公司接待管理实施细则(共10页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上XXXXXXXXX有限公司办公室关于印发接待管理实施细则的通知XXXXXXX：为更好地促进XX接待工作程序化、规范化，保障接待工作的质量和效率，扩大XX对外联系和交流，经XXXXXX研究同意，现将接待管理实施细则印发给你们，请认真学习，并遵照执行。 XXXXXXX股份有限公司办公室 2016年3月2日接待管理实施细则第一章 总 则接待工作是展示企业形象的一个重要窗口。为更好地促进XX接待工作程序化、规范化，保障接待工作的质量和效率，扩大XX对外联系和交流，根据有关规定，结合XX实际情况，特制定接待管理实施细则。本细则适用于全XX公务接待和商务接待活动。其中，公务接待是指参加与XX生产经营、业务往来及市场拓展无关的会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动；商务接待是指为了生产经营业务的合理需要，开展考察项目、业务洽谈、签订合同等招待客户、合资合作方以及其他外部人员的活动。第二章 管理职责XX办公室为XXXXX接待工作的归口管理部门，负责接待工作的统筹安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务。XX部门的来宾接待工作由部门自行对接，拟定接待计划、参观路线和后勤保障，XX办公室协助配合接待工作。第三章 接待原则接待应遵循平等、对口、节约、周到、保密的原则。利于XX形象的提升和经营发展，使来宾高兴而来、满意而去。（一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。（二）对口原则。各部门对口接待，由出面接待的部门拟定行程安排、内部协调、费用结算等工作。综合性接待或对口部门无法安排工作人员陪同的情况下，由XX办公室负责协助接待。（三）节约原则。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数原则上不多于宾客人数。（四）周到原则。接待安排应衔接周密，以礼相待，使来宾感到热情、周到。（五）保密原则。向来宾介绍情况应适时适当，注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题，重要会议应有记录。第四章 接待分类一、公务接待（一）专门事项的调研、考察、交流、学习等接待，由相关部门牵头形成接待方案（如XX、人事、XX、XX等），呈XX相关领导按程序审批后，协调办公室及其它相关单位协助办理。（二）综合和其它事项的调研、考察、交流、学习等接待，由办公室牵头形成方案，呈XX相关领导按程序审批后，协调相关部门协助办理。（三）按照接待对象分类：一般情况下：1省部级以上领导来访、厅局级正职领导（含XX各区县正职领导）：由XX董事长、总经理、副总经理等参与迎接和陪同参观，相关对口部门负责人参与座谈。2厅局级副职领导和处级领导：由分管副总经理、对口部门负责人参与迎接和陪同参观，对口部门负责人参与座谈。3重要同行和企业领导：由董事长或总经理、副总经理、对口部门负责人参与迎接和陪同参观，对口部门负责人参与座谈。4一般同行和企业领导：由分管副总经理、对口部门负责人参与迎接和陪同参观，对口部门负责人参与座谈。5其他单位参观学习交流: 由分管副总经理、对口部门负责人参与迎接和陪同参观，对口部门负责人参与座谈。原则上陪同参观人数不超过3人，特殊情况可根据XX领导指示办理。二、商务接待对口部门牵头形成接待方案，呈XX相关领导按程序审批后，协调办公室及其它相关单位协助办理；一般情况下：1战略客户副总级以上来XX开展商务接洽：由董事长、总经理、副总经理、对口部门负责人参与迎接和洽谈。2战略客户总监到副总级来XX开展商务接洽：由总经理、副总经理、对口部门负责人参与迎接和洽谈。3普通客户总经理或董事长来XX开展商务接洽：由副总经理、对口部门负责人参与接待和洽谈。原则上陪同参观人数不超过3人，特殊情况可根据XX领导指示办理。三、接待参观类别根据来访人员时间安排可视情选择参观地点：四、接待方案审批流程办公室、对口部门根据来访相关信息形成接待方案，由部门、子公司负责人签字后，呈分管领导审批。重要接待还须呈总经理、董事长审批。第五章 接待流程各部门接到公司领导通知或相关部门来访预约时，首先了解和收集来宾基本情况：来宾单位、来宾职务和人数、来访具体时间、来访的目的和要求、陪同来访的领导，是否安排车辆接送、用餐和住宿，在XXX的总时间等。明确牵头接待部门，相关配合部门，拟定接待方案，呈报XX相关领导审定后，提前通知陪同参观领导和参会人员，将审定修改后的方案报送给相关人员。填写接待信息登记表，打印座牌、拟定会议议程和出席人员名单、背景板，借用音响投影设备等。如有特殊需要，可安排礼仪人员和摄影摄像记者等。如需用餐，需提前按照接待用餐标准和预算预定用餐地点，原则上安排在食堂（附：关于食堂包房使用须知）。如需安排住宿，需要提前按照接待住宿标准预定协议酒店。如需接送，根据情况安排接待所需车辆，保证车辆的清洁卫生，安全性能良好。第六章 接待会场标准一、迎接：接待人员对接好来宾莅临时间，协调迎接人员提前10分钟到一楼前门迎接并全程陪同，根据接待需要，引导停车并协调物业保障电梯停靠。二、参观：根据接待对象类别和来访目的，安排好参观楼层，由办公室负责统一协调，提前15分钟调试好相关设施设备、整理好清洁卫生、提前打开空调，并安排讲解人员。陪同参观领导必要时作补充讲解。三、会场布置：要规范有序、提前布置。（一）座牌摆放：主方座牌一般是面对会议室门口摆放，客方座牌一般是背对门摆放。当人员为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以此类推；当人员为偶数时，1号和2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，以此类推，座牌摆放整齐，保证在一条直线上。（二）茶水用具准备：参会人员每人放置一瓶矿泉水，按照来宾人数配放茶具，要求干净、无破损，会前需将茶杯放好茶叶摆放到位，统一放在客人位置的右上角处，排成接近一条直线，待客人落座后再倒水，每隔15-20分钟参茶一次。（三）调试好相关设备：如音响、投影仪、话筒、宣传片、电脑、ppt/word/会议材料等，并确保其正常使用，根据情况提前打开空调、调整好室温。（四）会议议程和材料需摆放整齐，地面和桌面保持整洁干净，备用部分纸巾和插线板、电池、矿泉水等。四、座谈交流：（一）根据确定的会谈时间和内容，通知相关人员提前5分钟出席会议；（二）会谈期间，接待人员坐在出入方便的位置，根据领导和来宾需要随时提供服务，接待人员应注意会议节奏，如需要，温馨提示相关人员把握时间；（三）会议中出现突发情况，如网络中断、话筒失音、音响失灵等，接待人员要及时与救场并妥善处理；（四）会议结束后，接待人员应注意清理会场，务必将所有桌椅等恢复原貌，保持整洁，收回相关会议资料、座牌、茶水，离开时关闭空调和相关设施设备等,如需尽快整理完成会议记录、及时报送相关参会人员。第七章 接待餐费标准接待活动中，因工作需要，可安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象10人以内，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象的三分之一。工作餐应当以家常菜、地方菜为主，原则上只安排在XX食堂，公务接待消费控制在XX元/人以内，一律不饮酒。商务接待含酒水不超过XX元/人。不得提供高档菜肴和用野生制作的菜肴，不得提供香烟，不得使用、营业性娱乐场所、高消费餐饮场所，不得安排到有业务关系、有利益关联的场所。第八章 接待费用报销XX应当加强公务接待和商务接待经费的预算管理，合理限定接待费预算总额。接待费用应当全部纳入预算管理，单独列示。接待费包括交通费用、住宿费用、餐饮费用或其他因来宾招待而产生的费用。在接待活动结束后，如实填写接待费用清单，并由相关负责人审签后，作为财务报销凭证，并在15个工作日内完成费用报销。接待费报销一事一结算，餐饮费无论金额大小，只能开具一张发票。公务接待还需附上菜品清单（小票）、接待费用清单和相应的来访函、调研函、考察函等。 第九章 接待注意事项一、公务接待公务接待应当坚持有利于公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。全XX应当严格执行接待管理制度和开支标准，应当严格控制公务接待范围，不得用公款报销或者支付应当由个人负担的费用。接待单位不得超标准接待，不得组织旅游和与公务活动无关的参观，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。XX将接待工作纳入问责范围。XX纪检部门会加强对接待违规违纪行为的查处，严肃追究接待部门相关负责人、直接责任人的党纪责任、进行通报，涉嫌犯罪的移送司法机关依法追究刑事责任。二、商务接待商务接待应当坚持有利于企业经营、务实节俭、尊重少数民族风俗习惯的原则。全XX应当加强商务活动计划管理，科学安排和严格控制商务活动的时间、内容、路线、频率、人员数量。全XX应当严格控制商务接待范围，不得用公款报销或者支付应当由个人负担的费用。全XX商务接待实行统筹协调、分级管理、对口接待，相关接待单位组织实施，对能够合并的商务接待应统筹安排。安排前须报分管领导同意后方能开展接待，接待后产生的费用报销流程严格按XX财务报销管理制度执行。第十章 责任与处罚接待接洽过程中，收到相关接待信息的人员和单位要向相关部门和人员及时传递信息，因信息传递不畅而导致接待工作出现失误的，根据失误情况严重程度，乐捐XX元。会议室布置中，未按要求做好会议座谈准备的，根据失误情况严重程度，乐捐XX元。参观/会议结束后，务必将现场的桌椅等恢复原貌，保持整洁，离开时关闭电源、空调、欢迎屏幕，并通知会议室管理人员共同检查交接。未按要求落实的，根据情况乐捐XX元。接待报销中，未按要求报销和审核，根据情况严重程度和责任大小，将追究各部门经办人和负责人责任，乐捐XX元。本细则从印发之日起执行。专心-专注-专业