迅兔财务软件使用说明书.doc

迅兔财务软件使用说明书感谢您使用迅兔财务软件！ 本软件安全稳定、易学易用，非常适合小微企业和代理记帐；您也可以用来学 习会计电算化的相关操作。软件运行环境要求软件运行环境要求 硬件环境硬件环境：本软件对硬件无特殊要求，目前市场上的普通 PC 机均可 软件环境：软件环境：操作系统推荐用 Windows 7 或 10 （Win XP、8 等也可以） 网络环境：网络环境：可以应用于局域网；通过远程软件也可以实现互联网上操作安装与卸载、启动登录安装与卸载、启动登录安装步骤：安装步骤： 1、从迅兔网站 www.37439.com 下载程序到本机 2、双击安装程序，开始安装（最好默认安装，不要修改安装路径） 3、安装后自动运行；以后可以从相应的桌面文件夹启动运行 程序的卸载：程序的卸载： 直接将本软件的安装目录删除即可新手指南新手指南如何开始？如何开始？ 为了使用本公司财务软件记录自己的会计业务，您必须要创建自己的账套文件； 账套文件是一种特定格式的文件，类似 Excel 文件，里面包括一个公司的全部 账务数据；如果你有多个公司的账（或公司有多套账），则可以创建多个账套 文件，各文件之间没有干扰。平时做完工作后，需备份账套文件并保存到安全 的地方。创建账套文件的方法：点击软件登陆窗口中的“新建”按钮。如下图所示: （如果需要登录已有的账套文件，请点击图中“链接”按钮，找到账套文件即 可；链接方法详细说明）对于新手，我们建议多创建几个测试账套，多做几遍试试，了解数据勾稽关系 和总体流程，然后再正式开始做帐。登录新创建的账套后，显示的是账套初始化界面，此操作比较复杂，请看后面 的详细介绍，此处不再说明。日常帐务流程日常帐务流程在完成新建账套及初始化后，就启用账套、进入日常的会计业务处理； 标准的日常处理流程是：制作凭证 凭证审核、记账；任何时间都可以查询、 打印账表。 每个月的月末，需要做的工作有：结转损益 本期结账 检查总账是否正 确； 总账检查完成后，就进入下个月的会计业务处理。 大致的账务操作流程如下图：提示：如果以前期间的账务有问题，可使用“反结账”，“反记账”，“反审核”等 功能，退回指定期间进行处理。备份说明备份说明很多意外情况会导致数据丢失，使用本软件，必须按下面要求备份数据！很多意外情况会导致数据丢失，使用本软件，必须按下面要求备份数据！如何备份？如何备份？ 方法方法 1 1：点击软件退出窗口上的“备份”按钮，如下图；然后将备份出来的文 件拷贝到安全的存放地点。注意：注意：软件并不是自动备份，必须要用鼠标点一下那个“备份”按钮！备份出来的迅兔财务软件帐套数据文件扩展名是.frfd，仓库数据文件扩展名是. frwd，流水账数据文件扩展名是.frdd；必须把备份文件移动到安全可靠的地方 存放。方法方法 2 2：直接拷贝数据文件（.frfd 文件 .frwd 文件 .frdd 文件）到安全的存 放地点。 数据文件的路径，可以在登录窗口上看到，也可以在登录后界面的左下角看到； 注意不要拷贝错了数据文件；此方法可以一次拷贝多个数据文件，比较适合做 多套帐的朋友。请将备份文件压缩后存放在以下这些地方（压缩可以缩小备份占用空间，并校 验数据错误）： 网络硬盘或网络邮箱、移动硬盘或 U 盘（U 盘易失易坏，建议 用多个 U 盘交替备份，才比较可靠）切勿把备份文件放在本台电脑中，这样起不到备份的作用，因为电脑可能整个坏掉！迅兔财务软件的主操作界面如下图所示：迅兔财务软件的主操作界面如下图所示：当您登录自己的会计账套后，可以看到上面的导航窗口，共 4 类功能： 日常、账表、资料、设置日常、账表、资料、设置 点击相应的模块，就显示对应的操作菜单。建议新手用户把全部的功能菜单都 点开看一遍，这样容易快速上手。本说明书将对软件的重点功能进行介绍，简单的基本知识和功能就不赘述。初始化设置说明初始化设置说明本财务软件新建帐套后，首先需要对帐套进行初始化设置，设置过程一共有 4 步，如下图所示； 图中 ABC 三处设置有联系，请看本文中的详细说明。第第 1 1 步步 此步骤设置帐套所属公司的名称等信息，公司名称信息以后会在打印凭证报表 时用到；帐套启用后，此处设置的信息还可以更改。第第 2 2 步步 初始化帐套科目时，建议一般企业选择“小企业会计准则”，非企业按情况选 择。 设置会计期间（上图中 A 处）时，如果不是新单位建账，建议从 1 月 1 日建账； 因为这样需要录入的初始数比较少。注意：注意：此步骤中设置，一旦确定就无法更改，务必谨慎设置！第第 3 3 步步 货币设置；如果平时业务不涉及外币，就不需要新增货币，默认完成即可。 编辑科目设置（上图中 B 处）；需要把必要的明细科目设置好，比如银行存款、 应收应付、预收预付科目的明细科目，原材料、产成品的数量核算；详细设置 链接点击这里查看。初始数据设置（上图中 C 处）；是录入账套科目初始数据这是初始化过程中最 复杂的一步；一般需要根据科目余额表或总帐（用资产负债表也可以凑合）的 数据录入；请参考下面的详细说明。注意：注意：初始数据的录入界面会因会计期间（上图中 A 处）的不同设置而不同；示例示例 1 1：账套开始期间为 2016 年 5 月（不是 1 月），则在进行初始化的时候， 期初余额录入 2016 年 5 月的期初数（即 2016 年 4 月的期末数），借方发生累 计、贷方发生累计、损益类发生累计则录入 2016 年 1 月至 4 月的累计发生额。示例示例 2 2：账套开始期间为 2017 年 1 月（是 1 月），则在进行初始化的时候，期 初余额录入 2017 年 1 月的期初数（也即 2017 年的年初余额）；其它数据列无 需录入，也看不到。上面两图中数值列的含义：上面两图中数值列的含义： 借方发生累计：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。 贷方发生累计：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。 期初余额：指在进行初始化当期的期初科目余额。 损益类发生累计：特制损益类科目的发生累计；对于损益类科目，此列数值与 借方发生累计和贷方发生累计相等。初始数据中的年初余额显示为灰色，是系统根据前面的数据自动计算的，无需 手工录入。 从上面例子可以看到，如果创建账套期间选择为 1 月（从本文第一图中 A 处进 入设置），需要录入的初始数据只有一列，操作简单；我们也建议这样做。对于有下级明细科目的总帐科目（比如：银行存款、应收应付、原材料等；如 上图中的 1002 科目），需要先在编辑科目功能中设置其明细科目（从图中 B 处 进入设置）；在录入科目初始数据时，仅需输入明细科目数据；总帐科目显示 为灰色，不需要录入数据。 如果科目有数量、外币辅助核算，数据录入区域会显示为粉红色，双击输入即 可（如上图中的 1004 科目）。 如果科目实际余额与科目定义的余额方向相反，就录入负数值。录入完成后，即可点击“试算平衡”按钮来检查数据录入是否正确。 初始数据中的平衡关系： 年初余额数：借方科目余额 = 贷方科目余额（如果有） 期间发生数：借方累计额 = 贷方累计额（如果有） 期初余额数：借方科目余额 = 贷方科目余额 本年利润科目的余额 = 损益类科目发生额累计（如果有） 如果不满足上面的平衡关系，软件就会提示不平衡，需要返回录入窗口检查并 调整。初始数据试算平衡，就可以点击第初始数据试算平衡，就可以点击第 4 4 步按钮，启用账套了！步按钮，启用账套了！会计科目设置会计科目设置本软件的科目是按级别层次组织的，总共可有 5 个级别，其中一级科目也叫总 账科目，非一级科目叫明细科目；下图中显示了一级、二级、三级科目，如有 需要，还可以设置四级和五级科目；对科目的设置操作，均在此科目列表窗口 中进行。新增一级科目新增一级科目 在科目列表窗口，随便选中一个一级科目，然后点击右侧的“新增同级科目” 按钮。新增二级科目新增二级科目 在科目列表窗口，选中要添加二级科目的一级科目，然后点击右侧的“新增下 级科目”按钮。 （如果是要新增三级科目，就需要选中要添加三级科目的二级科目，然后点击 “新增下级科目”按钮；以此类推增加四级五级科目）删除科目删除科目 在科目列表窗口，选中要删除的科目，然后点击右侧的“删除科目”按钮。 警示注意：非末级科目、已使用过的科目无法删除。 另外，有些科目虽然没有用来做凭证，但可能在报表公式中使用；删除时就会 弹出提示；建议不要删除此类科目，可避免后续调整报表公式的麻烦。调整科目级长调整科目级长 在使用本软件的过程中，随着明细科目越来越多，有可能出现超出科目级长设 置而无法新增明细科目的情况；此时，请使用科目列表窗口右侧的“调整科目 级长”按钮。 科目级长设置为 2，单科目对应级别下可以有 99 个明细科目；科目级长设置为 3，单科目对应级别下可以有 999 个明细科目；以此类推。凭证窗口操作说明凭证窗口操作说明凭证浏览窗口操作说明凭证浏览窗口操作说明1、窗口打开时，左侧树状列表默认显示全部月份凭证；如果要按条件查找凭证， 请点击“查找”按钮 2、从窗口左侧列表中选中一个凭证，点打印按钮即可打印此凭证；如果选中月 份，点打印按钮则可打印全月凭证；当选中月份时，窗口右侧会显示凭证列表 表格，用鼠标加 shift 或 ctrl 键点选凭证后，点打印按钮就会打印指定的凭证。3、拖动右边框，放大窗口，同时调整各表格列的宽度，充分利用大屏幕的优势， 使用效果更佳。 4、未审核未记账凭证显示为红色、已审核未记账凭证显示为绿色、已审核已记 账凭证显示为黑色；未审核未记账的凭证才允许修改或删除。 5、用鼠标双击窗口左侧列表中的凭证项目，可以更改凭证的图标显示。 6、凭证金额栏默认显示金额线，可以通过窗口右上角的选项将其隐藏；还有其 它选项也在此设置。 7、在操作凭证或科目时，可以在主窗口的左下角看到当前科目的余额信息；单 击此信息可复制，双击此信息可打开科目操作窗口；左下角显示其它信息时也有类似操作。（特别提示：当凭证数据较多时，建议不要选择“显示科目的当 前余额(全部凭证)”，否则凭证界面可能会卡顿） 凭证录入窗口操作说明凭证录入窗口操作说明1、输入摘要或科目时，可直接输入拼音首字母或汉字，然后用上下光标键进行 选择，按回车键输入即可 2、在金额栏、价格数量、外币汇率中，双击鼠标，会弹出计算器小键盘输入 3、借贷方金额处可以直接输入计算公式，比如：3*4-5 4、快捷按键： F5-借贷互换 F6-自动找平 (或在金额栏按=符号)F7-保存 (或 ctrl+S) 5、窗口左上角“取余额”按钮，可以批量取得明细科目的余额，方便结转操作 6、窗口最下面是当前凭证错误即时提示；如果比较熟练了，可以通过窗口右上 角的选项关闭此功能，提高录入速度 7、窗口右下角是临时凭证存储器；如果凭证分录很多不能一次完成录入，可以 存为临时凭证，下次继续录入凭证号调整操作说明凭证号调整操作说明 如果需要调整凭证号次序，请进入“凭证号调整”功能；此窗口操作很简单： 用鼠标拖动凭证行到您需要排序的位置放下（如下图浅红色线条所处位置）， 按需如此操作，然后点“保存”按钮，即可按您的要求重排凭证号。期末处理：结转损益与结账期末处理：结转损益与结账在使用本财务软件记账时，一般操作流程是： 平时做凭证、审核、记账；到期末时，做结转损益和期末结账结转损益结转损益 在期末时，需要把企业单位的本期损益类科目（行政事业单位的收支类科目） 的余额转入相应的本年利润科目（行政事业单位的结余科目），并生成相应的 记账凭证，这样就可以了解本期的收支、利润等信息；做完结转损益后，本期 损益类科目的余额应为零。 点击导航窗口菜单“日常 结转损益”，即可进入此功能；如下图：对应一般企业单位的期末结转损益，进入此窗口后，点击图中“开始”按钮即 可完成。警告：警告：结转损益时，本期凭证必须已全部记账；否则生成的结转损益凭证可能不正确。此功能不能用来制作普通凭证；否则会导致利润表不正确！如果需要将收入和支出类科目分别结转等复杂操作，或行政事业等非企业单位收支转入结余科目的，可点击上图窗口下面的“高级方式”即可进入； 具体如下图：在上图窗口的左侧，可以选择具体的要结转的科目以及余额要结转到的科目； 在窗口右侧，可以预览到将要生成的凭证内容；确认无误，点“生成凭证”按 钮即可。提示：提示：一个期间可以有多个结转损益凭证，比如可以将收入、支出类科目分列在两张 结转损益凭证上。 结转损益只是通常做帐流程需要的步骤，并非必须的；如果不需要每月结转损 益，期末处理可以跳过此步。期末结账期末结账 在本软件中，只能对本期凭证进行修改、审核、记账等操作；当本期所有的会 计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账处理了。要进入下期的账务处 理，需操作导航窗口菜单“日常 本期结账”；此步骤相当于做手工账时， 将本月凭证密封装订存档的工作；已结账期间的凭证将不能更改。提示：提示：如果要对以前期间账务甚至帐套初始数据进行调整，请使用导航窗口菜单“日 常 反结账”操作。 如果某个月没有任何凭证，可以直接做结账这步，就进入到下月的账务处理。年末结账与平时期末结账类似年末结账与平时期末结账类似，一般如下： 1、录入完本年 12 月份凭证，并审核、记账 2、做“日常 结转损益” 3、录入结转本年利润的凭证（比如，借：本年利润 XXX 贷：未分配利润 XXX.；盈利或亏损时做法不同，具体做法参考会计书），并审核记账 4、做“日常 本期结账” 5、检查一下总账，然后就可以做下年 1 月份凭证了！其实做法和平时期末结账一样处理，唯一不同就是多了第 3 步的“结转本年利 润”的操作。基本帐簿和报表基本帐簿和报表由于基本帐簿和报表的界面和操作都是相似的，下面仅以总分类帐为例，说明 基本帐簿和报表的使用。 点击导航窗口的“总分类帐”按钮，即可打开总分类帐计算窗口。 在此窗口中填入期间、货币、科目等信息后，点击“确定”按钮，系统开始查 询，并打开结果窗口供您查看。提示：提示：在结果窗口中双击相应的科目或点击“明细帐”按钮，可打开相应科目的明细帐；在明细帐中双击凭证，可打开相应的记帐凭证，从而实现凭证 账务数据的一体化查询。用户自定义报表用户自定义报表本软件为您提供了自定义报表的功能模块，您可以根据自己的需要定义报表数 据，使财务数据报表更符合您的实际需要。利润表和资产负债表也属于自定义 报表，使用方式都是类似的。自定义报表的公式编辑方式，与电子表格是类似 的，建议多加练习、提供操作水平，方便以后的工作。利润表利润表（资产负债表操作方式类似，不再赘述） 打开利润表的两种方法： 1、点击导航菜单中的“账表 利润表” 2、点击导航菜单中的“账表 自定义报表”，然后在弹出的窗口中双击“利 润表”项目。利润表窗口打开后，默认是公式编辑状态（可通过窗口右上角的按钮切换状态） ；请先选择窗口左上角的期间，然后点击“计算”按钮，就可以看到指定期间 的利润数据。如果要更改表中数据，请先点击窗口右上角的“公式”按钮，进入公式编辑状 态；更改数据后，重新点击“计算”按钮，就可以按新数据计算并显示报表。特别提示：特别提示：在调整报表公式前，建议先备份帐套，以便发生错误时恢复；如果尚未熟悉报 表公式的含义，请勿随意更改公式！现金流量表现金流量表本财务软件采用直接分配并汇总凭证现金流量的方法来制作现金流量表，分为 2 步： 步骤 1、分配凭证现金流量（有 2 种分配方法） 步骤 2、计算现金流量表步骤步骤 1 1、分配凭证现金流量、分配凭证现金流量 使用本财务软件，有两种方法可以分配凭证现金流量；在掌握方法前，简要说 明一下现金流量表中的基本概念。 现金流量表是反映一家公司在一定时期现金流入和现金流出动态状况的报表。 现金流量表中的现金包括库存现金、银行存款、其他货币资金等科目。 现金流量表中的现金等价物是指企业持有的期限短、活动性强、易于转换为已 知金额现金、价值变动风险很小的投资；现金等价物虽然不是现金，但其支付 能力与现金的差别不大，可视为现金。例如可在证券市场上流通的三个月内到 期的短期债券投资等。 更详细的现金流量表概念说明，请参考网络上的说明由于现金流量表反映的是现金（或现金等价物）流入或流出企业的情况，因此 有两种情况的凭证，不需要分配凭证现金流量：a、凭证分录没有涉及到现金（或现金等价物）科目 没有现金的流入流出b、凭证分录只涉及到现金（或现金等价物）科目 现金在企业内部流动，没 有流入流出 参考下面的示例：有了上面的预备知识，我们就可以学习在我们的财务软件中如何实际操作了； 使用本财务软件来分配凭证现金流量时，有两种方法；方法方法 1 1 可以在录入凭证时分配；只能处理当前正在录入的凭证方法方法 2 2 可以用于月末集中处理，而且可以处理以前期间的凭证 这两种方法的数据结果是一致的，为方便起见，建议第一种方法：方法方法 1 1，录入凭证时分配凭证现金流量 进入凭证录入窗口，录入完凭证分录后，在分录下面可以看到现金流量分配信 息，如下图所示： 点击图中右下角的放大镜按钮，会弹出现金流量分配窗口，在其中填入数据并 保存即可。方法方法 2 2，集中分配凭证现金流量 打开此功能窗口的方法：点击功能导航窗口中的“报表”菜单，然后在右侧功 能中点击“凭证现金流量”按钮 处理流程如下图所示： 首先选择期间，然后选择要处理的凭证；分配当前凭证的现金流量后，保存； 继续选择下一条凭证进行处理，直到全部凭证处理完成步骤步骤 2 2：计算现金流量表：计算现金流量表 按上面的步骤 1，分配完凭证现金流量数据后，就可以计算并查看打印现金流 量表了；这个操作就很简单： 打开“报表”功能中的“现金流量表”窗口，先选择报表期间，然后点击“计 算”按钮，就可以看到现金流量表了。现金流量表是财务 3 个基本报表中最复杂的一个，但只要多练习几次，应该不 难掌握；希望朋友们能在这方面更上层楼！数据安全注意事项数据安全注意事项本公司软件和员工在处理用户数据时，遵守的基本原则是：数据属于用户数据属于用户。具体来说，有以下含义： 用户的账务数据，都存储在用户自己的存储空间；迅兔软件不上传、不 分析、不存储用户的账务数据。 用户数据损坏，需要本公司处理时，我们会妥善保管用户发来数据文件， 并在任务完成后立即删除。 用户需自行管理好数据；请参考下面的说明。为保障账套数据安全，请在使用迅兔软件时注意以下要点：为保障账套数据安全，请在使用迅兔软件时注意以下要点： 1、定期备份账套数据文件；最好用压缩软件对备份的数据文件进行加密压缩， 然后将压缩后的数据文件备份到安全的地方（比如：网盘、U 盘、移动硬盘、 其它电脑；不要和原账套文件存放在同一台计算机中）。 链接备份操作详细说 明 2、如果账套文件是放在局域网共享目录中，存放账套文件的文件夹必须进行权 限设置，仅授权的用户才有访问相关文件夹的权限；为确保其可靠性，该文件 夹最好位于公司网络上的服务器中，并专人管理。 3、切勿把账套文件拷贝给无关人员，以免别有用心的人窃取其中数据；如需密 码重置、账套修复等，请直接链接与本公司联系，由本公司为您提供专业可靠 的服务。 4、机密资料（如银行账号和密码）请不要保存在本软件系统中。 5、定期审核账套操作日志，检查有无异常操作记录。 6、如果数据比较多（每年超过 5000 张新增凭证），推荐每年优化账套文件一 次，以提高系统的速度和稳定性；可使用登录窗口中的“修复”按钮进行优化。如何避免账套数据文件损坏？如何避免账套数据文件损坏？ 在某些偶然的情况下，账套数据文件会发生损坏。为防止可能的数据丢失，使 用迅兔软件时一定要注意如下事项： 1、切勿使用其它软件（如：写字板、wps、Excel 等）打开账套数据文件，会 破坏账套数据。 2、尽量避免在 U 盘或移动硬盘上使用账套。链接原因说明 3、尽量避免强行中断本软件运行，比如：断电、关机、强制关闭、使用任务管 理器中断任务；一定要通过正常途径退出本软件。如果条件允许，可为电脑配 备后备电源 UPS。 4、尽量把账套文件放在本机，不要放在局域网上，避免因网络故障造成账套文 件损坏。 5、尽量避免多用户同时操作一个账套。链接共享账套说明 6、建议使用本软件的电脑安装杀毒软件 如果发生数据损坏，请直接链接与本公司联系，以便及时修复数据错误。日常一定要按要求备份数据：对于无法修复的文件损坏，就只能恢复备份的日常一定要按要求备份数据：对于无法修复的文件损坏，就只能恢复备份的账套文件了。账套文件了。