福州项目部管理制度汇编修订版 1.doc

项目管理制度汇编（修订版）中国交建福州地铁二号线第九标段项目经理部二一五年五月前 言为树立中交品牌和形象，贯彻落实局“双标”、公司管理大纲要求和福州地铁“让标准成为习惯”管理理念，认真做好项目二级管理，项目部围绕综合管理、财务管理、计划合同管理、工程技术管理、工程质量管理、设备管理、物资管理、安全监督管理等八个方面进行了阐述和规范，以期为集团BT模式下地铁施工管理做出相关的探索。本手册坚持以人为本，强化系统管理，突出了项目质量管理、安全管理、现场文明施工管理和过程控制管理的规范性和可操作性，是项目部推行标准化管理的纲领性文件和行动指南。本手册是依据中交一航局“双标”文件，中交一航局城市交通工程有限公司管理大纲，福州地铁管理要求等相关项目管理规定，在对现行管理制度进行系统整理、细化的基础上编写的。由于编者水平和经验所限，本手册在编订过程中难免出现纰漏及不足之处，恳请各位领导、同仁多提宝贵意见，以使本手册内容更加完善。中国交建福州地铁二号线第九标段项目经理部二一五年五月目 录第一篇 项目部机构设置1第一章 项目部主要职责及机构设置1第二章 项目部领导班子成员岗位职责1第二篇 综合管理制度6第一章 综合管理员岗位职责6第二章 员工管理制度6第三章 公章管理制度10第四章 公文处理及文件材料归档管理制度11第五章 宣传管理制度18第六章 接待工作管理制度20第七章 办公用品管理制度21第八章 车辆管理制度23第九章 食堂管理制度24第十章 宿舍管理制度26第十一章 房屋租用管理制度27第十二章 治安综合管理制度27第十三章 员工培训管理制度27第十四章 信息工作管理制度28第十五章 项目部例会制度29第三篇 财务管理制度31第一章 会计基础工作标准化管理办法31第二章 财务监督监察管理办法36第三章 费用报销与财务管理办法38第四篇 计划合同管理制度45第一章 计划合同岗位职责45第二章 计划统计报表管理办法45第三章 计量支付报表管理47第四章 预结算管理办法48第五章 分包合同管理49第六章 付款申请管理办法49第七章 分包队伍管理办法50第八章 预算管理办法50第九章 变更及签证管理办法51第十章 内部管理办法51第十一章 零工及签证格式52第五篇 工程技术管理制度53第一章 施工管理岗位职责53第二章 一般规定55第三章 内业资料管理办法55第四章 现场管理55第五章 施工现场旁站制度57第六章 施工现场领导带班和安全值班制度58第七章 施工现场处罚条例64第六篇 工程质量管理制度65第一章 总 则65第二章 工程质量监督检查66第三章 工程质量检验评定68第四章 工程质量检查员管理70第五章 工程质量事故报告及处理71第六章 工程报表和统计台帐管理74第七篇 设备管理制度76第一章 总则及设备管理员岗位职责76第二章 机械设备管理台帐档案管理77第三章 机械设备标识管理77第四章 机械设备组织管理77第五章 机械设备租凭管理78第六章 机械设备的使用管理78第七章 施工设备的保养、维修79第八章 设备的安装、拆卸、运输79第九章 机械设备的停用管理79第十章 机械设备的报废批准79第八篇 物资管理制度80第一章 物资管理职责80第二章 物资管理的过程控制80第三章 库存材料维护保养制度82第四章 安全保卫防火制度83第九篇 安全监督管理制度83第一章 总 则83第二章 安全生产责任制考核制度84第三章 安全生产资金保障制度84第四章 安全教育培训制度85第五章 安全检查制度86第六章 安全生产隐患排查制度87第七章 安全技术交底管理制度89第八章 安全生产技术措施制度89第九章 安全环保文明施工奖惩制度91第十章 脚手架模板安全管理制度94第十一章 高处作业安全管理制度96第十二章 施工现场消防管理制度97第十三章 安全生产事故报告处理制度98第十四章 文明施工管理制度100第十五章 施工现场环保控制措施101第十六章 施工现场治安管理制度102第十七章 宿舍安全管理制度103第十八章 施工现场动火安全管理制度104第十九章 机械设备安全管理制度107第二十章 安全例会制度111第二十一章 安全标志牌管理制度112第二十二章 安全检查验收制度113第二十三章 危险源辨识、评价及重大危险源管理制度114第二十四章 劳动防护用品购买、发放及使用制度115第一篇 项目部机构设置第一章 项目部主要职责及机构设置1 项目部主要职责1.1 贯彻执行国家法律、法规、规范、标准，执行上级的管理制度，维护局、公司的合法权益，接受当地政府的领导和有关部门的工作指导。1.2 履行工程施工合同，负责工程项目的施工组织及技术、成本、工期、安全、质量等全面管理。1.3 组织抓好本项目工程质量信誉评价管理与考核工作，对照业主要求，定期自检、模拟打分、自行评估、查找不足、及时整改。项目部有责任和义务维护公司的荣誉、信誉和形象，以利于该地区经营开发工作的滚动发展。1.4 在公司授权范围内，选择、使用劳务队伍；协调和处理与施工项目管理有关的内部与外部事项。1.5 按照施工合同，向业主办理验工、计价及工程财务往来、工程款的收取工作。按时向公司报送相关报表。1.6 负责本工程项目的计量、清算工作，收集资料、跟踪工程信息，做好经营开发工作。2 机构设置2.1 根据建设单位要求和工程规模、施工难度、二级管理实际，对项目部机构进行设置。2.2 项目部设项目经理、党委书记、工会主席、总工程师、项目副经理、安全总监，下设五部一室（部长、副部长）。2.3 项目部职能部门包括：综合办公室、工程部、计划合约部、财务部、安质部、物资设备部。2.4 项目部部室人员根据项目需要实现动态管理，确保机构精简、人员高效。第二章 项目部领导班子成员岗位职责1 项目经理岗位职责1.1 贯彻执行党有关方针、政策及国家、行业、地方有关法律法规、规范标准，局、公司有关规章制度；1.2 按公司要求建立项目部组织机构，明确职能部门和各岗位。组织制定施工项目的各项管理制度，对施工项目的工程质量终身负责；1.3 按照公司总体安排，组织项目部贯彻执行局管理手册和程序文件，执行公司管理文件，全面实现管理方针和项目分解目标；1.4 审批项目人力资源需求计划，选择、聘任管理人员，定期考核评价；1.5 与总经理签订年度目标责任书，履行标后预算书，执行和服从公司部门对项目的检查和宏观管理；1.6 组织编制和实施项目施工组织设计等策划文件及相应的施工技术、质量、安全、环境、降低成本、文明施工等项措施；1.7 定期主持项目班子会、安全(环境)领导小组会、成本分析会、经济活动分析会，决策项目部重大问题；1.8 在授权范围内负责与业主、监理、公司及各部门、分包商、各协作单位、地方政府等的沟通协调，解决项目中出现的问题；1.9 在公司规定的范围内，决定项目部管理人员和作业人员的奖金分配；1.10 在授权范围内，按照公司相关要求采购物资和选择、使用分包商；受总经理委托，与公司经营部协商与分包商签订质量协议书、安全协议书等；1.11 协助公司进行项目的检查、鉴定和评奖申报，催收工程结算款，杜绝呆账、坏账，确保公司权益不流失；1.12 负责项目各类资产的管理，签发项目部日常开支和用款申请；1.13 参与工程竣工验收，准备结算资料和分析总结，接受审计；1.14 主持制定项目部培训计划，抓好项目部员工的业务培训，不断提高工作质量；1.15 接受党支部监督，共同抓好精神文明建设，保障员工民主权利；1.16 支持工会、共青团组织独立自主地开展工作；1.17 完成总经理交办的其它工作。2 项目副经理岗位职责2.1 贯彻执行党有关方针、政策，国家/行业/地方有关法律法规、规范标准，局、公司有关规章制度。2.2 协助项目经理工作，对本项目的安全、文明施工和成本负责。2.3 主持编制本项目安全、环境管理方案(汇入施工组织设计)；2.4 管生产的同时具体贯彻实施局管理手册、程序文件和公司第三层次管理文件，落实各项保证措施；2.5 配合项目经理搞好项目的各项管理工作，执行公司的管理制度和强制性文件。2.6 负责项目部生产管理的组织、协调和施工现场管理，优化工序衔接，提高生产效率，有权针对施工生产中的一般问题作出处理决定，重大问题直接向项目经理报告。2.7 深入现场解决问题，及时处理施工中的技术质量问题及其它问题。2.8 负责文明工地的建设，搞好安全生产，对安全生产及文明施工负主要责任。2.9 负责生产进度控制，严格执行施工纪律，保证完成各项生产指标。2.10 负责项目工程保障工作，定期组织检查项目的安全、质量、进度、文明施工，搞好评比奖罚工作。2.11 编制项目生产计划，并认真组织实施对进入现场的生产要素进行优化配置和动态管理。2.12 协助项目经理负责施工设备和机械技术管理，参与机械技术人员的管理工作；2.13 负责项目管理层、业主、监理、协作单位、分包商等方面的协调工作，解决项目中出现的问题。2.14 组织有关人员参加项目承担工程的竣工验收，参加工程合同管理和工程结算工作。2.15 完成项目经理和公司领导交办的其它工作。3 项目安全总监岗位职责3.1 贯彻执行党有关方针、政策及国家、行业、地方有关法律法规、规范标准、局、公司有关规章制度；3.2 主持编制本项目安全、环境管理方案(汇入施工组织设计)；3.3 管生产的同时具体贯彻实施局管理手册、程序文件和公司管理手册的运行，落实各项保证措施；3.4 定期主持安全检查，查找隐患，采取有效措施消除隐患。负责本项目安全、环境事故的调查、处理、上报工作；3.5 组织文明施工，确保施工现场达标，施工环境满足施工要求；3.6 在职务负责范围内做好与业主、监理、公司各部门、分包商、各协作单位、地方政府、公众等的沟通与协调，解决出现的问题；3.7 负责分包商的安全资质审核，监督分包队落实各项安全管理工作；3.8 协助项目经理做好施工机械设备的技术管理，监督机械技术人员的管理工作；3.9 监督特种作业设备的报检工作，参与重点机械施工安全技术问题的攻关，组织编制项目部设备管理制度和操作规程并监督执行；3.10 贯彻执行公司各项机械设备的管理制度，并依据公司管理规定制定项目部机械设备管理办法；3.11 完成项目经理、公司分管领导交办的其它工作。4 项目总工岗位职责4.1 贯彻执行党有关方针、政策，国家、行业、地方有关法律法规、规范标准，局、公司有关规章制度；4.2 贯彻执行局管理手册、程序文件，公司管理文件的学习推广工作，保持体系有效运行，向项目经理报告项目部体系运行情况，组织接受公司内审，整改不合格项；4.3 主持编制本项目施工组织设计(施工方案)，并组织实施；4.4 组织施工管理人员学习国家、行业、地方有关法律法规、规范标准，局管理手册、程序文件及公司管理文件；4.5 组织本项目图纸会审和技术交底；4.6 主持本项目质量例会，组织本项目的质量检查，分项、分部工程检验评定，处理施工中的技术和质量问题；4.7 主持本项目质量问题的处理，负责一般质量问题的分析评审和处置，重大质量事故的组织上报工作；4.8 负责本项目的试验、计量和测量工作；4.9 负责做好本项目的施工总结，竣工资料的整理、归档、上报工作；4.10 在职务范围内负责做好与业主、监理、公司及各部门、分包商、各协作单位、地方政府、公众等的沟通与协调，解决出现的问题；4.11 主持项目部技术革新、创新工作，技术论文及技术总结工作；4.12 完成项目经理和公司总工程师交办的其它工作。5 项目书记岗位职责5.1 贯彻执行党有关方针、政策，国家、行业、地方有关法律法规、规范标准，局、公司有关规章制度；5.2 负责项目班子建设工作、职工队伍建设、精神文明传播等工作，掌握员工思想动态，定期开展员工思想政治教育，关心员工生活，帮助员工解决实际困难。5.3 负责主持召开全体员工大会和党员大会，贯彻执行党的路线、方针、政策，并根据党的政策和上级党组织的指示，结合项目综合情况，合理部署党支部工作；5.4 坚持民主集中制，带头开展批评与自我批评，定期召开民主生活会；5.5 加强党组织的发展建设，发展积极分子和优秀员工入党，不断壮大党组织；5.6 了解行政生产工作和任务，充分发挥基层党组织在施工生产中的服务保障作用，围绕项目生产开展党支部工作；5.7 监督指导项目部的行政工作，确保公司管理规章制度的贯彻执行；5.8 抓好工地宣传思想工作，推动企业文化建设和文明施工管理工作；5.9 领导工会、共青团工作，发挥群众组织的作用。5.10 负责项目部后备人才的培养和考核工作，加大青年知识分子的培养力度。5.11 负责考核师傅带徒弟工作，促其工作有效提高。5.12 根据项目情况，对于有突出表现的员工，给予表扬及奖励。6 工会主席岗位职责6.1 贯彻执行党的有关方针、政策，国家、行业、地方有关法律法规、规范标准，局公司有关规章制度；6.2 在公司工会和行政领导的主持下，开展各项工会工作，为领导决策提供可行性信息和依据；6.3 负责制订年度工作计划；6.4 对职工进行政治思想教育，宣传党的方针政策；6.5 负责组织开展劳动竞赛、职工立功、技术创新和合理化建议活动，并积极配合行政抓好安全生产工作；6.6 负责组织职工参加民主管理活动，组织召职工民主大会，参与重大制度的制定；6.7 负责本项目工会组织建设工作，做好建家及达标工作；6.8 负责本单位职工困难补助和走访慰问，协助处理职工死亡的善后工作，发动职工开展互助互济；6.9 负责做好女职工工作；6.10 协助行政领导搞好班组建设；6.11 负责组织开展职工业余文化体育活动；协助搞好企业文化建设；6.12 负责本单位工会日常性业务工作。6.13 完成领导交办的其它工作。第二篇 综合管理制度第一章 综合管理员岗位职责1.1 认真学习贯彻上级和项目领导的指示、决定，广泛收集、汇总、整理和反馈工程信息，确保信息畅通。1.2 负责保管和正确使用公章及项目经理印章，负责开具介绍信、证明、便函等。1.3 负责文件的收发、传阅、存档、催办工作，按照文件和资料控制程序的要求对全线受控文件的管理情况进行监督检查，每年进行一次，并作好记录。1.4 协助领导起草制定内部各项管理制度、办法，收集各作业队及各部门的工作总结、建议等，汇总后报项目经理。1.5 负责项目部的形象设计、维护及宣传报道工作。1.6 负责项目部来人的接待及信、函、访工作。1.7 负责项目部各种会议的组织筹备工作，并做好会议记录及整理会议纪要，及时将会议精神进行传达和督促实施。1.8 负责项目部后勤保障工作，对办公及后勤用品实行归口管理，负责项目部办公、生活类物（资）品的申报、购置、保管、发放工作。负责工地转移和项目部撤消前各种办公、生活类物（资）品的移交工作。1.9 负责项目部人力资源管理工作。1.10 及时落实、完成领导交办的其它工作。第二章 员工管理制度2.1 员工工作制度2.1.1 严格遵守上下班制度，不得迟到、早退、旷工。2.1.2 工作时间不得上网聊天，玩游戏，不得从事与工作无关的事情。2.1.3 工作时间不得擅离岗位，临时外出需向本部门领导请示，并妥善处理好案头工作。2.1.4 对接待上级部门领导及基层同志要做到仪表端庄、举止大方、谈吐文雅、文明礼貌。2.1.5 端正工作态度，严格按岗位责任制要求做到事事有人管，件件有落实。2.1.6 在项目部内部不得从事赌博和其他不健康活动。2.1.7 严格按规章制度和工作程序办事，工作中不推委不扯皮，按要求时限办理各项工作。为基层单位搞好服务。2.1.8 夜间项目部全体员工不得私自外出。如有业务需要外出，部门员工有部门经理批准， 部门经理外出由主管领导批准。2.1.9 员工在外出工作和休假期间，确保通讯通畅，妥善排好自己的工作，不能影响正常工作进行，下班后要关闭电脑，锁好窗户，切断电源，确保安全。2.1.10 严格重大事项请示报告制度，对隐报事故的责任人要严肃处理。2.1.11 在工作中做到廉洁自律奉公守法，不利用职务之便谋取私利。一经发现开除公职或依法处理。2.1.12 项目部员工都有维护办公环境的权利和义务。项目部公共办公区域由各部门定期轮换负责清洁，个人办公区域由员工个人负责清洁，全体员工不得随地吐痰，不得在办公区域内吸烟。全项目部员工都有责任和义务共同创造良好的工作环境。 2.2 严格遵守请、销假制度。2.2.1 凡项目部员工，应按规定由各部门进行考勤，项目部办公室审核后呈财务部。2.2.2 员工请事假一天以上需要部门负责人同意，项目部领导批准，部门负责人因事请假，需主管领导同意，项目部负责人批准。2.2.3 探亲假按有关规定执行。2.2.4 员工有事外出（离开项目部所在地），必须在经过主管领导同意，综合办公室知情之后方可自由行动，否则以旷工论。项目部员工凡工作时间满22天均记全勤（按照每月30天，除去四个周六日计算），凡全勤的员工均享受每月全额奖金待遇。每月工作时间超出22天或因工作繁忙没有时间自主休假的员工，项目部会根据员工的实际出勤制定内部考勤，根据其内部出勤在年末给予一定的出勤奖励，多劳多得；每月出勤无法达到全勤（满22天）的员工，不足天数按照公司制度执行扣除请假期间工资奖金等待遇。2.2.5 项目部上夜班工作人员考勤由工程部部长具体负责。前半夜（凌晨之前）工作的第二天继续正常工作；工作到凌晨2:00之前的可休息至第二天14:00，下午继续正常上班；工作到凌晨2:00之后的，第二天可全天休息。负责考勤人员需注明上夜班工作人员夜间工作内容。2.2.6 员工请病假，需凭医院证明，三天以内由所在部门掌握，三天以上需将医院证明附在考勤表后报财务部。2.2.7 员工请公假、事假、休探亲假，按规定填写请假条，由项目部领导批准，交办公室登记，休假结束后到办公室办理销假手续。2.2.8 工作人员休假必须办理工作交接手续，填写工作交接单。请假人的工作在不能交由他人接管的情况下不得请假。2.2.9 当项目部班子认为项目部工作人员不足时，可以通过以下两种方式解决：一是采取人才引进方式。凡对工程实施有明显直接推动作用的工程技术人员和管理人员，符合一航局高端急需人才引进条件的（中交一航人字【2010】1204 号中交第一航务工程局有限公司引进高端（急需）人才暂行办法），由项目部物色草谈后，向公司人力资源部书面申请，经公司考核同意并报局批准后，办理相关调入手续。二是采取劳务派遣或退休返聘方式。项目部所有辅助岗位用工如辅助技术管理人员、维修电工、司机、厨师等，可根据当地同岗位市场薪资标准招聘，报公司人力资源部复核备案，办理相关派遣或返聘手续。2.3 招待费报销制度项目部员工在经营活动中支出的招待费用，仍然延用原项目部拟定的项目部业务招待费管理规定，按以下表格要求认真填写业务招待项目申请单，上报项目领导审批通过后呈报财务部进行报销。业务招待项目申请单申请日期：申 请 人部 门负责人招待金额存根联（一）招待事由招待日期招待人数项目书记意见项目经理意见说明：本申请单一式两份，申请人自留一份报销时与招待发票一同贴票报销，另一份由综合办留存核查使用。2.4差旅费、探亲费报销制度项目部员工在工作过程中产生的差旅费用，以及休假时的探亲费用，根据公司最新下发的员工差旅费、探亲费报销暂行规定予以执行。2.4.1 因公出差人员的住宿费一律按出差住宿的实际天数及规定标准报销，伙食补助及市内交通均按相应标准执行。各类人员乘坐车、船、飞机和住宿的等级标准规定如下：项目 火车轮船动 车 （高铁）飞 机其他交通工具住宿费标准（元）一般地区一线发达 地区公司领导软席车二等舱位一等座经济舱位按实报销四星级宾馆四星级宾馆部门负责人硬席车三等舱位二等座经济舱位按实报销300元/天350元/天其余人员硬席车三等舱位二等座经济舱位按实报销240元/天300元/天2.4.2 住宿费开支办法。工作人员出差在规定上限标准以内凭正规发票办理报销。经批准参加各种会议人员，按指定的地点据实凭据销。因公出差人员由接待单位提供住宿或住在施工现场、亲友家无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。2.4.3 交通费开支办法一、乘坐火车，从晚 8 时至次日晨 7 时之间夜间乘车超过6小时或连续乘车时间超过12小时，可购同席卧铺票。工作人员出差凭票据报销市内交通费，尽量选择乘坐城市交通工具，特殊情况下应本着节约原则乘坐出租车。出租车票报销应在票据上逐张标明事由、路段、乘坐时间，经公司分管领导和总会计师批准方可报销。如发现用非出差期间的票据代替出差票据报销的，以废票论，不予报销。乘坐火车符合第四条第一款的规定而不买卧铺票的，按本人实际乘坐火车硬席票价的60%计发补助费；乘坐特快列车硬席座位的按票价的50%计发补助费；乘坐动车和新型空调直达特快列车的按硬席座位票价的30%计发补助。严格控制工作人员乘坐飞机出行，但机票价格低于动车（高铁）二等座价格的自主选择交通工具。2.4.4 出差人员的伙食补助费。项目部人员到外省市（包括天津总部）出差、学习、支援工作伙食补助费，不分途中和住勤，每人补助标准为25元/天；回天津总部参加公司招投标项目的员工，则按照继续驻守在项目部，享受流动津贴待遇。夜间乘坐长途汽车、轮船最低一级舱位（统舱）超过6小时的，每人每夜按第七条第一款规定标准加发一天伙食补助费 25 元。2.4.5 职工探亲费。工作人员趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准就近回家探亲办事的，其绕道车船费，扣除出差直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。扣除标准：火车按快车（含特殊）票价计算，符合硬卧条件的按中铺票价计算；符合乘坐火车软席卧铺条件的按软席卧铺票价计算；轮船按三等舱位票价计算，符合乘坐轮船二等舱位的，按二等舱位票价计算。符合乘坐动车（高铁）条件的按相应坐席票价计算。如果绕道车船费少于直线单程车船费时，应凭车船票按实支报。不发绕道和在家期间的车船伙食补助费、住宿费和市内交通费。凡在单位工作满一年的职工，与配偶、父母不住在一起，又不能在公休假日团聚的，可以享受探亲的待遇。职工探望配偶的，每年给一方探亲假一次；未婚职工探望父母的，每年给假一次；已婚职工探望父母的，每四年给假一次。职工探亲往返车船费，按下列标准开支：职工探亲往返车船费均按照职工出差标准予以报销，但不享受相应补助。探亲途中的市内交通费，可按起止站的直线公共电车、汽车、轮渡费凭据报销。但乘坐市内出租机动车辆的开支，应由职工自理，不予报销。职工探亲不得报销飞机票。因故乘坐飞机的，可按直线车、船票价报销，多支部分由职工自理。职工探亲住宿费开支标准：职工探亲往返途中，限于交通条件，必须中途转车、转船并在中转地点住宿的，每中转一次，可凭据报销一天的住宿费（住宿费参考表一规定） 如中转住宿费超过规定天数的，其超过部分由职工自理。职工探亲途中连续乘长途汽车，夜间停驶必须住宿的，其住宿费凭据报销（住宿费参考表一规定）。已婚职工探望父母往返路费报销标准：已婚职工探望父母的往返路费（包括车船费、市内交通费、住宿费），在规定开支标准内据实报销。第三章 公章管理制度3.1 项目部公章由综合办公室负责保管。3.2 综合办公室要做好印章的使用登记，使用人要填写使用记录，记录中要说明使用目的、使用时间、使用次数及使用人姓名。3.3 公章不得私自使用和外借。3.4 若需携带公章外出使用，必须经项目经理批准，使用人要小心保管，用完及时归还。3.5 使用过程中不得使公章造成损坏。3.6 综合办公室在盖章前，应认真审核内容，确认无误后方可盖章。3.7 印章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等，如遇特殊情况时，必须经项目经理或主管副经理同意。3.8 对加盖公章的各类材料、函、报告，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。3.9 盖章后出现的意外情况由批准人负责，如印章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。3.10 项目部撤销或重组，有关印章交回原制发单位，由相关部门负责销毁。第四章 公文处理及文件材料归档管理制度4.1 综合办公室负责对项目部文书档案的集中保管，科技、财务档案暂由工程部、财务部集中保管。4.2 综合办公室负责对项目部各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和检查，项目部各部门设档案兼管员，接受综合办公室统一的档案业务指导和检查。档案兼管人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定档案专业知识。4.3 综合办公室按年度对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用。档案保存至项目结束，由综合办公室集中提交系统集成事业部归档保存。4.4 公文行文规则。4.4.1 公文具有法定性、工具性、规范性、时效性四个特点。如无特殊情况公文格式各要素一般用3号仿宋字体。特定情况下可做适当调整。一般每面排22行，每行排28个字并撑满版心。书写公文过程中应注意语言的准确严密、简洁明了、庄重严谨。4.4.2 根据项目部的隶属关系和职权范围，项目部公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。a、上行文，向上级主管部门报送的上报文件。共分为报告、请示两类。b、平行文，向同级或不相隶属单位呈送的各类文件，即函。c、下行文，向项目部各部门、作业队下发的各类文件。共有决定、通知、通报、批复、意见五种。4.4.3 用项目部名义行文的主要内容。a、向上级主管部门请示、报告工作。b、与全线有关单位联系工作，商洽问题。c、转发公司及局指挥部有关文件，并据此制订、提出具体实施办法。d、部署项目部重大工作和采取的重大行政措施。e、项目部的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。f、答复各部门、作业队重要的请示事项。4.4.4 行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围；凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。4.4.5 重要的下行文，应同时抄送直接上级主管部门。4.4.6 以项目部名义下发的公文，凡内容涉及其他相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如果擅自行文，项目部有权责令纠正或撤销。4.4.7 各部门不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。4.4.8 “请示”应当一文一事，只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位，请示中最后一行注明妥否请批示字样。并注明联系人的姓名以及联系方式。“报告”中不得夹带请示事项。4.4.9 除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向上级领导报送“请示”和“报告” 。 4.5 发文办理。4.5.1 发文办理指以项目部名义制发公文的过程，包括草拟、核签、会签、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。 4.5.2 草拟公文应符合相关规定。 a、符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。b、符合公司、局指挥部各项规章制度；如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。c、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。d、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。e、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。f、人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。g、应当使用国家法定计量单位。h、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。i、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。4.5.3 项目部综合办公室在将公文送领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。4.5.4 经领导签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。4.5.5 公文正式印制前，拟稿人对清样进行认真校对后送交综合办公室进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。4.5.6 拟制、修改和签批公文用笔用墨必须符合存档要求。4.5.7 公文送往主送单位需携带发文登记簿，要求接受人签字。4.5.8 每份公文应配有发文稿纸（附件1），应做到“一文一纸”，发文稿纸不得弄脏、弄破、丢失。4.6 收文办理。4.6.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。4.6.2 项目部建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过项目部综合办公室签收的公文，应到项目部综合办公室补办登记手续。4.6.3 需要办理的公文，文书部门应及时交项目部综合办公室负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。在处理公文时应遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密四项原则并按照要求填写文件批处单（附件2）。4.6.4 收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在3个工作日内办结，最长不应超过7个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回项目部综合办公室。4.6.5 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商、会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送项目部领导协调或裁定。4.6.6 公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经项目部综合办公室登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。4.6.7 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。4.6.8 收文时应填写收文登记簿，上级单位通过QQ发文的应填写QQ发文登记表（附件3）4.7 项目部综合办公室主要归档内容包括：收文、发文、会议文件、上级领导讲话、简报、会议记录、声像资料、照片（底片）、专题报告、总结、大事记等文件材料。4.8 公文拟稿要求：1、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整；2、遣词用字要规范，词语搭配要准确。使用简称时，一般应当先用全称，加以说明后再使用简称；3、人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应当写明年、月、日。数字书写一般用阿拉伯数字。在同一公文内，数字的使用应当前后一致。应当使用国家法定计量单位；4、引文要核对原文，做到准确无误，删节得当；引用其他公文内容，应当先列出该公文的标题，之后在括号内注明文号；5、根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种，标明紧急程度和秘密等级；6、文字结构层次的次序:第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。附件1：中国交建福州地铁二号线第九标段项目经理部发文稿纸第九标段总X 字 号 缓急 密级签发会签办公室意见：主送：抄送：主办部门拟稿人主办部门负 责 人核稿：份数：标题：附件2：中国交建福州地铁二号线第九标段项目经理部文件批处单 急件！ 文件名称编号日期拟办意见领导阅示 阅知 批示 签字： 年 月 日主管领导意见 签字： 年 月 日 经办部门意见 签字： 年 月 日 附件3QQ发文签收表文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门日期文件名称文件来源文件下发人签收人签收部门