硕礼 仪1 不要 用公 司信 箱发 私人 信件 。2 如 有需 要请 用 Bc。 不 要把 所有 人的 地址 都写 到 c里 面 , 这 样容 易被 发垃 圾信 的收集 到 , 另 外如 果那 些人 互相 不认 识 , 也 不方 便 。 自 己的 地址 应该 写到 to里 面 。 (硕 ps: BC密 送 ; C抄 送 ; TO是 送件 人 ; TO是 正常 的发 送 ; C经 常与 TO一 起用 , 也 就是 给 TO那 个人之 外顺 便给 另外 一个 人也 抄 ( 发 ) 这 份邮 件 ; BC是 密送 , 收 信人 就无 法看 到你
2、 同时 给哪 些人 发送 了该 邮件 ) 3 不要 发送 格式 信件 。这 对朋 友和 同事 来说 不礼 貌, 除非 大家 都在 一个 组织 中并 希望看 到这 种信 。 4 不要 转发 链条 信。 不管 它说 的是 好运 还是 坏事 ,不 要转 发。职 业 5 要用 u, IC等 这种 简写 ,这 在商 务中 不合 适, 会让 人觉 得你 孩子 气或 没文 化。6 注意 语气 。注 意你 和收 信人 之间 的关 系 .7 小 心 谨 慎 。 Email不 是 私 人 的 , 它 可 能 在 传 输 途 中 被 截 取 , 也 可 以 在 收 信 人 那 里 存上 好多 年, 还会 返回 给发
3、 信人 。所 以, 不要 发自 己会 遗憾 的 Email.8 缩减 签名 。最 好 4行 ,太 多就 不好 了 .9 引用 。只 Copy要 回复 的句 子来 引用 ,引 用前 面应 该有 “ ” 。10 愤怒 时不 要用 Email。 Email很 难传 送幽 默, 但很 容易 传达 愤怒 .1 澄 清 。 如 果有 邮件 让你 不安 , 最 好搞 明白 你没 有误 解它 。 你 可以 回复 去问 , 说 明你以 为它 是什 么意 思, 确保 自己 没搞 清楚 .12 不 要向 朋友 们发 垃圾 。 即 便是 服务 器出 错 , 连 发数 十封 , 你 也应 该为 此向 朋友 们道歉 .1
4、3 注 意其 他邮 件系 统的 非标 准行 为 。 虽 然很 难说 清每 个系 统的 问题 , 但 注意 一下 总是好 的。14 适当 地回 复群 组邮 件。 注意 不要 随便 就回 复给 所有 人。15 不要 回复 每一 个群 组邮 件。 有时 候群 组中 的某 个邮 件并 不需 要你 来回 复 .16 遵 守 Email法 规 。 比 如对 商业 广告 邮件 , 不 同国 家有 不同 的法 规 , 不 但是 自己 国家 ,也 要考 虑到 收信 人所 在国 家。沟 通及 效力 17 使用 有意 义的 标题 ,让 收信 人一 下就 能明 白里 面是 什么 ,同 时也 区别 于垃 圾邮 件 。1
5、8 简短 。尽 量简 短, 如果 有很 多话 ,可 以列 成要 点 .19 摘要 。在 长信 之前 加上 摘要 .20 可以 用模 板。 如果 要重 复地 大量 回复 同样 的问 题时 。21 需要 时可 使用 “ 回 复所 有人 ” 。 平时 不要 用。2 也要 记得 电话 。 Email有 它的 优势 ,但 打电 话和 手写 信可 以产 生亲 自接 触。23 如果 真是 很紧 急, 就写 上它 。比 如在 标题 上加 上 “ URGENT” 。24 休假 时应 设置 自动 回复 ,这 是礼 貌和 方便 的问 题。 但不 要给 私人 邮件 设这 种东 西 ,免 得有 心人 知道 你家 里没
6、人 .25 使用 表情 。如 果你 的情 绪可 能被 误解 ,就 加上 这种 笑脸 。26 校 对 。 写 作水 平不 高可 以原 谅 , 敲 错字 就很 难给 人好 印象 , 尤 其是 交稿 子或 申请 工作 时。 移 动 Email27 了解 限制 。28 使用 Voice-to-text.29 小心 重复 或删 除。30 专用 。最 好设 个专 用的 移动 信箱 。31 不要 给移 动设 备发 附件 。32 要节 约使 用 .3 生产 力, 文件 夹和 过滤34 快速 回复 。要 么当 时回 复, 要么 先放 到 “ 须 回复 ” 文 件夹 内。35 24小 时内 回复 ,某 些行 业要
7、 求可 能更 快些 。36 如果 信太 长没 办法 全部 答复 ,就 先回 个短 的, 说明 过后 再细 说 .37 分段 回复 。如 果来 信太 长又 要求 全回 ,就 一个 要点 一个 要点 地回 复 .38 纪律 。定 时检 查 Email, 5分 钟或 5天 ,固 定下 来, 别人 也会 依此 反应 。39 按 紧迫 性分 类 。 设 置紧 急 /必 须回 复 /个 人 /信 息 /其 他等 几个 文件 夹 , 把 来信 按地 址分 到这 些文 件夹 内。 最好 配合 过滤 器, 让它 自动 分类 。40 有 选择 。 并 不是 每个 信都 要回 。 FYI的 , 群 组的 一般 都只
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