物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度及操作流程.docx

物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度及操作流程 河源东江医院 物资申购、采购、验收、入库、保管、出库、供应、使用管理 制度 一、总则 1、为保障医院正常生产经营的连续性和秩序，使物资管理作业合理化，减少库存资金占用，特制定本制度。 2、通过本制度明确物资管理作业规定，指导和规范操作人员日常作业行为。 3、仓库管理应保证满足医院生产经营所需的物资需要，不缺货断档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。 二、存货计划与控制 1、仓库以适质、适量、适时、适地之原则，供应所需物资，避免资金呆滞和供货不足。 2、对订有标准的物资品种进行控制，实际库存量降到订购点时，即可提出补充采购计划申请。 3、认真准确完成物资的出、入库工作，杜绝出、入库过程中造成的物资短少、错乱。对单据、账册及各种原始凭证认真整理、保管不得遗失。 三、物资的采买收发管理规定 (一)、申购 1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。 2、物资申购单由申购人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准后交由采购人员采购。 3、申购单一式四联，所有字签完以后，申购部门自己留存一联作为部门留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交采购一联作为采购人员采购凭证、交财务一联作为财务核对付款用。 4、工程用小综物资零星采买也按此执行，大综物资采购或招标另出台管理规定。 （二）、验收与入库 1、循环使用物资进库填写入库单，销耗性使用物资进库填写收料单。 2、物资到医院办理收（入）库手续时，仓管应依据清单上所列物资进行核对、清点，经使用部门或申购人员及技术检验人员对质量检验合格后，方可入库。 3、如发现名称、型号、规格、数量不符或包装破损的，应通知采购处理。（所有来货来料必须在数量清点完成，供、收双方共同确认的情况下签单收货，数量异常时，则签收实收数量并要求送货人员签字确认方可收货） 4、对收存入库物资核对、清点后，由库管员及时填写入库单或收料单，入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。 5、库管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库 a）未经审批的采购。 b）与合同计划或请购单不相符的采购物资。 c）与要求不符合的采购物资。 6、因生产急需或其他原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收，并及时补填入库单或收料单。 7、对入库物料第一时间做好标识卡记录，标识卡要注明品名、型号、规格、来货时间及供应商和实际入库数量。物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录。 8、库管员在物料入库时发现问题，未及时或于次一个工作日内报告处理的，该物料视为合格。 9、仓库管理员对所有入库物品及时入帐，对在存仓库物品造册登记。可用金蝶软件或电子表格记账。 （三）、出库或领用 1、循环使用物资出库填写出库单，销耗性使用物资出库填写领料单。 2、物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库 发货。 3、出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。 4、凡持经各方人员签批的出库单、领料单经确认后，方可领料出库。若领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。 5、库管员必须根据进货时间，遵守“先进先出”的原则进行物料的发放；库管员须对所有出库物资及时入帐。 6、领料人员所需物资若无库存，库管员应及时通知使用者，使用者按要求填写申购单，经批准后及时采购。 7、领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。 8、任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内取走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为；物料出库提运过程中，禁止领料人随意进入仓库内部场所，对不听规劝的可拒绝发货并上报领导。 9、以旧换新的物资一律交旧领新； 10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。 11、坚持原则，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物资。 四、物资退库管理规定 1、由于计划变更或取消计划引起的领用物资剩余时，应及时退库并办理退库手续，退库由退库人员红字填写出库单或领料单，签字、审批、收货、单子流程按新料入库办理。 2、正常循环使用物资退库时，由库管员红字填写出库单，经退库人员签字后，一联交退库人员作退库部门留存，一联仓库留作登记仓库帐和各部门台 帐用，一联交财务作为记账核对用。 3、销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并 做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。 五、物资的保管 1、按品种、规格、体积、重量、大小、用途等物料性质分类整齐码放，设置明显标记。（仓管员必须将货物放到仓库内部，不允许放在仓库外，尤其不能隔夜放在仓库外。） 2、储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。 3、物料摆放需要按照划分的区域进行摆放，不得随意摆放，不得在规划的区域外摆放物料。 4、物料发放后须进行整仓、归位整理、及时入账。 5、对贵重物料卡帐登记，由指定人员管理。对危险物品隔离管制。 6、所有物料必须做到安全维护和保管。 7、对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月及时统计，上报处理。 8、地面负荷不得过大、超限。 9、注意仓库清洁卫生，通道不得乱堆放物品。定期实施安全检查。 10、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。 六、安全 1、每天下班后由仓库管理员检查门窗是否关闭，按仓库八防安全原则（即防火、防水、防盗、防腐、防潮、防漏、防锈、防虫）检查货物，异常情况及时处理和报告。 2、非仓库人员，未经同意，不准入内。 3、仓库内严禁吸烟和禁止明火，发现一律立即上报处理。 4、保障疏散通道、安全出口畅通，物资堆码高度应按照国家质量体系相关规定码放，以保证人员、库房安全。 七、定期盘存 1、库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正。库存信息及时呈报，须对名称、数量、规格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。 2、小盘点，每月底一次。主要核查是否帐实相符及呆滞物料增减情况。 3、大盘点，每年一次。每年年终对医院的所有资产进行盘存。 4、盘点要求： (1)、对盘点出的过期、变质或其它原因不能使用的物资及时上报处理。对盘盈、盘亏情况，报主管批准后调整帐目；涉及库管员责任短缺的，由其赔偿。 (2)、盘点过程中发现异常问题及时反馈处理； (3)、库管员须保证盘点数量的准确性和公正性；严禁弄虚作假，虚报数据；盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程操作的根据情况追究相关责任。 附：一、流程图 二、样单 1、物品申购单、消耗性物资损失报告单循环使用物资损失（报废）报告单要的时候现做。 2、入库单、出库单、收料单、发料单买现成的。 流程图 一、采购入库 二、领用出库 三、退库 1、由于计划变更或取消计划退库 2、循环使用物资退库 3、损失或报废物资退库 四、付款