优质实用文档精选——中阿博览会《接待手册》编制模板及接待工作实操模板.docx

中阿博览会接待手册编制模板及接待工作实操模板一、封面中阿博览会接待手册封面由执委会接待二部统一设计，统一提供制作文件。规格：140100mm。二、扉页（一）国外省部级团打印“热烈欢迎XX国XX部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会”字样。（二）国内省部级团打印“热烈欢迎XX部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会指导工作”字样。（二）其它团组打印“热烈欢迎XX（单位名称）代表团出席中阿博览会”字样。三、目录（一）日程安排（二）嘉宾名单（三）陪同名单（四）工作人员（五）宁夏区情简介（六）考察园区介绍（七）会议期间气象信息四、内容要求（一）日程安排接待单位根据代表团参加活动情况编排，从接站开始至送站结束。包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。（二）嘉宾名单包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。（三）陪同名单包括姓名、单位、职务。省部级（含副职）代表团安排活动同时注明自治区陪同领导。（四）工作人员包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。（五）宁夏区情简介由接待二部统一提供。（六）考察点介绍大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、银川综合保税区、中国（吴忠）清真食品穆斯林用品产业园、宁夏沙坡头旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区8个功能园区供参会嘉宾选择参观考察，介绍材料由接待二部统一提供。（七）会议期间气象信息请与宁夏气象服务中心联系，电话：5017902。五、其他（一）上述内容为接待手册基本内容，各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。（二）封面设计制作文件、宁夏区情简介、考察园区介绍、天气预报等资料请从中阿博览会官方网站“资讯中心”“资料下载”栏下载。（官网地址：www.casetf.org）。（三）接待国外代表团须制作英文版接待手册。附：XX代表团接待工作实操模板一、 代表团成员团长：Mr.J X国贸工部部长 手机155XXXXXXXX成员：Mr.li X国贸工部部长助理 Abdullah X国贸工部部合作司司长 Hamll dule X国贸工部合作司Saffet X国贸工部秘书 手机15323124414二、对口接待工作小组组长：王A K厅厅长 手机189XXXXXXXX成员：殷XX K厅办公室主任 手机138XXXXXXXX张XX K厅办公室副主任 手机137XXXXXXXX马XX K厅国际合作处副处长 手机139XXXXXXXX陈XX K厅办公室主任科员 手机182XXXXXXXX周秘书 K厅办公室秘书 手机152XXXXXXXX三、联络员代表团： Saffet 手机15323124414接待单位：张XX 手机137XXXXXXXX四、车辆安排车型车牌号驾驶员联系方式乘车人员轿车宁A0N91李XX130 XXXXXX团长、陪同领导马XX（翻译）中巴车宁A0L32王XX152 XXXXXX代表及其他工作人员五、接待操作流程9月14日（星期六）12：001、全体接待人员着正装在XXX集中 （张XX）2、检查车辆卫生、贴车贴 （陈XX、李XX、王XX）3、5箱纯净水装车 （陈XX、李XX、王XX）4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套 （张XX）5、准备嘉宾证、接待手册，并分装信封，标明姓名 （张XX、陈XX）6、准备接站牌 （陈XX）7、通知周秘书集合及出发时间 （张XX）12:201、 赴凯宾斯基酒店2、 协调领取房卡 （张XX、殷XX）3、 检查房间内设施及卫生 XXXXX（张XX、殷XX、陈XX）4、 联系驾驶员，确认出发时间 （张XX）5、 联系周秘书，确定陪同领导出发时间 （张XX）12:501、 全体人员赴机场2、 提前与机场联系CA1219航班是否正点起飞、到达 （张XX）机场问讯 691221813:50接待人员在机场大厅等候迎接客人a. 马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人b. 陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数14:201、 客人抵达，陪同领导欢迎代表团，礼仪向团长献花2、 按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中3、 清点人数 （殷XX、陈XX）4、 通知车辆就位 （张XX）5、 引领客人乘车 （殷XX、陈XX、马XX）15:001、 返回酒店2、 途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排 （马XX）3、 向客人分发接待手册及嘉宾证，同时收取护照 （陈XX、张XX）16:001、 抵达酒店2、 办理入住手续 （张XX、陈XX）3、 再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动 （马XX、张XX）18:30晚餐19:301、通知车辆就位 （张XX）2、在大厅等候客人并引领乘车 （马XX、殷XX、陈XX）19:401、出发赴人民会堂2、向客人介绍演出时间、结束后接应及乘车地点 （马XX、张XX）3、引领客人至指定位置就座 （马XX、张XX、殷XX、陈XX）20:00观看演出21:301、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马XX、张XX、殷XX、陈XX）3、返回酒店,告知次日早餐用餐地点及时间21:50接待人员小结9月15日（星期日）08:001、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）08:251、在大厅等候客人并引领集中 （殷XX、马XX、张XX）2、清点人数 （殷XX、马XX）3、退还客人护照 （张XX、陈XX）08:451、通知车辆就位2、引领客人乘车 （殷XX、马XX、陈XX）09:001、出发赴悦海宾馆2、向客人介绍当日活动安排 （马XX、张XX）3、向客人讲解开幕式区域及座位安排 （张XX、马XX）4、南门入口引领客人至划定区域就座（色彩区分） （马XX、殷XX、张XX、陈XX）09:30开幕式09:40 1、引领客人至南门广场停车处，并在此集中（殷XX、张XX、马XX、陈XX）2、如车辆停放位置方便，向客人发放纯净水 （陈XX、张XX）3、前往国际会展中心参观展会a.张XX负责与会展中心联系配备引导员b.殷XX在代表团前部引领客人c.张XX在代表团后部押尾、陈XX协助清点人数d.马XX翻译11:401、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人在会展中心北门集中并乘车 （殷XX、马XX、陈XX）3、返回酒店4、途中向客人介绍下午活动安排及中午用餐安排 （马XX、张XX）13:301、通知车辆就位 （张XX）2、在大厅等候、清点人数并引领客人乘车 （殷XX、马XX、陈XX）3、出发赴国际饭店4、与会议联络员落实参会事宜 （张XX）5、向客人介绍会议安排、主题等 （马XX、张XX）14:001、引领客人至会场内指定区域就座 （马XX、殷XX、张XX）2、参加中阿国家中小企业合作论坛地点：国际饭店一楼多功能厅3、一人在外等候协调车辆等 （陈XX）4、会议即将结束时通知车辆就位 （张XX）18:00 1、引领客人至停车位 （马XX、殷XX、张XX）2、返回酒店3、途中告知晚餐地点、开餐时间及次日活动安排 （马XX、张XX）4、提醒周秘书次日活动安排及集合时间 （张XX）18:30晚餐20:00全体接待人员小结9月16日（星期一）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）3、补充配备纯净水 （陈XX、李XX、王XX）08:001、在大厅等候客人并引领集中 （马 XX、殷XX、张XX）2、清点人数 （殷XX、陈XX）08:201、赴悦海宾馆2、途中向客人介绍会议时间安排 （马XX、张XX）08:401、引领团长至会场演讲嘉宾席就座，其他代表在指定区域就坐 （马XX、殷XX、张XX）2、参加中阿国家农业合作论坛并发表主旨演讲 地点：悦海宾馆会议中心 中心会场 3、一人在外留守协调车辆等事宜 （陈XX）4、会议即将结束时通知车辆就位 （张XX）12:001、引领客人乘车 （马XX、殷XX、张XX）2、返回酒店3、途中向客人介绍午餐地点、时间、下午活动安排 （马XX、张XX）12:30 午餐、午休 （马XX、殷XX、陈XX）14:301、通知车辆就位 （张XX）2、在大厅等候客人、清点人数并引领集中 （马XX、殷XX、陈XX）3、赴悦海中央CBD商务区参观考察4、途中联系考察点联络员做好迎接准备 （张XX）15:001、引领客人至考察点，由考察点联络员引领按既定计划执行 （马XX、陈XX）2、一人在外留守协调车辆等事宜 （张XX）3、考察即将结束时通知车辆就位 （张XX）18:001、返回酒店2、提醒客人晚餐用餐地点 （马XX、张XX）3、提醒周秘书次日活动安排及集合时间 （张XX）18:30晚餐19:30接待人员小结9月17日（星期二）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）08:001、在大厅等候客人并引领集中 （马XX、殷XX）2、清点人数 （殷XX、陈XX）08:301、落实沙湖参观门票签单事 （张XX）2、落实英文或中文导游事 （张XX）3、引领客人参观 （张XX、殷XX、马XX、陈XX）4、落实订餐、餐具安排情况 （张XX） 沙湖水镇贺兰山厅 0952-668433309:00参观沙湖景区. （张XX）12:301、 通知车辆老码头就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马XX、张XX、殷XX、陈XX）3、赴沙湖水镇 午餐4、落实影视城参观门票签单事 （张XX）13:301、提前通知车辆就位，引领乘车 （张XX）2、前往影视城参观游览 a.翻译：马XXb.引领：殷XX、陈XX14:001、 引领客人参观2、 即将结束前引导车辆就位 （张XX） 16:001、 乘车返回酒店换装 （马XX、张XX、陈XX）2、 途中向客人介绍会见宴请时间及在大厅集合时间 （殷XX、马XX）3、 张XX前往国际饭店对接会见宴请安排17:001、引领客人在大厅集中并乘车 （马XX、殷XX、陈XX）2、赴国际饭店3、途中通知张XX车辆出发及行车情况 （殷XX）4、即将到达时再次通知张XX （殷XX）17:301、 自治区领导会见 （翻译：刘XX、马XX）2、 落实宴会厅布置情况 （张XX）3、 安排工作人员用餐 （殷XX）18:00自治区领导宴请 （翻译：刘XX、马XX）19:001、落实宴会进展情况并调度车辆 （张XX）2、提醒工作人员提前结束用餐并就位 （张XX、殷XX）3、引领外宾乘车 （马XX、殷XX、陈XX）4、国际饭店用餐签单 （张XX）19:10返回酒店19:30接待人员小结9月18日（星期三）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）07:401、在大厅等候客人并引领集中 （马XX、殷XX、陈XX）2、清点人数 （马XX、陈XX）3、提前与XXX单位联系座谈安排 （张XX） 局长：137XXXXX 齐琦：133XXXXXX08:401、 赴行政中心2、途中介绍座谈情况及时间安排 （殷XX）09:00与XXX单位座谈10:201、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马XX、殷XX、陈XX）3、赴永宁纳家户 11:201、到达回乡文化园门票签单及解说员配备 （张XX）2、引领客人参观 （马XX、殷XX、陈XX） 翻译：马XX3、检查订餐情况 （张XX）13:001、参观结束时与张XX沟通用餐地点 （殷XX）2、引领客人至曼苏尔宫12号厅 （马XX、殷XX、陈XX）14:201、通知车辆就位 （张XX）2、出发赴青铜峡15:001、落实中华黄河坛门票 （张XX）2、引领客人参观 （马XX、殷XX、张XX、陈XX） 翻译：马XX16:201、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马XX、殷XX、张XX、陈XX）3、返回银川市4、途中通知客人晚餐及次日离银，请提前收拾行李 （马XX、张XX）18:00晚餐19:00接待人员小结9月19日（星期四）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）3、通知周秘书集合及出发时间 （张XX） 08:101、协助收集行李 （马XX、张XX、陈XX）2、在大厅等候客人并引领集中 （殷XX、陈XX）3、清点人数及行李件数 （殷XX、陈XX）4、办理退房手续 （张XX、陈XX）08:401、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马XX、张XX、殷XX、陈XX）3、出发赴机场09:301、到达机场2、提取行李小车、协助搬运行李 （马XX、张XX、陈XX）3、协助客人办理登机手续 （张XX、殷XX、马XX）4、陪同领导话别，送客人至安检口 （马XX、殷XX、张XX、陈XX）10:10代表团乘CA1218航班赴北京。送行人员返回，接待工作结束。 注：本接待团组属虚拟，仅以此说明接待工作操作流程，提醒注意事项。第 19 页 共 19 页