《销售及收款循环》.doc
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1、内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 1/ /2 28 8 页页内内部部控控制制制制度度销销售售及及收收款款循循环环 文文件件管管制制等等级级: 管管制制文文件件 非非管管制制文文件件内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00
2、02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次2 2/ /2 28 8 页页文文件件履履历历纪纪要要页页文 件 发 行 单 位文 件 管 制 等 级管理代表管制文件非管制文件文 件 履 历 纪 录版次修 订 内 容核准 权责 编撰日期0第 1 版(新发行)内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次3 3/ /2 28 8 页页
3、1 1. .总总则则1 1. .1 1. .制制定定目目的的为促使本公司 内部控制 (Internal Control)之 销售及收款循环 (Sales)程序,能有所遵循,特订定本文件,俾利各相关单位遵循。1 1. .2 2. .适适用用范范围围凡本公司有关 内部控制 之销售及收款循环 作业程序与控制重点,悉依照本文件之规范办理。1 1. .3 3. .权权责责单单位位业务、财会单位为本文件之权责单位,权责单位主管经承认单位授权,负责本文件之管制,并确保依据本文件之规范作业。2 2. .销销售售及及收收款款循循环环2 2. .1 1. .循循环环图图【见】(资料 1)销售及收款循环图。2 2.
4、 .2 2. .循循环环作作业业本循环之各项作业:1)销售预测作业( CS101),另订之。2)销售计划作业( CS102),另订之。3)订单处理作业( CS103),另订之。4)征信作业( CS104),另订之。5)营业员管理作业(CS105),另订之。6)交货作业( CS106),另订之。7)发票开立与作废作业(CS107),另订之。8)应收帐款作业( CS108),另订之。9)客诉处理作业( CS109),另订之。10)售后服务作业( CS110),另订之。11)签证押汇作业( CS111),另订之。12)收款作业( CS112),另订之。13)销货折让作业( CS113),另订之。内内
5、控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次4 4/ /2 28 8 页页14)差异分析作业( CS114),另订之。3 3. .附附则则3 3. .1 1. .制制修修废废与与颁颁布布实实施施本文件属于管理文件,经经营会 审议后,呈请董事长核准承认后,交由权责单位颁布公告实施;修订或废止时亦同。3 3. .2 2. .编编号号、版版本本、日日期期、页页次次页页数数本文件之项
6、类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次页数等项,见本文件之页首与页尾。3 3. .3 3. .附附件件3 3. .3 3. .1 1. .相相关关资资料料(资料 1)销售及收款循环图内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次5 5/ /2 28 8 页页(资资料料 1 1)销销售售及及收收款款循循环环图图 CS101-生产循环|销售预测| |CS102CS1
7、03-融资循环-销售计划|订单处理| |CS105|CS104- - |营业员 管理征信生产循环|- - - - - |CS107CS106| |发票开立 与作废交货|- - - - - |CS110CS109CS108| |售后服务客诉处理应收帐款|- - - -| |- - - - - |CS113CS112CS111| |销货折让收款签证押汇|- - - - -CS114|内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售及及收收款款循循环环(总总说说明明)编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 00 01 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 0
8、1 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次6 6/ /2 28 8 页页-|差异分析- -内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售预预测测作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 01 11 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次7 7/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1)预测未来二、三年变化,对销售之影响。2)由供货商、购买者、产业本身、替代品与产业潜在进入者等方面着手预测及了解。3)对未来状况作一了解后,应就自身优势与劣势以及外界机会与威胁等方面拟
9、定未来方向。4)未来方向确定后,考虑自身资源,拟出销售策略以达成目标。第第 2 2 節節控控制制重重点点1)预测时应考虑文化、经济层面。2)预测应分长、中、短期,并根据情况变迁随时修正。3)以整体观念为起点,不仅衡量公司内在情况,也评估公司外界整体经济因素之影响。4)应重新考虑各种变量,而非全部沿用历史资料为判断依据,以求更符合实际现况。5)各层面的销售预测应有根据资料,不可凭空想象。6)销售预测是否定期检讨及修正。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售计计划划作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 02 21 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 0
10、1 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次8 8/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1)销售计划之作业应包括下列内容:(A)市场展望。(B)新市场开发计划。(C)新产品开发计划。(D)旧产品淘汰计划。(E)新客户开发与旧客户淘汰。(F)广告及其它销售推广政策。(G)售价政策。(H)授信及帐款回收政策。(I)业务人员之增减及异动。(J)销售费用之限制。(K)本年度营业方面可能遭遇的困难及其克服对策。2)销售计划最后之定案与各种指针制定以及各单位预算,应具有相辅相成关系。第第 2 2 節節控控制制重重点点1)销售计划应尽可能数量化,以利测量。2)编
11、估销售目标应考虑企业内外环境之可能影响,并切合实际,在现有客观情况下有达成之可能,同时具有挑战性及主动性。3)销货预测之编制应由各有关单位共同参与,并融合企业经营者之企图心。4)每季结束后,应将实际业绩与预算目标确实比较,检讨得失,采取行动。5)执行预算时应经常比较现时环境与原始情况,如有显着差异者,应实时修正。6)各层面的销售计划应有根据资料,不可凭空想象。7)销售计划是否定期检讨及修正。第第 3 3 節節相相关关资资料料内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 销销售售计计划划作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 02 21 1. .0 02 20 00 02 2/
12、/0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次9 9/ /2 28 8 页页销售预测 等。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 订订单单处处理理作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 03 31 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 10 0/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1 1. .存存货货生生产产接接单单1)业务单位接获客户订单 后,首先检查 订单 之各项条件齐全与否,订购内容是否清楚,若有涂改应盖章确认。2)查看是否仍有库
13、存,若无库存由业务人员告知客户,与其洽商延期交货或再讨论交易内容。3)若仍有库存,且其愿享现金折扣付现金,或经信用评估后须付现,则交货收现。2 2. .订订货货生生产产接接单单1)业务单位接获客户之样品(或样品要求)及报价单 。2)将样品交由制造单位打样及样品分析。3)制造单位将制作好的样品、成本分析报告 ,交给业务单位。4)业务单位将制作好的样品交与客户确认,并商议交期。5)客户同意交期,并同意接受所制成的样品,通知本公司业务单位准备报价。6)若不同意样品,则由业务单位再交由制造单位修改。7)若不同意交期,则再与制造单位协商后再与客户洽商。8)同意样品及交期后,业务单位依据制造单位之样品成本
14、分析报告 ,再加计运费、保险费、各项费用及预期利润,订出售价,并填制 报价单 交由主管核准。9)业务单位主管同意售价,签准报价单 后,则由主办人员向顾客报价。10)若顾客接受报价,业务单位接获客户订单后,首先检查订单各项条件齐全与否,订购内容是否清楚,若有涂改应盖章确认。11)对于客户所下 订单 之订购种类、数量、规格等各项要求,由业务单位视状况决定是否要预收部份货款。12)若有预收货款,则依预收款项作业规定。13)若无预收货款,则作信用调查及授信审核。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 订订单单处处理理作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 03 31 1. .0
15、02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 11 1/ /2 28 8 页页第第 2 2 節節控控制制重重点点1 1. .订订单单处处理理1)接受 订单 核章手续必须齐全。2)订单 涂改是否有盖章或注记。3)业务人员 报价单 应依规定办理,售价应考虑估计成本之正确性,并加计合理利润。4)核准售价不能超过权限。5)业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认,交期进度应列入控制。6)单位售价、总价等计算是否正确。7)优待条件与公司规定应符合。8)应注意品质,要求条件必须符合公司制作能力。2 2. .订订单单变变更更1)订单 变更时,是否
16、随即反应处理。2)受订后在未制造前,才准予受理作废。3)订货后经制造而必须取消时,不论是销售或客户因素,均应查明该订单 内容是否有取消条款,并查明损失处理情形。4)修正 订单 或订单 作废是否有会办 相关 单位人员。5)订单 修改内容是否合理。6)订单 修改日期是否在送货日期之后。7)若修改单价或数量比原来多时,要查其是否补开发票。第第 3 3 節節相相关关资资料料订单 、成本分析报告 、样品成本分析报告、报价单等。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 征征信信作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 04 41 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/
17、 /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 12 2/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1)若客户并非付现,而采信用交易者,则先调阅往来客户资料,有无过去往来纪录。2)若为新客户,则由业务单位填妥客户资料 ,送授信单位审核。3)授信单位接获业务单位之资料后,再深入调查客户资料 及查询银行交易纪录状况。4)授信单位将资料整理评估后,决定授信额度上限。5)若授信单位经评估后,认为此客户信用不佳,可与业务单位联系,讨论是否要接受 订单 。6)若虽信用评估不佳,但仍接受此订单 ,则由授信单位决定是否要求担保抵押或保证,或是要求现金付款。7)若接受担保或保证条
18、件时,由业务单位追踪及初审客户设定担保或保证作业。8)抵押保证事宜初步办理妥当后,将资料再由授信单位审核。9)若通过则由授信单位评估后,给予信用额度。10)若未通过,则授信单位决定是否再增加担保品或保证,还是要求货到付现。11)客户订单金额未超过信用额度,则接受此订单 并出货。12)若订单 超过信用额度,则再交由授信单位审核信用,是否增加额度。13)额度若有更动,仍须经由上述授信过程。14)收款人员应将客户之信用及付款资料,交由授信单位计算机归档及整理,以更新客户信用额度。第第 2 2 節節控控制制重重点点1)必须建立 客户资料基本资料档案,登记有关交易情形、财务及信用状况。2)客户授信总额之
19、拟定,是否考虑对方之资本额、营业情形、损益情形、创业期间、信用、保证及抵押额度等内容。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 征征信信作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 04 41 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 13 3/ /2 28 8 页页3)必须办妥保证者,是否至少每年重新办理对保工作,并由第三者每半年对保一次。4)对于未办妥手续或超过授信总额者,其出货应经特案核准。5)对新增客户或转向他公司购货者,必须分析其变更原因,并检讨改进。6)对于市场资料之搜集是否充份,范围包
20、括供需量之变迁、产品技术之革新、竞争者之策略等。第第 3 3 節節相相关关资资料料客户资料 、订单 等。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 业业务务人人员员管管理理作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 05 51 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 14 4/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1)制定个别推广业务人员业绩目标。2)制定业务人员奖励制度以激励营业员之工作意愿。3)设计完整训练计划,使其有自信及能力面对客户。4)重视职业道德教育,强调操守重要。5
21、)强调自动自发自我管理。6)每月由业务人员填制汇总营业月报表 。7)每月结算业务单位业绩,并将与目标的差距告之,促使其自我激励。8)定期分析业务部门之实绩、损益,并制年度销售比较表。9)业务人员每月底填制下月份之客户预定拜访表 ,藉以安排日程及出差日期,并汇总呈董事长室留存。第第 2 2 節節控控制制重重点点1)扩展业务人员个别目标之制定是否太低。2)业务人员区域划分是否恰当。3)客户预定拜访表 是否有填制,是否确实执行预定进度。4)有无浮报差旅费、交际费之情形。5)业务人员本身能力及训练是否足够。6)业务人员是否够积极、主动。7)业务人员之各种激励制度,是否具有足够诱因。8)业务人员与客户往
22、来是否诚实,对公司是否忠诚。第第 3 3 節節相相关关资资料料业务月报表 、客户预定拜访表 。内内控控制制度度 销销售售及及收收款款循循环环 交交货货作作业业编编号号版版本本日日期期C CS S1 10 06 61 1. .0 02 20 00 02 2/ /0 01 1/ /0 01 1(股股份份有有限限公公司司 发发行行)页页次次1 15 5/ /2 28 8 页页第第 1 1 節節作作业业程程序序1 1. .交交期期管管理理1)以业务单位与客户协调之交货(或装船)日,为交期管理之管制基准。2)将各 订单 之预定交期依日期排列,并注明内外销。3)通知仓储单位各批货品之交期、交货地点、货品种
23、类等。4)若为外销,则在交运前七日,准备报关文件及出货手续;若为内销,则在交运前二日,准备出货手续。2 2. .出出库库排排程程1)仓储单位将各业务单位通知之各批货品交期汇总,安排出货日期。2)依出货日期、货品种类、交运种类等,安排出库日程及出库事宜。3)在预定出货日期,将准备交运货品打包好,预备装车工具,并联系运送工具及货运单位。3 3. .出出库库 纪纪录录1)依出货单 出库。2)成品出库时依品名、规格不同,登录库存明细帐。3)出库时,警卫依 出货单 或托运单 放行货车,并将车号登入进出厂纪录簿。4)内销货品,货到客户签收后,回条由货运单位取回,交与业务单位。5)财会单位依据 出货单 入帐
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