EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法.doc

EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法2.7.1 信息分类及一般要求1、信息分类根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息分类为：（1）按文件性质及类型分类为：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，监理文件，竣工文件，生产技术准备、试运行 ，机电设备，财务、器材管理，科研项目，共11类。（2）按文件来源分类为：发包人单位文件，勘测设计单位文件，监理单位文件，总承包单位文件，施工及安装单位文件，政府文件。（3）按目标及施工过程分为：进度、质量、合同及结算、安全环保及其它方面文件。（4）按文件表现形式分为：纸质文档，电子及声像文档。2、信息管理一般要求根据国家档案管理规范规程，本总承包工程信息管理一般要求为：（1）所有立卷文件材料应遵循文件材料形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。发包人自身形成和收到有关建设项目前期文件、水库征地移民、项目管理文件、勘测设计报告、图纸、验收文件等文书类、科技类文件材料应根据文件内容、性质、对象整理立卷；勘测设计、监理单位形成的基础材料和设计、监理文件，在工程内按标段专业或阶段专业整理立卷；施工技术文件按单项工程的阶段、专业整理立卷，工程检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理立卷。（2）建立联合体信息档案管理制度，设专职信息档案管理人员；明确收发文工作程序及预立卷要求，工程档案、资料借阅规定，工程文件材料管理职责。（3）建设项目分包单位负责收集、整理分包范围内勘测设计、监理、施工的档案资料一式二份，在分包项目完工时，竣工时交总包单位汇总、整理。（4）归档的文件材料应符合有关档案标准，字迹清楚，图面清晰，用耐久性好的碳素笔书写，传真件属不耐久的字迹材料，应在收文后复印一份归档。2.7.2 计算机信息管理1、信息管理的内容利用计算机项目管理信息系统实现项目策划与合同管理、资源管理、费用管理、进度管理、质量管理、设计管理、招标采购管理、验收和试运行管理、财务管理、环境保护管理、安全生产与职业健康管理等。实现要素的最优配置、合理决策、妥善协调与项目建设各有关单位的关系，并按发包人和监理人的合理需求及时提供相关信息。2、成立专业部门建立信息管理处数据中心，配备熟悉计算机软硬件和能进行信息系统日常维护的计算机专职运行管理人员，负责支持与维护系统。3、信息内容、格式及信息传递信息是在整个施工过程中用以及时反馈施工进度、技术、质量、安全、成本控制及决策层进行决策的依据，是项目施工过程重要的真实记录，因此在施工过程中及竣工前及时准确地按发包人和监理人所要求的时限、内容和格式将相关的工程信息录入并传递给发包人和监理人。4、信息安全由于采用授权用户及密码验证以保证合法用户使用，因此工作人员在使用过程中，利用可用有效的保密措施对系统进行管理，并确保信息的完整、准确和安全。5、信息管理的具体措施作为工程控制和协调的基础，信息管理是通过建立信息的编码系统，明确信息流程，制定信息采集制度，用高效的信息处理手段处理信息等多方面的工作来实现。本项目采取的措施如下：（1）按工程的控制目标将信息划分为：合同控制信息、质量安全控制信息、进度控制信息、合同管理信息、技术管理信息等五大类，并按招标文件单元划分及编号原则进行编码系统的设置。（2）联合体组织内部，通过岗位职责、文档管理制度、常用报表管理制度等规章制度的建立，实现“职能分工明确化，日常业务标准化、报表文件规范化、数据资料完整化和代码化”，并建立起厂队职能部门决策层的信息反馈系统向发包人和监理人提交工程实施报告及其它所要求的信息资料。（3）通过计算机网络，实现信息资源共享。以月（周）进度计划协调会、成本分析会、质量安全会三个会议，定期对项目的资金、劳动力、技术、设备、材料等进行统计、分析，实现项目要素的动态管理，确保决策的及时性和科学性。（4）由总工程师负责，定期向发包人和监理人提交进度计划实施报告。2.7.3 计划、统计报表的编制与传递1、联合体管理层设置计划统计机构并配备计划统计人员，负责工程施工的计划统计工作，在计划统计业务方面，接受监理人的监督与协调。2、统计报表应做到真实、准确，严格按照国家统计法的规定执行。统计报表应经主管领导、统计部门负责人、制表人签字并加盖承包单位的印章方属有效。3、严格按本合同条款规定的完工工期，本合同招标文件技术条款规定的内容和期限以及发包人、监理人的指示，编制施工总进度计划，该计划根据合同中向发包人承诺的进度目标和监理人提出并经发包人统一协调后下发的项目管理的要求编制，提交发包人和监理人审批。以经审批的合同进度计划作为控制本合同工程进度的依据，并依此编制年、季、月、周、日进度计划报监理人审批。提交施工总进度计划的同时，提交预计需求的劳动力及施工机械配备计划表且附有工程实施计划的详细描述，与合同文件保持一致，并按特殊条款规定的格式，向发包人和监理人提交按月的资金流估算表（估算表包括承包人计划可从发包人处得到的全部款额，以供发包人参考）。并按发包人和监理人提出修订的要求，在指定的时限内提交修订的资金流估算表。4、按合同规定的计量办法，按月对已完的质量合格的工程进行准确计量，并在每月末随同月付款申请单，按合同工程量清单的项目分项向监理人提交完成工程量月报表和有关计量资料。5、按相关合同条款要求，及时、准确地向监理人和发包人提供相应的电子文件。6、按联合体数据中心的规划，进行数据的录入和管理。2.7.4 竣工资料及施工记录的移交1、竣工资料及施工记录的收集、整理和编制（1）按文件资料控制程序要求设专人在施工过程中收集、整理各施工阶段的工程资料、工程文件、验评记录、材料合格证及试验报告等，按质量监督单位确定的单位-分部-单元工程、资料内容、施工顺序进行立卷存档。在工程开工前制定竣工资料的收集计划，根据工程内容明确需要收集资料的内容、范围和数量等。在工程进行中按计划进行收集，在每项单项工程完工后，及时整理该单项工程的竣工资料，如有缺少、遗漏的资料及时补充、完善，并对整理完成的资料进行妥善保管。相关人员和部门要积极配合，并由总工程师负责此项工作。（2）竣工资料及施工记录的整理、编制、打印、签章、装订要符合合同规定的相关规范的规定和要求，做到格式统一，数字准确、真实，资料完整、齐全。（3）竣工资料及施工记录整理移交时限承诺：分部（分项）、单元工程验收资料及时按监理要求完成整理，满足验收要求；单位、单项工程及时按发包人、监理要求完成整理以满足验收要求，并于验收后3个月内完成临时档案归档；各阶段验收资料及时按验收委员会要求完成整理以满足验收要求，并于验收后3个月内完成临时档案归档；各专项验收资料及时按验收委员会要求完成整理以满足验收要求，并于验收后3个月内完成临时档案归档；竣工验收前完成整个工程的正式档案整编及移交工作。2、竣工资料、施工记录的移交竣工资料、施工记录移交时，列出详细移交清单，移交清单上应有项目领导班子成员的签字及盖章，并送交监理人审查，通过监理人审查后按发包人要求的时间、份数移交发包人，具体步骤见下图所示。竣工资料收集整理移交程序框图送交监理人审查，提出意见发包人签收竣工资料、施工记录整理结束，列出清单总工程师审查签字、盖章反馈送交反馈送交移交审查合格