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1、1办公室管理手册2目 录部门职责.3机构设置及定员定编.4组织机构图.4岗位职责.5任职资格.9工作标准.23考核办法.293部 门 职 责一、提议召开总经理办公会,确定会议议题及参会人员,做好会务服务;落实或督办公司总经理办公会决定、公司领导批示。二、完成会议纪要,确定保密等级及发放范围。负责重要文件包括报告、请示、制度、议案等加注保密等级和传阅范围工作。三、负责公司公共关系事务的办理、协调、协助、督促等工作;三、负责公司重要会议、重要外事和商务活动的组织、落实与记录工作;四、负责协调各职能部门及各子公司与公司总部的日常事务,履行对公司领导的日常服务职能;五、负责公司内外部各类文件的收发、登
2、记、批转、督办、存档等工作;六、关注、收集行业重要信息、产业政策等;七、调研、收集公司内部生产经营、员工思想、基层管理等信息。4机构设置及定员定编主任:1 人(暂缺)副主任(主持工作):1 人副主任:1 人内务主管(兼商务):1 人行政助理:1 人行政助理(兼内勤):1组织机构图主任(暂缺)副主任(主持工作)副主任行政助理 内务主管 内 勤(行政助理)5岗 位 职 责一、主任职责:主持办公室的全面工作,其主要职责是参与政务,处理事务,搞好服务。做好督办、服务和公司内外的沟通、协调工作;负责对外上报材料或宣传材料的审核;按照公司管理精神,负责办公室有关制度的制定、报批和执行,负责办公室培训计划的
3、安排和落实。1.在总经理领导下,主持办公室全面工作,负责办公室日常管理,指导安排其他环节的具体工作;2.直接负责经理办公会的组织安排,负责公司级各类会议的会务管理及重要事项的督办,负责把公司发展规划、管理目标、领导决策等重大事件以文件资料的形式传达集团各部门,并做好检查、监督、组织协调;3.负责对外材料的审核,负责信息调研和收集,为领导决策和指导工作提供依据;4.负责与下属各部门、子公司纵向和横向联系与协调。监督各下属单位执行总部决策和指派的工作的进度情况,同时帮助协调解决其在执行任务中遇到的自身无法解决的困难;5.做好公司公共关系接待事务的指导、监督、协调、服务等工作。负责重要行政接待、商务
4、接待、外事接待、新闻接待的管理;6.负责公司文书处理的指导和管理。指导和落实公司各类档案的收集、整理、分类、编订、保管、利用等工作;67.负责公司领导工作和生活的内勤管理的协调和督促;8.负责部门经费使用的审核、部门制度建设、员工培训、业务指导、员工考核等日常管理工作。二、副主任职责协助办公室主任做好部门管理和内外部协调工作,做好分管的工作。1.主任缺编或长时间在外时,经委派或授权,履行主任的职责;2. 直接负责公司级各类会议的会务组织安排、会议记录、会议纪要以及会议决定事项、领导批示及交办工作的督办和协调工作;3. 具体负责公司内部调研工作,及时了解、掌握各单位生产、经营和管理等情况;负责督
5、察公司重大决策、决定事项的执行情况,发现问题及时反映,并协调相关部门尽快落实;4. 负责对口文件的处理和报批工作。三、内务主管职责在办公室主任的指导下,做好公司领导的日常服务和办公室对外的接待管理及商务活动。1. 负责办公用品、生活用品和药品的管理、采购和发放; 2. 负责礼品管理,安排做好礼品、宣传品的制作、购买和发放工作;3.负责部门办公经费的管理和费用报销;4.负责公司领导的健康体检,建立健康档案,提供必要的药品和生活用品;5.负责建立健全物品发放各类管理台账;76.联系集团办公室,组织协调好重要客人的来访、参观、视察等相关活动;7.协助做好公司领导和有关部门的对外接待和协调工作;8.负
6、责办公室小车的管理。四、行政助理职责主要协助领导做好工作事务的协调和处理,对会议决定事项和重要指示进行督办和落实等。1.负责公司各部门、子公司上报文件的登记、转报和存档等,协调其他人员做好督办工作;2.负责重要会议的记录,并做好会议纪要的整理、下发工作及负责会务工作;3.负责对口领导的文件、文字处理和存档及日常报刊、信函的整理、分发等;4.负责对口领导工作事务的协调、联络、处理及办公环境的卫生保洁、物品保管及医疗保健,饮食安排等;5.负责跟踪督促各部门或子公司执行公司领导指示的工作力度和进度,督办部门和子公司对公司文件的执行;6.协助领导对部门和子公司的日常工作情况的调研;7.协助办公室领导和
7、有关部门的公共联系,做好有关对外协调工作;8.负责收集与集团产业有关的各种国家宏观政策、行业动态和市场信息,以及集团内部生产、经营和管理情况等信息,并整理汇编上报。8五、行政助理(内勤)职责主要负责对口领导的文件处理、日常服务工作以及公司各项会议的服务工作,负责办公室物品的保管和发放,做好部门内务管理。1. 负责对口领导工作事务的协调、联络、处理等和文件批转、整理和存档;2. 负责对口领导办公室的卫生保洁、物品保管工作及医疗保健,饮食安排等;3.负责公司高管人员、办公室各岗位办公用品、卫生用品、日用品验收、保管及发放;4.负责办公室会议室的卫生保洁、会前物品配备、会场服务接待等;5.负责公司各
8、类有关报表、办公室报刊、信函领取及分发等;负责办公室文件材料的复印、下发和存档等;6.负责办公室环境及质量体系内审工作;7.协助办公室领导和有关部门的公共联系,做好有关对外协调工作。9任 职 资 格一、主任任职资格1.遵纪守法,品行端正,诚信廉洁,勤奋敬业,团结合作,作风严谨,具有良好的职业素养,具有一定亲和力、感召力和强烈的责任心;2.熟悉企业生产、经营管理和发展方向,了解行业发展动态和方向;具有处理较强的工作经验和管理能力,具备较强的组织协调能力和沟通能力。 3.进入公司工作 3 年以上,并在生产系统工作 2 年以上;4.具有大专以上学历,能够熟练使用中文作为工作语言,具有一定的外语和计算
9、机应用能力;具有良好的心理素质,身体健康。二、副主任任职资格1.遵纪守法,品行端正,诚信廉洁,勤奋敬业,团结合作,作风严谨,具有良好的职业素养;具有一定亲和力、感召力和强烈的责任心;2.熟悉企业生产、经营管理和发展方向,了解行业发展动态和方向;具有处理较强的工作经验和工作能力,具备较强的组织协调能力和沟通能力; 103.进入公司工作 3 年以上,并在生产系统工作 1 年以上;4.具有大专以上学历,能够熟练使用中文作为工作语言,具有一定的外语和计算机应用能力;具有良好的心理素质,身体健康。三、内务主管任职资格1.遵纪守法,品行端正,诚信廉洁,勤奋敬业,团结合作,作风严谨,为人热情,具有良好的职业素养和强烈的责任心;2.了解企业发展方向,了解行业发展动态和方向;具有处理较强的工作经验、工作能力;具有良好的对外协调能力及市场调研能力; 3. 具有中专以上学历,进入公司工作 3 年以上;4.具有一定的外语和计算机应用能力;具有良好的心理素质,身体健康。定向条件: 1.具有专业护理知识和医疗保健者优先;四、行政助理任职资格1.遵纪守法,品行端正,诚信廉洁,勤奋敬业,团结合作,作风严谨,为人热情,具有良好的职业素养和较强的责任心;2.熟悉企业生产、经营管理和企业发展方向,了解行业发展动态和方向;具有处理较强的工作经验和工作能力,具备较强的组织协调能力和沟通能力。
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