施工企业工程项目签证索赔工作指引(代管理办法).docx

精选优质文档-倾情为你奉上集团公司工程项目签证、索赔工作指引（代签证索赔管理办法）第一章 总则第一条 目的为进一步规范、加强集团公司项目签证、索赔管理，确保项目合法权益的实现及有效地控制工程项目成本，制订本工作指引。第二条 适用范围本工作指引适用于集团公司所有工程项目的签证、索赔管理。 第二章 组织机构及管理职责第三条 公司总部负责公司项目签证、索赔管理体系的建设，负责对集团公司所属各单位签证、索赔工作的监督、检查，负责重大签证、索赔策划的指导工作。公司总部的签证、索赔工作由分管副总经理（副总裁）领导，成本中心负责日常工作，各职能部门配合。第四条 区域公司2.4.1区域公司主管成本的总（副）经理：是本单位的签证、索赔工作的责任领导，负责公司签证、索赔的协调、监督和指导工作，负责重大签证、索赔的决策工作。2.4.2成本部：作为本单位签证、索赔的责任部门，负责签证、索赔的监督、检查、指导工作，负责组织项目重大签证、索赔的策划工作，负责本单位各项目签证、索赔的成效评价，负责对项目签证、索赔工作进行考核。2.4.3市场部：负责本单位签证、索赔事宜在商务洽谈中的关系协调工作。2.4.4工程部：负责签证、索赔事项的技术和前期工作，对发生的签证、索赔事项负有组织、论证、知会、协调的责任，对所辖各分公司、项目部进行监督、检查、指导。第五条 项目部2.5.1 项目经理：为项目签证、索赔工作的第一责任人，组织项目各部门完成项目对业主的签证、索赔、业主提出的索赔、分供商提出的签证、索赔及对分供商的索赔工作，并负责签证、索赔申请费用的审批确认。2.5.2 项目技术负责人：负责组织落实对业主的签证、索赔，业主提出的索赔，分供商提出的签证、索赔事件确认及相关资料和费用审核、技术分析；负责组织对业主索赔、分供商索赔的技术回复工作。2.5.3 项目商务经理：负责依据合同组织对业主签证、索赔费用的申报、确认和对分供商签证、索赔费用审核工作；负责对分供商提出的签证、索赔费用的审核确认工作。2.5.4 项目成本专员（资料专员）：负责对业主的签证、索赔，业主提出的索赔，分供商提出的签证、索赔，对分供商的索赔的基础资料的收集整理、分析、费用计算、资料传送，及时向项目商务部门和主管领导汇报，确保签证、索赔资料的完整性、准确性、有效性；负责对分供商索赔费用的计算工作；协助项目商务部门做好索赔费用确认工作；负责签证、索赔事项的跟踪办理工作。2.5.5 项目技术专员：负责提供签证、索赔所需技术支持资料并进行技术资料的收集、分析。 2.5.6 项目法务顾问或法务人员：负责对签证、索赔资料的时效性、完整性、合法性进行审核确认。第三章 对业主的签证索赔管理第六条 签证内容3.6.1现场经济签证，包括:(1)零星用工。施工现场发生的与主体工程施工无关的用工，如定额费用以外的搬运拆除用工等；(2)零星工程；(3)临时设施增补项目；(4)隐蔽工程签证；(5)窝工、非施工单位原因停工造成的人员、机械经济损失或工作量增加等，如停水停电，业主材料不足或不及时，作业现场未移交彻底造成不具备施工条件，设计图纸修改等；(6)材料设备价格认定。合同约定需要认定价格的材料设备和可调价格材料设备，需要在施工前确定材料设备的价格；(7)其它需要签证的费用。3.6.2工期签证，包括：停水、停电签证；非施工单位原因停工造成的工期拖延。第七条 费用调整项目实施过程中的签证及索赔所发生的成本需要在月度及季度建造合同内及时调整；不允许出现发生大量变更而不予调整整体成本的情况。签证及索赔只有得到业主书面确认收入后，项目部方可在总合同内及时调整项目总预计收入。第八条 项目部的管理要求3.8.1 在项目实施运作前，应针对项目业主及合同状况，明确对业主签证、索赔办理流程，明确责任部门及责任人。（参考附件一：对业主签证办理流程、附件二：对业主索赔办理流程 ）3.8.2 项目部在实施前应对项目合同、项目实际状况进行详细分析，列出可能引起对业主签证、索赔的事项。并在项目实施过程中不断进行修订完善。3.8.3 按照项目部的职能和签证、索赔授权权限办理签证、索赔，超越授权范围的应及时上报上级公司。第九条 向业主签证、索赔的工作要求3.9.1 在签证、索赔事件发生后，相关责任人应及时向项目经理或授权委托人报告，项目经理根据签证、索赔事项牵头组织项目部班子成员及相关人员收集整理资料，并根据需要召开策划会，分析并提出经项目部评审的合理的签证、索赔报告。3.9.2 按照“一事一签，当月结清”原则，严厉杜绝超过合同约定的办理时限。在签证、索赔事件发生后，项目部应及时找业主或监理相关人员办理签证、索赔单签字，包括核实工程量、准备相关照片或影像等证明资料的确认，并做好相关费用的申报及确认工作，做到一事一签，当月结清。3.9.3 签证、索赔费用申请报告的主要内容：（参考附表四：签证索赔费用申报表）签证、索赔申请、事件陈述（叙述变更过程、不可抗力情况及对方失误等）、签证、索赔理由（可作为签证、索赔依据的合同条款、法律法规等依据）、签证、索赔明细表（将签证、索赔总额细分、编号，每一条目写明签证、索赔内容的名称和签证、索赔额）、签证、索赔时间详述、签证、索赔事件结论、合同细节和事实情况、分供商对我方的签证、索赔文件（如有）、工期延长的计算和损失费用的估算。3.9.4 签证、索赔计算3.9.4.1 签证、索赔的计算根据具体事件内容，包括费用计算和工期计算，由项目部组织相关部门依据合同约定、事件发生状态、造成的损失、对其它工作的影响以及双方认可的其它因素，进行费用和工期签证、索赔计算。3.9.4.2 为了提高签证、索赔的成功机会，计算应包含对应的经济补偿额度和（或）工期顺延时间具体的计算方法和过程，应包括签证、索赔总额和各分项签证、索赔额的详细计算。3.9.5 签证、索赔证据3.9.5.1 签证、索赔证据应保证及时、真实、全面、关联并具有法律证明效力。证据的取得及提出应当及时，符合合同约定，并确实在实施合同过程中存在和发生；对签证、索赔申请涉及的理由、事件过程、影响、索赔数额等都应有相应证据，并应当能够互相说明，相互具有关联性，不能互相矛盾；证据一般应是书面文件，有关记录、协议、纪要应是双方签署的；工程中重大事件、特殊情况的记录、统计应由合同约定的发包人现场代表或监理工程师签证认可。3.9.5.2 签证、索赔证据包括招标文件、合同、各类记录文件、变更指令、信函、通知等。（参考附件五：对业主分包现场签证索赔资料清单）3.9.6 签证、索赔申请发出后,项目部责任部门负责保存该事件的同期记录,并有专人负责签证、索赔申请的追溯工作，直至解决。在签证、索赔办理中，要注意签证、索赔单办理的时效性和合理性；3.9.7 项目部须设置专人负责项目签证、索赔的资料管理工作，包括收集整理资料、建立完整台帐等。所有签证、索赔基础资料必须保留原件并保存完好，在项目完工后存档备查，项目的相关人员工作关系发生变化时，基础资料应一并移交。3.9.8 如遇复杂或重大签证、索赔事件发生，项目部须提交书面报告至上级单位；对于争议较大不能解决的索赔，由上级单位组织成立签证、索赔小组进行接洽、谈判。必要时报请集团公司相关部门配合实施。 第十条 业主提出的索赔工作要求3.10.1 对项目履约过程中，由于我方原因业主提出索赔，项目部在接到索赔通知后，项目经理根据索赔事项牵头组织项目部班子成员及相关人员收集整理资料，召开索赔事件策划会，分析提出经项目部评审的合理的回复报告，并在合同约定时限内回复。3.10.2 如遇复杂或重大索赔事件，项目部须提交书面报告至上级单位；对于争议较大不能解决的索赔，由上级单位组织成立索赔应对小组进行接洽、谈判。必要时报请集团公司相关部门配合实施。第四章 分供商的签证、索赔管理第十一条管理要求4.11.1 公司应加强项目分供商签证、索赔工作进行指导，定期对项目进行签证、索赔工作检查及成效的考核；对于超出权限、无理由或不合理给分供商办理签证的责任人，应根据所签出的签证单涉及费用，对责任人实施经济处罚，情节严重的要承担相应的法律责任。4.11.2项目部依据职能和授权权限对分供商办理签证索赔。4.11.3 在项目实施运作前，应针对项目状况，明确分供商签证、索赔办理审批流程，明确责任部门及责任人（参考附件六：分供商签证索赔办理流程、附件七：分供商工程签证单）。4.11.4 对分供商在履约过程及结算中提出的索赔，确实由于我方原因造成的，应尽量降低赔偿费用。4.11.2.5 对于分供商提出的索赔非我方原因造成，应及时收集证据资料向业主或第三方提出索赔，必要时会同分供商一起实施索赔工作。第十二条 分供商提出的签证、索赔工作要求4.12.1 分供商办理签证、索赔时须按项目所制定的签证、索赔表格格式认真填写，并附相关说明；签证、索赔单内容完整，包含： 签证、索赔事实发生日期或完成日期、签证、索赔提交日期、执行签证、索赔事实的依据（工程指令等、包括口头指令）；签证、索赔事实及完成情况简述；涉及经济或工期索赔的数量或天数（数量应有逻辑关系清晰的计算式）。4.12.2 分供商提出的签证、索赔单须有责任工程师、现场经理（或工程部经理）、项目商务经理、项目技术负责人、项目经理的签字认可。4.12.3 在项目实施中，严格控制分供商提出的签证、索赔应严格按照合同办理，合同中已经约定的内容不能以签证形式出现，造价包干内容原则上不再签证；分供商提出的签证、索赔单必须在合同约定时限内提交，分供商逾期提交，而又无法说明签证、索赔事实及完成情况的，应视为无效签证、索赔； 。4.12.4 分供商提出的签证、索赔避免以点工或台班计算。如确需以点工或台班计算，应具体说明工作量情况、工人施工起止时间及人数、机械设备运转时间及数量，否则不予办理。4.12.5 分供商提出的签证、索赔的审核依据包括分供商合同、会议纪要、工程指令、施工任务书以及实际施工情况等（参考附件五：对业主分包现场签证索赔资料清单）。12.6 所有资料均要求签字齐全、有效，未签字确认及签字不齐全的资料不能作为签证、索赔的结算依据；签证、索赔资料要求保留原件，涂改后的签证、索赔及复印件不得作为结算依据。4.12.7 项目部宜设专人负责项目签证、索赔的资料管理工作，包括收集整理资料、建立完整台帐等。所有签证、索赔基础资料必须保留原件并保存完好，在项目完工后存档备查，项目部相关人员工作关系发生变化时，基础资料应一并移交。4.12.8 对于性质重要、金额对成本影响较大的分供商提出的签证、索赔，项目部应及时上报上级单位，由上级单位组织实施签证、索赔工作。第十三条 对分供商的索赔工作要求对分供商履约过程中出现的违约行为，造成我方或第三方损失的，要及时收集证据资料，按分包分供合同约定对分供商提出索赔。第五章 附则第十四条 签证、索赔表单样本宜先向业主、监理索取，业主、监理无样本时采用附件样本。第十五条本工作指引由集团公司成本中心负责解释。第十六条本工作指引自下发之日起执行。附件一：对业主签证办理流程附件二：对业主索赔办理流程附件三：签证索赔费用申报表附件四：对业主分包现场签证索赔资料清单附件五：分供商签证索赔办理流程附件六：分供商工程签证单附件七：可能发生的签证索赔事项索引附件一：对业主签证办理流程流程结束工程部办理签证单，确认工作内容向相关部门交底成本部组织签证费用申报商务经理、项目经理签字审核报送业主方审批成本部跟踪并催办签证费用审批存档1. 工程部计算工程量、工期2. 成本部确认单价、费用流程结束进入索赔流程签证是否成功事件发生事件与费用不能同时确认工程部门提出签证意向事件与费用不能同时确认成本部门核定是否属于签证范围事件与费用不能同时确认附件二：对业主索赔办理流程1. 工程部计算工程量、工期2. 成本部确认单价、费用商务经理、项目经理签字审核报送业主方审批成本部跟踪并催办索赔审批索赔成功存档是否继续索赔索赔是否成功成本部组织索赔费用申报流程结束判断索赔难易程度简单索赔，由项目部再次向业主申报复杂索赔报上级部门流程结束索赔事件发生现场工程师提供索赔工程与技术资料商务经理拟定索赔申请附件三：签证索赔费用申报表签证索赔费用申报表 事项签证（索赔）表格编号 工程名称标段施工部位签证（索赔）事由及原因：附相关资料及计算说明书： 承包人（章） 承包人代表： 年 月 日审核意见： 监理工程师 日 期 审核意见： 发包人（章） 发包人代表 日 期 附件四：对业主、分包签证索赔资料清单序号对业主准备的资料审核分包资料的依据一招标文件、施工合同及承诺书1承包合同、招标文件、招标答疑、中标通知书、补充协议、招标图纸及招标期间往来函件分包/分供合同、招标文件、招标答疑、中标通知书、补充协议、招标图纸及招标期间往来函件2投标书、投标方案、投标承诺分包/分供商投标书、投标方案、投标承诺3业主方的承诺资料分包方的承诺资料二洽商变更及指令1设计变更通知书、洽商变更、图纸会审记录、变更图纸设计变更通知书、洽商变更、图纸会审记录、变更图纸2业主/监理指令、委托书总包方指令、委托书三信函、会议纪要1与业主/监理往来信函、工程指令、通知、答复等施工中往来信函、工程指令、施工任务书及现场签证单等书面函件2会议纪要 会议纪要四其他资料1双方（或三方）确认的材料、费用签认资料双方确认的材料、费用签认资料2施工日志，照片施工日志、工地交接班记录，照片等影像资料3气象报告气象报告4发包人认可经批准实施的施工组织设计及施工方案；施工进度计划和实际施工进度表；工程图纸、技术规范经批准实施的施工组织设计及施工方案（包括配筋单）5设计交底记录6签证单、工程量计算底稿等证据资料签证单、工程量计算底稿等证据资料7工程送电、送水、道路开通、封闭的日期及数量记录：工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期记录8工程验收报告及各项技术鉴定报告9工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据；工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据；10施工现场工程文件；国家法律、法令、政策文件等。施工现场工程文件；国家法律、法令、政策文件等。附件五：分供商签证索赔办理流程总包现场工程师进行测量、检验测量记录，核实事实商务经理组织审核分包资料商务经理、项目经理签字审核资料存档向分供商派发签证索赔批复单是否超过授权范围商务经理判断是否属于签证范围流程结束向相关部门交底报上级单位主管部门审批商务经理回复，流程结束1. 工程部计算工程量、工期2商务经理确认单价、费用分供商签证索赔事件发生分供商签证提供索赔申请接收申请函件附件六：分供商工程现场签证单分供商工程签证单表格编号工程名称 工程部位 时间 签证内容注明：签证内容、原因附件资料：分包商注明：项目经理签字分供商盖章日期申报金额审定金额现场管理人员注明责任方现场管理人员签字： 日期： 工程经理签字： 日期： 商务经理签字： 日期： 项目经理签字： 日期： 备注：上表签证项目应尽量详细，可另附图纸或其他文件说明。附件七：签证、索赔事项索引序号签证项目工期费用索赔原因1甲方交图签证延期交图或份数不足2施工遇紧急情况的签证处理紧急情况3施工组织设计签证调整施组4委托施工图设计签证新增合同内容5延期开工签证延期开工6甲方暂停施工签证甲方暂停施工7工期延误签证工期延误8工期提前签证工期提前引起的抢工费9隐蔽工程验收签证造成损失责任方负责10重新检验签证责任方负责11工程试车签证责任方负责12安全保护措施签证评定是否新增内容13危险施工安全防护措施签证评定是否新增内容14价款调整签证按合同执行15工程量计量签证按合同执行16乙方同意延期支付价款签证按合同执行17乙方停工签证（通知）按合同执行18甲供料交料签证交料时间及质量19乙方采购材料及代用材料签证代用材料价差20合理化建议的费用分摊及收益分享签证按合同执行21确定变更价款签证按合同执行22竣工验收签证按合同执行23甩项竣工签证按合同执行24接受竣工结算资料签证按合同执行25提交索赔资料签证按合同执行26发生不可抗力事件签证按不可抗力原则进行27使用专利技术等申报签证按合同执行28发现地下障碍和文物的保护措施签证按合同执行说明：本索引仅供指导之用，项目管理应根据合同约定具体分析，对签证索赔事项内容及时调整。专心-专注-专业