费用支出审批管理办法.doc
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1、费用支出审批管理办法费用支出审批管理办法第一章第一章 总则总则第一条 为合理控制公司运营成本,明确各项费用报销的审批流程及支出标准;严格坚持公私分明,节约为本的原则,特制订本办法。第二条 本办法适用于三级机构机构及下属机构。三级机构需根据预算审定的费用项目合理安排支出,并遵循本管理办法的要求。 第二章第二章 费用报销单据的要求费用报销单据的要求第三条 财务报销单(费用报销单、差旅费报销单、付款通知书等)填写时,应使用黑色的签字笔或钢笔填写,禁止使用圆珠笔或铅笔填写,禁止使用任何形式在报销凭证上进行涂改,否则,将视为无效单据;第四条 单位内部员工费用填写费用报销单 ,出差费用填写差旅费报销单并附
2、差旅费审批单 ;如需在一张报销单上填写多种费用的报销,按报销费用的性质不同分别列明。 第五条 对公司外部单位和人员结算,原则上采用转账方式(网银、转账支票、电汇等) 。办理时应填写付款通知书 , 付款通知书后须附发票、经会签的签报、合同原件、验收单或其他根据要求需后附的资料等。因经办人填写的收款人名称(全称) 、收款银行及账号有误造成的结款延误由经办人承担相应责任。如付款时对方单位尚未提供发票,则需提供发票承诺书,保证在一定期限内取回发票,否则此项付款按借款方式入账,确保原始单据的完整。第六条 经办人应将发票或原始凭据按照有关规范分类粘贴在粘贴单上,做到整洁、平整、规范,并在粘贴单上注明张数和
3、金额;单据少的要居中粘贴,单据多时要从下到上,从右到左,呈阶梯状,小票据在下,大票据覆盖在上面,均匀布满粘贴单,粘贴的单据不可以超越粘贴单四周。第七条 原始凭证的内容必须完整。票据内容(如发生日期、摘要、数量、单价、金额、收款单位、经办人等)应按要求如实填写完整,大小写金额必须一致;物品购置需附购货清单;收据不允许报销入账(除行政事业性收据) 。第八条 各项费用产生的所有票据,当事人必须在票据背后用黑色的签字笔或钢笔署名;市内交通费必须注明起止地点及事由。第三章第三章 报销审核、签批流程报销审核、签批流程第九条 报销人员按要求填好报销单据及附件,提交部门负责人签批。第十条 经部门负责人签批完成
4、后,报销人员提交报销单据至财务部预算管理员审核。第十一条 财务部预算管理员将相关票据按财务制度规定审核、整理,完成签批流程。第十二条 三级机构财务人员填写三级机构费用集中审核支付表及费用清单 ,由分公司汇总后上报总部。第十三条 上报申请表上报总公司财务部,上报时需上报相关附件:申请表电子版、签字版扫描件、所需附件及电子版清单。第十四条 总公司财务部经初审合格后,上报财务负责人、总经理室或授权签批人签批,整理成网银下拨模版统一进行批量支付,直接支付到收款单位或个人。第十五条 总部统一支付后,于次日根据银行支付情况(成功及退票) ,反馈至机构财务部。 第四章第四章 差旅费报销规定差旅费报销规定第十
5、六条 差旅费报销需事前申请,员工出差前需填列“出差审批单” ,报机构负责人上报分公司总经理室同意后方可出差。详情见差旅费支出管理办法第五章第五章 招待费(含礼品)报销规定招待费(含礼品)报销规定第十七条 招待费支出实行事前审批制度。当事人在费用发生前,应首先填写招待费支出审批单 ,由部门负责人及总经理室签批。具体详见招待费管理办法 。第六章第六章 车辆使用费报销规定车辆使用费报销规定第十八条 车辆使用费包含燃油费、路桥费、停车费、车辆保养修理费等车辆相关费用支出;第十九条 车辆使用必须按要求登记车辆使用登记台账 ,如出车没有登记台账或者台账与发票不符合,将不予报销;第二十条 车辆燃油费用原则上
6、使用油卡,特殊情况下使用现金加油,报销时必须提供说明;第二十一条 车辆保养、修理费用原则上必须在定点单位修理后方可报销,金额超出伍千元的修理费,需报总部办公室签批后方可发生,签批单据作为报销依据;第二十二条 过路过桥费、停车费需在车辆使用台账中注明出车事由及停车地点和时间。第七章第七章 会议费报销规定会议费报销规定第二十三条 会议费用所指会议及培训所发生的所有费用,包括参会人员差旅费、住宿费、场地租赁费用、会议用餐、必要的会议资料费及会场用品费(如条幅、茶水等) 。第二十四条 会议费分外部会议费和内部会议费。外部会议费主要用于各级参加外部监管、行业及政府机构举办的会议所发生的费用,内部会议费主
7、要用于公司内部召开的会议及培训所发生的会议费用。第二十五条 会议及培训原则上以视频形式进行,如确需召开现场会议,则应一事一报,经分公司对口部门批准后,方可举办。第二十六条 根据工作需要,原则上现场会议不超过一年两次(如半年会、年终会) ,不提倡季度现场会议,如确有需要,则报总部批复。 第二十七条 会议费纳入专项预算进行管理。即总公司制定各级分支机构标准,实行“总额控制,据实审核”原则。 第二十八条 会议需制定详细会议日程并按照严格控制会期;除总公司召开的全国会议或分公司召集的全省会议外,其他会议原则上控制在一天以内,尽量减少或避免会议住宿费用的发生。第二十九条 会议地点尽量选择机构职场,如三级
8、机构职场不能满足会议需要,可外租场地;严禁在风景区进行会议,各部门不得借会议名目组织员工旅游等福利活动。第三十条 会议或培训中,聘请外部讲师需事前报总公司审批;讲师讲课费标准原则上不高于所聘讲师当地平均收费标准。讲师领取讲课费要办理签收手续。第三十一条 外部会议应根据参与的必要性、有益性为标准,以监管、行业及政府发出的参会通知(书面性信函、通知)为依据,向总公司一事一报,批准后,方可参加,据实列支。第八章第八章 借款的办理借款的办理第三十二条 公司实行“零现金”管理,原则上不办理备用金借支。如发生以下两种情况之一,可办理借款:出差超过 10 天以上(含)的员工。因公务发生的超过 1 万元(含)
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