办公自动化6765284912060.docx

办公自动化 组长：冉阳阳组员：杨晗、巩妍艳第一章PPT模版制作31.1新建幻灯片31.1.1幻灯片版式31.1.2创建母版31.1.3编辑母版样式41.1.4插入图片41.1.5制作动画效果51.1.6模板保存5第二章 FLASH下载与在PPT中的应用62.1 FLASH下载62.1.1下载地址62.1.2不带下载地址的下载方法72.2FLASH在PPT中的应用102.2.1102.2.2112.2.3112.2.4122.2.5122.2.613第3章 音频下载与应用143.1 音视频下载143.2视频应用173.2.1视频合并173.3音频在PPT中的播放2034视频在PPT中的播放21第四章 常用办公设备244.1打印机244.1.1简介244.1.2使用方法244.2传真机254.2.1简介254.2.2使用方法254.3复印机264.3.1简介264.3.3使用方法27第一章PPT模版制作1.1新建幻灯片1.1.1幻灯片版式打开幻灯片，新建幻灯片文件单击右键选择【幻灯片版式】，【内容版式】选择【空白】。（如图1-1）图1-11.1.2创建母版选择【视图】菜单下【母版】栏之下的【幻灯片母版】。（如图1-2）图1-21.1.3编辑母版样式用“ctrl+A”全选文本框用“delete”删除（如图1-3） 图1-31.1.4插入图片选择【插入】菜单下【图片】选择【来自文件】选项，插入图片，并调整成合适的大小。（如图1-4）图1-41.1.5制作动画效果利用【艺术字】键入适当的文字，并利用网络动画图库加入FLASH动画效果。（如图1-5）图1-51.1.6模板保存关闭母版，并以演示文稿设计模板的类型保存。（如图1-6）图1-6第二章 FLASH下载与在PPT中的应用2.1 FLASH下载2.1.1下载地址1首先应当保证此计算机装有迅雷下载软件，如无此软件，则按此下面的方法，进行下载。1.1在百度搜索迅雷7正版下载.(如图2-1)图2-12下载后，发现由于计算机没有安装FLASH软件，所以无法播放。若要播放，可以借助PPS影音播放。2.1在百度中搜索并下载PPS影音，(如图2-2)图2-22.1.2不带下载地址的下载方法2121可以通过查看源代码，查找到下载地址，然后在迅雷中进行下载，此过程省略。2.1.2.2 没有地址的下载方法首先在互联网上打开要下载的FLASH,使其处于播放状态中，然后选择【工具】【internet选项】 【设置】（如图2-3internet选项 设置） 【查看文件】（如图2-4查看文件），利用【搜索】找出所有扩展名为“.swf”的文件（如图2-5扩展名为“.swf”的文件），找到所需文件即可。图2-3(选项设置) 图2-4（选项查看文件）图2-5（搜素*.swfl）2. 12.3可以以影片的形式进行下载虽然下述方法可以下载为影片形式，但不是以.swf文件格式出现的。而是以影音格式.flv文件形式出现的，但是却可以播放。此方法可适用于任何在线视频的下载。（1）首先在互联网上打开要下载的FLASH,使其处于播放状态中，将地址复制。（如图2-6复制地址）图（2-6复制地址）（2）打开硕鼠下载网站，将地址粘贴。点击【开始】。（如图2-7地址粘贴在硕鼠网站）图2-7地址粘贴在硕鼠网站3）选中地址点击【右键】选择【目标另存为】（如图2-8目标另存为）如图2-8目标另存为）4）保存在适当位置即可。（如图2-9保存）图2-9保存2.2FLASH在PPT中的应用2.2.1在菜单栏【帮助】旁边点击右键，选择【控件工具箱】。（如图2-10控件工具箱）图2-10控件工具箱2.2.2在控件工具箱中选择【其他控件】中的【shockwave flash object】。（如图2-11 flash控件）图2-112.2.3画出flash插件（如图2-12flash插件）图2-122.2.4点击右键选择【属性】。（如图2-13插件属性）图2-132.2.5在movie一栏键入视频地址。（如图2-14键入视频地址）图2-142.2.6播放幻灯片即可观看到插入的flash视频。（如图2-15播放flash视频） 图2-15第3章 音频下载与应用3.1 音视频下载3.1.1音频下载(1)打开百度mp3搜索所需歌曲.(如图3-1)图3-1(2)点击歌曲名,使其处于播放状态.(如图3-2)图3-2(3)选择下载音频会弹出下载文件信息对话框,选择开始下载.(如图3-3)图3-3)(4)在下载完成的对话框中选择【打开】即可播放音频.(如图3-4)图3-431.2音频剪切1)从网上下载音频剪切的软件.(如图3-7)图3-7(2)安装好后打开音频剪切软件,并按照提示添加需剪切的文件.（如图3-8）图3-8（2）在所需位置点击开始和结束，并保存。（如图3-9）图3-93.2视频应用3.2.1视频合并（1）从网上下载狸窝视频格式转换器后，解压并安装。（如图3-10）图3-10（2）打开狸窝，添加所需视频文件。（如图3-11）图3-11（3）再添加要合并的另一个文件。（如图3-12） 图3-12（4）将文件保存到适合的位置，选择【合并成一个文件】，点击回旋按钮。（如图3-13）图3-133.2.2视频的剪切(1)添加要剪切的视频文件，并选择【视频编辑】。（如图3-14）图3-14 图3-14（2）在所需位置选择【开始】和【结束】，并点击【剪切】，然后【确定】。（如图3-15）图3-153.3音频在PPT中的播放（1）打开PPT，在所需播放音频文件的那页PPT上选择【插入】【影片和声音】【文件中的声音】。（如图3-16）图3-16（2）在弹出的端对话框中选择【自动】则会出现如图的喇叭.(如图3-17) 图3-17(3)右键选择编辑声音对象,声音选项.将循环播放,直到停止和幻灯片放映时隐藏声音图标都选中,最后确定.(如图3-18)图3-184）右键选择自定义动画，选择向下箭头再选择效果选项,若需要在整个幻灯片播放期间都播放音频文件则在停止播放下选择在最后一张幻灯片页数加一张幻灯片后结束.最后确定.(如图3-19 假设幻灯片共44张)图3-1934视频在PPT中的播放(1)打开狸窝视频转换器,选择添加视频.将预置方案更改为扩展名为*.avi的格式.并保准在适当的位置.(如图3-20)图3-20(1)打开PPT,选择插入影片和声音文件中的声音,将已转换格式的视频插入.(如图3-21)图3-21(2)在弹出的对话框中选择在单击时.(如图3-22)图3-22(3)在工具栏空白处右键选择控件工具箱其它控件Windows media player.(如图3-23)图3-23(4)画出要播放的视频框.(如图3-24)图3-24(5)右键选择属性,在URL栏键入地址.(可以通过查看属性复制地址,特别注意最后要加名称.avi),选择放映幻灯片观看放映即可.(如图325)图325第四章 常用办公设备4.1打印机4.1.1简介图4-1打印机（printer) 是计算机的输出设备之一，用于将计算机处理结果打印在相关介质上。衡量打印机好坏的指标有三项：打印分辨率，打印速度和噪声。打印机的种类很多，按打印元件对纸是否有击打动作，分击打式打印机与非击打式打印机。按打印字符结构，分全形字打印机和点阵字符打印机。按一行字在纸上形成的方式，分串式打印机与行式打印机。按所采用的技术，分柱形、球形、喷墨式、热敏式、激光式、静电式、磁式、发光二极管式等打印机。4.1.2使用方法第一步:将打印机连接至主机，打开打印机电源，通过主机的“控制面板”进入到“打印机和传真”文件夹，在空白处单击鼠标右键，选择“添加打印机”命令，打开添加打印机向导窗口。选择“连接到此计算机的本地打印机”，并勾选“自动检测并安装即插即用的打印机”复选框。 第二步:此时主机将会进行新打印机的检测，很快便会发现已经连接好的打印机，根据提示将打印机附带的驱动程序光盘放入光驱中，安装好打印机的驱动程序后，在“打印机和传真”文件夹内便会出现该打印机的图标了。 第三步:在新安装的打印机图标上单击鼠标右键，选择“共享”命令，打开打印机的属性对话框，切换至“共享”选项卡，选择“共享这台打印机”，并在“共享名”输入框中填入需要共享的名称，例如CompaqIJ，单击“确定”按钮即可完成共享的设定。4.2传真机4.2.1简介图4-2定义：应用扫描技术，把固定的图像(包括相片、文字、图表等)转换成电信号再进行收发的终端设备。4.2.2使用方法将传真机接到电话线上，把你要传的文件放到进纸处，打一个传真号吗，然后对方接通后，告诉对方给你一个信号，对方给你信号后按“确认”就可以了 有的传真机上的确定和启动是一个键！如果是对方要发传真给你，拿起话筒后按传真/复印/输入(一般是绿色的)，然后放下电话，对方 收到传真信号后就会传真比你的了！如果是你要发传真比别人的，你首先打电话叫对方比个传真信号，听到哔哔声后按自己传真机的传真/复印/输入这个按钮(也可以不挂上电话)就可以发传真 了。4.3复印机4.3.1简介图4-34.3.2常用功能复印复印功能是数码复合机的核心功能，可以彻底地取代普通复印机，作为办公中的复印设备，其复印性能和功能又远远超出传统的复印机，不仅复印内容可以存储，而且可以衍生很多特色的复印功功能。例如缩放复印、海报复印、名片复印、组合复印等功能，可以帮助用户实现多种非常实用的文件复印功能。 打印虽然是复合机的一种延展功能，但可以完全作为打印机使用，从打印速度、打印质量、纸张处理能力、打印功能方面与打印机完全一致，而在打印负荷和单页打印成本方面甚至要优于普通的打印机。而且在保密打印、存储打印、网络打印等技术上与打印机领域保持了一致，即使在彩色发展潮流中，数码复合机与打印机领域也保持了同步，似乎没有理由将其排斥在打印领域之外。 扫描扫描功能同样是复印功能的一种延展，相较于普通的扫描仪，数码复合机的功能更加面向文档扫描，没有片面追求扫描分辨率和色深，但对于文档中的文字和图片扫描完全没有问题。其扫描速度、批量扫描能力、双面扫描能力又是普通扫描仪所无法比拟的。文档电子化：文档电子是数码复合机扫描功能的拓展，堆积如山的各种文档和票据保存和管理是很多办公室头痛的问题，利用数码复合机的扫描功能可以快速将这些文档电子化，以电子文件的方式保存在计算机中，分类、检索后再输出都非常方便，而且可以改善文件处理、传送流程，是提高办公效率的一个重要发展方向。文档电子化在欧美等发达国家的应用已经非常普及，国内在一些政府部门、行业、大型企业和一些现代办公室合机中。数码复台机配置了很强大的处理和存储能力，本身就是一个功能完备的文档处理设备，除了衍生的扫描、增加的打印、传真功能外，还可以利用自身的处理和控制能力，完善文档分捡、装订功能，小册子、海报等特色复印、打印功能，保密打印、权限打印等安全和管理功能。 网络最重要的一点是，数码复合机可以接入网络，与信息系统和办公系统融合，成为企业信息化系统的重要组成部分。数码复合机相较于普通复印机的另一大改变是人机交互能力的大大加强，大尺寸液晶显示屏、触摸输入方式的引入，使其本身成为了一种高度智能化、可独立操作运行的信息处理终端。分类：复印机按工作原理，复印机可分为光化学复印、热敏复印和静电复印三类。4.3.3使用方法一、电源额定值应选择200V240V，50Hz，8A以上电压过高或过低会造成复印机不能正常使用，并且其它设备不要与复印机在同一线路，接地要用三相插座，电源线勿折勿压，关机后再拔电源线。勿让回形针、别针等金属件掉入机内，勿在机器上放重物，勿将装有液体的容器放在复印机上或机器周围。三、遇下列情况请立即关掉电源并请维修员维修机器出现故障代码，机器出现异声和异味，机器被水或其他液体淋湿，机器外壳过热。四、使用假墨粉的危害墨粉的主要成分并不是由碳组成，而大数是由树脂和粘合剂组成，在复印和打印过程的最后一道程序中，墨粉经150200高温熔入纸纤维中，树脂被氧化成带有刺激气味的气体，这就是大家所说的臭氧。正品墨粉中是不含致癌物质的，而平时大家所用的“代用粉”(即假墨粉)从外观上虽无多大差别，但内容却大相径庭了。假墨粉还会对复印机造成不良后果，通常出现底灰加重，颜色深浅不均，复印纸使用张数减少，硒鼓的磨损增大，寿命降低，定影辊上易沾墨粉，机器内的粉尘落于电路板上，造成短路，烧毁器件。五、如何选购复印纸大家在选购复印纸时，应着眼于纸张的外观特性，如纸张的白度、厚度、均匀度，裁剪的整齐度等等。六、劣质复印纸的危害劣质复印纸含酸性，严重腐蚀硒鼓、磨损鼓、粉尘吸附于硒鼓表面，磨擦大，造成磨损严重，硒鼓寿命降低，复印件变黑，字迹模糊，出纸部位卡纸，印件褶皱不平，复印机内部变脏，灰尘增大。七、复印机不用时是关掉好还是处于节能状态好一般认为，复印完成后应把复印机关掉，省电，但经常开关机，对机器某些部件的寿命有影响，而且再次使用需要较长时间等待机器预热，如果使用复印机的自动节能功能，不仅可以使再次复印时的预热时间大大缩短，还可以降低电能的消耗，因此，在两次复印间隔不超过30分钟时，还是使用复印机节能功能为佳。八、卡纸故障的解决卡纸故障占复印机故障率的70%80%，如何正确有效的解决卡纸故障呢？一般复印机在面板上都有卡纸部位指示灯，在机器上找到相应部位，取出卡纸就行了，不可强行拉扯，注意拿卡纸时不要划伤感光鼓。九、如何有效减少复印机的卡纸故障率选用中性复印纸，避免复印纸受潮，将纸左右上下并列对齐，复印纸装匣时，一定要放平。十、复印机为什么要定期维护保养 复印机不同于一般的机器设备，其原理复杂涉及电子、光学、化学、物理、机械等知识。复印机使用一段时间后，由于光学系统，成像系统及定影系统的污脏及老化，使复印件变得脏黑有底灰，甚至出现全白等现象，所以，复印机在使用12个月就要维护保养，以便使复印机正常使用，减少故障率。28