Excel 培训教程 高级应用教程.ppt

Microsoft ExcelMicrosoft Excel 第一讲：基本格式操作。 第二讲：数据与表格安全。 第三讲：图形与图表操作。 第四讲：数据清单管理与查询。 第五讲：公式与函数操作。 第六讲：其它使用技巧。 第七讲：实例讲解。Microsoft ExcelMicrosoft Excel 退出退出第一讲第一讲 第一节：工作表与工作薄的操作。 第二节：页眉页脚与打印设置。 第三节：单元格编辑与数据录入。 第四节：单元格格式设置。 第五节：工作表窗口操作。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第二讲第二讲 第一节：工作薄的只读与打开权限加密。 第二节：保护工作表与工作薄。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第三讲第三讲 第一节：现有数据生成图表。 第二节：图表的组成介绍。 第三节：增加图表数据源。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第四讲第四讲 第一节：数据自动求和与排序。 第二节：筛选与高级筛选。 第三节：数据分类汇总。 第四节：数据有效性。 第五节：组与分组显示。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第五讲第五讲 第一节：认识及创建计算公式。 第二节：认识运算符及应用计算公式。 第三节：函数的类型及调用。 第四节：常用函数使用方法演示。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第六讲第六讲 第一节：输入中的小技巧。 第二节：运算中的小技巧。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录第七讲第七讲 第一节：制作工资表并生成图形化界。 第二节：工资表进行公式操作。Microsoft ExcelMicrosoft Excel返回目录返回目录下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：工作表与工作薄的操作第一节：工作表与工作薄的操作1.简介 在Excel中，“工作簿” 是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。 默认情况下，新建一个工作簿，会产生三张工作表，我们可以对它们进行删减操作。图1图2第一步：在工作表下面的标签页上点右键，展开菜单中选插入（图1），打开新窗口（图2），直接点击“工作表”，确定，建立了一张新的工作表。第二步：在工作表下面的标签页上点右键，点选“删除”，即可删除该工作表。图1下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：工作表与工作薄的操作第一节：工作表与工作薄的操作第三步：在标签页上如双击此标签的名字，则可以更改成任意名称。第四步：在标签页上面右键，选“工作表标签颜色”，（图3）可改变标签页的底色，此功能是在方便区分各工作表。图1图4第五步：鼠标左键选定标签页不放，拖动可对此工作薄中的任意工作表进行排序。第六步：在标签页上点选右键，选“移动或复制工作表”，在展开的菜单中选“建立附本”，打上勾，（图4）则可复制一份一样的当前选定工作表。图3下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：页眉页脚与打印设置第二节：页眉页脚与打印设置1.Excel中页眉页脚与Word中不一样，我们设置好页眉页脚后，在实际的工作表编辑页面中是看不到的，只有在打印预览可看到。图5第一步：文件页面设置页眉页脚，（图5）在里面插入需要的内容以及自动图文集。第二步：设置打印区域，先用鼠标框选需打印的区域后，然后点文件打印区域设定打印区域。第三步：取消打印区域，鼠标选定全部单元格文件打印区域取消打印区域。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：单元格编辑与数据录入第三节：单元格编辑与数据录入1.单元格内容数据的填充方式:选定源单元格编辑填充（向上，向下，向左，向右，序列填充）2.单元格内容数据的清除方式：选定源单元格编辑清除（全部，格式，内容，批注）3.单元格行、列的隐藏：单击要隐藏的行或列中任意一单元格格式行（或列）隐藏取消则选定整张工作表单元格格式行（或列）取消隐藏4.特殊字符的输入:像一些如“,”等，需按此方法输入:先输入“(”，再输入“C”，再输入“)”,回车，则自动更正为“”符号。（注意：在进行此操作时，输入法要改为纯英文输入法）下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：单元格编辑与数据录入第三节：单元格编辑与数据录入4.工作表的隐藏与显示:切换到需隐藏的工作表格式工作表隐藏（取消隐藏）当隐藏了多张工作表后，在点取消隐藏时，会弹出菜单列表，可选择单张表进行恢复。（图6）下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：单元格编辑与数据录入第三节：单元格编辑与数据录入5.工作表的背景设定:格式 工作表 背景（删除背景）。（图6）此背景设定后，整张工作表的所有单元格会全部套用，取消背景，则所有全部取消。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：单元格编辑与数据录入第三节：单元格编辑与数据录入6.拼音指南的使用方法:选择需注上拼音的汉字右键 编辑拼音字段 录入拼音。（图7）当录入完成后，并不会看到有拼音出现，则还需下一步操作：选择录入过拼音的单元格格式拼音指南显示或隐藏。实际显示图。图8图7下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第四节：单元格格式设置第四节：单元格格式设置1.Excel中，调节单元格的格式主要对像为数值类的。图9第一步：选定需调格式的单元格右键设置单元格格式，展开设定选项卡（图9）图102.数字选项卡中各分类的设定。数值：可以设定对所输入的数字自动加上千位分隔符，补上小数点及点后位数。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第四节：单元格格式设置第四节：单元格格式设置货币：可以对所输入的数字自动加上各国货币符号，补上小数点及点后位数。日期时间：对所输入的数字自动变更成对应的日期时间格式，可以是中英时间格式。文本：变更此格式后，此单元格内任何数值将输入的是什么格式，显示则为什么格式，不会接受Excel的自动格式变更。自定义：当需要让输入单元格的数值在不足多少位，前面补零的这种情况下适用。（如此单元格需要显示5位数值，但实际数值只有3位，应用自定义格式后，会自动在此数值前面加上两个0，以补齐5位。）3.对齐选项卡中的各项设定：文本对齐方式：分为水平，垂直。文字方向：可任意角度调节。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第四节：单元格格式设置第四节：单元格格式设置自动换行：在Excel中，当输入的内容超出了此单元格后，默认会覆盖到后面的单元格上面。当勾选此项后，再次输入超出单元格会自动在单元格内另起一行。缩小字体填充：当输入的内容超出此单格后，它会按照单元格本身大小再进行字体的缩小，以达到单元格适合的宽度，（注：此功能不能和“自动换行”并用。）4.字体选项卡中的设定：删除线：可以达到此类效果：删除线上下标：设定的字体可缩小到单元格偏上或偏下。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第五节：工作表窗口操作第五节：工作表窗口操作1.多个窗口的排列：（图11）当打开两个或以上表格后窗口重排窗口（平铺，水平，垂直，重叠）便于多个表格的内容可以全部浏览到。2.并排比较：（图12）同以上操作步骤，便于两个内容非常相似的表格间进行数据的校对。图11图12返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第五节：工作表窗口操作第五节：工作表窗口操作3.隐藏窗口功能：选定需隐藏的窗口窗口隐藏（或取消隐藏）此功能与上一节讲到的格式中工作表的隐藏不同，此功能是针对于整个工作薄来进行操作，而上一节的是针对于单个工作表进行操作的。4.冻结窗格功能：此功能应用于一些很长的数据表格，一屏显示不下，需拖动滚动条来显示后面内容，但最开始的一些内容又必须同时显示的情况下。选定需开始冻结的行或列窗口冻结窗口。则从选择行或列到最前面的数据都将被冻结显示，当拖动滚动条显示后面内容时，前面被冻结的部分则显示不变。5.拆分窗口功能：此功能把同一表格分为两个独立的窗口来进行操作，但数据源为同一数据，操作后的结果也是相同的。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：工作薄的只读与打开权限加密第一节：工作薄的只读与打开权限加密1.第一步：文件另存为工具常规选项（图13）展开保存选项（图14） 输入打开或修改权限密码 确定 再次弹出输入确定密码框 再次输入 保存。第二步：说明打开权限密码：设定后此文档只有输入正确的密码方可打开查看内容或更改。修改权限密码：设定后此文档只有输入正确的密码方可对内容进行修改，否则只能以唯读权限查看。建议只读：当设定此项后，在你输入了正确的密码可进行修改时，会弹出提醒窗口，询问是否要更改内容，否则以只读打开（图15）。图13图14下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：工作薄的只读与打开权限加密第一节：工作薄的只读与打开权限加密第三步：在工具选项中的设定可达到同样功能：工具 选项 安全性（图16）。图15图16下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：保护工作表与工作薄第二节：保护工作表与工作薄1.保护工作表：工具保护保护工作表展开如下内容（图17）保护：勾选“保护工作表及锁定的单元格内容”，在“取消工作表保护使用的密码”处输入密码，在以下允许变更的用户行为上勾选保护工作表后允许的一些操作，确定。当用户在保护的工作表内进行没有允许的操作，程式就会弹出警告对话框，不允许用户再次操作（图18）。图17图18取消保护：工具保护取消保护工作表输入先前设定的密码确定。返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：保护工作表与工作薄第二节：保护工作表与工作薄2.保护工作薄：工具保护保护工作薄选结构或窗口输入密码确定（图19)结构：勾选后，此工作薄中的所有工作表不能进行增加与删减操作。窗口：勾选后，此工作薄中所有窗口不能进行窗口的排列，拆分与冻结操作，不能进行窗口的放大，缩小等操作。图19下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：现有数据生成图表第一节：现有数据生成图表1.利用Excel 提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异。 为了制作公司年度销售图表。请按下列步骤进行操作 ：第一步：用鼠标光标选定A2：E7内容（图）。图20图21第二步：单击工具箱中的“图表向导”按钮，进入“图表向导”的第一步操作对话框。 （图21）第三步：参见图 22，在“图表类型”列表中选定一种类型后，从“子图形类型”指定图形的形式，接着单击“下一步”按钮。 进入图表向导后，通过这一步可以选择的类型很多，各类型的图形特点如“子图形类型”窗口中所列，而且通过位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：现有数据生成图表第一节：现有数据生成图表图22注: 若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。此外观若不是您想要的类型，可以重新选定类型。 第四步：在“图表向导”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮，参见图 23。将会看到Excel 默认设置的“系列”产生方式。“系列”就是图表中横坐标的标记方式，在这里就是将季度放置在横坐标下方，即按“行”的方式来产生“系列”。并且立即在此对话框的预览窗中表现出来。 图23下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：现有数据生成图表第一节：现有数据生成图表图24第五步:单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“ 公司年度销售图表” 。分类X轴输入“部门”，数值Y轴输入“销售额”（图25）第六步:单击“下一步”按钮后，在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮,这一步操作将建立一张新的工作表，而且是与前面的工作表分离的图表。若打开“作为其中的对象插入”单选按钮，则将把新工作表(图表)插入在当前工作表中(图26)。 图25下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：现有数据生成图表第一节：现有数据生成图表第七步:最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作薄中的一张的图表出现在屏幕上，参见图 27。 与作为对象插入在当前报表中不同的是，该图表是独立存在于当前工作薄中的，不配属于报表，这一点可以通过单击屏幕左下角处的Sheet 1标签来证实。此时，位于该标签的左旁将是图表的标签，您可以试一试作为对象来插入图表，并看一看此处的标签排列情况。 图26图27下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：现有数据生成图表第一节：现有数据生成图表图表示范列:图28图29百货食品五金家电维修一季度二季度三季度四季度0100200300400500600700800900销售额部门Excel公司销售情况一季度二季度三季度四季度时间份额比例29%27%24%20%一季度二季度三季度四季度销售情况雷达图05001000一季度二季度三季度四季度百货食品五金家电维修图30下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：图表的组成第二节：图表的组成1.图表各组成图：图31图表标题图例Y数值轴X分类轴数据源图表区绘图区返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：增加图表数据源第三节：增加图表数据源1.当一份数据图表做好后，它的数据源发生了变更，如新增了一些数据等，我们也需要同时更新它的图表。2.在添加完数据后，在原图表上点右键（图32），选“源数据”，展开如图33菜单。重新选择“数据区域”，完成。图32图33下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：数据自动求和与排序第一节：数据自动求和与排序1.自动求和：第一步：如图34，我们要进行自动求和运算，首先光标要选定到需存放运算结果那一空白单格，然后点击工具栏上面的“E”自动求和按钮，显示出如图35所示。图34图35第二步：回车后，得出此行运算结果，选定生成结果的单元格，光标移到单元格右下角点处，当鼠标变成“+”字型时，按住鼠标左键不放，往下拖动，得出所有行的自动求和结果。（图36）下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：数据自动求和与排序第一节：数据自动求和与排序图362.排序：第一步：选择需排序的数据列或行数据排序展开如图37提示菜单第二步：选“扩展选定区域”，（如不选此项，则所排序只对当前选定列或行）第三步：选“排序”子菜单，进入（图38）图37下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：数据自动求和与排序第一节：数据自动求和与排序第四步：在排序子菜单中，可进行详细设定，可分为三级关键字段进行。1.主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。2.次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项，就将按次要关键字来排序重复的部分。图38图39下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：数据自动求和与排序第一节：数据自动求和与排序3.第三关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项，就将按第三关键字来排序重复的部分。4.有标题行在数据排序时，包含清单的第一行。5.无标题行在数据排序时，不包含清单的第一行。按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为： 1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。 2.文字和包含数字的文字，其顺序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & ( ) * + , - . / : ; ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 第五步：也可以工具栏上面点选“升序排序”“降序排序”，图标，进行快速排序。（图39）下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选 若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。Excel 提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。1.自动筛选：第一步：参见图40，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。 图40下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选 此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图41所示，自动筛选就将通过它们来进行。第二步：通过图41所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。 例如，这一步操作用于指查看工资额为800元的员工，操作结束后，它就会显示在屏幕上，如图42所示，这就是自动筛选的结果。 注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。 图41图42下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选高级筛选： 使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能，在工作表的数据清单上方，至少应有三个能用作条件区域的空行，而且数据清单必须有列标。“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域，可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据，它包含一个条件标志行，同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域，就可以按下列操作步骤来进行高级筛选： 步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标，然后单击常用工具栏中的“复制”按钮，参见图16，或者按下键盘上的Ctrl C组合键。接着参见图43，选择条件区域第一个空行里的某个单元格，然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的Ctrl V组合键。图43下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选高级筛选： 使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。为了使用此功能，在工作表的数据清单上方，至少应有三个能用作条件区域的空行，而且数据清单必须有列标。“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域，可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据，它包含一个条件标志行，同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域，就可以按下列操作步骤来进行高级筛选： 步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标，然后单击常用工具栏中的“复制”按钮，参见图16，或者按下键盘上的Ctrl C组合键。接着参见图43，选择条件区域第一个空行里的某个单元格，然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的Ctrl V组合键。图43下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选步骤二、在条件区域中输入筛选条件，如图44所示。 图44步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令，进入图45所示的“高级筛选”对话框。步骤四、参见图46，单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后，单击选定条件区域中的条件，然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框，最后单击“确定”按钮，结束操作。 图45下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：筛选与高级筛选第二节：筛选与高级筛选 在“高级筛选”对话框中进行操作时，若筛选后要隐藏不符合条件的数据行，并让筛选的结果显示在数据清单中，可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置，则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左上角，从而设置复制位置。注意：在“高级筛选”时，可以将某个区域命名为Criteria。此时“条件区域”框中就会自动出现对该区域的引用。也可以将要筛选的数据区域命名为Database，并将要粘贴行的区域命名为Extract，这样，Excel 就会让这些区域自动出现在“数据区域”和“复制到”框中。图46下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：数据分类汇总第三节：数据分类汇总 通过使用Excel“数据”选项卡的 “分类汇总”命令，可以自动计算列的列表 (列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。)中的分类汇总和总计。 “分类汇总”命令还会分级显示 (分级显示：工作表数据，其中明细数据行或列进行了分组，以便能够创建汇总报表。分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。)列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。（图47） 图47下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：数据分类汇总第三节：数据分类汇总第一步：确保每个列在第一行中都有标签，并且每个列中都包含相似的事实数据，而且该区域没有空的行或列 第二步：选择该区域中的某个单元格。 第三步：在“数据”选项卡上，单击“分类汇总”。将显示“分类汇总”对话框。第四步： 1.在“分类字段”框中，单击要计算分类汇总的列。在上面的示例中，应当选择“运动”。 2.在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。 3.在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。4.如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。5.若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。在上面的示例中，应当清除该复选框。6.(可选)通过重复步骤一到步骤四，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第四节：数据有效性第四节：数据有效性步骤：数据有效性1.设置2.输入信息3.出错警告4.输入法模式图48返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第五节：组与分组显示第五节：组与分组显示1.如下图所示，我们可以应用此功能在一些记录型Excel档中。图492.操作步骤：先在左边选中需合并隐藏的一些栏位数据组及分级显示组合（或取消组合）下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式1. 认识计算公式：认识计算公式： 在Excel中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。在前面的课程中，讲到的自动求和就使用了这样的公式，在下图中，若单击显示工资额总计的单元格-D10，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图 50所示。 图50这里，D10单元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要计算的是单元格D3至D9中各数值的和，其值将显示在D10单元中。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式 公式的应用法则呢又是那样的简单！如下面的公式即可将单元格 B4 中的数值加上 25，再除以单元格 D5至E5单元格的数值（图51）。 不过，这一条公式的建立就不同了，不能使用前面的方法来建立，而需要在“编辑栏”中使用编辑的方法。图51注意：如果正确的创建了计算公式，那么在Excel 的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。一旦建立起了计算公式，Excel 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算，也可以使用括号更改运算顺序，而且与小学课程中四则混合运算法则相同。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式 2.创建计算公式：创建计算公式：下面将要为某公司的经营情况创建一张电子报表，并使用计算公式做一些统计，请先按下列步骤进行操作。步骤一、单击屏幕左下角处的Sheet 3标签，然后在A1单元格中开始书写“北京分公司本月收支一揽表”字样，并设置好字体与字号(即字的大小尺寸)，如图 52所示 图52下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式步骤二、在B2、C2、E2、F2单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工资”、“盈利”栏目名称，如图 53所示。接着分别在A3、A4、A5、A6单元格中输入“第一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总结余”项目名。 图53上面建立好了该分公司本月的报表，所要填入的数据资料如下表所列： 部门 收入(元) 每天支出费用（元/天）第一营业部 8000000 50000 第二营业部 7000000 30000 第三营业部 0 70000下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式 下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数据，此后无论什么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化。步骤四、单击F3单元格，选定它后单击编辑框，输入： =B3-C3*30注意：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。 如果输入了一个错误的公式，按下键盘上的Enter键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式，并让您选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入的正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图 54所示。 图54下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式步骤五、选定F4单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B4-C4*30选定F5单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B5-C5*30选定F6单元格后在编辑栏中输入公式：=B6-C6*30此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图 55所示。 图55下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第一节：认识及创建计算公式第一节：认识及创建计算公式步骤六、选定A6单元格，并在编辑栏中输入公式：=E3+E4+E5 图55上述操作完成后，一张电子报表就制作好了。此表的最大特点是可以在变更收入/支出数据后，自动更新“盈利”与“总结余”单元格中的值。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式认识运算符认识运算符 - 由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号(=)开始，位于它之后的就是组成公式的各种字符。其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素操作数，各操作数之间以算术运算符来分隔的，如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运算符。运算符就是这样的一种符号，用于指明对公式中元素做计算的类型，如：加法、减法或乘法。Excel 中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，它们的功能与组成如下所述。1.算术运算符：算术运算符：用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。 图56下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式2.比较运算符：比较运算符：用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。 图573.文本运算符文本运算符这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North & wind，结果将是North wind。下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式4.引用运算符引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。图58注意：如果公式中使用了多个运算符，Excel 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。 下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式应用计算公式应用计算公式-在Excel 中，时常用到的计算与公式示例如下：1.计算收支平衡若要在Excel 中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子表格的一部分，就能创建公式来计算收支平衡。如假设单元格F6中含有上一次交易的余额，单元格D7中含有第一笔交易的存款总数，而单元格E7中含有任意的现金收入额，则要计算第一笔交易的余额，可在单元格F7中输入公式：=SUM(F6,D7,E7) 2.合并“姓”和“名”通过公式能将存储在某一列中的“姓”和存储在另一列中的“名”连接起来，如假定单元格D5包含“名”，单元格E5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“John Smith”）显示全名可输入公式：=D5& &E5要以格式“姓,名”（如“Smith,John”）显示全名则输入：=E5&, &D5下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式3.合并日期与文本使用&（与）文本运算符即能将两个值合并（或连接）为一个连续的文本值。如若要将保存在单元格中的数字、日期或时间值与字符串相连，就可通过TEXT工作表函数(参阅后面的内容)来达到目的。例如，如果单元格F5中含有5-Jun-96这样的一个日期值，那么可以使用以下公式显示文本：时间：5-Jun-96。=时间：&TEXT(F5, d-mmm-yy)4.按百分比增加存储在单元格中的数值还能增长若干个百分点。如假定单元格F5中包含一个初始值，那么下列公式将让其值增长百分之五：=F5*(1+5%)如果百分点数值存储在某单元格中，如单元格F2，还可以使用下列公式：=F5*(1+$F$2)下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第二节：认识运算符及应用计算公式第二节：认识运算符及应用计算公式5.基于单个条件求和如果您不想只对某一行，或者某一列中数据记录求和，那就是要对某一个区域中位于不同行与列的单元格求和了，通过使用SUMIF工作表函数(参阅后面的内容)就能如愿了！如对于区域B5:B25中包含数值Northwind的每个单元格而言，以下公式可为区域F5:F25中相对应的单元格求和。=SUMIF(B5:B25,Northwind,F5:F25)6.基于多个条件求和若要对区域F5:F25求和，而且要以区域B5:B25中所包含的Northwind，区域C5:C25中所包含的Western为条件，就可以使用公式：=SUM(IF(B5:B25=Northwind)*(C5:C25=Western),F5:F25)下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：函数的类型及调用第三节：函数的类型及调用 函数是Excel中完成复杂运行的一种程序片断，它通常是Excel自身内含的，必须时也可以由用户通过VBA扩充。由于函数是Excel复杂运行的核心，而电子表格又是以运算作为主要功能的，所以一个电子表格软件，其内含的函数数量基本上可以直接表征这个软件的功能广度和深度。Excel内部蕴含有丰富的积各类函数。Excel有丰富的内部函数，其类型包括：有丰富的内部函数，其类型包括：财务函数财务函数日期与时间函数日期与时间函数数学与三角函数数学与三角函数统计函数统计函数查找与引用函数查找与引用函数数据库函数数据库函数文本函数文本函数逻辑函数逻辑函数信息函数信息函数下一页下一页返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第三节：函数的类型及调用第三节：函数的类型及调用 函数名函数名功能说明功能说明基本语法基本语法SUM求和SUM(数1,数2 ， )AVERAGE求均值AVERAGE(数1,数2，)IF条件操作IF(条件表达式,为真时取值,为假时取值)COUNT数值单元计数 COUNT(数1,数2，)MAX求最大值MAX(数1,数2，)SIN正弦函数SIN(数)SUMIF条件求和SUM(比较区域，条件表达式，求和区域）PMT分期偿还额PMT(利率，总额，现值，未来值，期初/ 期末)STDEV样本标准差STDEV(数1,数2，)图59返回目录返回目录Microsoft Microsoft Excel第四节：常用函数使用方法演示第四节：常用函数使用方法演示常用函数使用方法演示：常用函数使用方法演示：理解公式 = COUNTIF(A1:A10,A1:A10) 理解公式 = SUM(1/COUNTIF(A1:A10,A1:A10) 理解公式 = INDEX(A2:A7,MATCH(,COUNTIF(B$1:B2,A2:A7),) 理解公式 = Large(A3:A16,Row(1$14) 公式解释：=MATCH(0,0*MID(A1,ROW(INDIRECT(1:&LEN(A1),1),) 公式解释：=SUMPRODUCT(-TEXT(MID(TEXT(MID(SUBSTITUTE(B2,元,REPT( ,15),ROW($1:$99),15),),2,15),0;!0)