6．4 检索方法 一、布尔检索 1.ppt

第3章 信息管理的组织与方法,上次课主要内容:信息需求信息使用信息资源开发与利用企业信息资源开发与利用,第3章 信息管理的组织与方法,思考问题: 1.请解释信息需求和信息用户。 2.阐述利用信息资源的能力。,第3章 信息管理的组织与方法,31 信息管理的组织 1信息管理机构 从事信息管理业务、实施信息资源的管理，都需要有相应的组织机构或部门。 政府、企业、社区无一例外。 信息管理机构，即信息资源管理的主体单位。 关于信息管理机构，讨论2个问题： 信息职能部门、 信息管理组织体系,31 信息管理的组织,1信息管理机构（1）信息职能部门 a. 信息使用部门 提出信息需求的部门，将信息用于分析研究、解决问题、管理决策等。 b. 信息供应部门 作为信息源提供的场所。对某个单位，有内部和外部信息。 c. 信息处理部门 专业部门，使用各种方法、技术、工具对原始数据进行处理。 d. 信息咨询部门 提供各种咨询建议，帮助用户利用信息。 e. 信息管理部门 负责协调各有关部门的工作，保证信息资源有效地开发利用。 （视为核心部门）,31 信息管理的组织,1信息管理机构（2）信息管理组织体系 思考：一个企业应如何设置信息管理组织体系？ 信息主管部门 关于企业中的信息机构与其他部门间的关系，有两种基本模式： a.水平式：信息部门与其他部门并列，受企业最高管理层领导。 （需要有最高管理层领导分管和协调） b.垂直式：把信息部门置于整个管理层次的顶层。 （有利于信息化或信息战略实施） 随着企业对实施信息管理的重视程度提高，逐渐分离出一个独立的直属部门信息主管部门，其领导人就是信息主管（CIO）。,31 信息管理的组织,1信息管理机构（2）信息管理组织体系 信息主管部门 信息主管部门一般下设三个部系统运行部、系统开发部、信息资源部。 系统运行部：负责信息系统的运行； 系统开发部：面向应用，负责应用软件的开发； 信息资源部：负责组织信息资源，全面协调各项工作。 （较重要） 国外大型企业近一半都设有信息主管部门，且具有重要地位。,31 信息管理的组织,1信息管理机构（2）信息管理组织体系 信息主管部门 但是，国内多数企业是将信息主管部门的职能挂靠在某一部门。 如厂办、总工办、企业管理科等某些部门主管或代管； 设有信息中心、计算机室等专门机构，但没有管理和协调权限。 可能的弊端：信息管理的职能不易落实；难以达到统管全局的目的。 注意问题：信息主管部门的人员及其领导者，必须将技术与管理相结合，决不能重技术、轻管理。 那种“技术决定一切”的观念，将导致信息工作无法实施。,31 信息管理的组织,（2）信息管理组织体系 信息化委员会 国外大的公司惯常的做法：单独成立一个称为“信息化委员会”的领导机构（可称领导小组）。 组长：企业总经理或总裁 副组长：企业信息主管（CIO）； 成员：各部门负责人 职责：制定企业信息化的方针政策，组织制定企业信息化的总体规划和实施方案，负责组织与协调。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (1)概念与起源 信息主管，Chief Information Officer，CIO。 也译作总信息师、信息总监。 定义（美国权威的CIO杂志）： CIO是负责一个公司（企业）的信息技术和信息系统的所有领域的高级官员。 ·知识结构：技术和业务； ·任务：指导公司IT利用，监督技术的获取、实施，立足于战略； ·地位：通常归公司执行主管（CEO）领导，常在最高领导层拥有一席之地。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (1)概念与起源 CIO起源： CIO概念最早出现于20世纪70年代末80年代初 CIO职位出现于80年代中期（政府、企业） 1984，美首先出现政府CIO，紧接着美、加出现信息部长/大臣。后来CIO引入企业。 中国： 电子工业部 信息产业部 工业与信息化部 有人对世界500家大企业调查，40%的设有CIO。 日本有21%的企业设有CIO。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (2)CIO的职责和角色 CIO的基本职责有三个方面： 一、从公司全局角度，考虑信息工作的发展规划，服务于公司发展目标。 二、熟悉公司各业务部门信息流的关系，综合协调各部门的信息工作。 三、能够对数据处理、网络通信、计算机处理等方面的工作进行统筹安排。 进一步讲：CIO是全面负责信息工作的主管；是统管整个组织的信息资源的最高负责人，也是信息管理专家。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (2)CIO的职责和角色 关于CIO角色形成，美国华裔教授黄硕豪认为： 数据处理员信息系统管理监督信息技术主管（CIO） （管理层次和角色：初级、中级、高级） 一名合格的CIO，必须是兼具管理和信息技术两种能力的复合型人才。其中，管理能力比信息技术更重要。 CIO的理想知识结构： 信息技术知识、管理知识、与某业务相关的专业知识。 CIO的理想能力结构： 信息技术技能、管理技能、相关经验。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) （3）CIO的地位和作用 . CIO是最高决策层与信息管理层之间的纽带 CIO是高级职位，参与决策活动与战略管理。 . CIO既是技术专家，也是管理专家 CIO首先是信息技术专家，其技术特长和背景是基础； CIO还必须了解先进的管理思想和理念，保证企业信息系统高效运作。 也就是说，CIO是“技术+管理”的复合型角色。 . CIO应具有高智商、高情商，懂管理，善协调 应具有良好的人格魅力，赢得CEO及最高层支持，激励员工增强信息技术能力和素质。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (4) CIO的基本素质要求 管理经验: 丰富的管理实践经验，5-8年的积累。 技术才能 : 熟悉信息技术，富有技术创新精神。 经营头脑 : 精明的商业经营头脑 信息素养 : 强烈的信息意识，较强的信息分析和辨别能力、挖掘信息价值的艺术。 应变能力: 抓住机遇，对市场变化能作出快速反应。 表达能力 协调能力 领导能力: 具有领导权威，具备指挥能力。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (4) CIO的基本素质要求 美国某机构认为，“信息管理能力”是今后最受公司或雇主欢迎的10种技能之一。 10种技能包括： 解决问题的能力；专业技能；沟通能力；计算机编程技能；信息管理能力；理财能力；培训技能； 科学与数学技能； 外语交际能力；商业管理能力。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (5) CIO研究概况 .国外CIO研究综述 以CIO为名的出版物有五种： CIO(US)，CIO Australia，CEO&CIO（IT经理世界）， CIO Korea， CIO Canada. 经常刊登CIO论文的期刊还有： Information Management Review， MIS Quarterly， Journal of management Information Systems， Business Week， Information Week， Harvard Business Week，Information Resources Management Journal， International Journal of Information Management，等。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (5) CIO研究概况 .国外CIO研究综述 关于CIO的研究内容分析 研究范围 可分两类：狭义CIO和广义CIO。 狭义CIO：围绕CIO职位，研究概念、内涵、生成、进化、现状、趋势、职能、关系、环境、案例，以及角色素质、技能、知识结构等。 广义CIO：相当于信息资源管理研究、信息管理研究或IT管理研究，几乎涉及信息技术和信息内容及其管理的方方面面。 研究水平 美国：CIO研究开展较早、较全面、较深入。CIO(US)是代表。 英国：内容和水平较接近美国。 亚洲：日本、韩国都是接受CIO理念较早的地区，其研究有一定基础和水平。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) (5) CIO研究概况 B.国内CIO研究进展 研究起源信息资源管理理论 1991年，关于CIO的第一篇文章：信息管理地位之变迁CIO意味着什么； 1992年，推出信息资源管理专集，其中多次提及CIO角色或职位。 1994年，信息经济与技术杂志推出“CIO专题报道”。 分三部分：“应运而生的CIO”、“CIO给我们带来了什么”、“信息资源管理呼唤中国的CIO”。 文章建议参照国外的CIO制度，在我国设立“与三总师并列的总信息师职位”。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) B.国内CIO研究进展 研究兴起实业界信息管理人员的参与 1995年，美国Informix公司在我国举办国际会议IT95（第一届）。聘美国5位高级CIO，与到会的国内信息中心主任交流； 1996年，美国Informix又于原电子工业部合办IT96，探讨信息时代CIO角色定位及中国如何培养新一代CIO。黄硕豪教授作了主旨发言，系统讲述了现代信息技术中的CIO、CIO的产生、IT部门内外之组织结构、CIO的角色与责任等，使国内实业界信息管理人员对CIO有了完整认识。 IT经理世界的创刊 1998.3，中国计算机世界出版公司创刊IT经理世界，英文刊名取为“CEO&CIO”。主要面向两个层面： 第一个是企业的信息主管（CIO），第二个是企业的行政主管（CEO）。实践证明，没有CEO的支持，CIO是不会有所作为的。,31 信息管理的组织,2.信息主管(CIO) 案例3.2中国的CIO 阶层分析（P.102） 阅读、思考,案例讨论,案例3.2中国的CIO 阶层分析（P.102）讨论题 1.根据本案例,结合教材内容,谈谈CIO应该具有怎样的素质,中国的CIO怎样才能去掉”准”字,他们的前途将会怎样? 2.企业信息化该由谁来牵头?CIO在企业信息化中应该发挥什么作用? 3.信息中心主任与CIO有什么本质上的区别,为什么说CIO在企业的位置取决于企业对IT的依赖程度?,案例3.2中国的CIO 阶层分析,案例中反映出的重要观点：政府部门新世纪初开始要求有的企业设立CIO;国家正酝酿出台“企业信息管理师国家职业标准”；有为才能有位，素质比称谓更重要；IT与业务管理是一个整体；CIO的进化是靠自己干出来的；CIO主要取决于个人。如果既有信息技术背景，个人素质又好，属复合型人才，就可能进入高层；一个合格的CIO，刚开始都是从技术或操作层面做起的，以后逐渐介入业务和战略层面。这是一个“从奴隶到将军”的过程；CIO应具备的核心能力中，直接涉及IT的有5项：“信息资源战略和规划、电子政务/交易/商务规划和实现、系统安全信息保障、系统技术、桌面技术。,第3章 信息管理的组织与方法,32 信息管理的基本方法 1逻辑顺序方法 从业务上对信息作为资源进行管理的逻辑顺序。 对一个企业，信息资源的管理可分为4个步骤： 信息调查、信息分类、信息汇总、信息分析和研究。 （1）信息调查 调查的含义：有目的、有计划地搜集、记录、整理有关数据。 调查的目的：查清组织内部和外部信息资源的情况，包括现有的明显的信息资源、对未来有用的潜在信息资源。 调查的要求： 准确性提供的信息客观、真实、可靠。 （避免虚假、伪造、篡改） 及时性完成调查的时间应符合规定要求；结果及时提供。,32 信息管理的基本方法,1逻辑顺序方法（1）信息调查 调查的种类： 按照组织形式，可分为信息报表和专门调查 信息报表以定期报表形式出现，较为系统、规范。 如学科、专业调查，在规定时间内完成并上报。 专门调查为了了解某种特定情况而专门组织的调查。 按照调查的范围，可分为全面调查和非全面调查 全面调查总体范围的全面调查。如人口普查即全面调查。 非全面调查对研究总体的一部分做调查。如人口抽样调查、产品抽查等。 按照调查时间的连续性，可分为经常性调查和一次性调查 经常性调查如企业销售情况、利润状况等调查，针对一个时期； 一次性调查如人口数据、固定资产原值、库存量等，针对一个时间点。,32 信息管理的基本方法,1逻辑顺序方法 （2）信息分类 通过各种途径获得的信息形式是多种多样的，分类的目的是便于分析和综合。 信息分类实质上有两种情形： 对总体，是将其划分为性质不同的若干组；（分组） 对个体，是将性质相同的单位组合在一起。（归类） （信息归类可以使零散的资料系统化） 分类依据：共性和差异。 分类的种类： 按照分类标志，可划分为品质分类和变量分类。 按照分类标志的多少，可划分为简单分类和复杂分类。,32 信息管理的基本方法,1逻辑顺序方法 3）信息汇总 信息经过一定的分类之后，需要大量的登记、归纳和整理。 此项工作可由计算机完成。 形成的材料或档案： 信息资源登记表、信息资源目录、和相关索引。 4）信息的分析和研究 任务：对汇总整理后的信息，通过分析研究，揭示过程规律、比例关系、发展趋势等。 （重要步骤） 分析、研究的目的是更好地使用信息。往往还进行评价、预测。 采用方法：大量观察法、分组法、综合指标法、动态数列法、抽样调查法、支书分析法、相关分析法等。,32 信息管理的基本方法,2.物理过程方法 基于信息生命周期的一种管理活动。 生命周期指事物的发生、发展、成熟和死亡的过程。 从信息的产生到最后被利用，一般分为信息的收集、加工、传输、存储、检索、维护等阶段。 信息生命周期的管理可概括为四个方面： （1）信息需求与服务 信息需求明确信息的用途、范围和要求； 信息服务支持用户管理决策。 （2）信息收集与加工 通过一定的渠道去收集需要的数据； 将收集到的数据按照规定的要求进行加工（成为真正信息）。,32 信息管理的基本方法,2.物理过程方法（3）信息存储与检索 信息存储是手段、是基础； 信息检索和利用是目的。（4）信息传递与反馈 通过信息传递，使信息在用户需要时送达用户； 通过信息反馈，使信息在不满足用户需要时及时调整或更新。 （可视为一个闭环控制过程） 详细的信息管理过程将在下一章讨论.,32 信息管理的基本方法,3.企业系统规划方法 BSP（Business System Plan）方法，由IBM公司提出.它基于信息系统(IS)支持企业运行的思想。 许多企业使用BSP方法，改善了对信息和数据资源的使用，满足了企业近期和长期的信息需求。（1）BSP基本思想通过全面调查，分析企业信息需求，确定信息结构。（2）BSP方法的基本原则 IS必须支持企业的战略目标； IS战略应当表达出企业各个管理层次的需求； IS应该向整个企业提供一致的信息； IS应先“自上而下”识别，再“自下而上”设计。,32 信息管理的基本方法,3.企业系统规划方法（3） BSP方法的步骤 准备工作 高层领导参与、各方面的人员配合和参与；制定研究计划。 开始阶段 实施的第一项活动，是研究组成员对企业情况的了解。 了解内容有3方面： 企业高层领导对研究目标、期望成果、研究远景的介绍； 系统分析员介绍收集到的资料信息，使研究成员熟悉有关资料； 由各业务部门的负责人介绍本部门数据处理的历史、现状、主要活动、目前存在的问题、与相关部门的数据联系。,32 信息管理的基本方法,3.企业系统规划方法（3） BSP方法的步骤 定义企业过程 （核心步骤） 企业过程：逻辑上相关的一组决策和过程的集合（管理企业资源所需要）。 识别企业过程：依靠已有材料进行分析研究，尤其要和有经验的管理人员商讨，从而识别、描述企业过程。 定义数据类 对前期所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。 数据类：支持企业活动所必要的逻辑上相关的数据。 数据类和企业过程间的内在联系，可采用过程/数据类矩阵来分析。,32 信息管理的基本方法,（3） BSP方法方法的步骤 分析当前业务与系统的关系 有了企业过程和数据类之后，还必须了解当前的数据处理工作如何支持企业活动。 定义信息结构 如何组织、管理这些数据，即将不同的数据类按逻辑关系组织成DB，形成信息系统来支持企业过程。 信息结构图：表达数据和过程之间的关系的图示。 思考：如何采用BSP方法设计一个学生管理信息系统？,32 信息管理的基本方法,四、战略数据规划方法 来自美国著名学者詹姆斯·马丁(James Matin)的著作战略数据规划方法学。 James Matin是国际公认的信息技术领域和管理领域的权威人士， 不断地把信息技术和最新发展创造性地引入到现代企业的经营管理中。马丁指出，系统规划的基础内容包括3个方面： 企业的业务战略规划；企业信息技术战略规划；企业数据战略规划。 战略数据规划的工作过程分3步： STEP1. 业务分析，建立企业模型 ·由系统分析员向企业中各层管理人员、业务人员进行调查； ·在调查的基础上进行业务分析，分析企业的现行业务及逻辑关系； ·通过业务分析，建立起企业模型。,32 信息管理的基本方法,四、战略数据规划方法 STEP2. 数据分析，建立主题DB 在具体操作上，又可分为两个阶段： (1)信息过滤 对大量来自系统内外的各种信息进行过滤，识别出对系统有用的信息。 (2)主题库定义 信息过滤识别后，从全局出发，根据管理需求将信息按照不同的主题进行“分类”，然后定义每一个主题DB。 STEP3.子系统划分 根据主题DB和业务过程，来规划新系统。 整个系统划分为若干个子系统，子系统之间通过主题库实现信息的交换。,32 信息管理的基本方法,上述4种方法的简要分析： 逻辑顺序方法从业务角度对信息资源按逻辑顺序管理; 物理过程方法基于信息生命周期的过程管理; 企业系统规划方法基于信息系统支持企业运行; 战略数据规划方法基于战略性数据的规划管理。 这4种方法的角度不同，处理的步骤也不同： 前2种方法侧重于微观层面， 后2种方法兼顾宏观和微观层面。,德鲁克的观点,作为一个有效的管理者，必须在思想上养成如下的习惯： （1）知道如何利用自己的时间； （2）注意使自己的努力产生必要的成果，重视贡献； （3）把工作建立在优势上自己的优势，善于利用自己的长处，和上级、同事和下级的长处； （4）精力集中于少数主要领域； （5）善于作出有效的决策。 管理者卓有成效的要素,谢 谢 !,