基于知识管理的办公信息系统解决方案.doc

【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流基于知识管理的办公信息系统解决方案.精品文档.基于知识管理的办公信息系统解决方案一、关于 kOAkOA 是 LKS 系列产品中的核心系统和知识管理解决方案的基础：· 它是支持员工工作的公用信息平台; · 它是管理知识资源的基础设施; · 它是企业创新体系的支撑系统; · 它是决策支持体系的基础; · 它是构建学习型企业的好工具; · 它关注企业知识的沉淀、共享和协作。通过LKS-kOA，可以实现：· 合理整合公司资源，实现系统互连、信息共享，加强沟通与协作； · 可随时随地办公，提高工作效率和质量； · 依靠有效的技术手段，有效降低办公费用开支； · 有效实施企业绩效监控，及时反馈企业经营信息； · 形成健康、积极的文化氛围、增强企业凝聚力。kOA 包含：1. 知识管理平台： 系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。2. 协同工作平台: 将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。3. 激情管理平台从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。4. 企业通信平台: 建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、网络会议、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。5. 信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。6. 行政办公平台: 改变了传统办公室的办公方式，利用网络化的电子办公环境，实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。7. 信息集成平台: 现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，容易形成“孤岛”；kOA系统具备灵活的接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。二、kOA 基本功能1. 经验知识管理 人才流动是不可避免的。但是，技术人才流失会带走技术开发的方法、经验甚至成果；营销人才的流失会带走客户信息，客户进攻的方法和经验；管理人才流失带走的是管理的方法、经验。最终，人才流失带走的是投资者的投资。这些方法、经验、信息的损失是企业经营的最主要风险之一。显然，管理这种风险，弱化这种风险就是要把人才在工作中掌握的经验、方法、信息都沉淀下来，管理起来，让大家共享，让新来的员工迅速掌握并成为企业人才。实际中，kOA通过知识沉淀与共享的方式， 用“案例管理”、“工作总结”、“知识文档”来分别实现这些目标。企业的竞争是人才的竞争，具体而言是企业员工素质的竞争。要使企业工作质量得到保障，员工的技能素质是关键。而员工的技能素质取决于员工能否快速获取知识。所以向员工快速传播知识是提高工作质量的关键所在。蓝凌LKS-kOA通过知识地图与知识查询，用知识地图、专家网络来实现上述目标。2. 规范协作管理 “效率”一直是管理者追求的重要目标。要求工作者在一定的条件下尽可能好尽可能多地顺利完成任务。达到所要求的效率指标并非易事，企业中的工作过程都是由由一系列工作环节组成，要在每一个环节不遇阻力，只有首先遵循前人总结的规章制度行事，才能少遇红灯；另一方面各环节也潜伏着不少的障碍，这些都会严重影响工作效率。沉淀员工以往总结的经验、教训和办事方法等，优化工作流程并遵循之，将事半功倍；通过沟通及时发现障碍，暴露问题，通过协作，跨越障碍，解决问题，这些才是提高工作效率的最有效途径。 kOA系统通过规范协作管理，用“规范制度”“任务分派”“审批流程”“项目协作”来实现这一目标。3. 行政办公管理 新一代OA的核心是知识。较传统OA相比，新一代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。信息和知识是否充分发挥作用，直接关系到企业的创造能力与生产力和企业的直接效益。以知识管理为核心的办公信息系统旨在在现有信息资源的基础上，加强企业的信息的流转，支援企业人员有效获取有用的信息资源，提高工作效率，达到提高企业整体运作效率的目的。在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA 要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。4. 组织文化管理“以人为本”的现代管理模式不仅仅是一句口号，更要落实到实处，其实质就是从企业文化建设着手切实提高员工工作激情情。这样的文化建设实际上是要营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。kOA通过搭建企业文化管理平台，用“内部论坛”、“员工活动”、“文化窗口”、“电子期刊”等来营造良好企业工作氛围。5. KOA系统门户kOA 知识管理系统提供单一入口，输入一次用户名密码就可访问知识管理系统中所有子系统。为各个部门提供个性化的知识管理工作台面，甚至可以做到针对个人的定制。主页维护提供管理员定制系统主页之用。通过本系统，管理员可在一定程度上进行定制主页布局，挂接常用资料，备份主页、恢复主页等操作。系统动态发布文档最新信息、显示论坛最新主题，个人待办事宜等。公司员工通过主页导航到各模块和相应的文档。6. 组织架构与人员管理 LKS 系统采用的是“集中存取、分级管理”的结构模式。“集中存取”表现为数据可以集中存储在数据中心，按读取权限的不同建立不同的逻辑视图。“分级管理”体现在“分级门户、应用模块分级管理、组织架构分级管理”三个方面。组织架构与人员管理按照目录服务的设计原则，符合标准的 LDAP 协议来保证整个企业范围内对组织架构和人员信息的维护一致性。对每个组织架构可以设置部门系统管理员，可以对部门内的员工信息进行管理与授权。7. KOA可选模块 kOA包括以下的可选模块：人事档案、图书管理、考勤管理、固资管理、车辆管理、合同管理、技术支持、ISO文控。8. KOA 扩展系统kOA 包括以下的扩展系统：短信与移动支持、团队协作、实时协作、竞争情报系统。三、KOA 的特点（一）创新管理思想 LKS-kOA是以KM（知识管理）为核心的工作平台，以企业最关心的企业核心利润源为切入点，结合了中国企业的特色，得出要做“对”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，必须借助于kOA来提高员工工作能力、工作效率和工作热情，从而提升企业整体竞争力，提高企业核心利润源。管理组织特点:LKS-kOA 作为一种工作平台，以知识管理为核心，就必然少不了管理的组织结构。蓝凌 LKS-kOA 在整体的策划、设计过程中，结合中国特色各类企事业的组织结构模型，设计了具有针对性的管理组织方案，使LKS-kOA更为实用有效。管理推进特点：为了保障系统的合理性、有效性、可行性，更有力的提高企业的整体素质，LKS-kOA产品同时包含了管理推进的运行机制、知识明晰机制、参与绩效机制、参与奖惩机制等各种机制。（二）产品技术特性 1、实用性：LKS-kOA 将抽象的知识管理理论与具体的IT技术和平台相结合，最具实用性。系统采用纯WEB交互界面，以单一登陆、统一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个企业信息通道。简洁的用户界面，使得产品操作简单、易学易用。除了浏览器界面外，支持手机短信、WAP等移动办公。模块化结构，同时各个子系统通过核心服务模块实现无缝集成。2、开放性及个性化：LKS-kOA 是一个完全开放的产品。它不仅具有跨平台的特性，而且还可以和各种企业内部系统相连接，保证用户系统向电子商务的过渡和扩展。LKS-kOA还可以根据应用的不同要求进行个性化的定制。支持标准的Internet通信协议,包括:IP/HTTP、SMTP/POP3/IMAP/MIME、LDAP/X.509、SQL/JDBC、CORBA/IIOP、XML等等。3、安全性：LKS-kOA根据底层系统平台和应用层的各种权限设置，具有完善的安全授权和行为轨迹机制，可以安全的连接到各种标准的应用服务系统，满足用户系统的各项安全。利用操作系统和数据库提供的强大的多层安全机制以及记账功能，跟踪并记录所有用户对各个数据库的各种操作。基于角色的安全管理策略，与LDAP目录集成，实现一次登录，可以实现与动态密码的集成。4、可扩展性：LKS-kOA 作为一个单一系统存在的同时，可根据用户的需求，自由的选择和扩展商务应用。作为子系统使用时同样支持与其它系统的无缝连接。5、分级管理：业界独特的“数据集中、管理分布”的逻辑架构，特别适合于分支机构众多、组织架构复杂和高速扩张的企业应用环境。6、KOA的系统需求服务器端软件需求：IBM Lotus Domino R5/R6，IBM Websphere Portal Server。7、支持多平台：LKS-kOA 系列产品的跨平台特性是突出的，可以运行在以下三类平台上：a、工业标准平台：基于Intel结构的Windows体系平台(IA平台)；b、UNIX 开放平台：包括SUN、IBM、HP和Linux等开放系统；c、IBM 专用系统：如AS/400和S/390等IBM高端专用平台上。四、成功案例 kOA 在房地产业的应用重庆龙湖置业发展有限公司是西南地区最大的房地产企业之一。公司凭借一贯的创新精神及专业开发优势，以其准确的市场定位、超前的规划设计以及优质的物业管理，在业内树立了良好的企业品牌形象。 重庆龙湖公司是一个管理投资型企业，以组织调动各种社会资源，如设计、施工、材料设备分供商等资源，有效有机地整合资源， 使之发挥市场的效益，以达到开发产品及服务的成本和进度以及质量的控制能力，从而将开发和管理的模式复制到其它项目的开发建设中。龙湖置业在知识共享、积累方面拥有较好的管理基础，主要由于信息建设起步较早，在逐步发展过程中， 其信息系统虽已基本覆盖公司运作的大部分领域。但同时也正因为这个原因，缺乏统一的规划和相应的技术跟踪与系统升级， 导致信息的割裂，多种技术域支撑平台的并存，以及一些主要的信息系统技术老化和设备的落后，对系统的维护和知识共享平台的建设也造成了一定的困难。为此，龙湖置业大规模推进信息化建设，制定了IT规划，并决定将知识管理作为整个公司信息办公系统的核心。 蓝凌在协助龙湖置业在完成基于知识管理的办公平台（LKS-kOA包括知识沉淀、协作及交流管理，信息通报与发布管理和知识库系统） 基础上，将房地产企业管理协作过程中的项目合同起草、会签和审批等关键业务环节的流程管理，以及在业务过程中的知识沉淀、 交流和协作。蓝凌kOA系统将成为龙湖置业项目管理和协作，建立知识型企业的有力工具。