第3章 个人时间管理精选文档.ppt

第3章 个人时间管理本讲稿第一页，共十九页 学学习习要要点点能力目标：能力目标：能够识别自己的时间管理水平；运用理论进行个人的时间管理；能够建立自信；能够处理好5种平衡。理论目标：理论目标：理解时间和时间管理的重要性；掌握时间管理方法；掌握提高利用时间的效率的方法。学习要点学习要点本讲稿第二页，共十九页做一做做一做：时间管理的测试时间管理的测试想一想：想一想：根据上面的自我测验，判断自己利用时间的效率根据上面的自我测验，判断自己利用时间的效率如何，并思考如何改进、提高自己的工作效率，如何，并思考如何改进、提高自己的工作效率，以在最短的时间内实现自己的目标。以在最短的时间内实现自己的目标。做一做、做一做、想一想想一想本讲稿第三页，共十九页3.13.1时间认识时间认识 3.1.1 时间的概念及特性的概念及特性1时间的概念的概念2时间的特性的特性(1)供给无弹性供给无弹性(2)无法蓄存性无法蓄存性(3)无法取代性无法取代性本讲稿第四页，共十九页3.1.2 3.1.2 认识你的时间认识你的时间1个人个人时间观念念测试2.时间管理能力管理能力测试 3.耗耗时因素分析因素分析(1)客客观原因。如原因。如电话干干扰；不速之客；沟通不良；不速之客；沟通不良；资料不全；文料不全；文件复件复杂；工作；工作搁置等外部因素。置等外部因素。(2)主主观原因。如做事目原因。如做事目标不明确，不明确，计划欠妥；作划欠妥；作风拖拉；缺乏拖拉；缺乏优先先顺序，抓不住重点；序，抓不住重点；过于注重于注重细节；做事有；做事有头无尾；没有条理，无尾；没有条理，不不简洁，简单的事情复的事情复杂化；事必躬化；事必躬亲，不懂得授，不懂得授权；不会拒；不会拒绝别人的人的请求；消极思考等。求；消极思考等。这是浪是浪费时间的根源。的根源。本讲稿第五页，共十九页3.2 3.2 时间管理概述时间管理概述3.2.1 时间管理的概念及意管理的概念及意义1.时间管理的概念管理的概念v时间管理(time management)是指在时间消耗相等的情况下，为提高时间利用率和有效性而进行的一系列的活动，包括对时间进行有效的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成，并能及时处理突发事件或紧急变化。v由于时间的特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是指面对时间而进行的“自我管理”，怎么能在单位时间内完成更多的产出，带来更多的效果、效益和效率，这才是我们追求的目标。2.时间管理的目的管理的目的v时间管理其实就是自我管理，时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“双效”(效率、效能)，即让自己既能把事情很快地做完(有效率)，又能把事情做对(有效能)。本讲稿第六页，共十九页3.时间管理的意管理的意义(1)为实现目标做准备，为时间效率的最大化做架构；(2)在个人的工作范围内，规划使用有限的时间以达到目标；(3)规划我们的工作可以节省时间。本讲稿第七页，共十九页3.2.2 3.2.2 时间管理的发展阶段时间管理的发展阶段1第一代理第一代理论(备忘忘录)v以以备忘忘录为标志，目的是分配志，目的是分配时间2第二代理第二代理论(工作工作计划划)v强调时间表，目的是表，目的是规划未来划未来3第三代理第三代理论(排列排列优先先顺序以追求效率序以追求效率)v讲究究优先先顺序，目的是提高效率序，目的是提高效率4第四代理第四代理论(以价以价值性和重要性性和重要性为导向向)v讲究以价值性和重要性为导向，目的是实现双效讲究以价值性和重要性为导向，目的是实现双效(效率与效效率与效能能)本讲稿第八页，共十九页3.2.3 时间管理的管理的观念与原念与原则1.时间管理管理观念念(1)时间观念念(2)效率效率观念念(3)效能效能观念念本讲稿第九页，共十九页2.时间管理原管理原则(1)帕金森原则帕金森原则。帕金森时间原则指出，要给事情设定完成期限，否则事情就像橡皮筋一样会被拉得很长，没完没了。(2)帕雷托原帕雷托原则。即“二八定律”，即80%的结果是源于20%的努力，80%的结果是因为20%关键的因素。从个人角度看，应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。本讲稿第十页，共十九页(3)注意力原注意力原则。做任何事情都要一口气干到底，千万不要在中。做任何事情都要一口气干到底，千万不要在中间打断。打断。(4)生物生物钟原原则。作。作为一个管理者，生活在一个集体当中，不能随心所一个管理者，生活在一个集体当中，不能随心所欲地支配自己的欲地支配自己的时间，应有意有意识地地调整自己的整自己的“生物生物钟”，控制自己的，控制自己的节奏，按照奏，按照统一的一的时刻表行刻表行动。(5)双效原双效原则。时间管理要追求效能和效率，不但速度要快，管理要追求效能和效率，不但速度要快，而且而且结果要好。果要好。本讲稿第十一页，共十九页3.3 3.3 时间管理方法时间管理方法3.3.1 效能管理法效能管理法第一象限的事情必须优先去做。第一象限的事情必须优先去做。第二象限的事情很重要，而且会有第二象限的事情很重要，而且会有充足的时间去准备，有充足的时间充足的时间去准备，有充足的时间去做好。可见，投资第二象限，它去做好。可见，投资第二象限，它的回报才是最大的。的回报才是最大的。第三象限的事情是没有意义的，但是又很第三象限的事情是没有意义的，但是又很难缠，因此，必须想方设法走出第三象限。难缠，因此，必须想方设法走出第三象限。第四象限的事情人们要设法放弃。第四象限的事情人们要设法放弃。本讲稿第十二页，共十九页3.3.2 3.3.2 艾维李的效率法艾维李的效率法1效率法内容v美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法”v艾维李的效率法可以总结为以下3个步骤：第一步，列出明天(下周、下月)要做的6件重要事情；第二步，把这6件事情按重要程序排序；第三步，开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推。v艾维李的10分钟6件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。v该方法强调：在时间有限、资源有限，而任务不可取舍的前提下，要有效地利用时间，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。本讲稿第十三页，共十九页2.2.黄金三问黄金三问v遇到具体事务时要问自己遇到具体事务时要问自己3个问题，即个问题，即“黄金三问黄金三问”：(1)此事价值是否大？真的很重要吗？(2)如果价值大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？(3)价值高又必须亲自做的事，如果不做是否会有重大影响？本讲稿第十四页，共十九页3.3.3 一周一周时间运筹法运筹法时间星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上备注总结对中、基层的管理者而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。对中、基层的管理者而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。本讲稿第十五页，共十九页3.3.4 办公室的公室的5S法法1“5S”概念概念v“5S”是整理是整理(Seiri)、整、整顿(Seiton)、清、清扫(Seiso)、清、清洁(Seiketsu)和和素养素养(Shit suke)这5个个词的的缩写。因写。因为这5个个词日日语中中罗马拼音的第一个字拼音的第一个字母都是母都是“S”，所以，所以简称称为“5S”，开展以整理、整，开展以整理、整顿、清、清扫、清、清洁和素养和素养为内容的内容的活活动，称，称为“5S”活活动。2利用利用办公室的公室的5S法提高法提高时间管理效率管理效率“5S”管理要求办公场所做到：管理要求办公场所做到：v1S-整理，将工作场所的任何物品区分为必要的和不必要的，必要的留下，不整理，将工作场所的任何物品区分为必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉；必要的清除掉；v2S-整顿，把留下的依照规定的合理位置放置，并明确标示；整顿，把留下的依照规定的合理位置放置，并明确标示；v3S-清扫，将工作场所清扫干净；清扫，将工作场所清扫干净；v4S-清洁，维持上述成果；清洁，维持上述成果；v5S-素养，要养成及时整理、整顿、清扫、清洁的良好习惯，做事遵守规则，文明素养，要养成及时整理、整顿、清扫、清洁的良好习惯，做事遵守规则，文明员工是文明管理的根本保证。员工是文明管理的根本保证。本讲稿第十六页，共十九页3.4 3.4 提高时间的利用效率提高时间的利用效率3.4.1 养成良好养成良好习惯1.对工作事先做工作事先做计划划2.现在就做在就做 3.学会学会说“不不”4.时间价价值观念念5.积极休极休闲6.集腋成裘集腋成裘7.搁置的哲学置的哲学8.管理会管理会议9.充分授充分授权10.良好的沟通良好的沟通本讲稿第十七页，共十九页3.4.2 学会学会应付打付打扰1尽量避免被打尽量避免被打扰2留留给自己思考的自己思考的时间3关掉即关掉即时通信通信软件件4忘忘记垃圾垃圾邮件件本讲稿第十八页，共十九页3.4.3 建立自信建立自信1自信的定义2自信的培养3.4.4 保持保持5种平衡种平衡1思考和行动之间的平衡 2工作效率和工作效果之间的平衡3工作和维持工作能力之间的平衡4压力不足和压力过度的平衡5工作和生活之间的平衡本讲稿第十九页，共十九页