12、采购控制程序.docx

山东电力管道工程公司 程序文件采购控制程序1. 目的确保所采购的材料符合规定的要求，以满足生产的需要。2. 适用范围适用于公司材料采购和对供方持续满足要求的控制。3. 职责3.1 招标中心负责组织招标、评标工作，组建公司评标专家库、合格供货方数据库。3.2 物资管理部/项目部/驻外分公司负责对采购材料供方的选择、评定和更新，以及材料的采购和验证。3.3 生产单位、项目部/驻外分公司负责收集采购产品的质量信息，项目部/驻外分公司负责公司统管外物资采购及进货验证、接收等工作。3.4 生产技术部负责设备需求和总部材料计划的提出，负责组织对设备类的合格供方进行评定，参加原材料合格供应方的评定和采购评标工作。3.5 质量监督检验部参与生产材料类评标工作和合格供方的评定，负责材料的检验和试验。3.6纪监审工作部负责招标、评标过程中的监督。4. 工作程序 4.1 材料分以下三类：a) 水泥、用于产品的钢材和主要设备为A类材料； b) 石子、砂子、外协件、外加剂、橡胶圈和脱模剂为B类材料；c) 除A类、B类材料以外的其他材料为C类材料。4.2 合格供方的评价和选择4.2.1供方确定4.2.1.1 招标范围外采购供方名单的初步确定4.2.1.1.1 物资管理部/项目部/驻外分公司按照就近采购、质优价廉的原则以及以往产品供应情况，提供材料供方名单。4.2.1.1.2 顾客或上级主管单位指定的供方，由顾客或上级主管单位提供有关资料。4.2.1.2 招标范围内采购供方名单的初步确定4.2.1.2.1 招标中心负责邀请不少于三家投标单位参与投标。4.2.1.2.2 当合格供方范围不能满足需要或项目部/驻外分公司等使用单位、业主方推荐的投标单位不在公司合格供方范围内，可先进行资格预审，审查通过后可参加投标。4.2.2 供方的评价4.2.2.1 供方的评价4.2.2.1.1 根据供方名单，材料类供方由物资管理部组织生产技术部、质量监督检验部、使用单位等相关单位；设备类供方由生产技术部负责组织检修安装公司、物资管理部、使用单位等相关单位，组成评定小组对供方进行评价，保持评价记录。4.2.2.1.2 供方的评价方法根据采购材料技术标准和生产需要，通过对材料的质量、价格、供货期、环保、安全等方面进行比较、评价。a) 样品评价公司向供方提出采购材料要求，请供方提供样品，公司对所提供的样品进行检测、评价或使用。b) 供方能力评价对供方资质、质量、环境和职业健康安全管理现状、生产设备、检测手段、生产管理、人员结构等情况进行评价。c) 历史情况评价对供方以往提供同类材料的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时、是否环保产品、安全可靠性等进行评价。4.2.2.1.3 A类材料的供方必须使用a)b)c)三种方法进行评价，B类材料的供方使用a)b)或b)c)两种方法进行评价，C类材料的供方可使用a)、b)、c)中任何一种方法进行评价。4.2.2.3 对评价合格的供方，由物资管理部/项目部/驻外分公司负责建立合格供方名录。4.2.3 对合格供方的控制4.2.3.1 为确保合格供方长期、稳定的提供所需材料，物资管理部/项目部应对其从以下方面进行全面统计和每年年初进行复审验证。a) 对供方产品的质量、价格、交货、环保、安全情况及对问题的处理情况进行评审；b) 对供方按计划提供所需产品的能力进行评价；c) 调查供方的服务和支持能力。4.2.3.2 当供方供货质量下降时，物资管理部/项目部/驻外分公司要求其限期整改，如不改进，则取消其合格供方资格；当供方供货质量出现较大问题时，评定小组要及时对供方进行评价，做出保留或取消其合格供方资格的处置，并在合格供方名录中做出标识或更新。并对处理情况作好记录。4.2.3.3 对顾客或上级主管单位指定的供方，如其供货质量、环保和安全性能等不能满足要求时，由物资管理部/项目部/驻外分公司向顾客或上级主管单位提出书面报告，由顾客或上级主管单位确定对该供方的处理，保存处理记录。4.2.3.4 各主管单位负责与合格供方保持密切联系，以沟通信息。4.2.3.5 对于涉及到招标的供方，招标中心负责定期统计招标采购信息资料，并负责招标文档的整理与归档。4.3 采购实施4.3.1 采购/招标申请4.3.1.1 对于不在招标范围内的采购，根据生产业务需要，由生产技术部/生产单位向物资管理部/项目部/驻外分公司提交经相关单位/人员审批的“物资需用明细表”并提出采购要求，包括质量、环保、安全、品种、数量、规格、型号等方面。4.3.1.2 对于符合招标条件的采购，由有关单位在招标实施前，向招标中心提交招标申请。4.3.2 采购信息4.3.2.1对于达不到在招标条件的采购，物资管理部/项目部/驻外分公司根据 “物资需用明细表”，综合平衡库存，编制采购文件，明确采购信息，进行采购。采购文件的形式有：采购单、合同、招标书、图纸等。采购文件包括以下信息：a) 所要采购的材料名称、品种、数量、规格、型号、交货期、交付方式、付款方式等；b) 明确拟采购材料的要求或信息： 该公司产品的技术服务要求； 涉及采购双方遵守的程序或协议； 对采购材料实现过程的特殊要求； 对供方设备的要求； 对供方人员资格的要求； 对于污染性、危险性高的材料如水泥、脱模剂、油漆、氧气瓶、乙炔瓶等应提出包装、运输、装卸的要求，油品和化学品还应要求供方提供中文的安全使用说明书，若采购物资的包装物或在使用完毕后可能对环境造成污染或危害人身健康的，应在采购文件中明确规定，供方应对其进行回收； 对供方管理体系的要求，即要求供方通过某一体系认证或第二方审核等。4.3.2.2 对于符合招标条件的采购，由招标中心负责及时组织相关部门、人员编制招标文件及评标标准。4.3.2.2.1 对符合通用技术、标准或对技术、性能没有特殊要求的招标物资，其招标文件主要包括：规格型号、技术标准、价格、生产厂家、交货地点和期限、付款地点和期限等内容。4.3.2.2.2对不符合通用技术、标准、结构比较复杂、对技术性能有特殊要求的招标，其招标文件应包括：a) 对投标人资格审查的要求；b) 招标项目的技术要求；c) 投标报价要求；d) 评标办法和标准；e) 拟签订合同的主要条款；f) 投标保证金要求；g) 其他实质性要求和条件等内容。4.3.3选择确定供方。4.3.3.1不属于招标采购的物资，由物资管理部/项目部/驻外分公司按照合格供方综合评价情况，从合格供方名单中确定供方。4.3.3.2 属于招标范围内采购的物资，由招标中心按照招标工作管理办法相关规定从合格供方名录中确定供方。4.3.4 采购文件由物资管理部/项目部/驻外分公司负责组织有关单位/人员进行评审，分管经理批准后实施。4.3.5 合同签订由物资管理部/项目部负责与确定供方签订的采购合同，合同的管理按经济合同管理制度执行。4.4 采购验证4.4.1 合同承办部门组织有关人员对采购材料进行检查、验证，内容包括：a) 所购材料的品种、数量、规格、型号等是否符合采购文件要求；b) 所购材料的外观质量、外包装及安全设施、附件（包括化学品的安全使用说明书MSDS）是否完好、无损；c) 供方的说明书、质保书、合格证等是否齐全。材料进厂后，合同承办部门核对送货单，确认材料品名、规格、数量，填写验证记录，并分类保存。4.4.2 按相关技术文件的规定，物资管理部仓库保管员填写“材料到货（试验）通知单”，交质量监督检验部进行检验和试验，必要时委托有关专业单位进行试验验证，经检验和试验合格的材料，由仓库保管员办理入库手续，仓库的管理见物资管理制度；检验和试验结果出来之前，采购材料作为待检产品不能投入使用，经检验不合格的材料执行不符合控制程序和纠正措施和预防控制措施。4.4.3 当公司或顾客需要在供方处对材料进行验证时，应在采购合同中规定验证的方式和材料的放行方法。在供方处对材料进行验证后，符合要求的，由供方按合同规定进行交付；经验证不合格的，按合同规定通过退货、更换同类合格材料或降价接受等方式处理，如果降价接受，必须确认不影响最终产品质量。4.5设备的采购执行机械设备管理制度。5. 相关文件5.1 物资管理制度5.2 不符合控制程序5.3 纠正措施和预防控制措施5.4 经济合同管理制度5.5 记录控制程序5.6 供方评定管理办法5.7 机械设备管理制度5.8 招标工作管理办法6. 报告/记录招标文件，采购文件，评标专家库名录，合格供方的评价/复审记录，合格供方名录，采购产品验证记录，材料到货（试验）通知单，物资需用明细表，合同，协议。第 6 页