公司通迅管理规定.doc

公司通迅管理规定1.0目的：为了加强对公司员工手机通讯和各部门所使用的固定电话通讯的管理。2.0适用范围：公司各部门及全体员工3.0手机通讯管理：3.1话费标准及报销原则： 3.1.1除公司统一交费的手机使用者外,其他有手机补助的人员每月须提供电信局打印的话费发票,如不能提供打印发票者，须提供充值发票，附话费清单。3.1.2各部门员工话费补助将不在工资中体现，凭话费发票或清单给予现金补助。3.1.3各部门员工须将发票或清单经主管领导签字后，上交至行政部，经行政部审核签名，报总经理批准，由财务部复核无误后按补助标准给予现金补助。 3.1.4各部门员工须在发票或清单上注明姓名、部门、月份、类型。如小李是广州办业务员，2月10日报销上个月小灵通话费，即应在发票或清单上注明：姓名为小李、部门为广州办，月份为1月份（话费补助），类型为小灵通。如未注明的将不予以批准，直至注明清楚后方可给予发放现金补助。 3.1.5如上交话费或清单时间超过2个月，将取消该月的话费补助。3.2审批程序 3.2.1在核定的额度内， 按照电信部门打印的发票清单给由报销人填单，主管领导签字，财务经理审核后，报总经理批准报销。 3.2.2因工作原因，当月话费报销、补贴标准超出报销额度的，凭通信运营商的话费清单逐项勾对，注明因公事由，主管领导签字，财务经理、行政部经理复核后，报总经理批准。否则不给予报销。3.3注意事项 3.3.1公司员工所发生的手机话费报销列入“通讯费”管理及核算。 3.3.2享有报销手机话费资格的员工应保证手机的正常开通与使用。一个月内有两次以上（含两次）因公联系不上的，公司将取消该员工当月手机话费报销。如果连续三个月有类似情况者，公司将取消该员工手机话费报销资格。 3.3.3如果员工手机号码发生变更，必须及时将新号码通知综合行政部重新登记，否则公司将不予报销手机话费。 4.0固定电话通讯管理4.1日常管理 公司办公电话的安装、调试、维护由公司综合行政部指定专人负责。 4.2申请程序 4.2.1根据公司电话系统资源情况，部门需要给予安装电话。 4.2.2部门因工作需要需配备，由部门提出书面申请，人力资源行政部审核后报执行总经理批准，由人力资源行政部审核向电信运营商申请安装或根据公司电话系统资源情况公司进行调配。 公司外办的申请得到批准后，由外办负责人到当地电信运营商申请安装，完后必须第一时间通知人力资源行政部。4.3使用管理 4.3.1部门电话通讯费将计入部门费用由部门经理负责管理。4.3.2员工应充分利用电子邮件网络及长途电话IP 网络，控制长途电话费用。 4.3.3使用固定电话时应注意文明礼貌、长话短说、简明扼要，尽量压低音量，接听电话应统一用语“您好*公司”。 4.3.4严格限制使用公司电话拨打私人电话，严禁使用公司电话拨打私人长途电话，综合行政部每月将审核部门长途电话费用，凡是因私长话费用将向帐户使用人收回并视情节严重进行相应的处罚。 4.4话费标准4.4.1各部门每月办公电话费用定额管理，根据公司各部门工作性质由行政部拟订标准报总经理批准确定。4.4.2各部门的固定话费须经过行政部审核后，财务部方可给予报销。4.4.3公司对各部门的固定电话话费制订了月消费标准额。如超出所订标准，由主管承担超额部分的30%，其余员工分摊如节省话费，将给予节省话费部门奖励节省部分的30%，奖励金额分配方式为：主管给予奖励金额的30%，剩余部分奖励给本部门各员工。奖励金额由财务部负责发放；到付后，奖励金额由责任部门主管负责发放给本部门员工。5.0注意事项及处理办法： 5.1严禁利用公司电话拨打信息台，下载信息、点歌、交友等，一经发现，扣回该话费作书面批评，并记申诫一次。 5.2严禁将公司员工的手机号码随便告知不明来历的人，特别是公司领导的手机号码。一经发现，书面警告一次，罚款50元。 5.3注意电话礼貌用语的使用。如：“您好，致发。”“有什么可以帮你吗？”严禁使用粗俗、粗秽语言，一经发现，罚款20元/次； 5.4.CDMA手机使用者不得擅自开通彩玲、互动视界等与工作无关的业务。如擅自开通彩铃、互动视界等业务，行政部将不再为其取消彩铃、互动视界等业务，开通业务所产生的全部费用由本人全权负责。 5.5.如有新员工使用CDMA手机，部门主管须第一时间告知其使用规定，包括上述第一点，如因部门主管失职，导致新员工开通与工作无关的业务，将追究部门主管责任。（注：取消彩铃方法：拨打101568，按提示取消；取消互动视界方法：使用本机，进入互动视界取消。）6.0信息沟通管理:6.1公司信息包括管理信息、工作信息、客户信息、市场信息、员工信息等。6.2根据信息的性质，公司指定相关部门负责相关信息的处理，相关部门在接收到信息后，须根据信息的重要性，按相关流程与要求即时处理。6.3所有信息的责任人均为相应部门的负责人或其指定责任人。6.4公司信息原则上以垂直管理渠道，逐级传递；特殊情况下，可跨部门或越级传递。6.5公司信息的沟通方式有邮件、传真、电话、口头传递等。行政部门将指定各部门相应的联系方式，各部门（人员）如有变更，需及时通知公司行政部门，否则按有关规定处理。6.6公司发放公文以邮件和传真为主，电话通知为辅，各部门信息责任人须随时或定时（每天至少一次）检查邮件或传真。6.7申、投诉管理6.7.1客户的投诉由客户服务部设专人接收，由客户服务部在指定时间内（不超过与客户承诺时间内）组织处理；6.7.2管理类及员工的申、投诉可向总经办、人力资源行政部提出，受理部门须于二个工作日内组织处理。7.0附则：7.1本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人： 人力资源行政部经理7.2本制度自批准生效之日起执行。7.3本制度解释权归人力资源行政部。