财务报销管理标准.doc
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1、- 1 -XXXXXXXXXXX 公司企业标准财务报销管理标准(C 版)QG/DJ01.11为了加强财务管理,规范财务报销行为,有效进行资金的结算控制,努力实现增收节支提高企业的经济效益,特制定本标准。1. 适用范围:本标准适用于 XXXXXXXXXXX 有限公司在财务结算过程中票证报销的审稽、批准和结算管理。2. 管理职责:2.1 财务部负责制订和修改财务报销管理标准;负责审核应报销凭证的手续和报销的金额符合本标准的规定,并按照批准的权限报批;负责对经过审核和批准的报销凭证进行会计处理。2.2 各职能部门负责人按本标准的相关规定,对权限范围内的报销凭证进行审查和签字确认,负责本部门的财务报销
2、行为按本标准的规定实施。3. 管理内容与要求:3.1 发票、单证报销时的要求:3.1.1 报销的发票和单证必须业务内容完整,金额计算正确、大小写相符,字迹清晰可辨,并均为复写的状态,如:开票日期、公司名称、品种规格、数量、单价、金额等缺一不可。3.1.2 增值税专用发票必须按发票的格式逐栏正确填写和签章,任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销,汇总开具的专用发票,必须有二份销货清单附件,否则不予报销。有密码的增值税发票,右上角的密码不得有任何损坏迹象,否则一律由经办人负责退回。3.1.3 统一发票(指增值税专用发票以外,加盖有税务监制单的发票)无开具发票单位的公章或财务专用章和经办人签名的
3、不予报销。3.2 购货发票的报销要求:3.2.1 购进各种原材料、辅助材料、外购半成品、包装物、固定资产、燃料、汽车修理材料、动力材料、必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的,必须用统一发票报销(考虑价税因素),否则不予报销。3.2.2 购进各种办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件、驾驶员在行车途中的零星加油、修理费,在确实不能取得增值税专用发票和统一发票的情况下应考虑价税因素,可以凭收款收据报销,但必须加盖开具收据的单位公章和经办人签字。如果确实无法取得开具单位公章的,则必须有对方经办人的签字和加盖的私章,再由部门主管签字。杜绝无据支出作为购货发票报销,特殊情况由总经理签字
4、批准,否则不予报销。3.2.3 购货发票报销时应附有所需要物资的单位确认的采购计划单(见 DJ01.11 表 4)、购货合同、入库单、进货检验单(见 DJ01.11 表 2),超计划采购部分不予报销。采购计划变动或合同发生变更的由主管部长签字证明(在审核发票时发现未经过确认的采购计划单和合同,然后再追补的无效)。实物入库数量与采购发票不符时,按入库数量计算,数量失少由- 2 -经办人负责向对方单位协商赔偿,协商不成立时由经办人赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告,经主管部长审查,由主管副总经理批准报销金额,否则不予报销。3.2.4 采购物资的价格应遵循优质低价的原则,同类同品牌同规格产品按可比
5、价判断,超出可比价格时应填写物资价格涨跌单(见 DJ01.11 表 1)并由部门主管审查证明,否则,价格超高部分不予报销。3.2.5 购货发票发生因质量扣款、数量短少、价格超高等情况,由经办人主动到财务部去开具扣款单,否则在审核发票时发现应扣而未扣款的,由经办人承担扣款额的 50%,否则不予报销。3.2.6 购置零部件单位价格在 2000 元(含 2000 元)以上的发票应视同固定资产,参照资本性项目购建、处置管理标准的规定办理报销审批手续,2000 元以下的要填制备件报检单见 DJ01.11 表 5,否则不予报销。3.3 费用发票的报销要求(不包括差旅费、招待费用):3.3.1 银行汇款单,
6、贷款手续费,承兑汇票贴现的发票先由主办会计签字证明,否则不予报销。3.3.2 企业以承兑汇票支付货款时,原则上不予承担贴息。特殊情况下受票人提出贴息要求时,由经办人向本部门负责人提出报告,并由部门负责人签字确认,经总经理批准后再由主办会计按批准的报告为依据计算贴息,否则不予报销。3.3.3 经办人员发生增值税专用发票遗失,不能进行税款抵扣时,按应抵扣税额的 100%负赔款责任后再办理补充报销手续,否则不予报销。3.3.4 邮政特快专递在华东三省一市范围内限制使用,特殊情况由部门主管签字证明,否则不予报销。3.3.5 需要安装、调试的设备必须在合同或协议书上注明其安装、调试费用额,并按资金审批管
7、理标准的规定权限签字。建筑、安装工程的发票报销,必须在签订合同时注明采用何种形式的发票,如:增值税发票、统一发票、收款收据,与合同载明的发票不符时不予报销。3.3.6 运输费用发票以能抵扣税款的发票为主要发票,并附有运输委托书或合同和对方收到所运货物的证明,对运费在 200 元以下确实不能取得抵扣税款发票的,应以收款收据报销,并经主管部长签字说明,否则不予报销。3.3.7 养路费、年审费等一切与行车相关的政策性规定的正常费用,由该车的驾驶员主动办理,逾期办理所发生的一切罚款不予报销由该驾驶员承担;保险费用由公司统一办理。3.3.8 车辆维修费用的报销应附有经主管部门负责人批准的车辆报修申请单(
8、见 DJ01.11表 10)、车辆维修质量确认单(见 DJ01.11 表 11)和修理发生的部件更换明细清单,应收回的旧部件必须交回公司入库,否则不予报销。3.3.9 出车途中发生修理时购买的零配件总价格在 200 元以下的,驾驶员可以直接处理,在发票报销时由主管负责人签字证明;当维修费超过 200 元时,应电话请示车队长及分管的副总后方可修理,并事后补办相关手续,否则不予报销。- 3 -3.3.10 发生交通事故的处理费用报销时,应附有当事驾驶员向主管部门呈交的车辆事故报告单( 见 DJ01.11 表 9)和主管负责人签署的意见、交警部门的事故认定书,在收到保险理赔后参照驾驶员与公司签订的合
9、同条款执行,否则不予报销。3.3.11 办公设备发生的维修费用,由修理设备的部门经办人签字证明并经部门主管审查后签名,否则不予报销。3.3.12 参加学习或培训的费用报销,必须附有经部门负责人签字并经总经理批准的通知书,部门负责人参加培训必须由总裁在通知书上签字;报销时必须附企管办复核意见。3.3.13 企划、广告业务及企业文化活动发生的发票的报销,金额在 1000 元以上的(含1000 元)必须附有签订并经评审和批准的企划合同,企划(广告)项目申报单及与合同和广告、企划内容相关的复印件或图片、文化活动费用计划,需要由各部门分摊的费用还必须有应分摊的部门确认的签字,企划项目需要进行验收的必须附
10、有企划项目验收单,否则不予报销;1000 元以下的发票报销在确实不能满足上述要求时,必须有经办人的书面说明和主管副总的签字,否则不予报销;1000 元以上无合同的应有分管的副总签字。3.3.14 党委、团委、工会、妇联、科协及公司统一策划的活动经费的报销,必须附有经总经理批准的活动经费预算报告,并由经办人的签字,实物的发放还必须有领取人的签字清单;当实际费用超过预算时,必须重新报经总经理批准,否则不予报销。3.4 发票报销向主办会计送审时的附件要求:3.4.1 原材料购货发票:经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、进货检验单、磅码单见 DJ01.11 表 3“磅码单”。3.4.2 外协外购件
11、、辅助材料购货发票:经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、进货检验单、磅码单。3.4.3 备品备件购货发票:经批准审核的采购计划单、备件报检单、入库单交物人联。3.4.4 机械、运输设备等固定资产的发票:设备购(添)置申请单见 DJ01.11 表 6、购销合同、设备开箱验收单、设备安装验收单。如果购入的设备价格超出申请资金,必须有增资手续。符合资本性项目支出管理标准 DJ01.01 表 3 内容的,应按该标准的规定执行。3.4.5 其它固定资产购入的发票:入库单交物人联、设备添置申请单、设备开箱验收单(见DJ01,11 表 7)。3.4.6 办公、生活用品购货发票:经批准审核的采购报告、入库
12、单交物人联。3.4.7 购买书籍的发票:购书申请报告、入库单。3.4.8 办事处添置资产:经批准的添置报告、单位价置在 300 元以上的必须到企管办办理登记手续。3.4.9 基建材料购入的发票:采购计划单、进货检验单、入库单交物人联。3.4.10 基建工程发票:合同、工程决算书、竣工验收报告。3.4.11 设备安装、调试发票:合同、设备安装验收单(见 DJ01.11 表 8)。3.4.12 电脑、复印机、晒图机等办公设备的维护、保养发票:外协修理(加工)单。3.4.14 运输发票:货运单、收货凭证。- 4 -3.4.15 公司员工发生旅游、参观费用:经总经理批准的书面请示报告和负责组织活动的部
13、门提供的费用预算报告及企管办复核意见。3.4.16 工作服、工作帽、福利费用凭企管办主任、总经理批准的报告及入库单。3.4.17 广告发生费用:经评审的合同和总经理批准的签字、广告内容复印件或图片、经办人的书面说明和主管副总的签字。3.4.18 汽车添置工具、配件费用:入库单、车队长签字。3.4.19 填土工程:附磅码单、合同;或者实际土量明细、合同,经企管办、基建课验收签字。3.4.20 水电费:管道工和电工每月申报的用水度数和用电度数。3.4.21 工伤费用发票:工伤证明单、企管办意见单。3.4.22 培训费发票:经总经理批准的培训通知书。3.4.23 电报费用的发票:部门主管联系单并注明
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