归档文件的质量要求.doc
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1、|附件 2 城建档案归档质量和整理要求一、归档文件的质量要求(一)纸质文件的质量应符合下列要求1归档文件应为原件。施工材料质量证明文件为抄件(复印件)的必须加盖供货单位印章方为有效,并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点;2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。表式填写要完整,用词要准确,结论要明确;3归档文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求,对归档文件内容的真实、准确性进行审查;4归档文件应采用耐久性强的书写材料
2、,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。计算机输出的文件应使用激光打印,不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机;5归档文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,要|求单位或个人签章的文件,其签章手续完备。计算机编制的文件应采用内容打印,手工签名的方式。不得采用先签字再复印、盖章的复制件;6归档文件材料幅面尺寸宜为 A4 幅面(297mm210mm) ,图纸宜采用国家标准图幅;7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件;8纳入施工图审查范
3、围的竣工图应盖有审图章,所有竣工图均应加盖竣工图章;9利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面三分之一的,应当重新绘制竣工图;10不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 (GB/10609.3-89 )统一折叠成 A4 幅面(297mm210mm) ,图标栏露在外面。(二)电子文件的质量应符合下列要求1对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成PDF 文件;2对于扫描型电子文件,应符合以下质量要求:|(1)格式采用 TIFF、JPEG 、PDF。单份多页文件需存储成 PDF
4、格式;(2)扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的文件,采用黑白模式扫描;清晰度较差的文件采用灰度扫描;带有有色标记,盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式;(3)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF 格式存储,用 Group4 压缩;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,应采用 JPEG 格式存储,存储时压缩率的选择,应以保证扫描图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。原则上 A3、A4 扫描每页不超过 1.5MB,A0扫描不超过 10MB;(4)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描
5、后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准,一般应在200 400dpi;(5)扫描图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。扫描留下的黑迹宽度不得超过 0.5 厘米,影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则,确保图像清晰、完整,无偏斜、失真。对方向不正确的图像应进行|旋转还原,以符合阅读习惯;(6)对一份文件进行分区扫描的,应进行图像拼接处理。对有些展开后在同一面但分左右两页的文本,如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描,以保持文件的完整性。(三
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