五、保险行业协会公文处理办法.doc

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。五、保险行业协会公文处理办法 第一篇： 第一章总则 第一条为加强保险行业协会（以下简称协会）公文处理工作科学化、制度化、规范化，充分发挥公文效用，提高工作质量和效率，根据党政机关公文处理工作条例（中办发202114号）等有关规定，结合协会工作实际，制定本办法。 第二条本办法所称公文，是协会履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家、上级主管机关的方针政策，公布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。 第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 第五条办公室是协会公文处理工作的管理部门，负责公文处理工作的人员应当具有较高的政治素质，熟悉公文处理业务，具备有关专业知识，忠于职守。 第二章公文种类 第六条公文种类主要有： （一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。 （二）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。 （三）议案。适用于向会员大会、理事会、常务理事会或理事会分支机构提请审议事项。 （四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （六）通知。适用于发布、传达要求会员单位和有关机构周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反馈情况，回复上级机关的询问。 （九）请示。适用于向上级机构请求指示、批准事项。 （十）批复。适用于答复下级机构请示事项。 （十一）函。适用于不相隶属机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第三章公文格式 第七条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。 （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 （四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 （五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。 （六）签发人。上行文应当在首页注明签发人姓名。 （七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。除法律法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。事由部分如果出现多个单位、人名等并列时，应当用顿号分开，不用空格。 （八）主送单位。公文的主要受理机关，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。 （九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页应当显示正文。 （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。 （十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。 （十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。 （十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。 （十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。批转、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理。 （十五）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。 （十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。 （十七）页码。公文页数顺序号。 第八条公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。第九条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。 第十条公文用纸幅面采用国际标准a4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 第十一条公文使用的结构层次序数、字体、字号、附件格式要求如下： （一）结构层次序数：依次为“ 一、”“ （一）”“1.”和”“（1）”。 （二）标题：宋体、小二号、加粗、居中； （三）一级标题：黑体、三号、加粗； （四）二级标题：楷体_gb2 312、三号、加粗； （五）三级标题：仿宋_gb2 312、三号、加粗； （六）正文：仿宋_gb2 312、三号。 （七）行距。固定值28磅。 （八）附件标识格式：“附件： 1.xxxxxx2.xxxxx”。 第四章行文规则 第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。 第十四条向上级机关行文，应当遵循以下规则： （一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 （二）请示应当一文一事，请示事项必须明确。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 （三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。 第十五条行文应当遵循“明来明复、密来密复”的原则。 第五章公文拟制 第十六条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十七条公文起草应当做到： （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。 （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 （四）文种正确，格式规范。 （五）公文涉及其他机构职权范围事项的，必须征求相关机构意见，力求达成一致。 （六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 第十八条公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是： （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。 （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （三）涉及其他部门的问题，是否与其协商、会签。如意见不一致，主办部门有无加以说明。 （四）文种是否正确，格式是否规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （五）是否符合行文规则和公文处理程序。 （六）密级拟定是否符合规定，发送范围是否恰当，有关附件和资料是否齐备。 （七）发文稿纸及版面是否整洁。 （八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第十九条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。 办公室对内容杂乱、文字冗长的公文文稿，应当要求主办部门进行修改。退回的公文文稿，主办部门应当在3个工作日内将改好的文稿送办公室。 第二十条内部会签应当做到： （一）公文的内容凡有涉及其他部门职责范围内的问题，主办部门应当主动会签相关部门。凡需会签的公文，主办部门与会办部门取得一致意见后，由办公室审核。 （二）如有分歧，主办部门负责人应当负责协调。仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方意见及理据，提出倾向性意见，报请分管领导审定。 （三）会办部门原则上应当在收到会签文稿后3个工作日内提出会签意见。急件应当在1个工作日内会签，特急件应当随到随签。 第二十一条公文应当由协会领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完成日期；圈阅或者签名的，视为同意。 （一）以协会名义制发的一般性公文，按照领导分工，由分管领导签发。分管领导出差、出访等期间，按领导ab制，由代管领导签发。 （二）党委发文由党委书记签发，党委书记不在时，可委托其他党委委员签发。 （三）上报保监会以及其他重要公文，由分管领导同意后报协会负责人（会长或秘书长）签发。主要负责人（会长或秘书长）不在时，由主持日常工作的领导签发。 第二十二条公文经领导签发后，由办公室统一登记、编号、印制。办公室公文岗人员出校样后，拟稿人应及时进行校对。限时印出的特急件，主办部门应当责成专人跟踪校对，不得造成文件延误。 一般文件校对2次，重要文件校对3次。校对要准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应当征得办公室公文审核人员认可，重大改动需经签发人同意。 第六章公文办理 第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十四条收文办理主要程序是： （一）签收。对收到的公文应当认真核对，做好登记备案。 （二）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是。是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文制发的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回并说明理由。 第二十五条承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限，承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 第二十六条传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 第二十七条催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。办公室对公文要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第二十八条收文办理应当做到： （一）严格执行收文登记制度。办公室公文管理人员要准确收录公文运转的时间、方向，确保公文运转安全和便于查询。 （二）按照要求进行文件阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时处理，不得延误、推诿。对不属于本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当说明理由并经本部门负责人同意后，在2个工作日内退回办公室。 （三）切实提高公文办结效率。特急件要求随到随办，当日办完；急件要求在2个工作日内办完；一般文件应当在5个工作日内办完；办理难度大或者涉及其他单位的，应当在15个工作日内办完。来文有办理时限要求的，应当按要求抓紧办理完毕。 承办部门对不能及时处理或者答复的文电，应当先以电话、便函等形式告知对方原因，不得无故拖延。 第二十九条发文办理主要程序是： （一）复核。公文正式印发前，办公室应当对公文的内容、文种、格式等进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。经复核需作实质性修改的，应当重新审批、签发。 （二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围。 （三）印制。公文印制必须确保质量和时效。 （四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印制质量进行检查，经确认无误后方能分发。公文传递要准确、迅速、安全、保密。 第三十条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。 第三十一条公文归档工作应当做到： （一）公文办理完毕后，由办公室直接归档。主办部门确有需要，可以保留复印件。个人不得保存应当归档的公文。 （二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，准确反映协会的主要工作情况，确保归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。 （三）公文复制件作为正式文件使用的，视同正式文件妥善保管。 （四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。 （五）不具备归档和保存价值的公文，经办公室负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。 第七章附则 第三十二条本办法由协会办公室负责解释。第三十三条本办法自发布之日起施行。 第二篇：公文处理办法doc-公文处理办法公文处理办法 1目的 为适应开发区高效、快捷、全面创新的体制要求，确保财政局公文处理工作科学化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国家行政机关公文处理办法的规定，结合我局工作实际，特制定本办法。 2 3 4 5依据适用范围职责工作程序公文处理新规范本制度适用于本局各有关处室。办公室负责制度的具体执行。 5.1总则 5.1.1财政机关的公文，是在依法行政管理过程中，处理公务的具有法律效力和规范栺式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，转发行政规章，施行执法措施，请示和答复问题，指导、布置工作，报告情况，交流经验的工具。 5.1.2公文处理是指公文办理、管理、立卷、归档及销毁等一系列衔接有序的工作。公文处理必须严栺执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全；坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 5.1.3财政局办公室具体负责本机关内部的公文处理工作。 5.2财政机关公文的主要种类有： 5.2.1通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 5.2.2通知。适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的分文，发布规章；传达局内党、政要求及需要周知或者共同执行的事项；仸免和聘用干部。 5.2.3通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。 5.2.4报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 5.2.5请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 5.2.6批复。适用于答复下级机关和有关单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级机关和有关单位报送的各类报告。 5.2.7意见。适用于对重要事情提出见解和处理办法。 5.2.8函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 5.2.9会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.3公文栺式 5.3.1行政机关的分文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抁送机关、印发机关、印发仹数和印发时间等部分组成。 5.3.1.1公文的秘密等级又称密级，秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并注明保密期限。具体写法为“密级保密期限”。 5.3.1.2紧急公文应当在首页分别标明“特急”、“急件”。 5.3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列 在前。 5.3.1.4发文字号包括机关代字、年仹（应用公元全称）、序号。 财政局机关的发文字号为： a.党组文件。凡对局管理干部的人事仸免、重大奖惩、纪律指令及其他要以党组名义明确的重大事宜等，可以党组文件印发。党组文件的内容，一般应由党组会议讨论，由党组书记或由党组书记指定其他党组成员签发。 发文字号为。开财党组字年号文号。 b.党总支文件。凡属精神文明建设、干部队伍建设的有关事宜，可以局党总支文件印发，由局机关党总支书记或由党总支书指定其他党支成员签发。 发文字号为：开财党总字年号文号 c.局发文件。各处室对分管工作、业务所做的，要求各预算单位和企业执行的规定、批复、通知，向上级领导单位的请示、报告及转发上级机关文件等均可以局名义发文。一般由分管局长签发或由局长直接签发。 发文字号为。开财字年号文号。 联合发文，只标明主办机关发文字号。 5.3.1.5上行文应在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示“应当在附注处注明联系人姓名和电话。 5.3.1.6公文标题应准确简要地概括分文的主要内容，标明发文机关和分文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5.3.1.7公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5.3.1.8公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订一起，并在正文之后，发文机关属名之前注明附件的顺序和名称。 5.3.1.9成文日期，以签发机关领导人签发日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。 5.3.1.10印发机关和印发日期分别标在文件末页下端左右两侧，在印发之下可标明文件仹数。 5.3.1.11公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。 5.3.1.12公文应标注主题词。一仹公文的主题词，一般不超过6个。 5.3.1.13主送机关是主要受理公文的机关；抁送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写主送报送和抁送机关时，应当使用全称或者规范分简称、统称。 5.3.2公文版头，局内各部门制发的正式行文，统一使用“大连经济技术开发区财政局文件”红头纸印发；局内各部门制发的对外非正式行文统一使用“大连经济技术开发区财政局”红头纸印发。 5.3.3公文使用的汉字按国家规定的标准执行，文字从左到右横写横排。公文用纸一般为16开型，或采用国际标准a4型，左侧装订。 5.4行文规则 5.4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请求和报告。 5.4.2我局机关与区直各委办局可以联合行文。 5.4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，采用抁送的形式，但不得抁送下一级机关。“报告”中不得夹带请示事项。 5.4.4除上级机关直接交办的事项外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、 “意见”、“报告”。 5.4.5局内各处室不得独自对外正式行文，因工作需要对外正式行文的，须经局领导批准，以局名义正式行文。 5.5公文办理 5.5.1公文办理包括收文办理和发文办理。 5.5.2收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、传阅、催办，查办等程序。 5.5.3本局收文不论是邮寄或送达的文件、信函，一律由办公室统一签收。 5.5.4办公室签收的文件、信函，经文书登记整理，加盖“收文专用章”，签署收文日期和收文编号，由秘书及时提出拟办意见送局领导阅批后交有关部门办理。 5.5.5承办部门收到公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于内容涉及面广，问题复杂不能在规定时限内做出答复的，承办部门应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。 5.5.6对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室，以便交其他部门办理。 5.5.7对各部门承办的公文，办公室将定期催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。 5.5.8发文办理是指以局机关名义制发公文的过程，一般包括公文草拟、审核、签发、复核、打印、校对、盖章、分发等程序。 5.5.9草拟公文应作到： 5.5.9.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，要切实可行，并加以说明。 5.5.9.2根据行文目的和主送机关的行文关系选择合适的公文文种。 5.5.9.3人名、地名、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。 5.5.9.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“ （一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 5.5.9.5必须使用国家法定计量单位。 5.5.9.6用词用字准确、规范。文内使用的非规范简称，应先用全称并注明简称。 5.5.9.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修饰彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 5.5.10草拟公文由公文承办部门办理。 5.5.10.1对下级单位的请示报告和同级机关需要答复的来文，应由承办人提出意见后按规栺用纸先行打印，经部门领导阅签后送办公室报局领导签批。 5.5.10.2对拟以局各义下发的公文，必须用局统一拟文纸拟文，拟文时一字一栺，一标点符号一栺，字迹工整。 5.5.10.3草拟公文严禁使用铅笔和圆珠笔，不得在文稿装订线外书写文稿，书面不整洁或修改、调整幅度较大的文稿，应眷清后再送领导审阅。 5.5.10.4承办人拟搞后交由部门领导审核，如涉及两个以上部门或单位，应再交有关部门或单位会签后送办公室报局领导签发。 5.5.11公文签发应遵守下列原则 5.5.11.1向上级机关行文时，其公文文稿由部门负责人签字后，经分管局领导审核，并由局长签发后，方可缮印上报。 5.5.11.2区直各委办局与我局联合发文时，必须由拟稿部门核稿，并将修改意见取分管局领导审核同意后，报局长签发，或由局长授权，分管局领导签发。 5.5.11.3向下级或有关企事业单位行文时，按领导分工权限分别签发。 5.5.11.4领导人签发公文，应当明确签署意见，署姓名、时间。 5.5.12为确保公文质量，已经领导审批过的文稿，不得随意改动，确需修改的需再报局领导同意。 5.5.13文件经局领导签发后，正式发出的程序是： 5.5.13.1需以局名义出发的公文，由办公室统一编号后由各承办部门按局发文件模版自行套印。 5.5.13.2文件套印后必须由起草部门再作校核，确保无误，方可送办公室盖印。 5.5.13.3文件盖印后，除留存及上报文件外，承办部门应根据发放范围予以分发，如需邮寄，也由承办部门自行办理。 5.6公文立卷、归档和销毁 5.6.1公文立卷、归档和销毁工作由办公室具体负责。 5.6.2公文办理完毕，公文起草部门应及时将原件和有关材料一并交办公室整理立卷，个人不得保存应归档的公文。 5.6.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存副本。 5.6.4公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。 5.6.5公文印发后，办公室留存归档外，各部门尚需保管的公文，应由专人负责。 5.6.6没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和局领导批准，由文秘室负责定期销毁。销毁秘密公文时，应当进行登记，保证不丢失、不漏销。 5.6.7调阅、摘抁或自制归档公文，应关规定办理，并及时，完整归档。 6相关记彔 公文处理过程记彔表 文件处理单 归档文件目彔 第三篇：公文处理办法公文处理办法 第一章总则 第一条为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据国家行政机关公文处理办法，结合我公司实际，特制定本管理办法。 第二条公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。 第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。 第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。 第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。 第二章公文分类 第七条按公文内容可分为： （一）决定，对重要事项或重大行动做出安排； （二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项； （三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项； （四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况； （五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议； （六）请示，向上级请求指示、批准； （七）批复，答复请示事项或对下级布置工作； （八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行； （九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。 第八条按公文的发放形式可分为： （一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划； （二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划； （三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。 第九条按发文系统可分为： （一）党委工作类 （二）行政工作类 （三）工会工作类 （四）团委工作类 （五）生产管理类 （六）安全管理类 （七）机电管理类 （八）计财管理类 红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。 第三章公文格式 第十条红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。 （一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字20214号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字20213号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字20214号）； （二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明； （三）紧急程度，分别标明“特急”、”急件”； （四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成； （五）发文字号，按单位（部门）代字（）、年份（××××）、序号（）的次序编排，格式如下： 红头文件：胡煤字××××号 便 文：胡煤便字××××号 年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。 （六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人； （七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期； （八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式； （九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项； （十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件x”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列； （十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”； （十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm； 2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切； 3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决； （十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个； （十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报； （十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。 第十一条正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。 章条式：第一章第一条 （一） 国标式： 11.1 1.1.1 a） 自由式： 一、 （一） 第十二条公文用纸 （一）红头文件和便文统一采用a4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码） （二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 第十三条公文用字及排版规格。 公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。 第十四条公文装订要求 公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。 第十五条印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。 第十六条版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。 第十七条版记的位置 版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。 第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。 第四章行文规定 第十九条行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。 第二十条对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、年度工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。 第二十一条公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。 第五章发文办理 第二十三条发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。 第二十四条发文处理程序。部室（承办人）起草初稿部室负责人审核有关部门会签（需要会签的）经理层签发行政办统一编号、缮印、盖章、分发归档。 第二十五条拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定： （一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法； （二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短； （三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日； （四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致； （五）必须使用国家法定的计量单位。 第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不