Office2007办公软件应用技能培训PPT.ppt
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1、Office2007办公软件 应用技能培训,2018年9月26日,培训讲师:梁影君,前 言,Microsofe Excel 2007 是微软公司开发的表格式数据管理系统,也是办公人员必备的数据处理软件。利用Office 2007,可以帮助用户进行简单的文档编辑、表格制作以及复杂的数据分析。现主要通过讲解Excel 、Word、PPT三部份的内容去提高Office办公软件的应用技能。,Office Excel 2007,一、基本操作初识Excel 2007,标题栏,菜单栏,工具栏,编辑区,名称区,工作表标签,状态条,一、基本操作工作簿,工作簿(Workbooks),工作簿文件的默认扩展名:.xl
2、sx(未启用宏),是基于XML的新的文件格式。启用宏的Excel工作簿文件扩展名:.xlsm模板文件扩展名:.xltx默认情况下,可包含三个工作表,电子表格软件Excel生成的一个文档文件,一、基本操作工作表,工作表(Spreadsheet),文档窗口显示的是一个工作表,工作表的标签为Sheet1、Sheet2等,标签可设置颜色工作表的有关操作插入 删除 重命名移动或复制 保护工作表隐藏工作表,1、移动工作表和复制工作表的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。2、移动和复制工作表可以在同一个工作簿内也可以在不同工作簿内。,基础知识考考你,工作簿与工作表关系?,工作簿由多个工作表组成。,一个
3、工作簿最多可以有多少个工作表?,255,一张工作表(2007)最多可由多少行、多少列组成?,1048576行 * 16384列,工作表默认对齐方式:数字?文本?日期及时间?,数字:右对齐;文本:左对齐;日期和时间:右对齐,一、基本操作输入技巧,如何输入超过15位的数字,如身份证号?,因为数值型数据有效位为15位,超过15位的有效数据将被去掉。输入时应输入为文本型数据才能完整地保留。,如何快速输入一批相同的数据?,先选择区域再输入数据最后,按Ctrl+Enter键,一、基本操作,筛选查找,筛选功能:不仅可以实现对文本的排序筛选还可以进行颜色的排序筛选。,查询替换功能(Ctrl+F ):,冻结拆分
4、,冻结窗格:可以实现行或列固定不随鼠标滚动。,拆分窗格:可以实现将单个页面擦成几个页面,便于查看数据。各页面有自己相应的滚动条。,一、基本操作,数据有效性,数据有效性功能:利用该功能可以设置单元格输入。使用序列可以实现下拉菜单效果,将选择项用英文逗号隔开。,一、基本操作,条件格式,条件格式可以在很大程度上改进 电子表格 的设计和可读性,允许指定多个条件来确定单元格的行为,根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。,一、基本操作,数据排序、筛选多级分类汇总的前提,一、基本操作,分类汇总,对所有资料分类进行汇总。,Office Excel 2007,二、建立数据透视表,借住Excel内置的函数,或者
5、有很多种处理方法,但是效率最好的方法只有一种,那就是对数据进行透视分析,也就是制作数据透视表。,二、建立数据透视表,详见实操演示,二、图表应用,创建数据图表有助于进行数据分析,看清数据间彼此的关联及差异,有助于预测和决策。建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。,二、图表应用饼图,饼图显示一个数据系列 (数据系列:在图表中绘制的相关数据点,这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。)中各项的大小与各项总和的比例。,二、图表应用柱形图,柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间
6、的比较情况。 在柱形图中,通常沿水平轴组织类别,而沿垂直轴组织数值。,二、图表应用折线图,折线图可以显示随时间(根据常用比例设置)而变化的连续数据,因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有值数据沿垂直轴均匀分布。,二、图表应用条形图,一、Office Excel 2007,三、公式与函数,函数的格式 函数名(参数1,参数2,-)函数的种类Excel函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。,Excel中所提的函数其实是一些预定义
7、的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算,如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。,三、公式与函数,1.公式的建立公式是由运算数和运算符组成的等式。2.如何创建公式?所有的EXCEL公式都是以“=”开始,所以必须先输入“=”,再输入公式。而且所有公式中的字符均应该用半角方式输入,否则,全角字符将被视为一个字符串。3.如何编辑公式?既然公式也是单元格中的内容,我们同样可以用编辑单元格的方法编辑和修改单元格中的公式。单击要修改的单元格,单击编辑栏,在编辑
8、栏中修改公式。,三、公式与函数SUM,SUM(number1,number2,.),如:SUM(3, 2) 等于5。,直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。如果参数为数组或引用,只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本将被忽略。如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本,将会导致错误。,SUM(3, 2, TRUE) 等于6,因为文本值被转换成数字,而逻辑值 TRUE 被转换成数字1。,三、公式与函数average,AVERAGE(value1,value2,.),三、公式与函数countif,COUNTIF(range,criteria),Range
9、 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域,即(范围)。Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本,即(条件)。,如:=COUNTIF(DATA,0)返回包含负值的单元格数量,三、公式与函数VLOOKUP,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup),适用于日常销售报表、庞大的数据查找统计。,三、公式与函数ROUND,ROUND(number, num_digits),number必需。要四舍五入的数字。num_digits必需。位数,按此位数对 number 参数进行四
10、舍五入。,三、公式与函数INT,INT(number)Number 需要进行向下舍入取整的实数。,三、公式与函数IF,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。,三、公式与函数IF,三、公式与函数公式返回的错误值及其产生的原因,Office Excel 2007,四、保存与打印保护工作簿,工作簿的保护,在Excel中,可以设置工作簿的保护功能来限制修改。,四、保存与打印,四、保存与打印,四、保存与打印,四、保存与打印,Office Word 2007,设置页面
11、大小,输入文档内容前最好先设置页面大小。,打开的“页面设置”对话框,1 切换至该选项卡,3 选择该命令,4 打开此下拉列表框,从中选择页面大小,或自定义页面大小,5 单击,2 单击,一、基本操作-设置文档的页面布局,一、基本操作-设置页边距,设置纸张大小后,为了使版面可以更好看,应该给纸张的四周预留一些空隙,所谓的空隙就是Word 2007中的页边距。,1 切换至该选项卡,3 选择该命令,2 单击,4 再此设置上、下、左、右边距,5 单击,一、基本操作-设置纸张及文字方向,有时会需要横向打印、而有时需要纸张上的文字纵向输出,这就需要进行纸张及文字方向的设置。,1 切换至该选项卡,2 选择任意选
12、项,3 或选择此命令,打开“页面布局”对话框,设置文字方向,2 选择任意选项,设置文字方向,设置纸张方向,1 切换至该选项卡,Office Word 2007,二、文档排版格式-查找与替换,在录入的过程中难免会出现这样或那样的错误,或是遇上要修改技术性文章中旧的技术性名词,如果不使用查找和替换功能,往往会花费大量的时间。快捷键:Ctrl+F,打开的“查找和替换”对话框,如果要进行“替换”操作,可切换至此选项卡,1 单击“查找”或“替换”按钮,2 在此输入查找内容,3 单击,高亮显示查找到的内容,二、文档排版格式-设置字符格式,设置字符字体,选择要设置字体的字符,切换至“开始”选项卡,在“字体”
13、组中进行设置。,2 单击此按钮,打开“字体”下拉列表框,1 选择要设置字体的文本,3 单击要应用的字体选项,二、文档排版格式-设置字符格式,选择要设置字号的字符,切换至“开始”选项卡,在“字体”组中进行设置。,2 单击此按钮,打开“字号”下拉列表框,1 选择要设置字号的文本,3 单击要应用的字号选项,或在 “字号”文本框中直接输入字号,按Enter键,二、文档排版格式-设置字符字形,Word 2007中的字形包括加粗、倾斜、添加下划线、添加删除线、设置上标、设置下标、设置突显色、设置边框和底纹等。,原字形,倾 斜,删除线,上 标,边 框,加粗,下划线,下标,青色突显,灰色底纹,二、文档排版格式
14、-设置字符颜色,选择要设置字符颜色,切换至“开始”选项卡,在“字体”组中进行设置。,打开的“颜色”对话框,3 单击要应用的颜色图标,1 选择要设置字符颜色的文本,2 单击右侧倒三角按钮,4 单击要应用的颜色图标,5 单击,设置颜色后的文本效果,或单击该命令,二、文档排版格式-设置段落格式,设置段落缩进,Word 2007中的段落缩进包括:左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4类。,首行缩进,左 缩 进,悬挂缩进,右缩进,二、文档排版格式-精确设置段落缩进,应用“段落”设置对话框可进行段落的精确缩进设置。,1 选择要设置缩进的段落,或是将插入点置于该段落中,2 切换至“开始”选项卡,单击该按钮,3
15、 设置段落的左、右缩进值,4 选择设置首行缩进还是悬挂缩进,5 设置段落缩进值,6 单击,完成段落设置,二、文档排版格式-设置段落对齐,“开始”选项卡“段落”组中提供了5个对齐按钮,分别为“左对齐” 、“居中对齐”、“右对齐”、“两端对齐” 和“分散对齐”。,居中对齐,“段落”组中的5个“对齐”按钮,右 对 齐,分散对齐,二、文档排版格式-设置行间距与段间距,段落与段落之间、行与行之间都是有默认距离,段落之间的距离称为段间距,行之间的距离称为行间距;默认段前/段后间距为0,行间距为单倍行距。,3 设置固定值23磅,4 设置段前、段后间距,1 单击,2 单击,二、文档排版格式-设置边框与底纹,用
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