集团公司合同档案管理制度.doc

1 集团公司合同档案管理 制度 一、 总则 第一条 为加强集团公司的合同档案管理，起到有效保障公司合法权益的作用，制定本办法。 第二条 本办法仅适用于集团公司本部。 第三条 本办法所称经济合同是指集团公司或集团公司授权的职能部门作为主体与其他主体之间订立的为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的合同。 第四条 集团公司法务合约部作为集团公司经济合同归口管理部门，应当认真履行本办法规定的各项工作职责。 法务合约部办理本办法事项时，其他各部门应当给予协助，并履行好本办法所规定的职责。 二、 归档 第五条 合同订立后 ，经办单位应在 5个工作日内将如下资料送法务合约部办理归档手续 ，所提交资料必须真实完整，清晰明确，且原则上应为原件。 （一）经公司领导审批的合同评审文件； （二）合同订立前，有经各签订主体确认的合同文本的修改稿； （三）正式合同文本的原件，包含相关附件； （拟修改为：正式合同文本、子合同、补充协议以及相关附件） （四）其他补充协议或子合同。 （拟修改为：与订立合同有关的其他资料） 2 经办单位同时应指定专人负责合同的履行及后续相关资料的整理。 第六条 合同履行完毕 或终止 后 5个工作日内，经办单位应将除第五条规定外的其 他全部合同资料送法务合约部办理归档手续： （一）补充或变更的协议原件； （二）过程履行的证明文件，例如转账凭证、 履行记录、 对方签字确认证明等。该类文件需提交原件归档，如其他职能部门因硬性规定原件需由其保管的，经办单位可提交复印件归档，但该文件的复印件上需由原件保管部门注明原件所在地址，例如会计凭证号等； （三）履行完毕或终止合同的证明原件。 法务合约部应将第五条、本条规定 的 归档资料按照时间顺序先后编排，装订成册，标注页码。 第七条 经办单位在订立合同时，正式合同文本应至少保存两份原件，其中正本由法务合同部 归档，副本由经办部门自行保存。如其他职能部门因硬性规定需保存原件，经办部门应按需求增加原件数量，例如财务中心会计工作的需求等。 第八条 法务合约部接收资料时应当出具收据给经办部门。 第九条 法务合约部应在合同评审阶段对合同进行合理编号，所编号码必须告知集团公司财务中心的 。 三、 合同借阅 第 十 条 根据工作情况，需要查阅合同的，应当由查阅部门提出申请，报经所属部门负责人批准同意后，到法务合约部办理借阅手续。 3 第十 一 条 查阅合同原则上不得通过 手摘、 复印、扫描、拍照等手段复制文本内容。确需复制合同的，应经部门负责 人批准后，方可复制。 第十 二 条 借阅合同原则上应在档案室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应在借阅申请中注明外借期限后经分管领导批准后，方可带出。若超出外借期限仍需继续使用，应当 在到期日 重新办理借阅申请手续并经分管领导批准。 查阅人应在外借期限内归还所借合同，并与法务合约部共同核对合同文本的完整后办理归还手续。 第十 三 条 为便于查阅，法务合 约 部应建立电子目录。 四、诉讼与仲裁 第十 四 条 发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的情况说明。 第十 五 条 诉讼或者仲裁 文书材料应独立以案卷形式整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法务合约部应按本办法第十一条规定办理借用手续，借用的合同应在法院或仲裁委员会开庭审理结束后 5 个工作日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报分管领导批准。 四、 责任 第十六条 合同归档资料在交法务合约部归档前，所属部门应当保全完好，不得随意涂改、销毁、破坏、遗失，弃置 , 第十 七 条 经办单位未能按本办法第五、六条规定，办理归档手续的，对直接责任人和所属部门负责人按照集团公司员工违纪处理4 办法的相关规定处罚。 第十 八 条 被查出故意隐瞒部分合 同材料不办理归档手续，根据情节对直接责任人和所属部门负责人按照集团公司员工违纪处理办法的相关规定处罚。 第十 九 条 借阅人丢失所借合同的，根据情节可以对借阅人按照集团公司员工违纪处理办法的相关规定处罚。 第 二十 条 在借阅合同期间因使用合同的行为造成集团公司的经济损失的，根据损失的程度对直接责任人、所属部门负责人和分管领导按照集团公司员工违纪处理办法的相关规定处罚。 第二十一条 有关公司保密制度的规定同样适用于合同归档资料，违反公司保密制度的 ,对相关责任人 按照集团公司员工违纪处理办 法的相关规定处罚。 六、附则 第二十二条 本办法的由法务合约部负责解释。 第 二十三 条 本办法自 年 月 日起施行。