管理制度的制定--行政人事部分(共12页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上管理制度的制定及优化（行政人事部分）深圳市诺克斯企业管理咨询有限公司一、 行政人事职责简介人事方面：1 公司各部门人员的招聘 2 公司员工的培训、考核、建议 3 公司人事制度的拟定、实施、监督、完善 4 公司对外事务联系和办理 5 公司企业文化的建设 6 公司员工相关证件的办理 7 公司对外的宣传 8 公司员工档案的管理行政方面：1 负责公司行政制度的拟定和实施 2 负责公司厂房的维护 3 负责公司固定资产的管理 4 负责公司办公用品的采购与管理 5 负责公司员工宿舍的管理 6 负责公司车辆的管理 7 负责公司消防的管理 8 公司对外的联系与协调二、 行政人事职责细则1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。2. 根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。3. 负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。4. 组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。7. 负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。10. 负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。11. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。12. 负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改善、修订。13. 根据公司发展规划，制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施。14. 组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核。15. 办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。16. 调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。17. 做好员工保险、福利工作。18. 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。19. 每月制作相关行政费用表及人力资源报表供总经理审查并进行存档。20. 其他需要配合完成的工作。三、 相关制度（一）、考勤管理制度1. 作息时间：星期一至星期五08:3018:00，午休12:0013:302. 员工上班时必须签到。遇公事外出迟到公司，提前向行政部或直属分部经理说明。3. 员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。4. 迟到：上班时间开始后未到岗者。5. 早退：下班时间结束前1小时内提前离开公司者。下班提前1小时以上离开,未请假者计旷工。6. 旷工：上班时间开始后1小时以上未到公司者，下班时间结束提前1小时以上离开公司者；超过迟到、早退时限到岗或离岗，且未提前请假的，记一天旷工；以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班，经查不实的，按旷工论处。7. 病假：提前以口头或书面形式通知行政部,病假结束后需到行政部进行销假。未填请假条的补填请假条。病假2天及以上者需提供医疗单位开具的病假证明。8. 事假：一天以内需提前请假，填写请假单，经部门经理或总经理批准后方可休假，特殊情况不能提前请假的，需在上班后半小时内请假，并在上班后补办请假单；事假两天或以上者，需提前由本人填写请假单，未按上规定办理的，均按旷工处理；9. 违反劳动纪律规定：(1) 迟到、早退：次数第一次第二次第三次第四次第五次罚款20元30元50元按旷工一天计辞退(2) 旷工：旷工一天以内的，当月工资按全额工资扣除三天出勤天数计算工资；旷工超过三天者解除劳动合同。(3) 婚假凡通过试用期的员工，凭结婚证可享受七天有薪婚假。(4) 丧假员工直系亲属（指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹）去世，可申请三天有薪假。(5) 分娩假凡符合计划生育规定并在公司工作一年以上的女员工，凭医院证明，经公司行政部核准后，可视情况享受四十天有薪产假。（二）、物资用品采购及使用管理制度1. 本制度所指物资用品包括：(1) 公司固定资产及低值易耗品；(2) 办公用品、电脑耗材等用品用具；(3) 其他用品（另行规定）。2. 采购程序：(1) 每月各部门上报下月所需办公用品、电脑耗材、工具用品等到行政部，由行政部汇总编制采购预算表一式两份。(2) 行政部经理根据实际需要进行审核签字，并报总经理签字批准。(3) 总经理审批签字后交财务部，财务部预算、预支采购金额，并留存一联；(4) 行政部按计划安排实施采购。(5) 由行政部对采购物品进行登记，填写办公用品采购统计表。(6) 如需进行应急采购，可先报行政部，由行政部报总经理审批进行采购，采购后按正常登记手续进行登记。（三）、物品领用管理制度1. 物品类别(1) 办公用品：包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹、订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀等公司出资购买的办公用品。(2) 公用物品：包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、打印纸、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸，其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。2. 领用原则(1) 办公用品：本人根据工作需要，填写办公用品领用表，到行政部领取。(2) 公用物品：本着合理使用杜绝浪费的原则，互相监督，物品属自然磨损者，则以旧换新；凡属遗失或被盗者，及时报行政部备补，并按原价赔偿，由行政部不定期进行抽查盘点。（四）、清洁卫生管理制度1. 本公司清洁范围包括：办公区域内所有角落。2. 本公司清洁卫生由各部门所有人员轮流打扫，详见值日轮流表。3. 值日人员须按如下标准进行清扫：(1) 地面：无纸屑碎末，无油渍，无污痕，整洁通透。(2) 桌面：无明显灰尘，无油渍污痕，桌上物件分类整齐摆放，物见本色。(3) 椅、沙发：无明显灰尘，无污垢，摆放端正整齐。(4) 玻璃窗、窗台：光洁锃亮，无水渍、无污痕和灰尘，做到窗明几净。(5) 打印机等固定设备设施：无灰尘，无污垢。(6) 公司盆景、花木植物由行政部统一管理，值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。4. 个人卫生执行以下标准：(1) 自己办公区域卫生，整理文件，清倒个人垃圾，保持办公桌整洁；(2) 定期擦拭及保养自己使用的电脑，保持其清洁及正常的使用；(3) 严禁随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物；(4) 其他需个人注意的卫生事项。5. 卫生惩罚制度：个人办公区域卫生由个人负责，包括工作台、纸篓、书架、电脑、个人办公用品等。其他公共区域由值日人员负责。6. 惩罚原则：区域第一次第二次第三次第四次备注个人卫生10元30元50元通报批评个人部分由个人负责，值日人员部分由当日值日人员均摊公共卫生20元50元100元通报批评（五）、档案的分类及管理制度1. 行政人事部档案：(1) 分公司相关行政制度、员工档案。(2) 集团公司下发的相关文件、制度等。(3) 合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关，因工作需要借阅合同者，除在具体保管合同的部门履行签字手续外，还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。(4) 其他需要存档的文件。2. 财务部档案：(1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。七、保密制度1. 凡技术人员或工作涉及到公司机密的人员在入、离职时必须签订保密协议，保证不泄露公司的机密资料。2. 各部门文件及档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅；保密档案各部门经理如要查阅的，必须由行政部经理签字才能查阅；绝密档案一般不准任何人查阅（注：副总、总经理除外），如有特殊情况需要查阅的部门经理，必须要总经理签字同意，且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。3. 除本部门工作人员外，未经许可，任何人不得私自进入其他办公场所，未经许可，不得使用其它部门人员电脑，不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门资料。4. 在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。5. 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。6. 公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。7. 财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。8. 合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。9. 凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。10. 员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。11. 员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。八、奖惩制度1. 奖励（1） 嘉奖1) 出色完成公司领导指派的重要任务者；2) 圆满完成重大项目未出差错者；3) 对操作技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。4) 为公司节约成本，合理利用电脑耗材、办公用品，充分利用废弃品，成绩显著者；5) 检举违规或损害公司利益者；6) 全心全意服务，有具体事迹者；7) 遇有困难，勇于负责，处理得当者。8) 其它突出事迹应予奖励者。（2） 记功1) 节约物料或对废品利用，著有成效者。2) 发现职责外问题，予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。（3） 记大功1) 遇有意外事件或灾害，奋不顾身、不避危难，因而减少损害者。2) 维护公司重大利益，避免重大损失者。3) 有其他重大功绩者。（4） 奖金1) 对公司有特殊贡献，足为全公司同仁表率者，奖现金200元。2) 一年内记在功二次者，奖现金300元。3) 服务年满三年，成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者，奖现金500元。2. 惩罚：（1）警告：每次减发奖金二十元，并于年终奖金时一并减发。有下列情形之一者，予以警告：1) 违反公司管理规定，情节轻微者；2) 着装不整或不佩戴规定标志、员工牌；3) 不能按时完成工作任务者；4) 因过失导致工作失误，情节轻微者；5) 不服从上级合理指示，情节轻微者；6) 浪费公物，情节轻微者；7) 上班时间、躺卧休息，擅离职守，怠忽工作者；8) 破坏环境者；9) 说长道短，影响团结者（2）记过：每次减发奖金三十元，并于年终奖金时一并减发。1) 违反公司管理规定，不听劝阻者；2) 在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者；3) 对同仁恶意攻击或诬害，伪证，制造事端者；4) 投机取巧，谋取非法利益者；5) 因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者；6) 未经许可携带外地人入公司闲谈。（3）记大过：每次减发奖金五十元，并于年终奖金时一并减发。1) 擅离职守，致公司蒙受重大损失者；2) 违反公司管理规定，顶撞、污辱管理人员者；3) 泄露公司重要机密者；4) 遗失经营的和重要文件、机件和其它物品；5) 一个月内旷工达五日者；6) 电脑等具技术性设备，非经使用人员及主管同意，擅自操作并造成损害者。7) 拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝告仍不听从者；8) 其他重大违规行为者。（4） 开除、解雇开除（不发资遣费）1) 对同仁暴力、恐吓，严重妨碍工作者；2) 在公司内殴打他人或相互殴打者；3) 故意损坏设备或财物者；4) 张贴、散发煽动性文字，图画破坏劳资感情者；5) 偷盗同仁或公司财物者；6) 侵占、贪污公司财物者；7) 无故损毁公司财物，损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者；8) 未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者；9) 在公司服务期间受刑事处分者；10) 一年内记大过满二次，功过无法平衡抵消者；11) 无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者；12) 吸食毒品者；13) 伪造、编造或盗用公司印信者；14) 在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者；15) 故意泄露公司技术，营业上的机密致使公司蒙受重大损失者；16) 其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。3. 功过相抵（1） 嘉奖与警告相抵消；（2） 记功一次或嘉奖三次可抵消记过一次或警告三次；（3） 记大功一次或记功三次可抵消记大过一次或记过三次；（4） 前功不能抵后过。（5） 职员功过抵消以发生于同一年内的为限。4. 减发奖金受警告以上处分者，于年终奖金发放时按下列标准减发：1) 警告减发15天工资的奖金；2) 记过减发25天工资的奖金；3) 记大过减发45天工资的奖金。5. 福利1) 为了员工老有所依，健康有保障，按国家有关规定，结合公司具体发展情况，逐步建立养老、医疗等社会保险制度。2) 本手册由行政部负责解释和修改。四、岗位设置行政人事部经理：负责整个部门行政人事的统筹管理，制度的制定及审批等。行政主管：负责部门中行政部分的事务管理，包括厨房、保安、清洁、宿舍等。人事主管：负责部门中人事部分的事务管理，包括招聘，培训，考勤，薪酬，绩效及员工关系等。行政助理：协助行政主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。人事助理：协助人事主管处理具体工作中实务性工作，属于执行层面的人员配置。其他文员：如招聘专员，培训专员，薪酬专员，企划专员，前台文员等等。专心-专注-专业