阳江职业技术学院合同管理办法（试行）.doc

1阳江阳江职业职业技技术术学院合同管理学院合同管理办办法（法（试试行）行）第第一一章章 总总则则第一条 为规范学院各类合同行为，维护学院合法权益，提高办学效益，降低经济活动风险，进一步促进学院改革和发展，根据中华人民共和国合同法以及有关法律法规的规定，结合学院实际，特制定本管理办法。第二条 本办法所称合同是指学院法定代表人或者学院法定代表人授权委托的代理人代表学院与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的、涉及经济权益的协议。包括学院基建（修缮）工程、教育服务、合作办学、加工承揽、仓储保管、财产租赁、物业管理、财产保险、土地使用权转让、资金借贷、物资设备购进和教材、图书购销等活动中所签订的合同、协议、意向书等（以部门、系为责任主体承担的社会服务项目，按学院社会服务收入管理办法相关规定办理；科研教改类的合同和协议的管理办法另行制定。 ）。标的在1 万元及以下的物资采购、2 万元及以下的修缮工程和能即时履行的服务事项，可以不签订合同，由职能部门直接与对方商定，并按学院相关规定报批。第三条 合同必须采用书面形式。签约双方协商、修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书等，均为合同的组成部分。第四条 按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立2合同管理体制。院长根据学院有关规定全面领导合同管理工作；分管院领导、合同管理部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。本办法所称的合同管理部门包括：合同承办部门（是指合同内容的业务管理部门）、学院办公室、财务处、审计室。纪检监察审计室为学院合同的监督部门，学院纪检监察部门对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行抽样监督检查。第五条 学院聘请常年法律文件审核人，负责对学院签订合同的内容提出法律建议，并接受学院合同管理部门的法律事务咨询。学院可根据合同承办部门的需要，联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同，参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。第第二二章章 合合同同的的签签订订第六条 学院院长（法定代表人）是学院合同的法定签署人，院长可以委托学院的其他院领导或部门负责人为代理人签署合同。代理人应当持有院长的书面委托，方可代表学院在合同上签字。代理人签署合同，不得超越和滥用代理权限。未经学院院长委托，任何单位和个人不得以学院的名义签订合同。第七条 合同承办部门必须履行审查义务，调查了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格、经营范围、履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相3应代理权限等。做到既要考虑本校的权益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同合法有效。第八条 招标文件、投标文件及经学院合同管理部门审核并签署意见的招标会签表或认质认价会签表，作为合同签订的依据。合同文本不得对招标文件、投标文件及有效的招标会签表或认质认价会签表所确定的重要内容，如标的、数量、质量、价款或报酬、中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况需要更改以上内容，须采用书面形式报合同管理部门审核，按照有关规定重新审查确认。第九条 学院对合同签订实行会签审批制度。合同文本形成后，合同承办部门填写合同联审单会同合同会签资料送相关部门和领导审签。合同管理部门分别对合同的内容、条款进行全面审查会签；会签后送分管院领导签署意见及送院长审批签字、加盖合同专用章。在合同会签流程中，执行按时办结制。提供会签的资料包括：合同文本及相关附件，附件一般包括资质诚信调查材料、可行性分析、招标会签表、会议纪要等资料。以学院名义签订的同外单位合作或共建的、基本建设、承包经营、对外投资、融资借款、房屋场地和重大设备租赁、无形资产转让以及金额在10 万元以上的物资设备采购等重大合同的事项，要有有关职能部门或专家小组对重大合同的事项进行调查论证的报告，以及经过院长办公会或党委会集体研究审议决定的文件材料作为签订合同的依据。4第十条 为了提高工作效率和工作质量，对重要合同可以采取集中审查会签方式，由院长或其代理人主持召开由学院办公室、财务处、审计室、合同承办部门负责人以及学院常年法律顾问参加的合同审查会签工作会议，了解、审查、核实相关情况，院长或其代理人按照有关决议审批、签署合同。第十一条 合同审查会签的具体分工和流程如下：（一）承办部门于会签表中签署意见后送其他合同管理部门会签。承办部门意见包括：文件（事项）性质、缓急、协办部门办理时限、办理要求等扼要情况。（二）学院法律文件审核人对合同的合法性进行审查。（三）学院财务处负责合同明确规定的财务结算管理，主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、结算、收付款方式等进行审查。（四）学院审计室负责对合同进行审计监督，对合同所涉经济业务的必要性、合法性、合规性、完整性和效益性进行审查把关。（五）分管院领导负责对合同所涉内容进行全面审查。（六）院长或其代理人负责对合同所涉项目的立项依据、财务处、纪检监察审计室和分管院领导所提意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容进行审阅并签署意见。（七）承办部门根据合同管理部门、分管院领导、院长或其代理人的审查意见修改合同文本，并将相关审查意见、合同签署有关附件、修改后合同文本等资料再次报送给合同管理部门及分管院领导5审查后，由院长或其代理人正式签署合同。第十二条 对外签订合同原则上使用合同专用章，如因签约双方对等需要，也可使用学院公章，其他印章一律不得替代使用。合同专用章由学院统一刻制、预留印鉴和编号登记。学院办公室是掌管学院合同印鉴的职能部门，其主要职责包括：办理学院法定代表人授权委托书；在经院长或院长授权的合同签署人签字的合同文本上加盖学院合同专用章或学院公章。第十三条 合同签章完成后，合同承办部门应当将合同文本分送学院办公室（原件）、财务处、审计室各一份，以便学院对合同的订立、履行情况进行监督检查。第第三三章章 合合同同的的履履行行、 、变变更更、 、解解除除第十四条 合同生效后，合同承办部门要落实履行合同的具体措施，做好合同履行过程的跟踪，严格按照合同约定享受权利和履行义务。并及时了解对方履行合同的情况，妥善处理合同履行过程中出现的问题。第十五条 财务处及相关履行合同的部门，应按照本办法履行审查职能，非经院长或其书面委托的代理人签署并加盖合同专用章或学院公章的合同，不得办理款项的收付、资产的交接。第十六条 如遇法定情形需要变更、解除合同时，合同承办部门应从维护学院合法权益的角度出发，与对方当事人协商，妥善解决。变更、解除合同的手续，应按规定的审批权限和程序，送合同管理部门会签后呈学院领导审批。6变更、解除合同，应当采用书面形式。第第四四章章 合合同同的的管管理理第十七条 学院办公室负责建立合同管理台帐。学院办公室根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。相关管理人员于加盖合同专用章（或学院公章）时登记台帐。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。第十八条 相关部门要加强合同信息安全保密工作。建立合同档案，严格按照高等学校档案管理办法管理合同档案。合同承办部门应及时将合同文本、合同谈判、签约、履行中的有关文书、电报、电子邮件、图表等资料，装订成册，移交学院档案室保存。第第五五章章 合合同同纠纠纷纷的的处处理理第十九条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后，合同承办部门要及时将有关情况报学院分管院领导，属于重大合同的要向院长报告，并在规定的时效内组织相关部门与对方协商谈判，协商一致的，签定书面协议；经协商无法解决的，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第二十条 处理合同纠纷的原则是：以协商为主，做到有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合同约定为依据，保障学院合法权益。第二十一条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料汇总、归档，以备查考，同时将处理情况书面报学院公办室备查。7第第六六章章 罚罚 则则第二十二条 有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学院造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的党纪政纪处分和经济处罚：（一）学院合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的；（二）委托代理人超越学院法人授权委托权限签订合同的；（三）合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格，给学院造成损失的；（四）应签订书面合同而未签订，给学院造成损失的；（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。第二十三条 未经学院批准或者授权，擅自以学院名义签订合同的单位或个人，应对该合同承担全部责任；给学院造成损失的，学院视情况追究单位负责人或有关责任人行政、经济责任直至追究其法律责任。第二十四条 学院内任何单位或个人不得擅自以学院名义对外提供担保，擅自为他人提供担保给学院造成损失的，由担保人承担经济责任，并给予纪律处分。第第七七章章 附附则则8第二十五条 本办法未尽事宜，依照国家有关的法律、法规和政策执行。第二十六条 本办法自发布之日起执行。第二十七条 本办法由学院办公室负责解释。阳江职业技术学院2015 年1 月13 日9阳江阳江职业职业技技术术学院合同学院合同(协议协议)文稿文稿签发纸签发纸财务分管院领导： 签发： 业务分管院领导：合同名称、事项：对方单位名称：承办单位：承办人：审阅部门审 阅 意 见审阅人审阅时间承办单位负责人法律文件审核人财务处审计室学院办公室学院意 见年合同编号：10注：1、若有协办单位，请在最后两行签署意见； 2、不涉及经济的普通合同（协议），可不经财务处和审计室及财务分管院领导签审。