办公用品采购管理制度及流程.docx

办公用品采购管理制度及流程 办公用品采购管理制度 一、总则 1、为加强公司办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度； 2、本制度适用于公司全体员工。 二、办公用品分类 本制度所指的办公用品主要包括:各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。 1、办公室家具:如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等； 2、办公设备及办公用具:如电脑、计算机、投影仪、打印机等； 3、日常办公用品、耗材:如笔记本、笔、打印纸等； 4、其他 三、采购原则 1、所有办公用品的采购、发放、管理工作,由行政部统一负责。 2、负责办公用品的采购和日常管理,当库存低于一定数额时,行政部应及时补充。 3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核,并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购； 4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计,并定期审核办公用品台账； 5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督,发现问题应及时纠偏。 6、采购人员严格按照采购审批计划进行采购,不得随意增加采购品种和数量,凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品,任何人不得擅自购买,否则后果自负。 四、采购办法 1、所申购物资总价格在500元以下的办公用品,由行政经理审核后直接采购； 2、总价格在500元以上的,经由总经理签字确认后采购。 五、采购审批程序 1、总价格在500元以下的物品； 申购人填写物品申购单部门负责人审批行政经理审批行政人员采购 2、总价格在500元以上的物品； 申购人填写物品申购单部门负责人审批总经理审批行政人员采购 3、行政专员依据各部门的办公用品领用计划,及时查对库存,对确有缺项的,应及时编制办公用品购置计划,后进行采购； 六、核销 1、办公用品采购后,行政部负责验收、核对,确认无误后登记入库； 2、采购物资时,行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单,如供应商未能开具正式物品清单的,行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等,自行编制采购物资清单,作为报销凭证； 3、物资采购完毕,须在10个工作日内,填写费用报销单,经行政部经理、总经理审核后,按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核,对于不符合申购流程和报销凭证不全者,应予拒销。 七、办公用品的保管 1、备用的办公用品由行政部统一保管,防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失,确保办公用品的功用和性能。 2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取,谁保管；谁使用,谁保管。 3、办公用品在使用过程中出现故障时,应及时通知行政部组织维修。 4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的,将根据个人错误的程度,由责任人承担相应的损失。 5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由人事行政部确认。 八、领用和发放 1、员工领用办公用品需填写办公用品领用登记表并确认签字,且按照办公用品领用登记表发放办公用品,并做好出库登记,建立台账。 2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分,由行政专员统一调换或回收； 3、使用人在使用办公设施时,应严格按照要求进行操作,并注意日常保养维护。 4、新员工入职,每人可配备:记事本一本、签字笔一支,由行政部统一发放。 5、员工离职时,须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。 九、登记和管理 1、行政专员须建立和登记办公用品台账,做好办公用品的购置、发放和库存管理； 2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账实相符； 3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能； 4、行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。 十、附则 1、本制度由行政部制定,经总经理审批后予以实施。 2、本制度解释权和修订权归行政部所有,根据实际情况,行政部将定期对本制度进行修订。 3、今后若有未尽事宜,由行政部另行发文通知。 4、本制度自颁布之日起实施。 附件1 物品申购单 经理审批； 附件1 办公用品领用登记表