公司文件管理制度_规章制度.docx

公司文件管理制度_规章制度.doc 的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂 部名义发文。 （四）发文程式与要求 第十条 发文程式规定： 1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请； 2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚； 8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签； 9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发； 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印； 11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。 （五）文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 （六）文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围： 1、凡下列文件统一分别由两办负责归档： （1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复； （2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等； （3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； （4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； （5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果； （6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等； （7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； （8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品； （9）工厂日志和大事记； （10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。 第十六条 立卷要求 1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。 （七）文件的销毁