数据备份、核查制度.doc

数数据据备备份份、 、核核查查制制度度根据动物研究所标本馆动物标本数字化工作进展情况，结合 动物标本标准化整理、整合及共享试点项目 以及自然科技资源共性描述规范（试行） 的要求，中国科学院动物研究所标本馆暨动物标本标准化整理、整合及共享试点项目组特制定了此 数据备份、核查制度 。1所有电子化材料、数据和照片须刻录在光盘上，为防止因各种因素，光盘出现意外损坏，同样内容须分别刻录2-3 套不同光盘，并将每套盘按照相应的类群整理好，确保照片与数据能够相互对应。2数据、照片先按鱼类、两栖爬行类、无脊椎类、昆虫类、兽类和鸟类等不同类群分类、分级建立文件夹保存。2动物研究所标本馆馆长将随时检查数据整理及调用等情况，各有关单位及人员应积极配合，不得借故推诿、掩饰。3利用会议和培训，以固定和不固定的形式对成员单位和有关人员进行技术培训，从制度和源头上来保证数据质量可靠、规范；4监督检查形式、手段上求新。从以前单纯依靠人工检查变为计算机自动控制与人工检查相结合；将原来的数据抽样检查改为对全部数据检查，提高了数据检查的全面性。5、随机抽查：随机抽取若干条数据，将数据与标本库中有关实物标本相比，核查数据质量；6、专项检查：根据数据质量情况有针对性地对某号或某类标本及数据进行检查；7、工具检查：利用检测工具对数据库中全部或部分数据进行质量检查；8、加强了标本录入监督检查。通过实物标本与数据库的对比，检查数据录入的真实性与准确性，加强各级工作人员的质量意识。一一、数数据据整整理理：1. 各个类群按所制定的标准对标本分级，包括模式标本、普通标本；标本质量按信息完整性、标本完整性、保藏状况分级。2. 脊椎动物整理主要完成信息标准化、对可修补的残损标本的修补、对不可修补标本的标注、核对卡片、目录（大账）与标本的一致性、核对标本分离部分（如兽类骨骼和皮张分别保藏的情况）的一致性。3. 鱼类标本目前在标本上仅有一个记录标本号的竹签，另外存在一瓶中有不同标本的情况，需要分瓶，对过去一些劣质标本瓶（瓶口不严等）换瓶，每个标本瓶中的一号标本需要加一个耐液浸标签，标注全部采集信息。4. 昆虫和无脊椎动物整理主要包括以下几个方面，并要求在此基础上进一步细化：a) 整理后的标本必须按相应类群的学科规范制作（如针插、整姿等） ；b) 瓶装、玻片标本如有多个个体，必须保证每瓶（片）只包含一个物种、同一时间地点的不同个体，并有准确的个体数；这样的一瓶或一个玻片为一号；c) 每号标本要加一个计算机打印的标本号签；5. 每号标本均须有采集标签，并以适当的方式与标本保存在一起；对于不规范的旧标签，应保留原标签，并添加相应的新标签，新标签应对旧标签的信息进行标准化处理。6. 所有动物类群的模式标本标签均须要有明确的标识，按国际惯例正模用红色标签，标注“Holotype” ，配模用蓝色标签，标注“Allotype” ，副模用黄色标签，标注“Paratype” ；其它类型模式标本待进一步统一。7. 整理的标本应鉴定到属或种，对于部分标本暂时不能鉴定到属的，必须鉴定到科，并说明情况和研究现状，供研究人员和共享使用人员参考。8. 标本鉴定信息应与标本一起完整保存，对不规范、手写难以辨认的鉴定标签应添加计算机打印标签，该标签制定不同类群的标准格式，并加注“鉴定人”项。9. 尽尽可可能能对对不不规规范范、手手写写难难以以辨辨认认的的记记录录，包包括括地地名名、人人名名、有有疑疑问问种种名名，进进行行收收集集记记录录，以以便便汇汇总总成成册册注注意意：不不改改变变原原有有数数据据的的内内容容和和性性质质，只只是是补补充充、完完善善和和标标注注新新旧旧名名称称等等。以以计计算算机机打打印印条条附附在在标标本本上上为为准准（脊脊椎椎动动物物）或或计计算算机机打打印印标标本本号号签签（昆昆虫虫和和无无脊脊椎椎动动物物） 。二二、数数据据录录入入数数据据库库必必填填项项1. 标本号2. 拉丁动物科名3. 中拉动物属名4. 中拉动物种名（如未定到种可写 sp.）5. 采集国家6. 采集省区7. 采集县市（或山脉、河流、地点）8. 采集日期9. 采集人（1980 年以前标本可以使用“不详” ，地方来源标本可以使用“native coll.” ）10.标本属性（是否模式标本等）11.保藏方式12.保藏地点（位置）13.保藏状况14.模式标本必须包括原始文献信息15.照片：普通标本至少每种拍照同一号标本的1 组照片（根据各类群特点确定每组的张数，建议与专家协商） ；所有模式标本、每号均不少于1 组照片（根据各类群特点确定每组的张数，建议与专家协商） 。三三、文文献献1. 模式标本必须包括原始文献信息 （除昆虫和无脊椎动物外此项请提前完成） ；2. 文献制成PDF 格式；3. 文献保存时用文献的题目做名称 ，在数量达到一定量时以刊物及卷册为目录名；4. 制成后的文献要求文字清晰、内容完整；四四、照照片片（或或图图像像采采集集系系统统所所采采集集的的图图像像） ：1. 普通标本至少每种拍照同一号标本的1 组照片（根据各类群特点确定每组的张数） ；2. 模式标本至少每号 1 组照片（根据各类群特点确定每组的张数）；3. 照片保存时的名称为标本号，一号标本多张照片时在标本号后加“-1.jpg、-2.jpg、-3.jpg” ；4. 照片保存格式为“JPEG” ，像素为2560×1920；图像采集系统所得图像可根据系统要求，将标准适当降低。