某某公司内审会议管理制度.doc

会议制度1 目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。2 职责2.1 总经理/副总经理2.1.1 主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会；2.1.2 指定专人追踪经理例会事项的落实情况；2.1.3 经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要； 2.1.4 参加相关会议。2.2 总经理室2.2.1 总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理例会。2.2.2 总经理室通知召开公司员工大会；2.2.3 组织召开公司专题会议；2.2.4 负责组织与质量管理体系有关的会议；2.2.5 总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。 2.3 各部门2.3.1 经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和项目部正职经理参加经理例会，布置执行会议安排工作；2.3.2 部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通；2.3.3 业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加；指定专人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作；2.3.4 部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级员工由总经理批准）；2.3.5 人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。3 工作流程 3.1 会议类别3.1.1 例会，包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等；3.1.2 专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会议等）；3.1.3 与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核会议，管理评审会议等；3.1.4 全体员工大会，包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰会等；3.1.5 其他内部会议；3.1.6 外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议。3.2 会议组织流程 3.2.1 例会3.2.1.1经理例会A经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。B在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一份）。周记包括“本周工作主要情况”、“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。总经理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并整理成“经理例会落实情况” 一式四份（分发范围同部门工作周记）。C在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其他问题。D在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放至各与会者手中。与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。会议纪要必须编号，标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员。经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏目。总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”，并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。3.2.1.2 各部室周会 由各部室经理负责主持召开，会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问题及改进意见、安排下周主要工作计划等等。原则上每隔一至二周一次，与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成书面纪要或以周记的形式体现，以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递，并在当周经理例会前送呈总经理室。3.2.1.3项目部例会和项目部参与的施工监理例会 项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见施工管理程序。 3.2.2 专题会议3.2.2.1 公司专题会议总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等，由总经理室根据总经理的意见负责召集有关人员召开专题会议，并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围：每一位与会者）和会议布置工作的追踪落实等。公司专题会议根据具体情况不定期举行。总经理室保存专题会议纪要，并按年度整理成册，定期送公司图书档案室存档。3.2.2.2业务专题会议由业务主管部室负责召集，与会者为各有关部室人员。会议应形成书面纪要分发至所有与会部门的主管手中，并由专人对会议布置的工作进行追踪。业务专题会议根据业务开展情况不定期举行，必要时可针对同一专题举行多次会议，形成系列纪要。会议纪要的发放和存档同3.2.2.1的有关规定。 3.2.3 与质量管理体系有关的会议 与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等，其有关规定参见工作改进管理程序。 3.2.4 全体员工大会员工大会由总经理/副总经理主持，总经理室通知召开，并布置有关部室准备会议资料，人力资源部负责具体会务安排。员工大会不形成会议纪要，但总经理室应保存会议有关材料，并定期整理归档。 3.2.5 其他内部会议 其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行。 3.2.6 外部会议公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议，必须征得部门主管同意，如需出差，必须按照人力资源管理办理出差申请手续。员工外出开会期间，必须做好会议记录，返回公司后，必须在一周内整理有关资料，向部门主管或总经理室提交报告，必要时召集有关会议进行传达。 3.3 会议纪要及其他会议文件的归档 会议纪要及其他会议文件归档参照档案管理的有关规定执行。4 相关文件4.1施工管理程序 4.2内审程序 4.3管理评审程序 4.4工作改进管理程序 4.5人力资源管理制度5. 相关表单、记录 工作周记 各种会议纪要6. 附表 工作周记（见文件管理程序）编制：改革领导小组日期：2003.12.23审核： 日期： 批准： 日期： 27内审程序1 目的和范围：确定质量管理体系是否符合产品实现的策划要求、本标准要求以及组织自定的质量管理体系要求，确保质量管理体系的有效实施和保持。本程序适用于本公司内部质量审核工作，包括与质量管理体系相关的公司领导层、所有的相关部门和项目部等。2 职责2.1 管理者代表2.1.1 确定审核目的，下达审核指令；2.1.2 批准成立审核组，任命审核组组长和组员，并对其实施领导；2.1.3 审批内审报告；2.1.4 协调解决内部质量审核中出现的其他问题，批准纠正措施。2.2 总经理室2.2.1 编制公司年度内部质量审核计划；2.2.2 挑选与被审核对象无直接关系的内部审核员，报管理者代表审批，组成审核小组；2.2.3 组织内部审核的实施；2.2.4 审核资料、文件的管理。2.3 审核组长编制审核实施日程表、审核实施计划，组织编制审核检查表，起草审核报告，对审核报告的全面性和准确性负责，审核纠正措施。2.4 审核员2.4.1 理解并向受审核部门阐明审核计划的要求，编制“内部质量检查审核表”；2.4.2 客观公正地收集证据、记录，分析写成书面材料向组长报告，保管好与审核有关的文件或开具不合格项报告单；2.4.3 配合并支持审核组长的工作。2.5 受审核部门2.5.1 将审核目的、范围通知全部有关人员，提供保证审核过程所需有效的资源，配合审核工作；2.5.2 制定和实施针对审核结果采取的纠正措施；3 工作程序3.1 总经理室根据质量体系运转的情况，并考虑以前审核的结果，于年末制订出次年“年度内部质量体系审核计划”，交公司管理者代表审批。一般十二个月内至少进行一次，且两次的间隔少于十二个月。当公司质量管理的内外部环境或条件有重大变化时应及时增加审核频次，原因可包括如机构的变化、严重的客户投诉、外部审核等。3.2 “年度内部质量体系审核计划”必须覆盖公司质量体系所涉及的各个部门，各过程、各部室，每年至少进行一次内部质量审核，对较重要的或问题较多的部门审核次数可以适当增加。年度计划执行中，若发现不合理或不合适时，可由管理者代表在执行中任何时候修改。“年度内部质量体系审核计划”的内容主要为：3.2.1 审核目的和范围3.2.2 审核及受审核的时间安排3.2.3 审核部门、单位3.3 审核准备：3.3.1 管理者代表根据审核部门和工作内容任命具有内部质量审核员资格的人选担任审核组长和审核员。3.3.2 由审核组长根据初步确定的审核时间拟定审核通知并发给各部门，各部门确认后编制审核实施计划。3.3.3 由审核组长组织审核组成员制定审核实施计划。内容包括：a. 受审核的部门b. 审核的目的、范围和日期c. 依据的文件d. 审核的涉及过程及时间安排e. 审核员分工审核实施计划由管理者代表批准。现场审核前，由审核组长提前向受审核部门发出审核实施计划。 3.3.4准备好审核所依据的文件。审核以GB/T190012000为标准，公司质量管理体系文件、相关法律、法规、标准、规范、合同等为依据，以客观、公正为原则，注重审核各个过程的效果和体系的有效性。3.3.5审核员应事先作好审核准备，包括编写检查表、明确对分工审核的过程和区域如何审核等。检查表由审核组长审批。3.4 审核实施3.4.1 召开首次会议（即动员大会，总经理、管理者代表、部门经理、审核员参加）。首次会议确认审核的目的、范围、方法、审核依据、审核中注意事项、日期安排等。3.4.2 现场审核A. 审核的具体内容按照“内部质量审核检查表”进行。 B. 审核员通过查阅文件、检查现场、交谈、收集证据，检查质量体系运行情况，发现不合格项时，审核员应当场取得受审核部门对不合格事实的确认，若出现意见分歧，审核员必须耐心说明，仍有异议由审核组长提请管理者代表仲裁。3.4.3现场审核后，召开末次会议，参加会议人员与首次会议人员相同，参加者应签到，会议由总经理室作记录。会议上，审核组长应全面总结质量管理体系的运行情况，并说明不合格项的数量与分类，提出纠正措施的实施要求。3.5 “内部质量审核报告”由审核组长编写，管理者代表批准后，报送总经理、管理者代表和有关部门，并作为管理评审的输入。3.5.1 审核报告内容：A审核目的，范围，日期B. 受审核部门C . 审核依据的文件D .审核员，受审核部门主要参加人员E . 审核描述F. 质量管理体系的符合性、有效性G . 不合格报告及纠正要求3.6 审核报告发放范围： 3.6.1 总经理，管理者代表3.6.2相关部门3.6.3 受审核部门3.6.4 不合格项所涉及的相关部门3.7受审核部门在收到审核报告两天内，对不合格项制定纠正措施，审核组长批准。对短期内无法纠正的不合格项，应继续采取纠正措施。3.8总经理室与审核组对纠正措施中的工作项目进行跟踪检查，检验其有效性并记录在内审纠正措施记录表上。3.9将审核工作的全部记录，包括审核结果、不合格项报告、纠正或纠正措施及其验证、审核结论、审核计划、各审核员的审核检查表等，由审核组长移交总经理室，按公司规定的档案管理程序要求进行保管。3.10内部审核后，若有必要，应对公司的质量管理体系文件进行评审和作出相应调整。4相关文件4.1会议制度5相关表单、记录 5.1审核实施日程表 5.2审核实施计划 5.3内部质量审核检查表 5.4内审纠正措施记录 5.5内部质量审核报告（记录） 5.6 内审首、末次会议记录（记录）编制：改革领导小组日期：2003.12.23审核： 日期： 批准： 日期：2融侨/元洪房地产有限公司 审核实施日程表 页号： 依据文件审核期限审核目的：审核范围：审核员名单：审核组长：审核日程安排时间审核分组与分工审核报告发布日期、范围：管理者代表审核意见 签名： 日期：融侨/元洪房地产有限公司内部质量审核检查表受审核部门： 页号： 审核内容及涉及的标准条款检查记录审核组长：受审核部门负责人签字审核员： 日期： 第 页融侨/元洪房地产有限公司 内审纠正措施记录 页号： 受审核部门：部门负责人：审核员：审核日期：不合格事实描述：不符合条款： （审核员）签名：不合格类型：1 2 3 日期：严重程度：1 2原因分析及采取的纠正措施： （部门负责人）签名： （审核组长）批准： 日期：纠正措施的实施情况： （部门负责人）签名：纠正措施的验证： （审核员）签名： 日期：注：不合格类型有：1、体系性不合格2、实施性不合格3、效果不合格 严重程度为：1、一般 2、严重28管理评审程序1 目的和范围不断寻求体系改进的机会，确保本公司质量管理体系持续运行的适宜性、充分性和有效性，以符合GB/T190012000质量管理体系标准的要求和实现公司的质量方针和目标。本程序适用于本公司最高管理者对质量体系的评审。2 职责2.1 总经理负责管理评审活动；2.2 管理者代表向公司总经理报告质量管理体系的运行情况；2.3 总经理室在管理者代表领导下准备、收集并提供管理评审所需的资料；2.4 各相关部门负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责落实评审中提出改进措施的实施工作。3 工作程序3.1 管理评审最少在12个月内进行一次，需要时增加频次；3.2 如出现以下情况，总经理将随时召开并主持管理评审：3.2.1 本公司组织机构、人员发生重大变动；3.2.2 严重的用户投诉、重大的安全事故；3.2.3 国家、地方法规有所调整，公司需作适应性调整时；3.3 管理者代表负责组织制定管理评审计划，并监督各职能部门实施。3.4 管理评审信息输入：3.4.1 总经理室提供：A 内部质量审核报告、外审机构提供的外部质量审核报告、历次的管理评审报告。B 总经理室工作总结。其中，质量管理中心的工作总结中应包含质量方针的执行情况和质量目标的实现情况；公司质量管理情况总结及建议；由于内外部质量管理环境的变化可能影响质量管理体系变更的问题（主要是文件、组织机构、管理过程调整的问题）；工作改进的建议。3.4.2 各部门提供工作总结，包含其工作的各个方面。另外，总经理室客户服务中心、物业公司、经营部、研发部的工作总结中还应包含日常工作及提供服务过程中收集到的顾客的需求、意见、建议、抱怨等。3.5 管理评审内容：管理评审应针对各部室的评审输入信息评价质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，对质量方针和质量目标的实施情况作出评价。3.6 管理评审活动参加的对象：3.6.1 总经理、管理者代表、与评审内容有关的部门负责人。3.6.2 必要时由总经理指定的有关人员。3.7 管理评审步骤：3.7.1 总经理发布管理评审指令，并指出评审的内容及要求。 3.7.2 总经理室按总经理评审指令的内容和要求，收集和准备有关的评审资料，并编制“管理评审实施计划”。计划中应包括评审重点内容、对各单位的配合要求、日程安排等内容。 3.7.3 总经理室在正式评审前三天做好评审的组织准备工作，并发放“管理评审通知单”。3.7.4 评审工作在总经理主持下进行，总经理室组织对各项评审内容和讨论意见予以记录。3.7.5 总经理室组织编写“管理评审报告”，报总经理批准。管理评审报告应包括：A. 质量管理体系适宜性、充分性、有效性的评审结论。B. 质量管理体系和过程的有效性、产品质量等三方面持续改进的决定和措施，以及不断满足顾客要求的应有措施；C. 资源需求的相关决定和措施。3.7.6 由总经理室要求各部室根据评审的结论确定下一步改进的职责、方式、步骤。对于改进措施的实施情况，由总经理室组织验证，记录验证结果，并在以后的经理例会中通报。3.7.7 总经理室做好管理评审记录和资料的收集保管工作。4 相关文件内审程序5 相关表单、记录：5.1管理评审指令5.2管理评审实施计划5.3管理评审通知单5.5评审记录（记录）5.6管理评审报告5.7改进措施实施方案5.8 改进措施实施情况的跟踪报告编制：王玉梅日期：2002.4.22审核：陈卫斌日期：2002.4. 28批准：林 权日期：2002.4. 30融侨/元洪房地产有限公司 管理评审实施计划 页号： 拟定评审的时间评审的地点参加管理评审的人员评审内容：各部室需准备的材料：审批意见： 总经理： 日 期：融侨/元洪房地产有限公司 管理评审通知单 页号： 评审会议时间：评审会议地点：参加人员：评审内容：编制： 审核： 批准：日期： 日期： 日期：融侨/元洪房地产有限公司 管理评审报告 页号： 评审会议时间、地点：评审目的：参加评审人员：评审内容摘要：评审结论及决议：编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第38页 共38页29工作改进管理程序1 目的和范围：以实现质量管理体系的持续改进为原则，通过对有关质量管理体系运行状况信息的收集与分析，发现公司质量管理体系中存在的问题，寻求改进机会，适时采取纠正和预防措施并对措施有效性进行验证，形成制度化的持续改进机制，确保体系运行的适宜性和有效性。2 职责2.1 总经理室 2.1.1 收集质量管理相关信息，制定改进措施，组织有关部门实施和验证这些措施； 2.1.2 负责公司内部审核、管理评审的组织，以及组织公司迎接外部审核；2.1.3 保存有关质量管理体系改进活动的相关记录及信息。2.1.4 负责组织对各部门年度工作计划执行情况进行考核，必要时对工作计划进行调整。2.2 各部门2.2.1 根据总经理室的安排具体实施改进措施，并配合总经理室对措施的有效性进行验证；2.2.2 在日常的业务、管理活动中收集质量管理相关信息；2.2.3 根据所收集的信息提出改进建议。2.2.4 接受总经理室对本部门年度工作计划执行情况进行考核，必要时调整工作计划。 3、工作流程3.1 公司改进工作通过以下方式进行：3.1.1 内审，执行内审程序。3.1.2 外审，公司针对外部第三方认证机构在对质量管理体系初审、年度监督审核和复审中发现的不合格项，采取纠正和预防措施，并配合认证机构对措施的有效性进行验证，并保存记录。3.1.3 管理评审，结合年终总结进行，执行管理评审程序。3.1.4 项目总结，项目竣工交付后6个月内，由总经理室负责质量管理的总工组织对竣工项目进行综合评价。总经理室负责组织设计研发部、审计核算部、经营销售部、工程材料部、项目经理部、物业公司等单位从各自的角度提交综合评价报告。总工负责对各评价报告中提及的质量问题进行汇总、分类、分析。3.1.5 日常工作改进围绕各部门周记和经理例会进行。3.1.5.1 总经理室负责收集以下信息：各部室的“工作周记”；经理例会纪要中有关质量管理的信息；通过客户服务中心收集客户投诉和客户满意信息。参见客户服务管理程序文件。3.1.5.2 在日常的管理工作中，收集公司各部门横向沟通状况方面的信息，必要时向总经理提出专题报告。3.1.5.3 除了部室工作周记之外，各部室还应在日常工作中注意收集以下信息： 经营销售部：A 结合日常业务活动收集、整理、分析客户对售前、售中、售后服务以及对产品设计、产品质量等方面的建议和抱怨信息。B 通过市场调研获知行业中对工程质量、客户服务、设计创新等方面的观点和要求，并定期向总经理室汇报，以利采取改进措施。C 收集社会各种媒体对公司质量改进方面有价值的评价信息，并定期向总经理汇报。D 收集政府部门关于商品房销售方面的有关规定及变更的信息。 工程材料部： 收集政府部门关于项目报批、报建方面的有关规定及变更信息。 审计核算部： 收集政府部门关于项目投资、造价管理等方面的有关规定及变更信息。 财务计统部： 收集政府部门和银行关于项目融资、住房消费信贷等方面的有关规定及变更信息。 设计研发部：A 收集政府部门关于项目规划、设计方面的有关规定及变更信息。B 结合日常工作收集产品研发方面的信息。 人力资源部负责收集以下信息：A 收集政府部门关于劳动、人事方面的有关规定及变更信息。B 收集员工个人季度考核和年度考核中自我工作业绩评价信息。C 收集关于公司组织机构调整和人员配置、员工培训方面的信息。 客户服务中心： 客户投诉信息、投诉处理信息和客户满意程度信息。每年年终总结和管理评审时，向总经理提交客户满意度专题报告，执行客户服务管理程序。3.1.5.4 各部室在收集到3.1.5.3中所述信息之后，可根据需要或适时向总经理提交专题报告或体现在年终总结中，提交管理评审，报告中应有改进措施建议。3.1.6 年度工作计划执行情况考核。3.1.6.1 组成考核小组，按季度进行考核工作。为确保公司年度工作计划在具体实施过程中能及时得到调整，避免因计划未能顺利实施而导致各部门之间工作脱节，并由此给公司带来负面影响的现象发生，由总经室、财务部和人事部主管组成计划考核小组（具体人员由总经理任命），于每个季度末和年终对计划的执行情况进行考核，考评结果在经理例会上公布，并提交总经理作为各部室季度考核和年终考核的依据。如在考核时发现实际工作情况明显偏离计划的轨道，将向总经理提出调整计划建议，经总经理审批后下发至各部室，要求相应地调整计划，并将调整后的计划送总经理审批后执行。3.1.6.2 建立计划实施预警机制。各部室在工作进度出现偏离计划轨道或偏离现象已经发生时，应及时主动地以书面形式向总经理室发出预警信息，并提交计划调整方案，经计划考评小组和总经理审批后执行。3.1.6.3 建立计划执行考核惩罚制度。年终总结时，对计划执行情况较好的部门给予奖励；对计划偏离时未能主动及时发出预警信息的部门或因计划执行不力、导致公司业务发展出现滞后现象的部门进行惩罚。计划考评小组于年终时向总经理提交年度计划执行考核报告，由总经理决定采取相应的奖惩措施。3.2 工作改进和验证3.2.1 总经理室3.2.1.1 针对各部室工作周记中的“存在问题和改进意见”定期进行归纳、分析，对呈现一定趋势性的问题运用统计技术进行更深入的分析，并提出改进措施的建议，对已经发生的问题或潜在的问题应针对原因制订纠正措施或预防措施。在经理例会上布置落实改进措施，应包含改进方法、验证要求、实施责任、验证责任、验证方法等内容，并对改进结果进行验证，评价所采取措施的有效性，保存有关记录。3.2.1.2 针对项目综合评价结果分析项目实施中存在的问题及其原因，并制定改进措施，形成专门报告，以指导后续项目的实施。3.2.2 其余各部门公司其余各部门结合各自的日常工作，对上述3.1条中提到的信息进行分析，提出适合本部门特点的纠正或预防措施，并由部门经理安排实施和追踪验证。各有关部门保留改进措施的实施记录，总经理室负责验证并保留记录，向总经理提交专题报告。4 相关文件4.1内审程序 4.2管理评审程序 4.3施工管理程序 4.4监理工作管理制度 5 相关记录5.1工作周记 (见会议制度附表)5.2项目综合评价指标体系5.3内部质量审核报告（见内审程序附表）5.4管理评审报告（见管理评审程序附表）编制：陈卫斌日期：2002.4.22审核：陈卫斌日期：2002.4.28批准：林 权日期：2002.4.30第 38 页 共 38 页