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1、商务英语在商贸活动中的应用以外贸函电的写作为例深圳信息职业技术学院郭晓丽深圳信息职业技术学院郭晓丽摘要:摘要:商务英语是不同国家、不同文化背景下的人们从事商賀活动的话语共同体,随着互联网技术的普及和应用,外賀A电成为商务沟 通的主要手段,是商务交流不可或缺的工具之一。在撗写外贫禹电时,应当坚持体贴礼就,s洁明确结构完整的原剷,炅活运用一些基 本的写作技巧,从而有效、得体地达到沟通的目的,为拓展外賀业务起到积极作用。 关键词关键词: 商 务 英 语 外 賀 禹 电 写 作 原 則 中图分类号:中图分类号:F011011文献标识码文献标识码:A文章编号:文章编号:10105 5- -58580(0
2、(2 29 9)7 7( (b)-)-l5858-3 3随着全球经济一体化进程的不断深入,我国对外商贸活动越 来越丰富,商务英语作为不同国家、不同文化背景下的人们从事商 务交流的话语共同体,广泛应用于商务会议.商务谈判、商务接洽 等商贸活动场合。因此研究如何在商贸活动中得体地运用商务英 语具有重要的意义。1 1商务英语的属性商务英语的属性商务英语属于专门用途英语(ESP: English for Specific Purposes)的一个分支,是英语在商务环境中的应用,因此它不是一 种特殊的语言,而是一种话语共同体。话语共同体这一重要概念由 Swale提出。分散的个体要构成一个话语共同体必须具
3、备以下几个 特征。1(1) 有其成员普遍认可的一个明确的公开目的;数据来源:根据9972006年中国国际收支平衡表整理计 算所得。3.33.3服务贸易市场占有率服务贸易市场占有率(MS) )根据市场占有率指数(Market Share)的定义公式:MSij=Xij/ XwjjMSij表示i国沖商品的国际市场占有率;Xij表示i国j种商品 的出口总额,Xwj表示世界j种商品的出口总额)。一般认为,如果 MS3.25%,表示该国该产品具有国际竞争比较优势,反之则不具 备。中国在服务贸易的各个部门都不具有明显的国际优势,但在旅 游服务方面是个例外,在2000年后的几年里,MS值都大于3.25,国 际
4、竞争优势比较明显。总体而言,中国服务贸易市场占有率在逐渐 扩大。4 4提高我国服务贸易国际竞争力的对策提高我国服务贸易国际竞争力的对策(1) 调整服务贸易内部结构,加快发展知识密集型服务贸易有 关部门和企业应从我国经济和服务发展的实际情况出发,对服务 业内部结构进行合理调整。(1)对交通运输、批发和零售贸易、餐饮、 医疗等传统服务业,要用现代高新技术进行改造,提高这些服务行 业的科技含量和服务水平。(2)要大力发展金融、保险、电信、咨询以 及科学研究与综合技术服务等新兴服务业,使我国服务业内部结 构向着合理化方向发展。(3)要加大科技的投入力度,提高服务业的 研究投入,同时促进科技成果在服务业
5、中的推广与应用。(2) 提升和优化服务业结构,国家要从各地区服务业发展的基 础条件出发,鼓励、引导不同地区依据自身比较优势和产业发展基 础,确立不同的发展重点。(2) 有其成员间相互交流的机制;(3) 具有并使用多种文章格式和风格,并以此来推动交流;(4) 具有某些特别的词汇;(5) 不断吸收具有相关专业知识的新成员,保持共同体的旺盛 生命力。商务英语成员的共同目标就是进行商务沟通,达成商务协定。 现代技术如商务报刊、杂志、电子商务平台等的不断发展为不同国 家.不同文化背景的人提供了普遍能接受的办事平台和方式,这就 形成了商务英语特有的交流机制。随着互联网技术的普及和应用, 外贸函电(e-ma
6、il)成为商务沟通的主要手段,是商务交流不可或觖 的工具之一。一笔交易,除了当面洽谈之外,最重要的就是通过往来 外贸函电协商。因此分析对外商贸活动中外贸函电的写作原则对于 商务人士具有重要的意义。(3) 建立和完善服务贸易管理体制,要迅速建立科学的管理体 制,确定服务业进出口政策的归口管理和综合协调部门、管理范畴 和管理机构与组织。从以下几方面着手:一是顺应国内产业调整和 服务业发展的需要,在优势服务项目上充分利用国际规则,制定服 务业出口市场战略和服务业出口部门战略;二是顺应国际服务贸易 自由化的趋势,放松对服务业的管制,引入竞争,鼓励创新。三是采 取有效的服务贸易政策,确立服务业公平竞争规
7、则,维护市场秩序。 四是充分利用和改造原有服务企业,发挥其竞争优势,积极参与服 务贸易市场竞争。(4) 加快服务贸易人才培养。今后我们在充分发挥劳动力密集 型服务业竞争优势的同时,应多渠道、多层次培养服务业所需的各 类人才,特别是能够适应现代服务业发展要求、精通国际金融、国 际运输、国际商法等业务的复合型人才。参考文献参考文献1 金英爱.我国服务贸易的发展对策分析m.法制与社会,2008,(36).2 吴文豪,李国.从国际竞争优势理论视角看我国服务贸易发展战略 J.国际经济合作,2008,(08). 3 张如庆.中国建筑服务贸易竞争力的测度与国际比较J.重庆工商 大学学报,200,8(02).
8、1582 2夕卜贸函电的写作原则夕卜贸函电的写作原则当今,越来越多地买卖业务是通过双方之间的往来函电协 商敲定的,买卖双方很可能素未谋面,函电的质量也就代表了公 司的形象。对于外贸函电的写作原则有几种说法。首先,学术界 最早出现的是“3C”原则,既“简洁(conciseness)、清楚(clarify)、 礼貌(courtesy)”2!熊丽娟在外贸函电写作的若干原贝lj中,则 提出了更为详尽的四项原则,即“积极开头,友好结尾的原则;平 铺直叙与曲折委婉的原则;用词恰当,避免陈词滥调的原则;不 卑不亢,以客为本的原则”。3以陆墨珠、庄学艺和周耀宗为代表 的学者提出“7C”原则,既体贴(consi
9、deration)、准确(correctness)、 完整(completeness)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)、清楚 (clarity)、礼貌(courtesy) 4上述观点虽然不尽相同,但都涉及到了外贸函电写作的一些 基本原则,用12个字概括就是“体贴礼貌、简洁明确、结构完整”。2.12.1礼貌体贴礼貌体贴礼貌体贴在任何商务场合都显得尤为重要。礼貌意味着对于 客户的函电要及时回复。否则会失去商机。此外,在商贸活动中难免 会产生争议和纠纷,但是运用恰当的策略和委婉的辞令可以妥善 解决问题。这就要求在撰写函电时以收信人的需求、兴趣与困难为 出发点。例如,
10、当货物在运输过程中出现损坏,买方向卖方提出索 赔交涉,卖方做出如下回复: 0IJl:It is obvious the damage you complained of must have taken place in transit. We are apparently not liable for the damage. It is quite out of our control.(显然您所投诉的货物损坏一定是在 运输过程中造成的。我方当然不能对此负责,这超出了我们的可控 范围。)即使货物的损坏确实不是卖方的责任,但买方读到这样的回 复,感觉到的是生硬和冰冷,很可能就不会再和买方继续进行
11、生意 往来了。因此卖方应当充分体量买方所面临的状况,不易直接生硬 地回绝对方。如果在陈述清楚货物损坏的责任之外,能够加上下面 的语句,回函就会显得礼貌体贴,更容易让人接受: iJ2:We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident. You must have been in a difficult position to meet the orders of your clients. If you feel it necessary we shall be pleased to take the matt
12、er up on your behalf with the shipping company concerned.(发生这样的不幸事件,我们深表遗憾,贵公 司一定难以承兑客户的订单。如贵公司认为有必要,我们将会欣然 代表贵公司与船务公司处理这次事件。)如果买方读到这样的回函,就会感受到它所传递的理解与真 诚。因此很可能就不会因为货物在运输过程中受损而迁怒于卖方了。 2.22.2简洁明确简洁明确商务人士每天要处理大量的信函邮件,因此开门见山、直截了 当的表达比啰嗉冗长的信函更受欢迎。要做到简洁明确,首先应避 免使用一些传统陈旧的商业术语(commercial jargon)。此外,能够 用一个单
13、词表达的就不要用词组,能够用短语表达的就不要使用 从句。比较下列各组句子(见表1)上述划线的单词和句型属于一些过分客气的话语或者是一些 啰嗦、陈旧的用法,使用这些陈腔滥调会阻碍读者找到真正有用的 信息。为了避免误会,函电一定要具体、明确、避免使用模糊不清或有歧 义的语言。例如货币符号如果要表示美元,则必须写明“US$”,因为“$”还可以表示其它国家的货币,如HK$表示港币,NZ$表示 新西兰元。在时间的表达上,避免使用“马上”、“明天”、“下个星期” 这样的模糊表达。实例分析:例7: We can assure goods next week.(我方可确保下周送货。) 如果用这句表达来回复对方
14、的订货,显然很不具体,会给收件 人带来许多困惑和麻烦。因此最好改为:The 100 boxes of frozen chicken you ordered on 25th, June will be delivered on the 3rd, July. (贵方6月25日订购的100箱冻鸡将在7月3日送货。) 表表1 1冗长啰嗦简洁明确例 3 : We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton te
15、xtiles in your cities.(我f门 冒昧地的给您写信,不知您 能否向我们介绍一下贵市的 一些棉纺织品的出口商。)Would you please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city?(请向我们介绍贵市的棉纺织品出口 商。)例 4: We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for fifteen days, and if you would be so kind as t
16、o allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.(不知贵方是否允许 我们将交货期延长15天, 如贵方允许我们这样做,请 尽快用电汇通知我们,则不 胜感激。)Please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment untilAprill5.(如贵方允许我方将交货期延长至4月15日,请用电报回复。)例 5 : Enclosed herewith please find two copies of our
17、latest catalogue together withthe price lists.(随函附寄目 录册两本,报价单一份,请 查收。)We enclose two copies of our latest catalogue together with the price list.(随 函附目录册两本,报价单一份,请查收d例 6: In the event that you speak to Mr. Smith in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.(您如果同史密斯
18、 先生谈及关于生产的问题, 请提请他考虑交货时间表)。If you speak to Mr. Smith about production, ask him to consider the delivery schedule.(如您同史密斯先生谈到生产,请提请他考虑交货时间表。)1593 3结构完整结构完整一封商务函电要包含所有必要的信息才能达到交流的目的, 否则会给收件人留下不好的印象,如果其它公司的回函的信息 比你的要完整,那么你很可能就失去了一个客户。根据Taylor在 Communication for Business中提出的商务信函的结构,我们可以 归纳出引言、详情、应答/结尾三大
19、部分。3.13.1引言引言函电的开头一般要抓住读者的注意力,直接交代写信的原因 和目的。如果是复函.,则应表明对方来函的时间和主要内容。常用的 开篇语如下:例8: Having obtained your name and address form the Bank of China, we are writing to you with a view to establishing trading relations with you.(承蒙中国银行告知贵公司名称和地址,我们有 意与贵公司建立商务关系。)例9:Further to your inquiry of December 27, 2
20、008,I have pleasure in enclosing details of our fax machines.(兹就贵方2008 年12月27日关于传真机的询盘,欣然附上产品细则。)J10:We are interested in your china dishes and enclose the details of our enquiry for them.(我方对贵方的陶瓷碟子感兴趣,随 函附询盘细目。)上述三个开篇语能够使对方迅速了解来函的内容,从而节约 时间,提高效率。3.2详情详情详情是整个信函的核心。应对对方的问题逐一解答或者逐条 陈述自己的意见。为了使整个文章结构清
21、晰,方便对方阅读,一般采 用一事一段的原则。(见表2)上述关于报盘的信函共有四段,第一段是引言、第二段就大米 报实盘、第三段回复大互询盘告知无货、最后一段告知对方一旦大 豆有货将会尽快拫价。这样一事一段,结构清晰,方便收件人快速搜寻重要信息。3.3应答应答/ /结尾结尾应答部分就是就详情中陈述的内容请求对方做出答复。应答 可以作为信函的结尾。常用的应答和结尾表达如下:0ijll:lf you feel the business is possible, please contact us for specific offers.(如贵方认为合作有望,请联系我们具体报盘。)例12: We loo
22、k forward to hearing from you(期盼贵方来函。) 例13:In view of the demand for your products, an immediate reply is appreciated鉴于对此产品的需求,恳请尽快回复。)此外,标题内容也非常重要。一封没有标题或标题内容模糊的 信函通常会被收件人直接当作垃圾邮件丢弃。4 4结语结语综上所述,商贸活动的成功与否依赖于信息交流的通畅和明 确。商贸人士在外贸信函写作中遵循礼貌体贴、通俗易懂、简明完整 的写作风格和原则,灵活运用一些基本的写作技巧,从而有效、得 体地达到沟通的目的,为拓展外贸业务起到积极的
23、作用。参考文献参考文献 1 施敏.话语共同体和ESP的理论本质J.外语与外语教 学,1999,(9):52. 2 高嘉勇.外贸函电写作的三“C”原则J.承德民族职业技术学院 学报,2001,(2):15. 3 熊丽娟.外贸函电协作的若千原则A.湘潭师范学院学 J6,2006:111-112.4 滕美荣,许楠.外贸英语函电M首都经济贸易大学出版社,2005:48.5Taylor,S.Communication for Business (2nd edition). London:Pitman Publishing.1993.表表2 2160原文译文Dear Sirs,This is to con
24、firm your fax of 18 July, 2007, asking us to make you firm offers for rice and soy-beans FOB Singapore.We faxed you this morning offering you 300 metric tons of rice at US$2,400 per metric tons, FOB Singapore, for shipping during November 2007. This offer is firm, subject to the receipt of your repl
25、y before October 2007. Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.With regard to soybeans, we very much regret that we are unable to make you an offer because this commodity has been out of stock.We shall, however, file you inquiry and cable you our offers for soybeans as soon as we have got supplies.Yours faithfully,XXX敬启者: 2007年7月18日贵方有关査询 大米和大豆的新加坡离岸价。 今天上午传真报价:精米300公 吨新加坡离岸价格为2400美元,于 2007年11月装运。以上实价需由贵 公司于2007年10月前回复确实。该 报价为最优惠价,恕不能还价。 夫于大豆,很遗憾我方无法对贵 方所需产品报盘因为此货物我处已经 脱销 方已将贵方询函备案,一经有 货,我方将以电报报盘。您忠诚的 XXX
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