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1、文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:1/8一、 制定目的制定目的档案是企业人事组织等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况下的文件资料。是历史地、全面地考察员工的依据。为规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作当中的考察、任免、选用、提拔、晋升、调岗等动态管理提供有效的信息依据,逐步实现规范化、标准化、制度化;更好地为企业经营生产服务,结合公司实际制定本制度。二、 适用范围与分发部门适用范围与分发部门1、适用范围:总经办、品牌事业部、
2、直营事业部、网络信息中心、人力资源中心、财务营运中心。2、适用对象:本公司所有职员和员工及公司认为必要的其他人员(如实习生等) 。3、分发部门:总经办、品牌事业部、直营事业部、网络信息中心、人力资源中心、财务营运中心、副主管(含)以上人员。三、 权责单位权责单位1、人力资源中心招聘部负责本制度的制定、修改、废止的起草工作。2、人力资源中心总监负责本制度的审核工作。3、本制度经总经理批准后生效。四、 基本原则基本原则1、集中统一、归口管理的原则。人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分,也是集团档案工作的重要组成部分。实行集中统一、分级负责管理员工档案,维护员工人事档案的完整与安全,保证利用
3、。2、积极为集团经营提供服务原则。为集团经营提供服务,是集团人事档案工作的宗旨和目的,它决定着员工人事档案管理工作的内容,并贯穿于管理工作的全过程。3、安全、保密的原则。在人事档案管理工作中,必须严格遵守本制度保密的规定,严密保管,确保档案的完整与安全。五、名词解释五、名词解释广东广东*有限公司有限公司人事档案管理制度人事档案管理制度文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:2/8公司档案分三级进行管理,各级档案定义如下:1、一级档案:是个人身份、学历、资历等方面的证据,与具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据;记录员工个人成长、思
4、想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,概括地反映员工个人全貌。此档案一般存放于政府机构。2、二级档案:是员工入职集团后活动中形成的,由集团在工作调配、任免、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的,准确反映个人品德与能力、行为表现的文件材料。此档案存放于集团人力资源中心。3、三级档案:是员工在社会活动中形成的,由第三方机构颁发的证件类材料,如学历证、驾驶证明、护照等。此档案一般由当事人保管原件,集团保管复印件。六、档案材料分类六、档案材料分类人事档案主要包括以下七类:1、第一类:履历材料(1)履历表、更改姓名的材料;(2)个人简历、职位申请表。2、第二
5、类:自传材料(1)自传、属于自传性质的材料;(2)个人自传。3、第三类:学历、学位、考核登记表、培训和专业技术情况的材料(1)学习成绩登记表、毕业生登记表、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料;(2)学历、学位证明书或证明材料、技能证明材料、上岗证、培训记录等。4、第四类:鉴定、考核、考察材料 (1)自我鉴定、任免调动考察材料、以鉴定为主要内容的各类人员鉴定表、登记表以及其他鉴定性的表格和文字材料;民主评议和组织考核形成的材料等;(2)绩效考核材料等。5、第五类:奖励材料文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:3/8(
6、1)创造发明事迹和各种奖励材料、立功、授勋登记表、事迹材料、授奖档、优秀党员、先进工作者登记表(奖状不进档、荣誉证书不进档) ;(2)奖励单等。6、第六类:处分、违法违纪材料(1)处分决定、免予处分的处理意见、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查、交待材料、甄别、复查报告、决定、上级批复与本人意见、仲裁庭或法院审判工作中形成的判决书、通报批评材料、撤销处分材料;(2)处罚单、有无犯罪记录的证明材料、仲裁庭或法院审判的劳动争议判决书。7、第七类:政治面貌材料(1)政治历史情况的调查报告、其他民主党派证明、有否参与邪恶组织、有害功法、极端组织的等情况;(2)是否党员等。8、各类材料在三级
7、档案当中的分布类别第一类第二类第三类第四类第五类第六类第七类一级档案ooooooo二级档案ooooooo三级档案oooo注:打“O”为类别项在相应的等级项中有收录。 七、七、在职人员档案在职人员档案在职人员档案由三级档案组成。1、一级档案(1)记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用;一般存放在地级市以上的人才交流中心、国家企事业单位等有档案管理权限的政府机构。(2)一级档案由入学资料 、入团资料 、入党资料 、组织关系资料 、鉴定表 、借调资料 、各类受处分或表彰的资料等资料组成。在职员工出国或考研政审、职称评审、劳动保险,还有入党团,文件标题
8、人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:4/8办理离退休手续,开具各种人事证明如户籍挂靠、婚育证明等都要查阅档案中的材料;集团在办理人才引进,申报职称等事项时亦要查阅职员工档案当中的资料。2、二级档案在入职时就开始建立,是职员工在集团工作中形成的记载个人经历、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据。档案资料存放于集团内部,由人力资源中心门专职人员管理。(1)二级档案主要包含三方面的信息:常规信息:个人简历 、职位申请表、个人自传 、奖励单、惩罚单、岗
9、位变动表、员工工资、职级调整表、员工转正考评表、员工招聘面试及录用评价表、劳动合同、入职时的近期照片、违纪处理资料、内部招聘报名表、其他资料等。绩效信息:定量评价表、定性评价表、绩效考核汇总表、年度绩效评价表、员工年度绩效考核结果记录表、考核申诉表、其他绩效资料。培训信息:培训效果评估表、培训效果反馈表、学习与培训心得报告、实操考核表、外训申请、培训服务协议书、培训请假条等。(2)二级档案是平时职员工在集团内活动的记录,在职员工进行岗位异动、薪资调整、嘉奖处分等事项时都应查阅相关的材料;部门需查阅职员工档案时,凭审批后的人事档案查阅审批单到人力资源中心招聘部办理。3、三级档案(1)由第三方机构
10、发出的证件类证明,由集团及个人共同管理的材料,由人力资源中心招聘部及个人处理;按权属分原件与复制件存储,原件由权属所有人保管,复制件就由对方留存(譬如:张三是电工,持特殊工种上岗证入职,那么原件就由张三保管,复制件由集团留存) ;这些档案都是一些专项技能的证明。(2)这些档案包括有:身份证、毕业证、学历学位证明、专业技能证明、会计证、安全主任证、报关证、驾驶证、等证副本及年审记录、特殊工种上岗证明正本及年审记录、技术等级证明及聘用证明、无犯罪记录证明、护照副本、广东省居住证副本、干部、职工、教师、医务人员、学生等各类证明副本、党员证或其他民主党派证明副本、违纪、违法等材料、计划生育证、残疾证明
11、等。文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:5/8(3)三级档案是员工名义的证件,在服务集团过程中,要使用或可能要使用到的证件。4、档案清单(见附件一)以上所列项目为基本的人事档案信息,其他信息依具体情况增加。八、人才库八、人才库人才库分为离职人员跟踪与目标人才信息库二个类别。1、离职人员跟踪库。集团职员工离职后,经评估为有潜力需跟踪的,将其二级和三级档案转至离职人员跟踪库当中。在做离职调查时,详细再次更新离职人员的联系资料;录入至人才库记录明细表 ,表明集团如有合适岗位欢迎离职人员再次加入集团工作,并询问愿意再次返回集团服务否,
12、在人才库记录明细表做好记录;对筛选后有潜力的离职员工,定期做电话或其他方式随访,记录好目前意向与现状以备用。2、目标人才信息库。第一步搜集信息:已经面试待考虑的人员,网络搜集适用人才,行业峰会交流上的人员信息,猎头提供参考的信息,走访同行带回的信息,调查现同事以往公司所得信息,各媒体公布的信息,等等。第二步记录处理:定期或不定期,或随机对以上信息做收集;分岗别类做出明细信息表;在月度做更新,并统计分析;确保有效性。第三步存储管理:所有经评审有潜力的目标人才,所有人员获得的信息汇集至招聘主管处录入至人才库记录明细表 。3、采用选择:在有岗位需求时,从上述当中找到目标人群,取得联系,按招聘流程作业
13、。九、档案数据的形成和归档九、档案数据的形成和归档1 1、在人事数据管理过程中形成的各种文件数据,由人力资源中心指定专人负责日常积累、整理和归档;各项部门管理工作中形成的档案数据,涉及到人事方面的,由各职能部门的分门别类做好日常积累、整理后,移交至人力资源中心归档。2、数据归档的基本要求:归档数据必须保持成套性和完整性,各填写内容不能为空;归档的数据必须准确反映各事项的真实内容;对有异常情况的报人力资源中心总监处理。3、在收到新的档案数据或信息时,应马上处理,最好是日清日毕;如不能在下班前处理妥当的,下班时一定要将数据或信息时放入档案柜。4、归档的文件数据必须符合规定书写或打印复印等相关指引要
14、求,书写工整清楚,不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。对于有涂改的,要加签名确认。 文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:6/85、所有档案材料必须有本人签字,以确保材料的公正性。未经签字的材料进入档案为虚假材料,应当追究档案管理人员的责任。十、档案保管制度十、档案保管制度1、档案柜应选用具有防火、防强光、防水、防潮、防尘、防虫、防有害生物、防污染等功能的铁制档案柜。2、非授权人员,不得开启档案柜。3、档案柜旁严禁烟火,不得将易燃、易爆及腐蚀物品放置在档案柜旁边。4、要在档案柜旁要放置 2 具 4 公斤的 ABC 干粉灭火器;档
15、案管理人员应熟悉消防器材的性能及使用方法。十一、查阅十一、查阅1、查阅一级档案(1)由于一级档案存放于政府的人事部门,查阅时要凭证明到人事部门查阅。(2)集团需了解个人的履历、政治面貌、奖励处分等情况时,招聘主管凭集团出具的介绍信,到人事部门查阅相关人员档案,解决或记录后开成文件汇报,并归档保存。(3)个人需凭档案里面存放的资料开证明材料时,需凭本人身份证到人事部门进行查询和办理。2、查阅二级与三级人事档案(1)原则上 3D1J 及以上人员方可查阅二级人事档案,查阅时是以部门为主体;当事人可查阅三级档案,查阅时是以个人为主体。(2)如需查阅档案,二级人事档案由 3D1J 以上人员提出申请、三级
16、档案由当事人提出申请,由招聘主管审核,人力资源中心总监批;在人力资源中心指定的位置查阅,阅读完相关信息后立即归还;这期间档案管理人员要做好登记工作。(3)借阅人员不得擅自复印、传抄;如有需要,需报批人力资源中心总监。(4)不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复印、转借。(5)查阅后归还的档案,档案管理人员要认真核对、检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况报告招聘主管及人力资源中心总监。文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:7/8十二档案的保密十二档案的保密1、人事专员、招聘主管、人力资源总监等公司许可的人事档案管理人员要确保档案
17、的安全,将档案放入档案柜内。2、档案管理人员对所保管的档案内容不得私自向部门内外的任何人员泄露。3、经鉴定批准销毁的档案、数据,必须送指定区域焚烧销毁,不准卖给废品收购站。4、发现档案、资料丢失或下落不明,要立即报告招聘部负责人及人力资源总监。十三十三. .档案的保存期限与销毁档案的保存期限与销毁1、员工级别的保存期为在职期间至离职后的二年,中层管理人员级别为在职期间至离职后的三年,高级管理人员级别为在职期间至离职后的五年。2、保存期的清理工作,在每年的 5 月、11 月完成。3、根据档案保管期限规定,对超过保管期限的档案向人力资源中心总监提出销毁意见。4、档案销毁的方式为焚烧,由二人或以上档案管理人员在指定地点监销。十四、附件十四、附件 1、 档案封面清单2、 人事档案查阅记录3、 人事档案查阅审批单4、 人才库记录明细表5、 档案柜检查记录表文件标题人事档案管理制度文件编号制定部门人力资源中心生效日期2014.04.01版本/版次: A0页次:8/8制订/日期审核/日期批准/日期
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