建设工程档案归档整理规范.docx

建设工程档案归档整理规范建设工程档案归档整理规范第一章建设工程文件归档的基本职责一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的构成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：一在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；二采集和整理工程准备阶段、完工验收阶段构成的文件，并进行立卷归档；三负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的构成、积累和立卷归档工作；可以委托监理单位监督、检查工程文件的构成、积累和立卷归档工作；四采集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；五在组织工程完工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未获得工程档案验收认可文件，不得组织工程完工验收；六对列入城建档案馆接收范围的工程，工程完工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位构成的工程文件立卷后向建设单位移交。四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责采集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位构成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责采集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程完工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。第二章工程文件的归档范围一、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要经过和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应采集齐全，整理立卷后归档。二、工程文件的详细归档范围应符合下列目录要求：工程准备阶段文件见附录1，建设工程完工验收文件见附录2，市政基础设施工程完工验收文件见附录3，建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢构造分别见附录4.1-4.7，建设工程完工图见附录5,市政基础设施工程施工文件见附录6,市政基础设施工程完工图见附录7,监理文件见附录8。第三章归档文件的质量要求一、归档的工程文件应为原件。二、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。三、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。四、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。五、工程文件应字迹清楚，图样明晰，图表整洁，签字盖章手续完备。六、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面297mm×210mm。图纸宜采用国家标准图幅。七、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，完工图应是新蓝图。计算机出图必须明晰，不得使用计算机出图的复印件。八、所有完工图均应加盖完工图章。1、完工图章的基本内容应包括：“完工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2、完工图章示例如下：3、完工图章尺寸为：50mm×80mm。4、完工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。九、利用施工图改绘完工图，必须标明变更修改根据；凡施工图构造、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制完工图。十、不同幅面的工程图纸应按（技术制图复制图的折叠方法）GB/10609.389统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。第四章立卷的原则和方法一、立卷应遵循工程文件的自然构成规律，保持卷内文件的有机联络，便于档案的保管和利用。二、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。三、立卷可采用如下方法：1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、完工图、完工验收文件5部分；2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、构成单位等组卷；3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷；5、完工图可按单位工程、专业等组卷；6、完工验收文件按单位工程、专业等组卷；7、立卷经过中宜遵循下列要求：1檀卷不宜过厚，一般不超过30mm。2檀卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。第五章卷内文件的排列一、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。二、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。三、既有文字材料又有图纸的檀卷，文字材料排前，图纸排后。第六章檀卷的编目檀卷的编目是指卷内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、檀卷封面的编制规定和要求。一、编制卷内文件页号应符合下列规定：一页号编号卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1开场。1、编写页号以独立卷为单位。所谓独立卷就是由檀卷封面、卷内目录、文件图纸材料部分，卷内备考表组成的檀卷。2、有书写内容的页面编写页号。3、编写页号从“1开场,编写页号用黑墨印油打字机。二页号编写的位置卷内文件页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。1、文字材料页号位置的编写规定为：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角，小于A4幅面的文件，应托裱成A4幅面后再按规定编写页号。2、图纸。凡大于A4幅面的图纸一律折叠成A4幅面，并要求折叠后图标露在外面，页号就编写在图标的右下角。三成套图纸和印刷成册的工程文件页号的编写成套图纸或印刷的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。1、成套的图纸和印刷成册的文件必须分成两卷或两卷以上。此时应根据从新分成的檀卷，编写卷内目录，按编号规定编写页号。原目录应当做卷内文件材料对待，放在第一卷卷内目录后。2、需重新编写卷内目录的檀卷，应重新编写页号。3、增加图纸的情况。成套图纸补充了若干张图纸后，仍组成一卷时，补充的图纸补充在本套图纸末页之后，并在原目录上增加补充图纸的图号、图名。对成套图纸新增加的图纸须编写页号。4、减少图纸的情况。成套图纸中减少了其中若干张图纸在原目录中应去掉已作废的图纸，页次将随之改变。由于页次的改变修改了卷内目录，应重新编写页号。四檀卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。二、编制卷内目录应符合下列规定：卷内目录排列在卷内文件之前。工程档檀卷内目录除文件题名外，还包括序号、文件编号、责任者、日期、页次、备注等内容。工程前期准备文件卷内目录见附录1、建筑安装施工文件卷内目录见附录4、市政工程施工文件卷内目录见附录6、监理文件卷内目录见附录8、图纸卷内目录见附录9。一序号序号是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。二责任者责任者填写文件的直接构成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等代替。1、所谓责任者是直接构成的文件材料的单位或个人。2、工程准备阶段文件除专家建议、领导讲话外均为单位形成，施工文件、监理文件、完工验收文件基本上也为单位构成，责任者为构成单位。3、完工图责任者为完工图的编制单位。4、有二个以上责任者时，选二个主要责任者，其余用等代替。三文件编号文件编号应填写工程文件原有的文号或图号。1、文件填写工程文件的文号应为发文号。2、图纸应填写图号。由于每张图纸为一份文件，每张图纸只要一个图号。四文件题名文件题名填写文件标题的全称。1、文件材料一定要有题名。2、图纸题名，即本张图纸的图名。3、全称，按规定文件题名一定要写全称，不能随意改写成简称或其他名称，应与卷内文件或图纸的名称相一致。五日期日期填写文件构成日期。文件的构成日期为文件的发文日期，填写年、月、日，但有两点值得注意:1、文件构成日期可能为某日或某一个阶段。2、完工图，填写本张完工图构成日期，即完工图章标上的日期。六页次页次填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。卷内目录上已编写页号的每一份文件所在页次已经确定，但填写时仍须注意：1、除最后一份文件外，填写起始页号，每份文件无论是单项还是多页，都只填写首页上的页号。2、最后一份文件，填写起止页号，即本份文件首页和尾页。七备注备注项要填写本份文件须讲明的问题。三、编制卷内备考表应符合下列规定：卷内备考表是卷内文件状态的记录单，排列在卷内文件之后。一卷内备考表式样及内容工程档檀卷内备考表选用的是档案要求的格式，又结合工程档案的实际情况，加些详细内容。见附录10二卷内备考表内容的填写卷内备考表内容中所列卷内文件的总页数，各类文件的页数照片的张数，以及立卷人或审核人对檀卷组卷情况填写的讲明或审查要准确和实事求是的填写。1、檀卷文件页数。本檀卷已编写的尾页号数中，分别标明文字材料、图样材料的页数，对于照片样片，应标明张数一页内可能有几张照片，规定使用阿拉伯数字填写。2、讲明，是对本檀卷完好、准确情况的讲明。主要是对卷内文件复印情况、页码错误情况、文件的更换情况、主要文件缺少情况等的讲明。如没有需要讲明的事项可不必填写。(三)立卷责任人签字立卷人、审核人是本檀卷立卷责任人，应对本檀卷立卷负责。因而要立卷人、审核人签字并注明日期，以示责任。四、编制檀卷封面应符合下列规定：檀卷封面是本檀卷名称和檀卷内容有关事项的讲明，以及保存单位特征项的标注。檀卷封面的编制应符合下面规定。一檀卷封面的形式檀卷封面印刷在卷盒、卷夹的正外表，可以采用内封面形式。檀卷封面的式样宜符合附录11的要求。1、檀卷封面。檀卷封面印刷在卷盒、卷夹的正外表，称为檀卷封面，也称为檀卷外封面。2、檀卷内封面。放在档案装具内檀卷一般也应有檀卷封面，称为檀卷内封面，檀卷内封面的形式和内容与檀卷封面一样。二檀卷封面的内容檀卷封面的内容包括档号、档案馆代号、檀卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号、档案馆代号、密级、保管期限由城建档案馆填写。三檀卷题名檀卷题名是本檀卷的名称，檀卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。檀卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。工程名称为建设工程项目名称和单位工程名称。专业名称指的是工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、完工验收文件和完工图。卷内文件内容，指的是本檀卷文件或完工图内容的详细名称。根据檀卷组成的详细情况，檀卷题名能够简化，以清楚为准。四编制单位编制单位应填写檀卷内文件的构成单位或主要责任者。工程档案编制单位有二类：一是构成单位，二是责任者。1、文件构成单位:工程准备阶段的文件为建设单位,监理文件为监理单位,施工文件为施工单位，完工验收单位为建设单位，因而能够以为文件构成单位和采集聚集责任单位为编制单位。2、完工图构成单位。一般情况下完工图的编绘为施工单位，允许施工单位、设计单位承当，也允许有编制能力的其他单位编绘,谁编绘完工图，谁就是完工图的构成单位。3、主要责任者。工程项目建设责任部门为建设单位，组卷单位是负责本案卷立卷的责任单位。工程档案的编制单位可以以为是档案的立卷单位。(五)编制日期编制日期应填写檀卷内全部文件构成的起止日期。详细是：1、文件材料卷。起止日期为：本檀卷所有文件中最早构成的文件日期，终止日期为本檀卷文件中最晚构成的文件日期。2、完工图卷。完工图卷起止日期为本檀卷完工图章标上的最早日期为起，最晚日期为止。3、编制日期的书写。编制日期书写采用阿拉伯数字，详细形式为：××××年××月××日××××年××月××日。第七章檀卷装订与装具整理立卷的檀卷应当进行装订，并放置在适宜的装具内。一、檀卷装订檀卷的装订是将已整理立卷的档案装订成册，也是工程档案立卷的最后一道工序。一檀卷可采用装订与不装订两种形式檀卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的檀卷应采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和利用。1、装订的规定施工单位资料文字材料卷必须装订成册，文字材料卷和图纸组成一卷时也应装订成册。图纸卷能够散装在装具内。2、装订方法装订成册的工程档案其装订方法应采用线绳三孔左侧装订法。详细做法是装订线距左侧20，上、下两孔距中孔80，线绳的结打在反面。不装订的檀卷要注意页号的编写，按编号顺序排列好后装盒。并将卷内目录和备考表一起，装入盒内。3、装订成册的檀卷质量要求装订成册的檀卷，一是要整洁、牢固、便于装进装具内和从装具内取出，并在使用时减少檀卷破损和掉页；二是便于保管和利用。二剔除金属物檀卷内不能有金属物和塑料制品，因而在檀卷装订前必须剔除金属物和塑料制品，装订用的物品也不得使用金属和塑料制品。三衬托凡立卷的工程文件包括文字材料和图纸小于A4幅面的，一律采用A4幅面的白纸衬托，衬托一般采用5点衬托法，即四角和非装订的中点。第八章建设工程文件归档的基本规定一、归档应符合下列规定：一归档文件必须完好、准确、系统，能够反映工程建设活动的全经过。文件材料的质量符合归档文件质量的要求。二归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的檀卷。二、归档时间应符合下列规定：一根据建设程序和工程特点，归档能够分阶段分期进行，可以以在单位或分部工程通过完工验收后进行。二勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程完工验收前，将各自构成的有关工程档案向建设单位移交。三勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完好、准确、系统情况和檀卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。三、工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套原件移交城建档案馆。四、勘察、设计、施工及监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。五、凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录的要求单独立卷归档。第九章工程档案的验收与移交一、列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织工程完工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收。建设单位未获得城建档案馆出具的认可文件，不得组织工程完工验收。二、城建档案馆在进行工程档案预验收时，应重点验收下面内容：1、工程档案齐全、系统、完好；2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；3、工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；4、完工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；5、文件的构成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；6、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。7、列入城建档案馆接收范围的工程,建设单位在工程完工验收后起3个月内,必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。8、停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。9、对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程完工验收后3个月内向城建档案馆移交.10、建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。