文件控制程序.doc

名 称文件控制程序文件编号:P-BLJ-0011.目的：对公司食品安全、质量管理体系有关的文件和外来文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效最新版本。2.适用范围：适用于本公司与管理体系有关的文件和资料的控制（包括国家相关法律、法规，本公司内部或顾客、供货商提供的及外来的与质量安全管理体系有关的资料）。3.名词解释：无4.职责： 4.1总经理批准发布一阶文件（食品安全、质量管理手册），管理者代表审核，品管制定/修订/废止。4.2 管理者代表核准发布二阶文件（程序文件），部门主管审核，职责单位撰写。4.3 厂长核准发布三阶文件（部门工作手册），部门主管审核，职责单位撰写。4.4 部门主管核准发布四阶文件（部门表单），职责单位撰写。4.5 国际/国家/行业标准，法律、法规，设备操作手册，客户、供应商资料由使用部门负责评审、保管、更新，提供目录于文控备案。4.6 集团总部下发文件由相关职能部门接收后报文控，由文控确定是否属受控文件，如属受控文件，则由文控列入或替换前文件后发行、生效。4.7 文件重新发放：如发放文件缺页、破损、字迹模糊或丢失，由领用单位填写文件补发申请表，由部门主管核准，方可领用。4.8 各使用部门负责本部门文件及与管理体系有关文件的使用、整理、归档。5. 作业内容：5.1 新文件的编号：所有编写单位需根据编写规定对文件进行编号。5.1.1 文件的名称：必须准确描述文件的内容。5.1.2 文件必须有统一、唯一的编号。5.1.3依文件类型：一阶文件：M-质量安全手册二阶文件：P(H）-程序文件三阶文件：W-部门工作手册四阶文件：R-部门表单公司部门编号：公司：BLJ，行政部：XZB，储运部：CYB，采购部：CGB，生产部：SCB，品管部：PGB。文件编号：技术文件JS，检验文件JY，管理文件GL。质量安全手册/程序文件/HACCP计划与HACCP计划相关的及其他程序文件编号：M（H）-BLJ-001序列号公司名称拼音缩写（三级程序文件为技术、检验和管理的拼音缩写）文件类型缩写 部门工作手册/操作规范编号： 表单编号： 5.2 部门文件编号：5.2.1部门手册序列号十分位与个位表示作业规范序列号，包括*作业规范（编号01-99）。5.2.2表单编号最后三位序列号表示该部门表单流水号（数字编号从0-999），英文字母表示表单版本号。若变更，版本号从ABCZA依次类推。5.2.3 文件的版本号：文件必须有统一、唯一的版本号。版本号原则如下：以数字1，2，3顺序排列，版本1表示第一版；当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文件编号作废，由文管中心另发放一文件编号，版本重新定为1版，页序均为A。文件版本填于文件封面之“版本”栏。5.2.4 页序：以字母A，B，C顺序排列，版本1中之某一页修订，若不须变更版本，就该页次而言，页序由A变为B，依次类推。当任一页序变更到J次时，若再需变更该页序时，则重新发行新版本，版本依序变更，页序均为A。文件页序填于文件每页之“页序”栏。5.2.5 段落序号：章节中的条款按照如下顺序进行段落编写：阿拉伯数字*、阿拉伯数字 *.*、阿拉伯数字*.*.*。5.2.6 文件格式：文件每一页必须包括文件名称、编号、生效日期、页次、页序，文件首页还必须包括制定、审核、核准及有效标识。5.2.7文件字体：封面中的文件名称为小一、宋体、加粗；文件类别、文件编号、撰写单位、版本、发行日期、机密等级、合计页数及制定、审核、核准字体均为四号、宋体、加粗；正文：题头的名称具体的名字体为小三、宋体、加粗；正文字体为五号、宋体 5.3文件编写、修订、废止作业5.3.1 文件制订作业：视实际需要由部门/单位指定人员，以各类文件的标准格式依要求拟案后填写文件制订、修订、废止申请表由职责主管核准后，交由文管中心做发行及控制。5.3.2文件修订作业：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议单位填写文件制订、修订、废止申请表职责主管核准，进行修改，交由文管中心做发行及控制，修改单位应将修改后文件名称填写在部门工作手册中的文件修订履历表上以利文件控制。5.3.3文件废止作业：由提议单位填写文件制定、修订、废止申请表，按职责核准后，回收各相关单位文件交由文管中心废止，需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。5.4文件的发放回收和标识：5.4.1 文件的发放要求：部门需先将文件打印好，由授权人员对文件的充分性、适宜性进行审核和批准。审核是保证文件的正确性，批准意味着从行政上赞同文件的实施。文管中心的文控员填写文件发放记录表，经管理者代表批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，文件发放记录表标明文件名称/编号/版本、发放日期/对象/数量。发放修订新版文件时应将作废版本回收并记录在文件作废记录表上。5.4.2 文件的标识：发放文件前必须对文件状态进行标识，标识包括：文件发行正本、文件发行副本、文件保留、外来文件发行。以蓝色标识章为有效。5.4.3表单上不盖文件发行章，以便各单位自行影印使用。5.4.4 文件标识章的管理：由文控员进行文件标识章制作、保存、封样和管理。5.4.5 原版文件和电子版文件的管理：文件批准后，印制原件、各类电子版文件（计算机硬盘拷贝、软盘拷贝）由文管中心保存，填写文件总览表，以便查阅。5.5 文件的档案管理：5.5.1 现场使用的文件必须置于作业现场，非现场使用之文件及资料由各部门指定专人集中保管，不得放入私人使用的文件柜内。5.5.2 文管中心每半年发放一次文件总览表供各单位核对，使其保存最新资料。5.5.3 文件的使用部门当使用的文件破损、缺页、字迹模糊严重影响使用时，应填写文件补发申请单，依职责规定核准到文管中心办理更换手续，交回破损文件，重新领发新文件，文控员将破损文件销毁。5.7外来文件的识别5.7.1产品的标准(1)凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到品管部进行识别。(2)识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。(3)标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。5.7.2与质量有关的文件(1)凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到品管处。(2)品管对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。(3)品管对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，并分发各部门。5.8 外来文件控制：5.8.1外来文件除技术文件外的受控参见本章条款.4.2及.4.3规定。5.8.2对集团总部下发的技术文件，由品管转换成本公司使用的文件，品管主管核准后加盖“技术文件资料”印章发放相关单位，正本由品管存档，使用部门不得自行影印。5.8.3国家相关法律法规，由文管统一盖章后下发至各使用部门，使用部门不得自行影印，文管每月定期对相关法律法规进行核查，检查文件有效性。生效日期页次4/4页序A