公司全套详细活动策划执行流程.docx

公关公司全套详细活动筹划执行方案一, 活动筹划执行流程图一接洽流程2二筹划流程3三管控流程3四标准管控工具：甘特图表4二, 活动筹划执行详细方案 TOC o "1-3" h z u 一前期准备41前期准备的宣扬类52前期准备的物品类63前期准备的其他6二活动现场8三, 后期工作总结流程一, 活动筹划执行流程图工程接洽工程接洽流程筹划方案工程筹划流程工程筹备工程执行执行总结人员分组物料准备现场台本活动筹划宣扬筹划预算物料申请, 审核流程现场照片媒体剪报客户评价执行人员评估执行管控流程开拓, 整合资源标准, 专业执行构建, 完善模式一接洽流程任务分工准备工作主要工作要求及内容说明, 洽谈重点参加人员联系方式完成时间备注初步接触：公司宣扬册及相关资料本公司自有优势资源, 活动阅历； 了解工程规模, 场地及其可操作性； 了解合作方关键人物, 组织机构，合作意向，资金条件； 了解对方的想法与建议；1, 微小环节洽谈屡次自有资源, 案例介绍PPT文档工程初步筹划案框架包括：活动主题, 形式, 主要内容建议；执行流程支配；大体预算 探讨筹划案，获得客户对活动的详细要求及意见； 获知工程的着重点及难点； 客户的倾向性。2, 工程汇报依据客户意见修改后的筹划案(包含筹划执行方案, 宣扬筹划案；详细预算)准备汇报用投影仪, 手提电脑, 方案PPT文档；筹划文案打印, 装订成册；汇报流程支配：开场人员，主要讲解并描述人员，答疑人员。 工程汇报； 合同条款认定二筹划流程任务分工参加部门探讨重点会后工作备注初次筹划会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人 工程背景, 需求； 是否值得接着跟进； 活动概念与形式。 撰写初步筹划案； 报筹划总监与分管副总。谈判后协调会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人；制作统筹, 设计师, 信息专员, 媒介负责人 客户意见； 筹划案大体框架； 形式与内容设计； 工程根本本钱； 宣扬炒作重点； 撰写筹划执行方案初稿含筹划方案, 宣扬方案, 预算方案 方案由设计师进展精包装；微小环节谈判后协调会议联络人, 活动筹划, 执行统筹, 活动部负责人；制作统筹, 设计师, 信息专员, 媒介负责人, 部门总监 客户意见； 内容, 执行微小环节确定； 现场效果图； 宣扬方案确定； 物料方案 预算方案本钱/报价。 撰写筹划执行方案定稿包括活动内容, 执行流程, 人员分工, 宣扬方案及预算； 拟定合作协议； 确定需外包工作并开场联络演艺, 制作, 场地等 确定执行工作组。合同签订后协调会议执行工作组成员 工程分解及完成时间图表甘特图； 支配各项工作。 工程正式立项 落实各项资源, 外包 执行管控三管控流程管控环节主要工作要求及内容说明, 洽谈重点参加人员联系方式完成时间备注时间管控时间支配表与节点限制。活动进展的时间是不行更改的，时间管理必需依据活动进展的时间来倒推。供应管控要是指对活动的效劳, 设备及物质资料的供应的管理。对外包效劳的管理。比方在活动执行过程中会涉及到食宿, 交通, 灯光, 音响, 舞台, 服装, 道具, 绝技, 录制等，这些对专业活动运营公司大都实行外包的模式，那就须要对外包的供应商进展有效管理。人力管控活动现场负责人，团队的人员配置与管理，甚至包括现场志愿者的管理。四标准管控工具：甘特图表任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。时间段：对每一个任务设置一个时间段须要考虑的因素是开场与完毕的时间。优先依次：设定任务的优先依次。节点：因为此表是用来监控活动的进展状况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。分工：每一个任务对应参加的人员，节点处找第一负责人。二, 活动筹划详细执行详细方案一, 前期准备任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注一前期准备的宣扬类1, 活动筹划书要筹备一次活动我们都会先有初步的方案，这样我们就须要先做一份比拟完整的活动筹划书，这样比拟便利接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份筹划书，筹划书最主要的是目的意义, 活动内容方式及经费预算等。2, 正式发文一次活动能否成功的完成还须要得到更多单位的支持与协作，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣扬方式。发文要标准，如文号, 主题词, 抄送单位等。3, 悬挂条幅, 张贴海报, 设置气拱门, 电子屏要完成以上这些宣扬形式还是有确定的程序的，首先这些宣扬形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣扬。4, 幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们须要事先量好尺寸大小在经过设计，最终悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。5, 借用展板展板是用于活动的宣扬，张贴海报等。6, 制作邀请函与节目单一场活动我们为了扩大宣扬都会邀请领导与嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进展派发。现在最流行的生怕是学生自己设计的正面是邀请函反面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约这点特别让许多领导确定。7, 演示文稿PPT现在越来越多的活动须要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会, 讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪与电脑。这点要留意的一是要有组织的标记；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的比照要比拟明显；三是内容的标准。8, 联系校内外媒体要做到三化：联系常规化：经过屡次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就简洁了；接待程序化：如要到宣扬部审批入校手续，由特地的工作人员进展接待, 准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参加人员，第二段写活动过程, 形式，第三段写意义, 同学反响。这样写可以减轻我们的压力，也便利媒体挚友找出他们各自的爱好点。9, 领导及嘉宾发言稿一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导与嘉宾对我们的详细活动还不是特别了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备时常之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的确定, 活动的意义, 对青年学生提出的渴望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿确定要由这个组织的最高指导者定稿。10, 主持稿为了使主持人能够对节目进展顺当的连接，为了让全部工作人员对整个活动详细流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。11, 准备拍摄相机, 摄影机这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是假如很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是假如场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。12, 奖状设计及制作要留意标准, 美观与时尚。13, 热气球, 彩旗有些活动须要营造出热忱, 喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣扬。当然，这个视活动的经费而定了二前期准备的物品类1, 水无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。2, 地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在许多的活动我们都须要铺上地毯。3, 灯光, 音响等设备现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光与音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原那么，够用就可以了，不要增加一些把戏，没有什么大作用。4, 准备签到本, 中性笔, 毛笔现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表与签到笔，假如是画展那么须要准备好签到本与毛笔。5, 花许多活动的场景布置都须要用到鲜花，；例如：会议桌上, 致词台上, 茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要依据不同场合提前准备好。6, 礼花炮许多晚会等类型的活动在开场或是完毕的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要支配好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省那么省。7, 水果盘, 水果现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不确定要贵，但确定要对，如簇新, 易食用等。这个环节也要留意摆放抽式纸巾。8, 桌椅许多的活动都须要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。9, 观众座位支配表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。10, 领导座位签牌正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都须要事先摆放好座位签牌。11, 帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变更的问题提前准备好帐篷，主要用于音响, 灯光与工作人员的避雨。12, 预定工作餐重大活动与长时间的活动要供应工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心愿，不用吃得好，但要吃得饱。13, 观众服装有局部的活动须要观众的服装的统一的，我们要依据活动的需求事前制作或是租借。14, 哨子, 荧光棒假如是晚会这一类型的活动我们为了活泼现场的气氛可以事先准备好哨子与荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场可以用很廉价的价钱买到。15, 小礼品假如是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给主动参加的观众。16, 提示板假设是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时与主持人的联系还应当准备好提示板。17, 借用礼仪服, 鞋子, 礼仪盘许多的活动现场都须要用到礼仪，比方座谈会或是颁奖典礼等活动，我们那么须要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服, 鞋子, 礼仪盘等。三前期准备的其他1, 确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能精确的做好座位签牌，支配好座位。2, 邀请评委假如是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。3, 确定主持人全部的活动在开场之前我们都要先与主持人沟通，协商好一些微小环节的东西。主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。4, 活动场地借用无论是室内还是室外的活动，都须要活动场地，为了保证活动能够如期开展我们确定要之前就审批好场地。5, 管弦乐队, 背景音乐会议, 座谈会, 颁奖仪式, 讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队与背景音乐，以营造现场气氛。6, 特别用电活动根本都须要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。假如须要电缆，那么要提前联系好。7, 摆放节目单, 矿泉水等在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放标准，如横竖都成一条线等。8, 活动前现场卫生清扫活动开场之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间, 抽屉等。9, 确定礼仪及颁奖依次假如活动包含颁奖仪式我们那么须要提前确定礼仪的颁奖依次，这样方能更好的保证会议的顺当进展。对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了还是不能很好的完成，因为变数实在太多了，如领导, 临时调整等因素。10, 支配根本观众许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的须要有时我们需支配根本观众。要强调的一点是最好能找到宠爱这种活动的人来参加，否那么他们出去就会四处进展活动的负面宣扬。11, 更衣间, 扮装间, 扮装人员, 扮装物品假如是室外的活动，例如晚会, 游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与扮装间，当然扮装人员与扮装物品也自然不行少。听说这点有许多扮装公司都宠爱扶植。12, 后勤人员支配, 现场秩序维护人员, 催场人员晚会, 游园会等这些活动的现场一般会比拟的混乱，所以在之前我们要先支配好后勤人员, 现场秩序维护人员与催场人员。13, 互动环节发问的问题及发问人员的准备在讲座, 访谈与座谈会议上一般会有互动提问环节，我们为了确保场面不冷场还应当提前准备好相关的问题，假照实在是没有人提问，那就由我们支配好的人来提问。14, 路标制作及摆放假如我们活动的现场比拟不简洁找到或是有邀请校外的嘉宾我们还须要事先做好路标，便利大家到场的时间。假如是重大活动，就须要一些有明显服装标记的志愿者站在重要地点，如学校大门口, 转弯处等举着指示牌来引导。二, 活动现场1, 现场停车位支配如假设活动是比拟大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，支配好停车引导人员。2, 贵宾室校园相对简洁，但许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就是贵宾室。我们的布置不确定很高档，但水, 水果, 纸巾, 讲究卫生等还是少不了的。3, 现场全程拍摄为了做好后期工作的宣扬与总结我们要支配人员全程拍摄。4, 签到, 礼仪迎接领导嘉宾及合影当领导与嘉宾到来时我们要让礼仪进展迎接, 献花，假如有须要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。5, 司掌员为了保证现场的气氛我们最好从前支配好司掌员。6, 维持现场秩序平安员为了保持整场活动的秩序，我们要让负责平安人员在现场维持秩序，最主要的是确保在突发状况下，现场不慌乱。一般状况下，平安员主要负责不要让观众在领导前面不停的走动。全部人员均从后排走动，包括拍照, 摄像，要适可而止。7, 现场话筒传递当到了互动环节须要观众发言时，我们要事先支配好礼仪特地传递话筒。8, 观众的调整假如活动开场前观众还没坐满，就要快速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。9, 记者接待要保证记者的座位, 行动的自由等。10, 活动的开场确定要由总负责人说的算，不是确定要依据原方案的时间开场的，可能会依据现场的实际状况提前或者推后。11, 领导介绍许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开场前几分钟才到来，出于敬重，我们确定要介绍他，所以这个环节也比拟惊惶。12, 场内纪律有几种状况要制止，如吃东西, 大声闲聊，随意出入等。13, 标明洗手间的位置许多来宾是第一次来，这点很微小环节。三, 后期工作总结1, 整理睬场与物料一场活动完毕了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水与节目单；拆卸幕布, 条幅等宣扬物料；其次整理归还租借的物品；最终还要清理现场的卫生等。2, 财务结算：1, 尾款催收。 2, 演员劳务结算。 3, 制作尾款结算。 4, 工程费用结算。3, 整理文件材料，存档1, 合同。 2, 方案筹划, 执行台本。 3, 宣扬网络, 电视, 报媒, 杂志等资料收集 4, 现场照片, 录像。 5, 物料设计稿, 照片最终我们要将全部的活动材料进展整理, 存档，便于以后的工作与学习。4, 与媒体沟通确认是否报导现场整理完了我们回头还要马上与媒体沟通确认我们的活动是否被报导。5, 整理照片, 录像, 新闻报道为了加大活动的宣扬我们还要进展活动照片的整理，做好公司刊物的报道。摄影的录像还应当刚好刻成光盘，视屏上传到公司网络，这样方能更大力度的宣扬我们的活动。67, 汇报工作活动完毕后我们应当刚好的向相关老师与领导汇报我们活动的工作状况，请上级指出我们的缺乏之处。7, 工作总结：召开总结大会同时我们要刚好的召开活动总结大会，点明缺乏的地方，探讨如何改良，这样才能取得今后更大的进步。1, 对内, 对外等总结报告 2, 参加人员评估与奖惩说明：结合详细活动实际，对活动工程进展调整。第 18 页