论秘书和辅助职能 领导的职能.doc

论秘书和辅助职能 领导的职能摘要：秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。总的来说，秘书就是为领导服务。在秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。 关键词：秘书的职能活动、辅助职能一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位1.综合辅助是秘书活动的显著特点秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象时，秘书凭借其为各相关方面提供公务服务所取得的信赖进行沟通协调，能够取得良好的效果。4.为领导服务为领导服务， 可以作为一个秘书的角色定位。秘书有为领导机关和领导服务，为职能科室服务，为基层群众服务的“三服务”之称，但占秘书工作首位的，处于核心地位的是为领导服务。这是秘书工作的纲领，是秘书工作的指导思想和行为准则，是秘书一切工作的重中之重。为领导服务就是服从领导的需要并为领导工作。不过，领导与秘书的关系是工作关系，是上下级的关系。这种服从、顺从、听从，非常明显地指出了在这种工作关系中，秘书处于从属地位，是从体，而领导处于主导地位，是主体。一切按领导的指示办，听领导的，是秘书言行的指南。秘书的服从领导（当然包括老总、老板。），主要是权力服从。领导或在级别、职务上，或在财力上掌握有指挥秘书的权力，秘书在这种权力、财力面前只有服从并为之效劳。在权力场中，领导处于权力的中心，秘书处于权力的边沿。领导是执政、主政，秘书是参政、辅政；领导吹奏的是权力的主旋律，秘书是从旁配合的辅音和声。这种认识，应该成为秘书的指导思想和行动纲领。对此，不能有丝毫动摇，不能有须臾偏离。二、对待权利服从，很多秘书还存在误区（1）领导对的我就听，领导错的我就不听。这种看法是非常错误的。错与对的标准是什么，在不同的人眼里，就有不同的标准。作为一个秘书，在领导有决策、指示、批示时，首先应该想到如何去贯彻、执行、落实，而不是去分析研究其对错，然后再决定自己的态度和行动，这样的做法，那还怎么去辅助领导？在任何单位，一条铁定的组织原则是下级服从上级，一切行动听指挥。另外，无论在什么地方，一个单位的领导，哪怕只是一个小组长，一个领班，他都愿意，都希望被下级看成是英明的、是全智全能的，不愿意甚至厌恶听到另类的，异样的声音。一个秘书，动不动就评判领导的对错，在领导看来，实在是大不敬的，是不能容忍的。这时，秘书也就当到头了。（2）领导能力强的我就听，领导能力差的我就不听。其实领导能力的强、弱、差，并没有一个统一的标准，大多数只是凭单位人们的议论和秘书的感觉，是不大靠得住的。即使领导能力真的很差，而秘书的能力远远高出领导，秘书仍然当着秘书，而领导依然当着领导！并不因为秘书的能力强而同领导易位，领导也不会因为能力比秘书差而改任秘书。可见，领导手中的权力同他具备的能力并不是相对应的。权高、权重的人不一定具有很高、很强的能力。不过，他能当领导，必定有他的过人之处。不然，怎么那么多人没当上领导，而独独他当上了？秘书就应该去发掘他能当上领导的能力而向领导学习，为领导做好辅助工作。领导的能力差一点，正是秘书施展才能的好机会。这种好机会是领导给的，秘书应该对领导感恩，而绝不去计较他当领导后的能力。关于领导的能力问题，这不是也不应该由秘书来考虑的。秘书只应该做好自己的本职工作，发挥秘书工作的才能。对领导的能力，也不应要求过高，存在一些不切实际的想法。任何领导，他都是现实的、具体的，不要对之过于理想化。任何领导，他的才能不必也不可能全都超过他的下级。他只要善于用人，善于发挥下级的才能，他就是一个称职的好领导。（3）领导的品格好，我就听；品格不好，我就不听样的领导他的。一个人的品格和权力也没什么关系。领导的品格好，是秘书的楷模。领导的品格，秘书看不上，秘书不向他学并引以为戒就是了。领导工作上的事，也就是秘书职责范围内的事，秘书还是应该竭尽全力去辅助好、做好的，并尽量减少因领导个人的品格问题而对工作造成的损害。在权力问题上，领导是掌权者，是指挥者，秘书是辅助者，是服从者；在对工作的处理上，领导是决策者，“大主意您自己拿”。秘书是执行者，“丫环拿钥匙，管家而不掌家”。三、全心全意为领导服务，用全身心的投入去做好秘书工作，是秘书的职责，也是一个好秘书的标准。美国专业秘书工作职责说明有一段是这样描述的: “秘书的工作在于帮助领导处理琐碎的政务、协调工作，保证工作的有效性和提高工作效率”，这是秘书工作最基础的部分。领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书最首要、最基本的社会关系。秘书在党政机关所承担的角色，就更集中地体现在领导活动中以及秘书与领导的关系中。概括地说，秘书基本角色是领导的助手，基本职责是协助领导开展领导活动和政务活动，行为特征是辅助领导管理，提供综合服务。任何离开领导的秘书角色都是不存在的，秘书的角色意识主要是辅助意识。秘书工作具有辅助性，处理在机关发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动，为领导分身、挡小事，协助领导抓大事，使领导较多地解脱事务的纠缠，集中精力开展领导活动和决策思考。鉴于此，秘书工作者在处理问题时，都必须以领导意见为根据，而不能代替领导作决定，可以提出意见、建议以至方案，而这只有被领导采纳并成为决定后，才能以领导机关或领导人的名义去贯彻执行。秘书工作具有服务性，党委秘书工作主要是为领导服务，也包括间接为机关、为基层服务。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的重要性，树立自觉服务的角色意识。1、忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责， 认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。2、服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。3、兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。4、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。作为一个秘书，还必须要做到（1）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。（2）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。（3）实事求是，勇于创新 实事求是。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。（4）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。（5）钻研业务，掌握秘书工作各项技能 从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。只有认真做好、学习好这些，才能尽全力的做好秘书的本职工作，辅助领导管理，提供综合服务。总之，秘书人员在自己职业岗位下的行为模式，必须符合秘书的角色定位。只有明确自身定位，培养良好的角色意识和良好的心态，才能把自己的精力奉献给组织，奉献给人民。第 10 页 共 10 页