X集团有限责任公司本部印鉴证照管理办法（试行）.docx

X集团有限责任公司本部印鉴证照管理办法（试行）为加强集团公司印鉴证照管理，规范审批流程，根据集团公司实际，制定本办法。一、印鉴及证照范围集团公司印鉴包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人名章、部室印章等；证照包括营业执照（正本、副本）、国有土地使用证、房屋所有权证、不动产权证等。二、印鉴及证照管理1.集团公司（部门）印鉴刻制，须填写集团公司印鉴刻制、更换审批单，经用印部室负责人、分管领导、董事长或总经理审批同意后，由综合办公室派专人办理。现行印鉴未经集团公司批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。2.集团公司印鉴、证照丢失，应立即向集团综合办公室报告，并依法公告作废，重新刻制。停用的印章，要及时送制发机关封存或销毁。3.集团公司公章、合同专用章由综合办公室机要人员管理。法人名章由法人代表授权后，按照回避和制衡原则，由财务管理部指定专人管理；财务专用章、发票专用章按照回避和制衡原则，由财务管理部指定专人管理，法人名章和财务专用章不能由同一个人保管。部室印章由部室负责人或部室指定专人管理。4.集团公司的营业执照（正本、副本）、国有土地使用证、房屋所有权证、不动产权证等由综合办公室统一管理。三、印鉴及证照使用规则1.综合办公室、财务管理部及其它相关部室，须按印章、证照类别建立集团公司印章、证照使用登记簿。使用登记内容包括使用部室、日期、用途、经办人、经办部室负责人、经办部室分管领导签字、综合办公室负责人签字、董事长/总经理签字、用印数等，进行痕迹化管理。2.集团公司公章、合同专用章、营业执照原则上禁止带离公司使用；如确有特殊情况需要外带的，须经使用部室负责人、使用部室分管领导、综合办公室负责人、总经理或董事长审批同意后，由综合办公室派专人外带办理。国有土地使用证、房屋所有权证、不动产权证如需外带，须经使用部室负责人、使用部室分管领导、综合办公室负责人审批同意，借用人应出具借条，承诺严格遵守印鉴管理有关规定，并严格按照授权范围使用。3.严禁在空白合同（协议）、空白介绍信、白纸等不符合用印规定的地方用印。四、公章、合同专用章及证照使用审批流程1.集团公司公文印发使用印鉴，按公文处理程序办理后,可直接用印。2.其他事项使用印鉴，须由使用部室填写印鉴、证照使用登记簿。一般事项，由经办人、经办部室负责人、经办部室分管领导、综合办公室负责人审批同意后方可使用印鉴；涉及“三重一大”及其他项目、投资、权益、人事等事项，须提供党委会或董事会纪要或决议，由经办人、经办部室负责人、经办部室分管领导、综合办公室负责人、董事长或总经理审批同意后方可使用印鉴；合同类文件，严格按照XXXX集团合同管理办法（试行）相关程序，除相关领导签字外，须提供相应的合同法律审核意见表、合同审批表方可使用印鉴。3.证照使用，须由使用部室填写印鉴、证照使用登记簿，由经办人、经办部室负责人、经办部室分管领导、综合办公室负责人审批同意后方可使用。4.相关领导已在原件或请示卡上签字同意的，应由经办人在印鉴、证照使用登记簿上注明，经综合办公室负责人审批同意后方可使用印鉴，并给综合办公室复印留存。5.因相关领导外出而急需使用印鉴及证照的，可由经办人与相关领导电话联系，并经印鉴证照管理人征求其同意后，实施先使用后补批手续。五、附则1.财务专用章、发票专用章、法人名章使用须严格按照财务管理部程序办理。2.部室印章使用须严格按照相关部室程序办理。3.印鉴证照使用管理坚持“谁承办谁负责，谁分管谁负责、谁批准谁负责”原则。有违反上述规定者，将根据情节进行处分，情节严重的移交司法机关。