高级办公文秘教案.ppt

高级办公文秘教案,主讲: 高 雅QQ: 3931991手机:13559548128,目 录第一课 Word基本操作第二课 格式 第三课 如何编制目录第四课 美化文档第五课 绘图第六课 查找与替换第七课 表格第八课 表格计算第九课 复习(1),目 录第十课 Excel第十一课 输入与编辑工作表数据第十二课 设置工作表的格式第十三课 工作表基本编辑第十四课 工作表格式设置第十五课 使用公式和函数第十六课 图表第十七课 绘图第十八课 分析数据第十九课 数据透视表和数据透视图第二十课 打印文件,目 录第二十一课 powerpoint第二十二课 幻灯片格式第二十三课 演示文稿的修饰第二十四课 幻灯片放映第二十五课 网络知识,第一课 Word基本操作Office概述Office介绍Office的启动与退出Word窗口介绍工具栏显示与隐藏：视图工具栏标尺显示与关闭：视图标尺滚动条：工具选项视图状态栏：工具选项视图Word基本操作文件操作:新建文件：a.文件新建文件；b.Ctrl+N保存文件(重点提示:文件格式): a.文件保存另存为 b. Ctrl+S c.F12打开文件: a.文件打开；b.Ctrl+O,回目录,文字编辑:插入字符：在窗口中单击键入字符即可修改字符：Backspace退格键:删除光标插入点前的字符或空格；Del删除键:删除光标插入点后的字符或空格；Insert改写键：按一下该键处于改写状态；再按一次处于插入字符状态；也可双击状态栏上的“改写”按钮页面设置及打印预览：文件页面设置页边距：页边距、方向等纸张：纸张大小（单击三角号可选换纸张）文件打印预览trl+F2 打印预览工具栏详细讲解单击：“打印预览”工具栏上的关闭可回到编辑状态,回目录,第二课格式选定文本：鼠标拖动法：加选法：按Shift键+单击鼠标间隔选定法：按Ctrl键+拖动鼠标法矩形块文本选定法：按Alt键拖动鼠标键盘法修饰文本：选定文本格式字体Ctrl+D ,回目录,第二课格式段落选定段落文本；格式段落缩进和间距、行间距、特殊格式等页眉和页脚视图页眉和页脚字体应用实例排版：登记表内容提要简介五、作业：登记表内容提要 招生简课,回目录,第三课如何编制目录利用样式编制目录新建文档视图大纲视图格式项目符号与编号多级符号（自定义）键入目录文字并回车按Tab键可降低大纲级别；按Shift+Tab可提升大纲级别插入点位于文首插入引用索引和目录目录确定视图页面视图即可看到目录效果,回目录,第三课如何编制目录利用制表位制作目录新建文档格式制表位键入制表位位置（单击对齐方式、前导符、设置）确定在文中键入目录文字后按Tab键回车后重复执行第3步即可。,回目录,第四课 美化文档边框和底纹:选定文本格式边框和底纹边框(先点应用范围线型颜色宽度)页面边框(操作顺序同边框)底纹分栏选定文本格式分栏平衡栏长:指针位于分栏的文末插入分隔符连续强制分栏:指针位于要分栏处插入分隔符分栏符,回目录,第四课 美化文档中文版式格式中文版式拼音指南双行合一纵横混排首字下沉格式首字下沉背景格式背景,回目录,第五课绘图绘图工具栏：视图工具栏绘图右击菜单栏绘图插入图片、文本框、图示等绘图：剪贴画（D:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10）图片（图片工具栏）艺术字及其工具栏自选图形（单击与双击对自选图形的区别）文本框图示,回目录,第五课绘图修改所绘图形对象选定对象单击对象选定法框选法按shift键加选法复制对象Ctrl+C法Ctrl+D法拖动时按Ctrl键法设置自选图形格式选中对象格式自选图形,回目录,第六课查找与替换选择性粘贴选中对象（可以是其他应用中的文本或对象）复制编辑选择性粘贴查找与替换编辑查找Ctrl+F替换Ctrl+H在“查找内容”中键入要找的内容或单击特殊字符，单击“高级”，指定查找的格式及搜索选项在“替换为”中键入想要的内容（单击格式，可设置替换的内容的格式）或单击特殊字符单击“替换”全部替换,回目录,第七课表格制作表格的方法：菜单栏：表格插入表格（键入行、列值）常用工具栏：单击 “插入表格”并拖动后再单击即可表格和边框：表格表格和边框在窗口中拖动绘制表格表格的编辑与修改：插入行列：表格插入行列（按F4可连续插入行列）插入点位于最末列最末行外处按回车（F4连续插入行列）删除行列单元格：选定行列单元格表格删除行列单元格,回目录,第七课表格更改行高列宽：选定行列表格表格属性行(指定高度)列(指定列宽)合并拆分单元格：选定要合并拆分的单元格表格合并拆分单元格拆分表格：在要拆分处单击表格拆分表格自动调整：选定表格表格自动调整,回目录,根据内容调整表格,根据窗口调整表格,固定列宽,平均分布各行,平均分布各列,第八课计算排序：选定表格表格排序行、列、单元格的表示方法：行：用数字1、2、3表示；列：用字母A、B、C 表示；单元格：由列标+行号组成，如C3，B2计算：单击要计算的单元格表格公式,回目录,第八课 计算常用函数：Sum:求和Average:平均值Product:乘积Count:个数MAX最大值Min:最小值,回目录,第九课 Word复习(1)邮件合并：工具信函和邮件邮件合并模板:使用已有模板创建自定义模板存储模板选项、自定义工具选项工具自定义,回目录,第十课ExcelExcel简介：Excel是一个电子数据表，它是一个应用程序，可以执行用户PC上不同类型的计算。窗口介绍（标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、窗口工作区、状态栏、滚动条）每个工作表都是由行(编号65536)和列(标为AIV)组成的。行和列的文汇处是一个单元格，在给定的时间一个单元格就是一个活动的单元。可以通过加黑的边框来辨认出活动单元格。Excel使用的文件称为工作簿。一个工作簿可以含有任意数量的数据表，这些表可以是工作表(由行和列组成的表)，也可以是图表(只含有图表的表)。工作表就是通常人们所知的电子表格。,回目录,基本操作：新建文件：保存文件打开文件：设定保存选项：“另存为”对话框有一个“工具”的下拉列表，单击这个菜单，在列表中选“常规选项”，将显示“保存选项”生成备份文件：打开权限密码：修改权限密码：建议只读：高级：,回目录,第十一课：输入与编辑工作表数据一、输入数据：完成单元格输入并选择下面的单元格。Enter用当前输入项填充选定的单元格区域。Ctrl+Enter完成单元格输入并向上选择上一个单元格。Shift+Enter完成单元格输入并向右选择下一个单元格。Tab完成单元格输入并向左选择上一个单元格。Shift+Tab取消单元格输入。Esc向上、下、左或右移动一个字符。箭头键重复上一次操作。F4 或 Ctrl+Y向下填充。Ctrl+D 向右填充。Ctrl+R 定义名称。Ctrl+F3插入超链接 。Ctrl+K 输入日期。Ctrl+;（分号）输入时间。Ctrl+Shift+:（冒号）显示区域当前列中的数值下拉列表。Alt+向下键,第十一课：输入与编辑工作表数据输入文本长度不能完全显示时：重新编辑文本，使其变得简短。增加列宽。使用较小的字体。设置文本自动换行使其限制在单元格宽度以内，这样文本可以占用更多的行效。指针位于换行处，按Alt+Enter进行手动换行使用Excel的“缩小字体填充”功能。,回目录,三、编辑单元格：删除单元格中的内容：编辑清除全部：清除单元格中所有内容（包括格式）格式：只清除格式，保留数值、文本、公式内容：只清除内容，保留格式批注：删除单元格中的批注（若有的话）替换单元格的内容：单击单元格，输入新内容，回车通过拖动更改单元格内容通过剪贴板粘贴数据更改单元格内容编辑单元格内容：双击单元格按F2单击单元格，再单击编辑栏内部,回目录,第十二课 设置工作表的格式单元格格式：格式单元格格式在选定的单元格上右击按Ctrl+1自定义单元格格式：格式单元格格式自定义工作表的基本操作当前表格：在任何时候，当前工作簿只有一个。在当前工作簿中，当前工作表也只有一个。若要激活另一个工作表，只需单击工作簿窗口底部的工作表标签即可，也可通过：Ctrl+pageUP激活前一个工作表Ctrl+PageDown激活下一个工作表,回目录,插入新工作表：插入工作表按Shift+F11在表的标签上右击插入删除工作表：编辑删除在表的标签上右击删除改变工作表的名称格式工作表重命名双击工作表标签在表的标签上右击重命名重新排列工作表：编辑移动或复制工作表单击工作表标签把它拖放到所需位置,回目录,隐藏或显示工作表格式工作表隐藏/取消隐藏控制表的视图窗口新建窗口窗口拆分窗口冻结窗格（保持题头一直能见）行和列的操作插入行/列单击行号/列号或选择多行/多列插入行/列删除行/列选定行/列编辑删除,回目录,第十二课 设置工作表的格式改变列宽：用鼠标拖放列的右边界至所需的宽度格式列列宽（键入数值）格式列最合适的列宽改变行高用鼠标拖放行的下边界至所需的高度格式行行高（键入数值）格式行最合适的行高隐藏行/列选定要隐藏的行/列格式行/列隐藏,回目录,第十三课 了解单元格和区域:单元格:由列字母和行号组成,如C3区域:一组单元格叫做区域。指定区域的地址为左上方单元格地址和右下角单元格地址组成，中间用冒号隔开。,回目录,第十三课 工作表基本编辑选择区域：鼠标拖放法按住Shift键+方向键按F8键，用方向键选择区域，再按F8键。编辑定位F5 输入区域地址选择完整行/列单击行号/列标，选择整行/整列在行号/列标上拖动选择多行/多列按住Ctrl键，在行号/列标上单击选择不相连的行/列剪切、复制菜单法：编辑剪切、复制快捷键：Ctrl+X、Ctrl+C剪贴板法：选择性粘贴法：工具栏拖动法,回目录,第十四课 工作表格式单元格格式：数字：使用不同的数字类型字体：使用不同的字体类型、大小和屑性对齐：改变单元格中内容的对齐方式图案：对单元格背景或前景使用颜色图案：为单元格背景使用图案边框：在单元格四周使用边界用格式刷复制格式：选择需要复制格式的单元格或区域，单击格式刷，在需要运用格式的单元格或区域上单击或拖动即可双击格式刷，可以对工作表的多个区域复制相同的格式，要取消则再次单击格式刷或按ESC即可,回目录,条件格式选择单元格或区域格式条件格式,回目录,第十五课 使用公式和函数输入单元格的公式由下列几个元素组成：运算符，如“+”(相加)和“*”(相乘)单元格引用(包括定义了名称的单元格和区域数值或文本工作表函数(如别SUM或AvERAGE)在工作表输入公式：手动输入单击单元格引用相对、绝对和混合引用相对引用：当把公式复制到别的单元格时，行或列引用会改变。绝对引用：复制公式时，行和列引用不会改变。混合引用：行或列中有一个是相对引用另一个是绝对引用。,回目录,处理循环：高级命名：使用常量命名使用公式名称命名精确复制公式：1双击A1，进入编辑模式。2用鼠标选择整个公式。3，复制。这将把所选文本复制到剪贴扳里。4，按回车链结束编辑状态。5选择单元格A2。6单击复制按钮，把文本粘贴到A2中。,回目录,了解函数：所有的Excel函数都有一个共同特点：函数名称后都有一对括号。在大多数情况下，用户输入附加倍息称作参数在括号的里面。如果一个函致使用了多于一个的参数，用户必须要用逗号把它们隔开。一个参数可以由一个单元格引用、一个名称、纯数值、纯文本字符串，或表达式组成。使用函数：从菜单中选择“插入”“函数”命令单击“插入函数”按钮(形如“fx”，在编辑栏的左边）按Shift+F3,回目录,常用函数：Sum求和Sumif条件求和IF函数做决定Count个数Countif条件个数Average平均Max最大值Min最小值Datedif计算两个日期之间的天数、月数、年数Vlookup查找函数,回目录,第十六课 图表创建图表在工作表输入要做图表的数据，（最好不要有合并单元格）。并加上字段名，标明数据代表的意义。选择第1步数据区域插入图表或按F11键确定图表类型确定图表位置图表工具栏图表修改移动图表和改变图表尺寸改变图表位置改变图表类型移动图表元素删除图表元紊,回目录,第十七课 绘图绘图图片艺术字剪贴画文本框自选图形关于绘图的提示：当用户绘制对象时按shift键，可以创建同样高度和宽度的对象。当用户绘制对象时按Shift键可以强制线或箭头对象的角度被15度整除。当用户绘制对象时按Ctrl键可以使对象捕捉工作表的行和列网格线。当移动一个对象时，如果用户按A1t镀，其左上角点捕捉行和列网格线。,回目录,第十八课 分析数据导入数据：数据导入数据清单了解数据清单在数据清单中填入数据利用记录单编辑数据数据清单筛选数据清单排序分类汇总先对数据清单中的数据进行排序数据分类汇总,回目录,第十九课 数据透视表和数据透视图了解数据透视表术语创建数据透视表运用数据透视表进行工作,回目录,第二十课 打印文件页面设置页面:方向缩放打印选项页边距页眉和页脚 工作表打印区域打印标题打印快速打印报表调整打印设置以获得较好的打印效果打印前预览,回目录,第二十一课 powerpointPowerpoint介绍PowerPoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。 在PowerPoint中，演示文稿和幻灯片这两个概念还是有些差别的，利用PowerPoint做出来的东西就叫演示文稿，它是一个文件。而演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。,回目录,第二十一课 powerpoint窗口介绍标题栏：菜单栏：工具栏：普通视图方式幻灯片编辑任务窗格状态栏,回目录,第二十一课 powerpoint新建演示文稿菜单栏：文件新建工具栏：单击“常用”工具栏上的新建按钮快捷键：Ctrl+N保存演示文稿菜单栏：文件保存/另存为工具栏：单击“常用”工具栏上的保存按钮快捷键：Ctrl+SF12另存为打开演示文稿菜单栏：文件打开工具栏：单击“常用”工具栏上的打开按钮快捷键：Ctrl+O,回目录,第二十一课 powerpoint幻灯片的编辑：选定文本：拖动法加选法全选法删除文本剪切文本复制文本撤消和重做,回目录,补充内容：选取的快捷键可以利用键盘选取文本；Shift+Home 将选定内容扩展至行首；Shift+End将选定的内容扩展至行尾；在左侧大纲方格中按Ctrl+A键选中所有幻灯片；按Shift?选中左边的文字；按Shiftà选中右边的文字；按CtrlShift?选中英文单词的第一个字符；按CtrlShiftà选中英文单词的最后一个字符。,回目录,第二十二课 幻灯片格式设置幻灯片格式:选定文本格式字体(字体、字形、字号、效果等)或格式工具栏利用格式刷复制格式：选择需要复制格式的文本或段落，单击格式刷，在需要运用格式文本或段落上单击或拖动即可双击格式刷，可以对多个文本或段落复制相同的格式，要取消则再次单击格式刷或按ESC即可复制格式是Ctrl+Shift+C，粘贴格式是Ctrl+Shift+V。撤消格式是CtrlShiftZ,回目录,第二十二课 幻灯片格式项目符号与编号：菜单栏：格式项目符号与编号格式工具栏：项目符号、编号缩进量：增加缩进量：格式工具栏上的“增加缩进量”按Tab键减少缩进量：格式工具栏上的“减少缩进量”按Shift+Tab键对齐方式：对齐方式：字体对齐方式：,回目录,第二十二课 段落格式：行距：对齐方式：换行：更改大小写：选定文本格式更改大小写插入图片等插入图片、艺术字、自选图形、文本框等,回目录,第二十三课 演示文稿的修饰背景格式背景在幻灯片中右击背景幻灯片设计格式幻灯片设计任务窗格幻灯片设计幻灯片版式格式幻灯片版式任务窗格幻灯片版式幻灯片视图视图普通视图 大纲视图 幻灯片放映 幻灯片浏览,回目录,作业:1.制作一份幻灯片模板(.pot)2.设置如当前类似的母版3.制作一本相册4.设计一份贺卡5.把三节课的笔记整理,制作一份PPT笔记,第二十四课幻灯片母版:视图母版幻灯片母版、讲义母版、备注母版模板：文件新建在窗口右边出现新建、模板、最近所用模板保存模板：文件另存为保存类型为pot幻灯片放映：幻灯片放映：F5设置幻灯片放映方式：排练计时录制旁白动作按钮,回目录,设置动画：动画方案自定义动画幻灯片切换幻灯片切换自定义放映页眉和页脚：视图页眉和页脚,回目录,第二十五课网络知识什么是网络共享如何架设网络共享邮件处理邮箱应用Outlook ExpressFoxmail常用软件压缩软件看图软件下载软件阅读软件,回目录,预祝大家学业顺利！谢谢,回目录,