ERP信息化管理系统运行情况检查细则.doc

关于ERP建设自查通知各单位： 集团ERP建设从2005年12月初开始上线实施，目前已完成财务总帐、报表管理、现金流量表管理、固定资产管理、现金管理、结算中心（网上结算）、合并报表、采购管理、销售管理、仓存管理、存货管理、人力资源、工资管理、应收款管理、应付款管理等模块上线，目前正准备上线模块有OA、领导管理驾驶舱、预算管理系统，地磅销售系统已经上线。为加强ERP应用推广，切实将信息化运用到日常经营管理工作中，集团制定了较为详细检查内容，希望各单位能从利用信息化提高管理水平高度，联系自己工作实际，参照集团要求标准组织有关人员学习、培训。由各单位信息化负责人亲自去抓该项工作，仔仔细细按项进行自我检查（对在ERP系统应用中存在问题和在应用积累好经验和应用技巧也可提出来），形成纸质材料。集团将对各单位应用情况进行检查，并将各单位应用情况进行评比、公开，最终结果和各单位年终考核相结合。附件： ERP信息化管理系统运行情况检查细则（初稿）ERP信息化管理系统运行情况检查细则（初稿）一、人员及组织保障：自 检 项 目评 价 说 明1各单位有专职信息化负责人或信息化建设负责人2各单位成立信息化建设领导小组及实施小组；3各单位有专职系统管理员，系统管理员必须具有一定计算机专业知识和网络维护经验；4各子公司系统管理员必须熟悉本单位核心交换机端口配置情况，并且能熟练查找网络或交换机故障原因。4部门设置能满足信息化运行需要，达到信息化管理目；5岗位设置合理，人员操作水平能保证信息化管理系统运行；二、网络及硬件环境：自 检 项 目评价说明1网络线路布局是否满足ERP系统分布需求2网络拓扑图要绘制并且设置是否正确3机房建设是否符合标准4对使用设备是否进行防潮、防雷、防静电等处理5网络或计算机及打印机设备必须经常进行维护并且有严格维护记录6涉及到部门微机及打印机配备，是否满足ERP系统输出需要7各单位对本单位内局域网应当统一设置，有详细IP配置一览表；对上外网站点有详细申请记录。 8使用所有机器必需配备瑞星网络版软件，对系统存在不安全隐患时要及时进行清理。9在Kingdee k3sp2软件在运行过程中出现系统调用中间层或缺少对象等提示频率是否较多，排除了硬件和网络原因后，是否还会频繁出现。10三、制度建设：自 检 项 目评价说明1集团下发ERP有关制度及操作说明是否有纸质拷贝或电子文档2集团下发ERP有关制度是否传递到各业务部门3各业务部门是否按集团下发制度执行4集团下发操作说明是否传递到各业务部门5各业务部门工作是否按集团下发流程执行6各单位为保障ERP系统运行是否组织过业务学习或培训，是否具有一套行之有效管理制度。7各单位对本单位ERP运行保障制度是否切实执行。四、运行情况检查：（一）集团控制帐套使用自 检 项 目评价说明1统一科目设置必须按集团要求统一设置，不准私自更改集团统管级科目2增加客户或供应商时，必须按集团要求流程和设置标准。3增加物料必须按集团要求流程和设置标准进行4设置统一科目、客户、供应商、物料后下发必须按集团要求步骤进行。5设置统一科目、客户、供应商、物料必须有集团制定专门人员进行，其他人员不准进行操作。6对于集团控制帐套有关设置必须由集团系统管理员设置，对于各子公司帐套设置由集团系统管理员和各子公司系统管理员共同沟通管理。7集团控制帐套上机日志由集团系统管理员管理，如发现恶意用户，视其情节向领导汇报，将给和相应处分。各子公司帐套上机日志由各自系统管理员管理，如发现恶意用户，视其情节向领导汇报，将给和相应处分。8对于集团统一项目应提供包含集团统一项目报表9(二) 集团结算中心帐套及网上结算系统 集团结算中心帐套及网上结算系统是处理集团和各子公司间资金往来业务帐套。其操作权限仅限于集团结算中心人员，其他人员没有操作权限。自 检 项 目评价说明1科目设置及内部帐号配置由集团统一规定，分配给各单位内部帐号各单位不得更改，如需变更报集团审批。2各单位向集团上缴款项时，必须分清是应收业务还是其他应收业务，否则上交集团审核下载后会影响到凭证制作。3各单位向集团上缴款项时，在查询到获取时间后应及时进行下载，保证和集团资金传递实时。4各单位向集团上缴款项时，在查询到获取时间后应及时进行下载后，要区分登帐和发送区别5各单位向集团上缴款项后，下载、发送、生成凭证借贷方是否正确6结算中心网上结算系统必须按系统环境进行设置，只有允许登陆站点和专人才能进行网上审核7结算中心对各子公司上传单据进行审核，对处理不正确单据进行告知；对正确单据生成凭证。8各子公司收到结算中心拨付款项时，及时进行下载，登帐或发送、凭证处理；必须注意账目借贷方向。9结算中心对各帐户应能打印对帐单，各子公司在月底必须及时向结算中心索要内部银行对帐单（三）人力资源管理帐套自 检 项 目评价说明1各单位人力资源系统使用是根据许可站点配置，没有许可站点上不要配置。2各登陆用户是许可专门人员，其他人员无权登陆。3对于有关人事业务事项如调入、调出、职称变动、岗位变动、职务调整等必须及时在软件中进行变动，保证人事管理及时准确。HR系统人事信息应于实际情况一致，错误率不得超过2。对于人力资源管理其他需增加事项请增加（四）工资管理系统自 检 项 目评价说明1系统设置能否按各单位使用实际进行设置2工资变动能否根据人事上调整而改变3工资条、工资表输出项目能否满足需要4工资发放完毕后，月末是否能生成有关凭证，且能自动传到总帐系统中。对于工资资源管理其他需增加事项请增加（五）合并报表帐套自 检 项 目评价说明1合并报表分为集团合并端和各子公司客户端，操作人员必须按各公司所属类型进行登陆。2合并报表操作员必须为专门人员，其他人员没有相应权限3进行合并时，各操作人员必须检查提交或配置模版正确无误。（六）总帐系统自 检 项 目评价说明1根据财务制度有关规定设置操作人员设定相应权限；设定凭证处理编制原则；设定记账方法；设定会计期间。2区别凭证生成来源是手工在总帐中生成还是有其他模块机制生成传到总帐系统。3凭证打印格式由集团统一设定了大小，详细地设计可参照集团模板。（七）报表系统自 检 项 目评价说明1报表系统设置报表至少包括资产负债表、利润表及利润分配表、成本费用表。对于需附注报表可以自行增加。2报表公式设置要熟练，对表间、表内、帐套间取数函数要熟悉函数名、格式。3报表数据生成时一定要选准会计期间4修改报表时一定要分清公式格式还是数据格式（八）财务分析系统自 检 项 目评价说明1财务分析只定义了常用指标，可以根据需要进行增减2财务分析方法可以增加3（九）现金流量表编制自 检 项 目评价说明1现金流量表编制目前各单位只是编年报，集团将要求各单位编制月报。2编制方法按软件提供方法进行，不熟悉要向培训老师请教。3（十）现金管理系统自 检 项 目评价说明1现金管理使用范围为广义现金定义，包括现金和银行存款科目等，不具有该属性科目业务不在该系统体现。2对于现金业务，须区分是结算中心有关还是和结算中心无关，凡是和结算中心有关业务均通过内部帐户进行3对于新增加银行科目应进行结束新科目初始化，注意不是结束初始化。4现金、银行存款余额是否能够和总帐科目核对一致。（十一）固定资产系统自 检 项 目评价说明1固定资产折旧方法一旦确定，不要再随意更改。2如果在资产使用过程中需要更改当期折旧额在折旧查询中调整。3对于先挂应付帐款固定资产应注意是在哪个模块中生成。4对于固定资产日常普通业务处理按有关规定执行。5固定资产系统中数据是否能够于总帐科目固定资产累计折旧科目余额核对一致。（十二）应收管理系统自 检 项 目评价说明1在应收业务发生时应区别应收业务还是其他应收项目（除挂应收帐款外），根据不同类型，分别在收款单核和其他应收单菜单中处理相应业务。2在发生收款业务时应区别现款业务还是赊销业务。3坏账计提根椐集团统一财务有关规定4由于收款业务流程比较长，收款单业务又是在流程后端，操作时要明确各步骤地操作。5本系统应能提供按月（或某一个时间段）多个单位应收单位明细表。6应收系统往来余额是否能和总帐客户预收帐款应收帐款 核对一致。7往来明细是否和相应科目核算项目明细帐核对一致，是否有串户现象。（十三）应付管理系统自 检 项 目评价说明1应付业务应区别暂估入库和发票到时处理，货送到仓库验收后，仓库入库为暂估入库；在采购发票到达后，由外购入库单下推确认生采购发票时为增加应付帐款账户发生额。2付款业务应分为付款单和其他付款单（除通过应付帐款科目核算外）3本系统应能提供按月（或某一个时间段）多个单位应付单位明细表。4应付系统往来余额是否能和总帐客户应付帐款预付帐款 核对一致。5往来明细是否和相应科目核算项目明细帐核对一致，是否有串户现象。（十四）采购管理模块自 检 项 目评价说明1采购业务流程是按业务打订单、仓库打外购入库单、财务生成采购发票业务流程进行，相应业务一定要在相应岗位完成。2对于一些管理比较规范单位可以在以上基本流程基础上增加如计划制定、收料通知等流程，一定根据各单位具体情况。3对于费用发票分摊一定和发生业务物料购进单位配比（十五）销售管理（含地磅系统）自 检 项 目评价说明1严格按集团规定操作销售系统4需要在系统中生成按时间段销售明细表（分清已交款数量金额、已提货数量金额、未提货数量金额、已开发票数量金额、未开发票数量金额）5需要在系统中生成按品种、客户、时间索引查询表。（十六）仓存管理自 检 项 目评价说明1仓库管理从采购入库到材料出库，一定仔细审定增加或减少数量2对于内部加工和在库固定资产核算按其他出库核算3对于仓库原材料不允许出现负库存，如果出项一定查明原因4需能提供按成本项目分类出库汇总表（包括其他出库等所有出库）5盘点业务一定按标准流程进行6系统提供存货一览表（品名、规格、产地、单位、价格、库存数、库余额。）（十七）存货管理存货核算管理系统用于存货出入库核算，存货出入库凭证处理，核算报表查询，期初期末处理及相关资料维护。凭证准确无误生成是在该系统操作主要目标。自 检 项 目评价说明1本期外购入库单输入完毕并审核，本期红字外购入库单是否进行了对等核销。2本期采购发票输入完毕并审核钩稽完。3本期费用发票输入完成，并补充钩稽（如存在运费预入库情况，需作成本调整单，并审核）4本期产品入库单输入完毕并审核5本期其它入库单输入完成并审核6本期如有盘盈业务，输入完成并审核7本期领料单输入完毕并审核。8本期销售出库单输入完毕并审核。本期销售发票输入完毕并审核钩稽。9本期其它出库单输入完毕并审核。10本期如有盘亏业务，输入完成并审核。11本期物流单据是否全部生成凭证。允许个别单据不生成凭证（比如单独调整物流系统余额单据），但一定要检查未生成凭证单据是否是允许。12本期所有付款业务输入完毕，并生成凭证本期所有收款业务输入完毕，并生成凭证。13模版制定时一定要仔细。14对于月底存在红数金额问题，需在月底作成本调整（十八）OA系统（待定）（十九）领导查询系统（待定）（二十）财务预算管理（待定）