员工差旅在线管理系统项目采购需求说明书.doc

员工差旅在线管理系统项目采购需求说明书目 录1背景.11.1主要系统情况.11.1.1涉及系统.11.1.2可用硬件.12项目简介.12.1项目范围.12.2实施原则.22.3建设要点.22.3.1先进性.22.3.2可靠性.22.3.3可扩展性.22.3.4易用性.22.3.5可用性需求.32.3.6操作要求.32.3.7性能需求.32.4项目规划.42.4.1第一期建设目标 .42.4.2第二期建设目标 .42.4.3第三期建设目标 .42.5任务.53邀标范围及内容.53.1项目内容.54项目要求.84.1技术方案要求.8本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 2 页 共 15 页4.2项目实施和管理要求 .84.3培训需求.94.4文档与介质管理要求 .94.5系统维护与服务要求 .94.6供应商资质要求.94.7付款方式与合同周期.105附件：项目应答书.11本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 1 页1背景通过与商旅公司合作，建设安邦保险集团员工差旅在线管理系统，形成统一的差旅预订平台，降低差旅成本，提升差旅管理水平。由商旅供应商提供预订服务，将差旅全流程数字化，减少员工贴票报销，实现差旅管理的透明化、精细化、智能化，在为企业节约差旅成本的同时为员工提供更加优质的服务。1.1主要系统情况1.1.1涉及系统项目实施过程中，供应商直接与我司邦邦社区平台进行对接，接口清单如下：序号接口提供方接口名称接口调用方接口调用说明1商旅供应商同步出差审批单邦邦社区平台向商旅供应商推送审批通过状态的出差审批单，需脱敏处理2商旅供应商同步人员信息邦邦社区平台同步脱敏后的人员数据，含员工唯一编码（脱敏）、员工组织机构（脱敏）、差旅等级（脱敏）、性别、在职状态等，不含个人隐私信息。3商旅供应商查询对账单信息邦邦社区平台每月查询对账单信息4商旅供应商开具发票邦邦社区平台提供开具发票功能5商旅供应商移动端单点登录邦邦社区平台提供移动端单点登录功能本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 2 页1.1.2可用硬件无新增硬件采购。2项目简介2.1项目范围员工差旅在线管理系统基于我司邦邦社区平台，与供应商提供的在线订票服务实现PC 端、APP 端、微信企业号的对接，提供全场景、标准化的服务，减少建设和运营成本，包含机票预订、酒店预订、火车票预订、用车服务、差标管控、差旅报告等。计划在集团层面先行实施，运营稳定后逐步向各主体推行。轮船、大巴等其他交通费用如商旅公司暂不支持，可不在本项目范围之内。2.2实施原则依据项目目标，系统分为三个阶段进行项目实施，每个阶段上线后均试运行 3 个月，保证每个试运行阶段都能完成出差订票、对账、结算等环节，实现业务全流程的验证。在每个试运行阶段可以同步进行下一阶段的实施工作。2.3建设要点2.3.1先进性供应商系统应保证技术先进性及业务先进性。先进性应不低于主流商旅服务供应商，要求用户体验良好，解决方案完备可靠，并根据市场情况可不断进行优化升级。与我司建立沟通机制，对系统功能优化或变更进行协商处理，我司有保留原版本或使用新版本选择权，且不因使用新版本而发生额外费用。2.3.2可靠性平均系统故障的时间间隔大于 1000 小时，即系统失效率要求大于 1000 小时。本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 3 页2.3.3可扩展性供应商系统应不限制用户数量，系统可以随用户数量增长灵活扩展支持。供应商可根据我司下属子公司的增减情况灵活提供系统接入或撤出，如我司有新增主体公司需接入使用系统，所涉及费用仅为新增预订产生的服务费，且标准与集团保持一致，不因新增使用主体而产生额外的接口或对接费用。2.3.4易用性用户功能菜单简单易懂，逻辑清晰，菜单不能超过三级。系统界面上要对菜单、选项、按钮等作出相关使用说明，用户初次使用时参考界面上的使用说明可较容易的使用系统。错误操作均有代码及文字的错误提示。输入框应记录常用输入内容以简化输入工作，提供下拉列表方式便于用户选择。在数据录入时，要提供导入模板，用户能够通过系统导入功能将数据批量导入。对于灵活查询功能，系统需要提供报表定制、保存及导出（excel,pdf 等格式）功能。在明显的区域提供技术支持热线电话和常见问题解答。2.3.5可用性需求支持 724 可用，可用性级别要求达到 99.9%。其计算公式如下：服务可用性=(服务周期总分钟数-服务不可用分钟数)/服务周期总分钟数)×100%。2.3.6操作要求整体框架要先进，界面美观，方便工作人员使用，大部分界面的操作响应时间在 5秒钟之内，具有快捷导航、钻取、导出、打印、界面自动适应不同分辨率、适应不同浏览器版本等功能。2.3.7性能需求类别细分响应时间需求页面加载简单小于 1 秒本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 4 页复杂小于 3 秒页面按钮点击小于 1 秒页面操作页面字段间联动小于 1 秒接口实时类接口小于 5 秒上传小于 6 秒文件（小于 3M）下载小于 5 秒上传小于 12 秒文件（小于 8M）下载小于 10 秒2.4项目规划2.4.1第一期建设目标实现“出差审批单对接自助订票差标管控生成差旅报告”流程的上线，由集团总部员工先行试用。工作内容如下：邦邦社区平台以接口形式将出差审批单推送至商旅供应商在线订票服务系统。邦邦社区平台以单点登录形式集成商旅供应商的在线订票服务系统，员工可以直接使用邦邦社区 APP 进行订票，也可以使用 PC 登录供应商系统订票。商旅供应商的在线订票服务系统所需的人员、差旅标准信息，由我司线下提供，并且每月的对账、开具发票、结算（预算、报销、支付、记账等）等环节均线下进行。2.4.2第二期建设目标实现“人员信息对接”“对账审核开具发票结算”的上线，由集团总部员工先行试用。工作内容如下：邦邦社区平台以接口形式将脱敏后的人员信息推送至商旅供应商在线订票服务系统。微信企业号通过邦邦社区平台以单点登录形式集成商旅供应商的在线订票服务系统，员工可以使用微信企业号进行订票。本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 5 页邦邦社区平台以接口形式从商旅供应商在线订票服务系统获取对账信息，完成线上的对账、开具发票、结算（预算、报销、支付、记账等）环节。2.4.3第三期建设目标实现在各主体公司全面启用员工差旅在线管理系统，工作内容如下：在各主体公司全面启用在线差旅管控全流程，供应商需对扩展系统用户范围提供必要的支持。 2.5任务完成员工差旅在线管理系统项目的施工建设，符合质量与进度要求，提供业务与技术培训，完成知识转移，并保证系统试运行及正式运行期间的系统稳定性。3邀标范围及内容3.1项目内容通过商旅系统实现员工差旅在线预订集中管理，以更好的服务员工，提升员工的满意度。落实精细化的差旅管控制度，在预订过程中进行行程管控及差标管控，事后提供详细的对账数据及多维度的差旅分析报告。商旅系统需具备预警及风险控制机制，如订单数量或订单金额等指标出现异常情况，可提醒管理员进行确认，并可进行订单中止、退票等操作，防止因恶意操作而产生不必要的经济损失。项目分阶段进行实施，使用范围上先试点再铺开。一期建设实现员工线上差旅产品预订、落实差标管控制度，并支持线下对账、开票等服务。在一期建设基础上，二期实现业务全场景覆盖，以及财务的在线智能化管理，三期在各主体公司进行全面启用。总体业务流程（图）：本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 6 页1）商旅预订系统服务范围需包含机票、火车票、酒店、接送机、市内用车等服务，并包含国际差旅服务，覆盖差旅全场景，支持退改签服务。机票/酒店在享受第三方商旅服务的协议价格同时，可将我司协议航空公司/酒店纳入管理，执行孰低入住价格。因火车票票根是唯一的报销凭证，员工在进行火车票预订时有提示信息，提醒员工事后上交火车票。2）人事信息对接对接人事数据为脱敏数据，仅包含基本的人事信息：含员工唯一编码（脱敏）、员工组织归属（脱敏）、差旅等级（脱敏）、性别、在职状态等，不包含员工身份证号等个人信息。一期人事信息对接采取线下方式，商旅系统需提供专职人员进行人员信息的维护更新。二期实现人事信息接口，实时更新人事信息。3）登录管理登录采取 APP 单点登录方式，支持员工在首次登录时自行完善个人信息，如身份证号、护照信息、联系方式等，以后系统会自动带出。4）预订权限管理本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 7 页商旅系统需与我司内部系统（邦邦社区平台）对接出差审批单，出差审批单为脱敏数据，包含：出差审批单单号、时间、地点（不含出差事由）、出差人 ID 等。员工因公预订商旅产品时首先选择出差审批单，再根据审批单相关信息进行产品预订；白名单人员出差，可在商旅系统直接进行预订（商旅系统维护白名单）。本功能一期实现。5）出差行程管控及差标管控在商旅产品预订过程中支持按行程（出差时间、出差地）进行相关管控，商旅系统的推荐行程均可预订（包括中转、目的地临近城市），若预订行程与申请单不一致，且不是商旅系统推荐行程，需进行原因说明，并在商旅系统返回的对账数据中体现，以备事后管控分析。国内城市编码需与我司编码一致，采用国标编码。 商旅产品预订过程中支持按出差地、出差时间进行比价，推送合理产品。员工预订过程中如不符合差标，需进行提示并由员工进行原因备注说明，在商旅系统返回的对账数据中体现，以备进行事后管控分析。差标制度可在商旅系统配置维护，支持按员工差旅级别、城市、季节等维护。支持不同的主体子公司有个性化的差标管控需求。6）支持预订场景我司预订场景包括个人单独出差预订（正常预订、紧急预订）、代订，出差人均需具备出差审批单（白名单除外）。其中一期实现个人单独出差预订（正常预订）、秘书代订场景，其中秘书代订需商旅系统维护秘书名单，并可限定预订人员范围，保证信息安全。普通员工代订场景在二期实现。具体需求如下：普通员工代订场景，出差人需具备出差审批单（白名单除外）。代订场景需能控制代订范围，保证员工信息安全，满足使用人的便捷性和数据的安全性要求。代订场景差标控制如下：a. 预订机票、火车票按每个人的差标控制；b. 预订酒店按照团队总额控制不超上限；同性同住为硬性标准（除可住单间人员外），标准按入住两人中差标高的进行控制。紧急预订场景在二期实现，员工因紧急事项出差，出差审批单还未在我司系统完成审批，员工可在商旅系统进行出差预订，并保证紧急预订的合规性。7）财务分析管理本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 8 页商旅系统定期提供服务我司管理要求的对账明细，其中明细数据应包含“成本中心”、“出差事前申请 ID”、“出差人”、“性别”、“商旅产品”、“总金额”“退改签”、“是否超标”、“超标原因”、“是否含早”等过程数据，以便财务管理员进行对账。具体字段以我司财务需求为准，参考样例如下：因对账单接口在二期实现，一期商旅系统还需提供事后对账、开票等人工服务。差旅分析报告在一期实现。4项目要求4.1技术方案要求供应商与我司接口应采用 HTTPS 协议进行通信，保证数据安全性。供应商移动端服务应采用 HTML5 方式开发，方便与我司 APP 集成。4.2项目实施和管理要求进度要求：依据项目目标，系统分为三个阶段进行项目实施，每个阶段上线后均试运行 3 个月，保证每个试运行阶段都能完成出差订票、对账、结算等环节，实现业务全流程的验证。在每个试运行阶段可以同步进行下一阶段的实施工作。供应商需提供必要的资源配合我司按计划完成各阶段目标，时间计划如下：以供应商进场项目正式启动为起点，1）在 1.75 月内完成一阶段上线目标。2）在 7.25 月内完成二阶段上线目标。3）在 8.75 月内完成三阶段上线目标。管理要求：1）每周召开沟通会，每月召开汇报会，所有会议决议有明确的书面记录。2）依据项目风险情况评估，必要时采取日例会以及其他项目管理手段。3）三阶段完成后，供应商仍可根据我司下属子公司的增减情况灵活提供系统接入或撤出，如我司有新增主体公司需接入使用系统，所涉及费用仅为新增预订产生的服务费且标准与集团保持一致，不因新增使用主体而产生额外的接口或对接费用。本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 9 页4.3培训需求用户培训：供应商需对商旅系统后台管理用户及使用商旅服务前端用户进行培训；包括但不限于举办培训会议、现场指导、远程支持、提供用户手册等。4.4文档与介质管理要求1、项目计划2、解决方案3、用户手册4、培训文档5、项目总结报告4.5系统维护与服务要求供应商应提供 7×24 小时服务响应；系统出现故障，在接到报障电话后，乙方应在1 小时内做出响应，并在 24 小时内予以解决问题；系统发生重大问题，乙方的技术人员在得到通知后 4 小时内到达现场，并在 6 小时内解决故障。4.6供应商资质要求1、资质要求：全国性公司，持有营业执照，组织机构代码证和税务登记证，供应商经营范围中应有“票务代理”等相关内容。 2、规模要求：注册资金1000万及以上，在职员工100人及以上。3、项目经验要求：5年以上差旅管理服务经验，有与大型企业（规模与我司相当）成功合作案例4、其他要求：1）具备提供全方位、一站式差旅管理服务能力。支持机票、酒店、火车票、接送机及市内用车服务在线预订，支持线上对账、差标管控、发票管理、差旅报告及与我司内部系统集成并支持定制开发等服务。2）付款方式支持垫付。3）可以为我司提供专属差旅管理服务团队。本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 10 页4）供应商系统根据市场情况可不断进行优化升级，凡遇标准化功能升级，我司有保留原版本或使用新版本选择权，且不因使用新版本而发生额外费用。5）供应商可根据我司下属子公司的增减情况灵活提供系统接入或撤出，如我司有新增主体公司需接入使用系统，所涉及费用仅为新增预订产生的服务费且标准与集团保持一致，不因新增使用主体而产生额外的接口或对接费用。4.7付款方式与合同周期1、服务费付款方式为月结、垫付。同时请供应商提供其他所有支持的付款方式及报价。合同周期1年，合同到期后双方协商续签。2、如系统对接过程中产生系统对接费用或接口费用，以二期建设试运行结束为一个付款节点，付款进度90%。以二期建设试运行结束后1年为第二个付款节点，支付剩余10%的款项。本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 11 页5附件：项目应答书1、公司要求问题详细描述满足不满足部分满足(满足比例)说明公司资质服务能力行业经验财务状况2、整体规划问题详细描述满足不满足部分满足(满足比例)说明全面性先进性适应性标准性可实现性本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 12 页规范性3、基础架构问题详细描述满足不满足部分满足(满足比例)说明整体架构软件架构硬件架构安全架构数据模型业务分析体系4、技术需求问题详细描述满足不满足部分满足(满足比例)说明本文档内容涉及安邦保险集团股份有限公司商业秘密，不得以任何形式披露、传播或扩散。第 13 页5、运维要求问题详细描述满足不满足部分满足(满足比例)说明培训需求运维支持运维内容服务等级运维团队