南昌大学办公自动化系统管理暂行规定.doc

- 1 -南理工2009 号关于印发南京理工大学办公自动化系统 管理暂行规定的通知各单位： 现将南京理工大学办公自动化系统管理暂行规定印发 给你们，望认真遵照执行。附件：1南京理工大学办公自动化系统管理暂行规定二九年十二月一日主题词：办公自动化 管理规定 通知南京理工大学 2009 年 12 月 1 日印发附件 1 南京理工大学办公自动化系统管理暂行规定第一章 总 则第一条 为了加强办公自动化系统管理，确保办公自动化系统顺利运行，特制定本规定。- 2 -第二条 南京理工大学办公自动化系统是覆盖学校各部门的网上办公信息管理系统。通过该系统，可以实现校内网上收发文管理、会议管理、信息发布等日常办公事务处理的基本平台和环境。第三条 学校办公室是系统运行的主管部门，学校机关、学院（系）和直附属单位为系统用户单位。各用户单位要明确系统运行的分管领导，并指定一人作为本部门系统管理员（学院（系）办公室主任为系统管理员），负责本部门帐户的管理，以及接受学校系统管理员的业务指导。第二章 系统用户第三条 办公自动化系统的用户是基于校园网用户的基础上根据教职工岗位设置的，并根据不同岗位拥有相应的权限。其用户范围具体包括：1. 校领导；2. 全体中层干部；3. 机关、直附属单位办公自动化系统管理员和学院（系）办公室主任；4. 校内二级单位因办公需要增设用户，向学校办公室提出申请。第四条 系统中用户拥有的权限由学校办公室根据该用户所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。第五条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请，经学校办公室审核后，由校级系统管理员办理。第六条 用户享有使用自己权限范围内的功能，同时有义务处理每日的工作事务。第三章 系统中信息发布管理- 3 -第七条 信息发布反映了学校的日常工作情况，由学校办公室负责设置信息发布栏目并确定各栏目的发布维护部门。第八条 办公自动化系统上的信息发布栏目分为通知公告、信息、文件、规章制度、一周主要活动安排、统计数据、通讯录等。除统计数据授权相关部门发布外，其它栏目由学校办公室统一发布。各单位需要在信息发布栏发布信息的，将材料发送到学校办公室，由学校办公室审核后发布。第九条 所有在南京理工大学办公自动化系统上发布的信息必须是非涉密信息，必须经单位或校领导审核后方可发布。任何人未经允许不得利用他人用户名和密码发布信息。第四章 系统中电子公文的办理第十条 实施电子化办公后，除涉密公文外，学校发文办理均使用办公自动化系统。第十一条 学校向外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。第十二条 公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的功能完成各自应处理的工作，并在文件承办单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将承办单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定来确定正确的发送对象。系统将以待办事宜的方式提醒接受方。接受方收到待办事宜后，应及时办理。第十三条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。第十四条 公文存档目前采用纸质载体和电子文档两种方式，待条件成熟后再取消纸质载体。第五章 系统安全与保障- 4 -第十五条 系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，保障系统正常运转。第十六条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开应及时退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知校级系统管理员，由校级系统管理员重新设定。第十七条 所有办公自动化系统用户要及时登录办公系统，处理待办事宜，接收邮件，查看信息，确保工作有序进行。系统用户在出差或请假期间，要授权有关工作人员代办相关工作。第六章 附 则第十八条 本规定自 2009 年 12 月 1 日起执行。第十九条 本规定解释权归学校办公室。附件 2 南京理工大学电子公文处理暂行规定- 5 -第一章 总 则第一条 根据教育部办公厅关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知（教厅综200126 号）、江苏省电子政务建设指导意见（苏政办发2002126 号）和关于印发南京理工大学公文处理办法的通知（南理工党200819 号、南理工200815 号）等文件的精神，为规范我校办公自动化电子公文系统的管理，特制定本规定。第二条 电子公文是指以非纸质的电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络为传递渠道的学校公文。第三条 电子公文处理须遵守现行的南京理工大学公文处理办法的规定。第四条 我校电子公文处理通过办公自动化系统进行。第五条 秘密及秘密级以上公文不适用本规定。第二章 电子公文系统管理第六条 学校电子公文系统的系统管理由学校办公室安排专人负责。第七条 信息档案中心负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行管理，并在技术上保证各类用户的查询利用。第八条 各单位办公自动化系统使用的分管领导即为电子公文系统的分管领导，办公自动化系统的信息员即为本部门电子公文系统的管理员。接受学校电子公文系统校级系统管理员的业务指导。- 6 -第三章 电子公文的办理第九条 实施电子化办公后，除涉密公文外，学校收文办理和发文办理均使用办公自动化系统。第十条 学校公文的收文办理和发文办理流程，由学校办公室依照各部门的职能和校领导的分工进行系统设定。第十一条 上级和非隶属单位普通来文，由校机要秘书进行数字化处理，再启动办理流程。第十二条 以学校党委、行政名义向外和向下级行文，由发文承办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。主办单位应跟踪催办。第十三条 公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的功能完成各自应处理的工作，并在文件承办单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将承办单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定来确定正确的发送对象，系统将以一定的方式通知接受方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。第十四条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。第四章 公文归档与销毁第十五条 校党政公文存档目前采用纸质载体和电子文档两种方式，待条件成熟后再取消纸质载体。第十六条 发文文稿（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件与文件正文由学校办公室打印后统一用印、存档。- 7 -第十七条 与校党政电子公文有关的电子文档由学校办公室按档案管理规定，定期移交信息档案中心存档。第十八条 办公自动化系统产生的电子文档归档范围为下列模块产生的电子文档：“公文管理”、“信息发布”、“事务管理”。第十九条 不具备归档和存查价值的电子公文经学校办公室负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。第五章 电子公文的效力第二十条 学校党政对外发文的报送采用纸质形式或电子公文，办理过程仍通过办公自动化系统完成。第二十一条 校内办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。第二十二条 各单位可从办公自动化系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。第二十三条 非公开发布的校党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。第六章 附 则第二十四条 学校各单位工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行自己的职责，积极参加学校组织的办公自动化系统操作培训，积极配合学校的公文处理电子化工作，努力适应办公自动化的要求。第二十五条 校内各二级单位内部公文处理也应逐步实行电子化。- 8 -第二十六条 本规定由学校办公室负责解释。第二十七条 本规定自 2009 年 12 月 1 日起执行。附 1南京理工大学办公自动化系统 使用单位工作职责- 9 -1.各单位要根据学校办公自动化系统的要求，确定一名分管办公自动化工作的领导和一名办公自动化信息员。2.各单位要加强对本单位办公自动化系统使用工作的领导，审核办公自动化系统传输的内容。要为本单位信息员创造条件，不断提高工作人员的业务水平，确保本单位各项工作顺利完成。3.各单位用于办公自动化的硬件设备和软件环境要有专人负责、专人管理、专人维护。4.对于带有密级的文件或信息，必须严格按照学校有关保密规章制度执行，任何单位和个人不得通过网络传输，发生失泄密问题要追究当事人和主管人的责任。5.任何单位和个人不准将办公自动化系统的各类文件信息内容转载到国际互联网或外部其它公开网络上，确因工作需要，转载内容必须经单位领导审核批准。6.禁止在办公自动化系统中传输使用外来不明文件和各种游戏软件，防止电脑病毒侵入，保证系统的安全。7.各单位办公自动化工作发生调整时，如使用人员变更、因某些原因暂时不能上网时，必须及时通知学校办公室。8.各单位领导、信息员一般情况下每天上、下午要至少登录一次办公自动化系统，浏览有关信息并做出及时处理，否则将追究其由此造成的一切后果。- 10 -附 2南京理工大学办公自动化信息员工作职责1办公自动化信息员是负责处理本单位办公自动化信息日常事务的人员。2负责本单位信息员帐户（公共帐户）的管理。3负责收件(学校、各部门文件、通知等)和发送(本单位文件、通知、请示等)工作，负责信息发布的申请，做好文件的管理、归档工作。遵守学校的规章制度，按时上下班，确保信息及时传达。4负责对本单位工作人员办公自动化系统操作的指导，充分发挥办公自动化系统的作用和功能。 5负责本单位办公自动化系统的安全、保密工作，防止 失盗失密。6必须遵守国家和学校的有关网络管理法律法规。7接受学校办公室的业务指导，完成学校办公室交办的各项任务。- 11 -附表南京理工大学办公自动化系统用户帐号申请单申请单位意见：负责人签名：年 月 日单 位： 申请人姓名：授权内容： 单位领导 其他人员 OA 秘书党政办公室审批意见：负责人签名： 年 年 月 日工资号： 口 令：（已和门户信息登录口令绑定）校系统操作员签字： 年 月 日