食品公司营运管理系统.doc

食品有限公司公司运营管理系统人人爱投整理目 录前 言11.建立系统的目的和作用12.系统基本框架流程23.系统功能模块介绍23.1建立产品报表和产品入库。33.2 品管检测33.3 销售下单33.4产品预订下单43.5产品退换货申请43.6产品存量报表63.7产期到期提醒63.8产品过期提示63.9产品存量提示63.10物流发车提示63.11建立客户报表63.12销售报表73.13财务报表73.14 物流发货报表73.15产品投诉73.16 样品申请73.17系统权限配置及系统管理84.建立系统的问题和建议8前 言作为应用系统，从我公司需求及我们本身的专业角度出发，对业务系统建设需求做初步分析及构想，并作此总结，予以说明：a、系统名称：云南信威食品有限公司业务系统b、系统建设目的：方便公司运作，实时监督了解产品情况c、系统建设目标：系统建设完成后，实现从货品进仓，到货品销售完成的全程监督，监管。d、系统设计风格：系统的设计，从专业的角度开发，为非专业的互联网用户考虑，实现界面友好清晰，操作简单方便为目的。 e、功能定位：系统功能模块包括：建立产品表和产品入库品管检验产品销售下单产品预订下单产品退换货申请产品存量报表产品到期提醒产品过期提示产品存量提示物流发车提示建立客户报表销售报表财务报表物流发货报表产品投诉及整个系统的权限配置及后台管理。1.建立系统的目的和作用根据我公司的实际情况，系统的建设目的是：实现整个产品从进到销的全过程记录留痕，实时掌握产品的进、销及产品的品质情况。并能为领导层提供产品的销售数据及销售情况、产品存量数据、客户情况数据、产品到期提醒等功能，为领导进货决策、依据帮助。建立系统其主要作用是：a、建立产品表，方便仓库管理，可及时录入库存、掌握产品情况，并有产品存量少提醒，产品到期提醒寄产品过期提醒等功能。 b、方便领导和销售及时了解货品质量、存货，领导可根据产品情况，重新对产品进行定价和产品存量销售的定位，同时生成销售数据情况表。c、建立客户表，业务及时存入客户情况，精准掌握每个客户需求，领导也可及时看到每个业务员的业务情况。d、系统建设完成后，实现从产品进仓，到产品销售完成的全程监督，监管，实时掌握了解产品、员工、生产的全部情况。2.系统基本框架流程产品入库（生产录入）品管检测（产品评价）经理审批复查标签错误返回业务财务确认尾款达到（交易完成）业务员确认到货并进行尾款收取工作业务员确认到货（交易完成）综合部联系物流装货发车生产备货发货领导审批财务确认货款到账综合部联系物流装货发车生产备货发货领导审批生产备货领导审批财务确认预订货款到账产品预订下单先货后款先款后货产品销售（下单）综合部复核品管标签确认注：领导审批完成后，销售单同时发送到生产部和综合部。3.系统功能模块介绍3.1建立产品报表和产品入库。*产品报表是系统的核心报表，整个系统运转的核心报表之一，每个货品的录入都需要仔细准确， 因为领导决策和销售下单是根据产品报表来进行下单的。产品入库功能是公司采购进货到工厂后，由仓库部门进行产品入库，把产品的所有具体情况全部录入到系统内，（首先要建立产品目录表）如下图3.1产 品名 称产 地包装方 式产 品件 数产品规 格重量入 库时 间备 注（图3.1）3.2 品管检测每次到货后，品管都对每个批次的产品进行产品检测，并对该产品进行产品批次、生产日期、保质期等录入工作，并核定产品名称，可进行名称更改。对每次到货产品进行检测说明，如颗粒大小、均匀程度等等，并上传本次产品照片小样（业务员可直接在系统下载每次产品照片）。录入情况如下图3.2产品名称产地包装方式产品件数产品规格重量入库时间生产日期保质期产 品次备注品管检测说明 （图3.2）3.3 销售下单业务员可以通过上表产品内容来查看产品和批次来选择产品下单，下单完成后，系统自动扣减产品件数和重量，并可上传产品购销合同到系统，单号由系统自动生成，并注明是否票。内容如下图人人爱投整理（图3.3）3.4产品预订下单业务员通过系统进行产品预订下单，并明确预订产品批次、产品预订定金、预订发货日期等。并有预订发货到期提醒等功能，提醒业务员本次预订产品即将到期，请尽快发货。（如下图3.4）（图3.4）3.5产品退换货申请 每次产生退货或者换货的情况出现，应是业务员收到产商通知后从以往下单记录中和经理提出退换货申请，经理了解情况后到领导审准，最后货到工厂，生产和品管给出相应意见，具体流程如下；部门经理确认品管部意见到货，生产意见领导审准业务人确认最终办结退货业务人员申请（3.5.1退货流程图）（3.5.2退货申请表）3.6产品存量报表根据权限设置，权限人员皆可在首页点击查看产品库存，也可按名称、批次、日期等，搜索产品库存情况。3.7产期到期提醒系统根据产品报表，可设定时间进行产品到期提示，如设定产品还有三个月的时候开始提示，那么根据权限设定，每天登陆系统首页都有明显标识产品即将到期的明显提示。（可点击提示查看产品情况）领导层根据情况进行决策。3.8产品过期提示系统根据产品报表，产品到期后，系统首页有明显标识提醒此产品到期，（可点击提示查看产品情况）方便领导层进行决策。3.9产品存量提示根据产品报表，可设定产品不足1吨或300箱的情况下进行产品余量不足提示，方便领导层进行决策是否进货。3.10物流发车提示生产部完成备货发货后，发送到下单人，下单人登陆系统后，首页会提示该货已经发出，并有发出时间和发出物流的公司和车牌等详细内容。3.11建立客户报表*客户报表也是系统核心报表， 销售下单时点击客户名称进行下单，如果是新客户，需要新录入客户资料才能进行下单。（生成销售记录和客户下单记录）每个业务销售有新客户和意向客户都需录入到系统中，根据权限只有本人和部门经理及领导层才能看到客户资料。并可以给客户分级，可分为一般客户、意向客户、准客户和产品客户，以便销售掌握客户。领导层也可以看到公司客户情况，新增加客户情况，客户的销售情况等，可实时掌握公司销售客户。客户报表如下所示：姓名电话公司名称公司地址所属地区意向购买产品备注（图3.11）3.12销售报表产品出售后，系统自动生成销售报表。报表可按照公司名称、日期、季度、已付款、未付款等方式来生成销售报表，并报表每个公司的评星，是否欠款，开票多少的显示。3.13财务报表可通过财务系统导出Excel表，再导入Excel表到公司系统内，生成财务报表，或根据调研须知来进行财务报表的生成。3.14 物流发货报表每次发货成功后，由综合部录入的物流信息，最终皆可生成报表，报表内容可显示，物流公司名称、车牌、物流司机电话、物流费用等内容。3.15产品投诉业务人员和生产人员发现产品有问题，通过该窗口发送产品问题到品管，由品管对产品进行检测是否属实，并给予答复。3.16 样品申请每个业务员需要给其他公司样品时，皆需要申请。个人页面首页点击样品申请，选择需要的样品并阐述寄样的理由，发送申请到领导审批，审批完成发送到生产部，生产做完样品后，点办结通知到业务，具体流程如下；申请样品领导审核生产做样并办结系统通知业务样品完成3.17系统权限配置及系统管理系统可随意配置每个角色的权限，如；配置最高领导人拥有所有的修改权及所有系统角色的查看、审批权限，部门经理可拥有修改、查看本部门的销售及客户信息，业务销售只能修改和查看自己的产品销售情况和编辑自己录入的客户资料。系统管理员拥有增加、修改、删除人员、权限配置的系统最高权限，负责管理整个系统。系统每次修改、增加人员或客户资料都有备份，每次修改要备份到服务器，并记录修改人。4.建立系统的问题和建议建立工作流程系统目前有以下几个问题；a产品名称的统一，目前生产和销售两边名称不一致，如果系统成立，首先要做的产品名称统一，生产和销售名称一致。b 部分人员的不理解和不适应，目前我公司工作人员习惯纸质办公，文件也是纸质传达，所以新系统上会有同事不理解并排斥。C 新系统上后需要，录入部分数据到系统内，短时间内会增加部门工作人员的部分工作量。建立系统的建议；a系统最好是找软件公司进行系统定制开发，成品系统过于操作繁琐且不能完全满足我公司的所有需求。B对系统要求，方便、实用、易操作，不繁琐、简单直观。C 系统报表生成一定要简单直观，方便领导层掌握整个公司的运行状况，包括客户的新增加情况，产品存量、产品到期提醒、产品存量不足提醒、产品销售情况等等等。d 系统前期建立需要专人沟通和专人调研，包括系统验收等，都需要专人进行工作，如果有需要开始做系统请公司提前考虑，更多功能还需调研讨论。人人爱投整理