建设工程业主项目档案信息管理制度.doc

建设工程业主项目档案信息管理制度1.1总则1、 工程项目管理资料档案是从项目洽谈到项目竣工验收备案全过程中形成的，并具有追溯备考的各种文件、记录、图表、图纸、影像、电子文档等资料的总称。2、 工程项目管理资料的建档应按管理工作内容，分项目实施前期、项目设计、项目施工、项目竣工等过程产生的文件记录资料，进行顺序收集、整理、分类、编目来建立档案。3、 建档的建设文件、记录（包括来往函件）应为原件，若无原件应保证复印件清晰可视，并注明原件存放处；工程文件、记录的内容必须符合国家相关的法律、法规、标准、规范要求、真实、准确，可追溯性；记录的书写、字迹应符合常规要求。1.2资料的收集整理、分类编目存放1、 建立科学的项目沟通渠道， 促进各方信息及时沟通及协调， 保证工程的顺利进行；2、 项目管理单位资料员负责对项目全部资料进行整理、分类和编目，统一存放在项目工程资料柜内保存；对在管理过程中产生的文件，其记录资料应由各专业工程师收集整理，要求与工程进度同步，并按工程项目管理表格及建档目录进行管理；3、 对要求由项目管理单位项目经理签认的文件、记录资料，应按项目管理单位有关规定签字；4、 项目管理单位项目经理负责对项目管理单位在实施过程资料的收取、 填写、整理、分类、编目、存放进行检查，指出存在问题，并跟踪复验，促进项目资料的改进完善；5、 工程竣工验收后， 由项目管理单位项目经理负责组织资料员整理工程项目管理文件、记录资料，并按项目管理单位相关要求移交建设单位档案室。同时按备案规定要求，整理备案工程管理资料移交建设单位。第61页共106页1.3电子文档的管理1、 在收集纸质工程技术文件资料的同时，应同时收集相应的电子文本，（在招标文件中列入提供电子文本要求条款） ；对于建设主管部门签发的重要文件，可拍照片存档；2、 所有电子文本都应及时（不应超过三个工作日）存入项目部电脑的一个总文件夹中和项目管理单位管理模块相应的文件夹中；3、 数码照片应有具体时间、地点、摄制人和内容的说明，一般附在相应文件的摘要部分。4、 项目工程实施过程中发出各类文件的审核：1) 专业技术文件先由项目管理单位专业工程师编写、校对，然后项目管理单位主管部门负责人审核，再报项目管理单位项目经理审批；2) 项目管理文件（包括：会议纪要、项目管理通知单、工作联系单、备忘录等）由项目管理单位行政秘书或专业工程师编写，主管部门负责人审核，报项目管理单位经理审批签发，项目管理单位资料员填写发文登记台帐后，分发给相关公司，并进行签收。5、 当项目管理单位资料员接收到外来文件（包括：政府文件、建设单位文件、工程参建公司文件）时应同时索取电子文本（要在招标文件中明确各工程参建公司的来往文件必须附电子文本） ，首先将信息传递项目管理单位项目经理和主管部门，同时资料员将外来文件进行分类、 登记、整理、建档（同时建立文字和电子文档） 。收集的外来文件应为原件， 公司名称和公章或签名应齐全， 如复印件应清晰可视，并标明原件存放处。6、 当项目管理单位发出或接收重要文件（对公司有影响的） ，项目管理单位项目经理必须及时报单位工程管理中心和公司领导， 研究同意后方可复函或由公司领导协调其它部门支持妥善处理。项目管理单位资料员负责按公司相关规定 , 将项目管理资料及时上报单位工程管理中心、存入公司项目管理模块相应文件夹中。1.4项目文件管理流程1.4.1目的第62页共106页为了加强现场文件收发管理，规范工作流程，提高现场管理工作效率。1.4.2适用范围管理部。1.4.3职责1、 对建设单位、监理单位、施工单位和其它参建公司报送的文件进行分类处理。2、 将项目管理部发出的文件进行分类编号和做好收、发文台帐。对收到的文件分发传送及按相关内容落实。1.4.4项目管理部文件管理工作程序与流程1、 项目管理部发文： 相关专业负责人将文件拟稿完成后， 交项目管理单位项目经理审批，并由项目经理填写审阅单交行政秘书， 行政秘书根据审阅单批示发出， 并抄送建设单位。2、 建设单位收文： 由行政秘书负责接收建设单位的文件， 收到文件后交由资料员做好收文记录，并在填写审阅单上的收文日期及份数等内容后提交至项目管理单位项目经理，由项目经理依据来文内容在审阅单上批示处理意见及指定跟进落实人员，审阅单在项目经理及被指定的跟进落实人员签字后连同来文原件由资料员存档。3、 监理单位收文： 由各地块的资料员负责责接收监理单位的文件， 收到文件后做好收文记录，并在填写审阅单上的收文日期及份数等内容后提交至项目管理单位项目经理，由项目经理依据来文内容在审阅单上批示处理意见及指定跟进落实人员，审阅单在项目经理及被指定的跟进落实人员签字后连同来文原件由资料员存档。4、 施工单位收文： 由各地块的资料员负责责接收施工单位的文件 （须监理单位审核的应先提交监理单位，并由监理单位出具审核意见后转交项目管理单位） ，收到文件后做好收文记录， 并在填写审阅单上的收文日期及份数等内容后提交至项目经理，由项目经理依据来文内容在审阅单上批示处理意见及指定跟进落实人员，审阅单在项目经理及被指定的跟进落实人员签字后连同来文原件由资料员存档。5、 其它参建公司收文：由各地块的资料员及行政秘书负责责接收其它参建公司的文件，收到文件后做好收文记录， 并在填写审阅单上的收文日期及份数等内容后提交至项目管理单位项目经理， 由项目经理依据来文内容在审阅单上批示处理意见第63页共106页及指定跟进落实人员， 审阅单在项目经理及被指定的跟进落实人员签字后连同来文原件由资料员存档。6、 公司内部收文： 由行政秘书负责接收公司内部的文件，收到文件后交由资料员做好收文记录，并在填写审阅单上的收文日期及份数等内容后提交至项目管理单位项目经理，由项目经理依据来文内容在审阅单上批示处理意见及指定跟进落实人员，审阅单在项目经理及被指定的跟进落实人员签字后连同来文原件由资料员存档。