OA普通用户使用手册6276.docx

威尔软件 技术支持系列文档理工学院协同办公系统用户培训手册一、系统环境配置相关1、如何登录系系统u 打开IE，首先先将OA服务务器的域名（）加入到信任任站点；操作步骤：打开开IE浏览器器，点击IEE菜单栏的“工工具”->“IInternnet选项”->“安全”->“受信任任站点”，将将“httpp:/ ”添添加到可信站站点中，如图图1所示： u 打开IE浏览器器，在IE地址址栏中输入OA服务务器的域名（）；2、控件的下载载和安装u 正常情况下，系系统会自动安安装控件。如果你登陆陆成功，则说说明控件安装装成功；u 弹出控件下载安安装窗口u 点击图上红色框框上的文字部部分，则会弹弹出如图1-3所示的安全警警告：图1-3 安全全警告u 在图中点击安安装按钮，系统统自动将该控控件下载并安安装到X：WINNTT（Winddows）Downlloadedd Proggram FFiles目目录下。u 如果发现登陆不不了系统，则则说明控件没没有正常安装装。可通过手手动安装解决决：n 首面页左上角“第第2点”，请点击这里查看原因，在弹出的帮帮助页面里，点点击8.控件件安装包下载载，进行手动动安装。n 控件卸载程序4、首页功能说说明图1-6 OAA主界面u 首页待办工作：显示的文件是是其它人员提提交过来的，等待待您办理的工工作u 首页通知公告：显示您有权限查阅的的各部门发布布的通知公告告u 首页校内办公：显示您有权限查阅阅的校内办公公信息u 首页公文发布：显示您有权限限各部门发布布的公文发布布；u 首页校内新闻：显示您有权权限各部门发发布的校内新新闻；u 首页今日值班：显示值班信息息；u “”，用户注注销，可以用用来切换用户户；u “”，返回主主界面，即首首页；u “”， 系统统帮助；5、关闭系统u 点击IE窗口的的关闭按钮，即即可关闭系统统。二、工作流程操操作以校院办学校发发文和收文为为例，首先是是学校发文，如图：1申请人拟稿稿具体操作如下：u 拟文Ø 点最左边的快捷捷模块中的“新新建工作”按按钮，在弹出出框中选择【院长办公室室流程】-【学校发文】的流程如图22-1，点【确定】后出现学校发文处理理单如图2-2，输入表表单的基本内内容信息。图2-1新建工工作消息框图2-2 行政政发文申请表表单Ø 如果学校发文需需要上传附件件,点击最下下面的附件框框中的【添加】,选择你要要上传的文件件.如图2-3图2-3 添加加附件Ø 学校发文需要有有正文，点击击表单操作来来编辑或插入入发文正文内内容。或者正正文备注内的的蓝色按钮。图2-4 在编编辑正文中插插入正文内容容备注：只有使用用编辑正文功功能才能保存存修改痕迹，如如以附件形式式则无法保留留领导修改痕痕迹。u 提交工作Ø 点击表单操作【提交】。系统会自自动判断当前前拟稿人是属属于什么部门门的,是科员员或者是领导导。科员将送给给本部门领导导核稿；领导导将送文秘科科办理。u 跟踪工作点击导航栏里的的【已办工作】，便可跟踪踪您提交的工工作目前处于于哪个环节由由谁在办理。若若有需要修改改文档，则可可点击操作条条上的【撤回】按纽，系统统将会自动撤撤回您的工作作，您便可修修改，接着再再提交。2拟稿单位领领导修改核稿具体操作如下：u 打开工作Ø 点首页【待办工工作】窗格里的工工作，或者在在消息框里【点击查看】，打开工作作。u 审批工作Ø 审核拟稿内容，必必要时可以对对拟稿内容进进行修改。Ø 点【编辑正文】查看和编辑辑发文正文内内容Ø 点【签署意见】，填入对拟稿的审核意见。u 查阅信息Ø 点【查阅】【办办理意见】，可查看前前面所有环节节办理人的办办理意见。Ø 点【查阅】【文文本流转历史史】，可查看前前面此笔文档档所流转过的的环节的文本本说明。Ø 点【查阅】【图图形流转历史史】，可以图像像的形式查看看前面此笔文文档所流转过过的环节。Ø 点【查阅】【流流程说明】，可查看整整个发文的流流程图。u 提交或退回工作作Ø 点【退回】， 可退回上一一办理环节，也也可以选择你你要退回前面面已办理过的的任意一个环环节。Ø 点【提交】， 系统将弹出出流向选择框框，有提示3个流向可以以走：1、校领导导审批；2、送相关关部门会稿；3、文秘科科预审。u 其他Ø 点击表单操作【转办】。系统会跳跳出你本部门门的人员出来来让你选择,如果你想转转给其他部门门的,可以在在那个框框的的上面选择我我的单位,再再选择你要转转办的人员注意：转办是将将自己的权限限转给将要交交办的人员。Ø 点击表单操作工工具中的【会签】。系统会跳跳出组织结构构让你选择。 注意：交办是将将文档拷贝一一份给将要选选择的人员，属属本流程之外外的，对本流流程的流转没没有影响。3相关部门会会稿 会稿：是让让相关部门签签署意见，相相关部门在签签署意见后提提交，将提交交给拟稿人。具体操作如下：u 打开工作Ø 点首页【待办工工作】窗格里的工工作，或者在在消息框里【点击查看】，打开工作作。u 审批工作Ø 点【编辑正文】查看和编辑辑发文正文内内容Ø 点【签署意见】，填入对本发发文的会签意意见。u 查阅信息Ø 点【查阅】【办办理意见】，可查看前前面所有环节节办理人的办办理意见。Ø 点【查阅】【文文本流转历史史】，可查看前前面此笔文档档所流转过的的环节的文本本说明。Ø 点【查阅】【图图形流转历史史】，可以图像像的形式查看看前面此笔文文档所流转过过的环节。Ø 点【查阅】【流流程说明】，可查看整整个发文的流流程图。u 提交工作Ø 点【提交】，有有提示2个流向：1、校领导会会签；2、拟稿单位位领导再次核核稿。u 其他Ø 点击表单操作【转办】。系统会跳跳出你本部门门的人员出来来让你选择,如果你想转转给其他部门门的,可以在在那个框框的的上面选择我我的单位,再再选择你要转转办的人员Ø 点击表单操作工工具中的【交办】。系统会跳出出组织结构让让你选择。4校领导审批批具体操作如下：u 打开工作Ø 点首页【待办工工作】窗格里的工工作，或者在在消息框里【点击查看】，打开工作作。u 审批工作Ø 审核拟稿内容，必必要时可以对对拟稿内容进进行修改。Ø 点【编辑正文】查看和编辑辑发文正文内内容Ø 点【签署意见】，填入对拟拟稿的审核意意见。u 查阅信息Ø 点【查阅】【办办理意见】，可查看前前面所有环节节办理人的办办理意见。Ø 点【查阅】【文文本流转历史史】，可查看前前面此笔文档档所流转过的的环节的文本本说明。Ø 点【查阅】【图图形流转历史史】，可以图像像的形式查看看前面此笔文文档所流转过过的环节。Ø 点【查阅】【流流程说明】，可查看整整个发文的流流程图。u 提交或退回工作作Ø 点【退回】， 可退回上一一办理环节，也也可以选择你你要退回前面面已办理过的的任意一个环环节。Ø 点【提交】，将将返回拟稿单单位领导办理理。 u 其他Ø 点击表单操作【转办】。系统会跳跳出你本部门门的人员出来来让你选择,如果你想转转给其他部门门的,可以在在那个框框的的上面选择我我的单位,再再选择你要转转办的人员注意：转办是将将自己的权限限转给将要交交办的人员。Ø 点击表单操作工工具中的【会签】。系统会跳跳出组织结构构让你选择。 注意：交办是将将文档拷贝一一份给将要选选择的人员，属属本流程之外外的，对本流流程的流转没没有影响。5校领导会签签具体操作与“校校领导审批”环环节一样。Ø 点【提交】，有有提示2个流流向：1、返返回拟稿单位位修改；2、送送文秘科预审审。6拟稿单位领领导再次核稿稿具体操作与“拟拟稿单位领导导核稿”环节节一样。Ø 点【提交】，有有提示2个流流向：1、再再次返回拟稿稿人修改；22、送文秘科科预审。7文秘科预审审具体操作与“校校领导审批”环环节一样。Ø 点【提交】，有有提示2个流流向：1、送送校办主任审审稿；2、返返回拟稿单位位领导审稿。8校办主任审审稿具体操作与“校校领导审批”环环节一样。Ø 点【提交】，将将呈送校领导导签发。9校领导签发发具体操作与“校校领导审批”环环节一样。Ø 点【提交】，将将送拟稿单位位根据意见修修改并校对。10拟稿单位位根据意见修修改并校对具体操作与“校校领导审批”环环节一样。Ø 点【提交】，将将送文秘科编编号打印。11编号打印印具体操作如下：u 打开工作Ø 点首页【待办工工作】窗格里的工工作，或者在在消息框里【点击查看】，打开工作作。u 编号Ø 点【查阅正文】查看发文正正文内容Ø 根据内容对文件件编号，没有有编号系统不不让提交工作作。如图2-5图2-5 选择择发文文号u 套红头Ø 点【打印】，选选择红头文件件模板，点击击后，系统会会自动将红头头文件上传到到OA系统的的当前处理单单的附件里面面Ø 在附件框里，选选中附件，点点击附件框【编辑】，对红头文文件进行调整整，调整后保保存Wordd红头文件；u 提交Ø 点【退回】，可可退回上一办办理环节。Ø 点【提交】，系系统将会自动动归档到校院办的学校校发文库里面面.接着我们来看下下学校收文，如图：1 申请人拟稿：在在发文流程中中我们已经介介绍过如何进进行拟稿操作作，此处不在在重复，重点点还是提醒大大家区分好“编编辑正文”和和“添加附件件”。u 提交工作Ø 点击表单操作【提交】，将送给校院办办主任进行拟拟办。2校办主任拟拟办具体操作如下：u 打开工作Ø 点首页【待办工工作】窗格里的工工作，或者在在消息框里【点击查看】，打开工作作。u 审批工作Ø 审核拟稿内容，必必要时可以对对拟稿内容进进行修改。Ø 点【编辑正文】查看和编辑辑发文正文内内容Ø 点【签署意见】，填入对拟拟稿的审核意意见。u 查阅信息Ø 点【查阅】【办办理意见】，可查看前前面所有环节节办理人的办办理意见。Ø 点【查阅】【文文本流转历史史】，可查看前前面此笔文档档所流转过的的环节的文本本说明。Ø 点【查阅】【图图形流转历史史】，可以图像像的形式查看看前面此笔文文档所流转过过的环节。Ø 点【查阅】【流流程说明】，可查看整整个发文的流流程图。u 提交或退回工作作Ø 点【退回】， 可退回上一一办理环节，也也可以选择你你要退回前面面已办理过的的任意一个环环节。Ø 点【提交】，将将有2个流向向的提示：11、送文秘科科办理；2、送送校领导批办办。 u 其他Ø 点击表单操作【转办】。系统会跳跳出你本部门门的人员出来来让你选择,如果你想转转给其他部门门的,可以在在那个框框的的上面选择我我的单位,再再选择你要转转办的人员注意：转办是将将自己的权限限转给将要交交办的人员。Ø 点击表单操作工工具中的【会签】。系统会跳跳出组织结构构让你选择。 注意：交办是将将文档拷贝一一份给将要选选择的人员，属属本流程之外外的，对本流流程的流转没没有影响。3校领导批办办具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【提交】，将将有2个流向向的提示：11、送文秘科科分发；2、返返回校办主任任办理。4文秘科分发发具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【提交】，将将有2个流向向的提示：11、送校领导导批办；2、送职能能部门承办。注意，此处处需根据领导导拟办意见，可可选送校领导导批办，也可可选送职能部部门承办，也也可以同时送送给校领导和和职能部门办办理。5职能部门承承办具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【提交】，将将送文秘科办理理。6文秘科监控控具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【查阅】【协协办意见】，可查看校校领导批办和和职能部门承承办这两个环环节是否完成成办理。如果果已完成，点点击确定即可可。系统会自动弹出出更新后的表表单，显示校校领导批办意意见或职能部部门承办意见见。点关闭。Ø 点【提交】，将将送文秘科办理理。7文秘科办理理具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【提交】，将将有3个流向向的提示：11、送传阅至至相关校领导导；2、送职职能部门承办办；3、送校校办清理归档档8传阅至相关关校领导具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 点【提交】，将将有2个流向向的提示： 1、送职能能部门承办；2、送校办办清理归档9校办清理归归档具体操作与“校校办主任拟办办”环节一样样。Ø 系统将会自动归归档到校院办办的学校收文库里面.三、公共信息1. 通知公告主要用于发布各各种通知、通通告等信息，是是一个发布公公共信息的综综合场所。u 查阅通知公告n 在系统首页上就就可以直接查查阅近期通知知公告；n 进入公告模块：在系统首页页上点击菜单单【公共信息】->【通知公告】选项，打开开通知公告模块块。如图3-1 图3-1 进入入通知公告入入口n 点击导航栏中的的【近期文档】就可以浏览览近期发布的的通知公告；点点击导航栏中的【全部文档】就可以浏览览所有通知公告告。如图3-2图3-2 查查看近期通知知公告、全部部通知公告u 新建分类管理：点击导航栏中的【分类管理】，再点击操作作条中的【新建】选项，填写写完表单相应应的内容点击击【保存】选项，就可可以完成通知知公告分类的的事项；点击击【关闭】选项，取消消此次操作。如图3-3图3-3 新建建通知公告的的分类u 发布通知公告：点击导航栏中的【近期文档】或【全部文档】，再点击操作条条中的【新建】选项，填写写完表单内容容点击【发布】选项，就可可以完成发布布通知公告的操操作；点击【关闭】选项，取消消此次操作。注意不是所有的用户都有发布公告的权限。如图3-4图3-4 新建建通知公告2. 电子论坛主要用于OA内内部人员的话话题讨论与休休闲娱乐。进入论坛：在系系统首页上点点击菜单【公共信息】->【电子论坛】，进入电子论坛坛。3. 公共通讯录、政政策法规、规规章制度进入公共通讯录录模块：在系统统首页上点击击菜单【公共信息】->【公共通讯录录】；进入政策法规模模块：在系统首页页上点击菜单单【行政事务】->【政策法规】；进入规章制度模模块：在系统统首页上点击击菜单【行政事务】->【规章制度】；4. 在线短信主要用于内部用用户信息传递递和在线交流流。u 进入在线短信模模块：在系统统首页右上角角，点击后，便便可弹出下拉拉框，选择相相关选项。也也可以直接点点击快捷模块块的按钮u 查看在线用户：选择【发送信息】菜单，就可可以查阅在线线人数及人员员了。如图3-44图3-4 查看看在线人数u 发送短信息： 选择一个或或多个用户（部部门、岗位、群群组等），在在编辑框内填填写信息内容容，点击【发送信息】按钮，系统统将信息立即即发送给指定定的用户，当当指定的用户户登陆OA时时，系统自动动弹出消息内内容。查看历史纪录：点击窗口中中【已收消息】按钮后，在在系统界面可可以浏览查看看短信息历史史记录。四、知识中心主要用于存放归归档的资料，如如发文、收文文、事项签报报等归档资料料u 查阅文件：点击击导航栏中的【流程归档】，进入相关关分类，如查查阅校院办归归档的行政发发文，则选择择【流程归档】->【校院办流程程】，进入“行政政发文”，点点击全部文件件，可查阅所所有的发文文文件，也可点点击相关的文文件夹。u 查询文件：点击击全部文件或或相关的部门门文件夹，在在窗口的底部部，点击“搜索”，输入关健字字，点击“搜搜索”进行查查询，如果要要更精确查询询，则可点击击高级搜索，如如图5-3所所示，按标题题、创建时间间、作者等查查询。图5-2 文件件搜索图5-3 高级级查询六、我的事务1. 我的工作用于处理所有通通过流程审批批的工作。包包括：新建工工作、待办工工作、已办工工作、工作草草稿、工作督督办、工作监监控、工作委委托，如图66-1所示。图6-1新建工作：新建建一项要通过过领导审批的的工作，如发发文、收文、工工作联络等待办工作：主要要是其它人员员提交给您，等等待您办理的的工作。已办工作：显示示自己已经办办理并还在继继续流转的工工作，以便跟跟踪办理情况况。同时还可可以将自己已已经提交但下下一办理人还还没有办理的工作撤撤回。工作草稿：新建建工作，还没没有处理完成成，可保存工工作草稿中，等等处理完成后后再提交。工作督办：有督督办权限的用用户，可在这这里跟踪工作作处理情况，并并填写相关督督办意见。工作监控：有流流程管理权限限的用户可以以在这里对其其管理权限内内的工作进行行监控，并具具有催办当前前办理人、特特送个人办理理及特送环节节等权限工作委托：允许许自行设定相相应的时间内内相应的工作作自动转交给给自行定义的的委托人办理理。此功能常常用于在审批批人需要出差差或请假等审审批不便时使使用。2. 我的日程u 模块进入：在系系统首页上选选择【我的事务】à【我的日程】à【查看日程安排排】，进入我的的安排模块窗窗口，或直接接点击主界面面上方“我的的安排”。u 新建安排：点击击导航栏上的的【新建】按钮，弹出出新建日程安安排，输入相相关信息，如如主题、时间间、地点等。3. 我的邮件协同办公系统的的电子邮件模模块包括新建建、发送、编编辑、转发、回回复、收藏等等邮件功能，具具有日常需要要的电子邮件件常用设置及及管理方法。进入模块：在系系统首页上选择【我的事务】à【我的邮件】，打开电子子邮件模块。也可以直接点击主界面上的“”进入。新建邮件：u 点击操作条中的的【新建】按钮，打开开新建邮件的的窗口。在“收件人”空空框中填入收收件人邮箱名名（邮箱名即即用户名或拼拼音简写），或或可点击“收收件人”在弹弹出框中选择择组织的部门门、人员、群群组等；也可可点击“通讯讯录”，选择择通讯录的信信息，如个人人群组，如何何定义个人群群组，参考“新建个人群组”部分。如图6-3所示。图6-3 选择择收件人u 在主题框中写入入标题。u 在中间方框中写写入正文。u 点击左下角【添添加附件】按钮，可在在邮件中加入入附件。4. 个人文档主要用于在服务务器上存放一些个个人资料，每每个管理自己己的个人资料料。u 进入模块：在系系统首页上选选择【我的事务】à【我的文档】，显示全部文件。如图66-2图6-2u 新建文件夹：点点击视图操作作条上的按钮，弹弹出新建文件件夹窗口，输输入文件夹相相关信息，完完毕后点击【保存】即可。如图图6-3图6-3 新建建文件夹u 新建文件：在导导航栏中点击击【全部文件】，显示文件件视图。点击击视图操作条条上的【新建】,弹出选择择文件夹窗口口，在窗口中中选择存放的的文件夹后，点点击【确定】，在弹出的的新建文件窗窗口中输入文文件的正文。完完毕后点击【保存退出】如图6-44图6-4 新建建文件第 29 页 共 30 页