《常用办公设备》PPT课件.ppt

第16章 常用办公设备对于办公人员来说，与各种各样的办公设备打交道是日常工作的重要内容之一，包括打印机、复印机、扫描仪、投影仪和传真机等。这些办公设备为用户的高效、自动化办公提供了强大的支持，使用户从原始、重复的体力劳动中解脱出来，而将更多的精力用于有创造性的脑力劳动中。常见的办公设备有打印机、复印机、投影仪、传真机等，分别用来打印文档、复印文档、会议或活动投影、远程传真文件等。现代办公对设备的依赖已经达到了前所未有的程度，故而熟练地掌握这些办公设备的使用方法就显得尤为重要了。16.1 打印机打印是各类办公文档的重要书面输出方式，所以打印机就成为实际办公中使用频率最高的设备之一。衡量打印机好坏的指标有三项，分别为打印分辨率，打印速度和噪声，其中对普通用户影响最大的指标为打印分辨率。而对于经常需要大批量打印文件时，打印速度的高低也会明显影响工作效省16.1.1 打印机分类常用打印机按照原理、工作方式及用途可以分为多种类型。但对于普通办公应用来说主要分为3类，即针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。1针式打印机针式打印机是通过打印针通过物理击打形成大量色点来组成所需的内容，故其分辨率较低。2喷墨打印机喷墨打印机与针式打印机类似，是依靠打印头在打印纸上喷出一行一行的喷点来组成所需的内容，故其打印分辨率与针式打印机类似。3激光打印机激光打印机的打印原理是复印，是一个半导体滚筒在感光后，接着刷上墨粉，然后在在纸上滚一遍，最后用高温定型，一张纸就印出来了。激光打印的原理简单说就是墨粉经过充电、曝光、显像、转印、定影等一系列步骤后形成图像的过程。其过程类似于复印，就是一个半导体滚筒在感光后，会由于静电作用而在滚筒上吸附墨粉，然后将墨粉印至打印纸上高温定型，故激光打印机的打印过程就是图像从感光筒复印至打印纸的过程。16.1.2 打印机的安装一般打印机在使用前都需要先安装驱动程序。对于常见型号的打印机可以通过系统内置程序进行安装。下面以在Windows XP系统中安装HP DeskJet 1100C为例演示打印机驱动程序安装步骤。16.1.3 打印机的维护和使用注意事项打印机在使用过程中需要细心维护，以便延长其使用期限和提高打印质量。1针式打印机的维护针式打印机一般用于打印多页票据时使用，由于其打印时与纸张作用力较大，故可以在多层的复印页上打印出相同的内容，例如打印发票、各种收据等，一般需要一次打印多页，包括客户存留页、商户存根等。2喷墨打印机的维护喷墨打印机因其彩色文档输出效果好、初期购置成本低廉而日益成为家用彩色打印机的首选对象。3激光打印机维护由于打印机内部的部件比较精密，即使是普通的擦拭或者加润滑油都有可能会对打印质量产生较大影响，所以日常维护一定要谨慎小心。16.2 复印机复印机是目前办公必备的设备之一，经常用来复印各种文件或证件等。它可以在几秒钟内得到原件的等大、放大或缩小的复印品，大大提高了办公效率。目前的主流复印机一般附带打印功能，使得其具有更高的性价比。16.2.1 复印机选购原则目前市场上复印机种类繁多，如何选购适合自己的产品就成了一个难题。下面就选购过程中的几个注意事项做简要介绍。根据用户所需的复印量选择，如果复印量较大则可以选择高速机，如果仅是偶尔使用则可以使用低速机。每月印量在3000张以上的用户，应选一台速度在每分钟25张以上，功能全、容量大、性能稳定、耐久性强，价格在1万元以上的复印机。每月印量在3000张以下，选一台速度在每分钟20张以下，价格在万元以内的中低速复印机就足够了。尽量选择正规厂商的产品，因为这样可以得到良好的售后保障。切忌因为一时便宜而忽略了售后服务。较大复印量的用户可以选择耗材较便宜的产品，对复印量较小的用户则耗材对其使用成本的影响较小。机器的使用寿命、故障率都将直接影响用户的使用成本。厂商的维修费用、保修速度也应综合考量，尽量选择售后服务健全的产品，免除后顾之忧。16.2.2 复印机使用注意事项由于复印机使用频率较高，故为了减少复印机的故障率，提高复印质量，需要在使用过程中注意一些细节问题。具体如下。1.电源2.使用环境3.操作4.墨粉5.复印纸16.3 扫描仪在日常办公生活中，经常需要将证件、图像、文件等转换为计算机可以显示、编辑、存储的文件形式，这时就需要用到扫描仪了。与数码相机等其他计算机输入设备相比，扫描仪对文件细节有更强的分辨率。16.3.1 扫描仪参数用户在选购扫描仪时，需要考虑其分辨率、灰度级、色彩数、扫描速度和扫描幅面等参数。这些也是选购时的依据和影响价格的因素。1分辨率:分辨率是扫描仪最主要的技术指标，也是用户最为关心的参数。它表示扫描仪对图像细节上的表现能力，其分辨率越大则扫描仪的性能越强。分辨率单位一般用DPI（Dots Per Inch)表示，即每英寸长度上扫描的像素点的个数。目前大多数扫描的分辨率在3002400DPI之间。DPI数值越大，扫描的分辨率越高，扫描图像的品质越好，但得到的图像文件的体积会呈倍增长。由于受显示器和人眼分辨率的限制，当分辨率大于某一特定值时，图像并不会有明显改善，但体积却会成倍增加。对于没有特殊要求的用户，一般使用300DPI的分辨率即可。2灰度级:灰度级表示由纯黑到纯白中间的过渡颜色数，它代表了扫描仪的层次表现能力。级数越多代表扫描仪图像亮度范围越大、层次表现越丰富。目前多数扫描仪的灰度为256级，超出了人眼的灰度分辨能力，可以满足日常办公的需求。3色彩数:色彩数表示彩色扫描仪所能产生颜色的范围。色彩数越多表示扫描图像颜色越丰富，也就越接近于真实。一般分为16位、32位、真色彩等，颜色表现越好的扫描仪价格相应也会高一些，用户可以根据不同需求选择相应产品。4扫描速度:在扫描工作量较大或总扫描面积较大的文件时，扫描速度显得尤为重要。这时就应该选择扫描速度较快的产品。不同扫描仪间扫描速度的比较应该具有相同的扫描分辨率和扫描幅面设置。但对同一台扫描仪来说，扫描的分辨率越高，色彩数越高，则速度就越慢。故如果需要提高扫描速度，则可以选择低一些的分辨率或使用黑白扫描。5扫描幅面:表示扫描图稿尺寸的大小，常见的有A4、A3、A0幅面等，也可以自定义扫描幅面。通常扫描仪会自动检测所放置的文件的大小，如果只需要扫描某一部分则可以在预览中选中，这样可以节约时间，提高扫描速度。16.3.2 扫描仪使用时的注意事项由于扫描仪结构及部件比较精细，故在使用时应注意保护。具体注意事项如下：一般扫描仪都会有一个锁定按钮，在移动扫描仪前，请先将锁定按钮锁定，以保护光学透镜等光学组件不被损坏。而在使用扫描仪之前，必须首先解除锁定，否则可能会损坏扫描仪的传动机构。由于扫描仪的光学组件对灰尘较为敏感，故应将扫描仪放置在清洁的环境中。应当在计算机关机状态下连接扫描仪，否则易烧毁主板，特别是对于EPP并口的产品。不要过于追求高分辨率，当分辨率过高时，将更容易识别出文件中的瑕疵，使得最终效果不易识别。在计算机系统内存不是很大的情况下，扫描大幅面或高分辨率文件请打开虚拟内存。这时候当内存不足时计算机可以自动在硬盘的虚拟内存区上继续工作。在扫描完毕压缩文件时压缩比不宜太小，否则容易造成图像模糊，影响效果。扫描仪尽量水平放置，否则将消耗额外的时间来寻找合适的扫描切入点，不但影响扫描速度而且也影响最终扫描效果。尽量不要频繁开关扫描仪，过于频繁的开关机容易减少机器寿命。如果扫描仪出现使用问题，不要私自拆开修理，否则容易因小问题引发大问题。尽量送至售后服务或专业维修站维修。而且在保修期内的机器如果私自拆开则会丧失保修的权利。16.4 投影仪投影仪是一种常见的多媒体显示设备，经常用在商务会议、展览、课堂教学等场合。它可以将电脑上的图像忠实地反映在投影屏上。投影仪避免了电脑屏幕尺寸过小的弱点，这样可以在更大的空间内使更多的人共享计算机上的内容，方便交流和探讨。16.4.1 投影仪分类投影仪按照不同的分类方式可分为不同的种类，下面根据不同的分类做一些简要介绍。1根据使用环境的不同分类。台式投影仪：指体型较大，适合固定位置使用的投影仪，一般需要借助一个支撑平台来调整其高度。便携式投影仪：这种投影仪的优点是体积小，重量轻，这样可以充分发挥便携的优点。适合于经常变换投影地点的用户使用。但是为了减轻重量，一些非必要功能会被简化，故其性能参数会略低于同价位台式投影仪。落地式投影仪：比台式投影仪体积更大的种类，因为这种投影仪可以直接放置于地上使用，可以放置于专门的会议室使用。2按照功能分类。单一功能投影仪：仅具备投影功能的投影仪。由于功能简单，所以价格相对低 一些。多功能投影仪：既可以作为投影仪，同时兼具幻灯机和实物展示的功能。16.4.2 投影仪的使用方法很多对硬件不熟悉的用户经常无法正确使用投影仪。最常见的问题是无法使计算机的图像输出至投影仪，比如无论怎么安装，投影屏上总是无法显示图像，其实是由于用户没有完全按照正确的方法设置输出方式所致。由于现代办公使用笔记本电脑的情况居多，故下面介绍通过笔记本使用投耙堑幕痉椒（1）将投影仪的视频输入接口(梯形15针VGA公接口)接至计算机的外部视频输出端口(蓝色梯形15针VGA母接口)，如图所示。（2）打开投影仪电源。（3）将笔记本电脑开机。（4）按下Fn+F3组合切换键切换笔记本计算机的显示信号至外部输出接口即可。16.4.3 投影仪的使用与保养投影仪使用时要严格按照使用步骤操作，以延长机器的使用寿命。不适当的使用会对投影仪的性能和质量有较大的影响，具体的注意事项如下。严禁用手触摸平面反射镜。因为投影仪的平面反射镜是经过抛光后真空镀膜制成的，故其对光的反射率可以达到85%以上，当用手触摸后将在镜片上留下污垢，严重的会造成划痕而影响投影质量。在长久使用后，平面反光镜会落有少量灰尘。用户可以使用吹气球吹干净。在长时间不用时，要及时使用外罩将其包住，以免沾染灰尘。对于便携式投影仪，由于经常更换使用地点，故每次都需要重新调焦。这样调焦旋钮会磨损较厉害也较易失灵，用户可以使用螺丝刀将旋钮侧面的小螺钉拧紧 即可。投影仪的双螺纹镜也是易脏的组件之一。此时不可使用镜头纸或抹布擦拭，否则可能会划伤镜面。这时可以将双螺纹镜拆下用清水冲洗干净，再用干布擦干。清洗完毕后将标有【UP】字样的一面朝上安装，如果装反则会造成聚光出现故障。双螺纹镜不可置于高温下，否则易产生变形影响投影效果。对于便携式投影仪来说，一定要注意使用合格的电源。这可以保证投影仪保持良好的工作状态。另外合适的布线也很重要，凌乱的布线容易因人走动勾到线而造成意外事故。16.5 传真机在日常办公中经常需要远程传送文件，如果使用常规的邮寄实际文件，则时间过长。此时传真机的优势就体现出来了。它可以在几分钟内将文件传到差不多世界的任何一个 地方。其原理是首先通过扫描组件将文件的内容转变为光信号，再由内部的调制解调器转换为电信号。这些电信号通过电话线传输到另一台传真机上，在另一台传真机上将电信号通过感热头打印出相同的内容。由于其传送速度快且忠于原文件的特点，传真现在广泛用于远程办公，例如用来远程传送文件、合同、签字等。16.5.1 各种传真机的对比经常使用传真机的用户都会有一个体验，就是任何种类的传真机都有其优势。下面对市场上常见的传真机做一些简要介绍。1热敏纸传真机。这种传真机是较早出现的产品，同时售价也相对低。一般具有弹性打印、自动裁剪、自动接收传真等特点。这种传真机可以自动检测并区分来电信号和传真信号，这样可以避免因为误设为自动接收方式而错过来电。不能连接到电脑，功能单一，只能复印，少数产品可以兼顾复印。分页功能差，如果用户需要传真多页内容，只能手动依次传真。其传真文件在保存一段时间后字迹会慢慢变淡，不利于长期保存。2喷墨/激光一体机。这种传真机的功能相对丰富，一般可以传真、复印、通过电脑进行打印和扫描。节省纸张和墨水，可以通过电脑软件实现电脑直接发送传真和打印到传真的操作。可以通过控制面板方便地设置传真机参数。可以实现彩色复印和彩色传真。相对于老式传真机，这些一体机一般可以实现自动分页功能，节省人力。不支持自动识别功能，故有时会因为信号识别而漏接来电。需要较好的电话线路支持。耗材价格相对低。16.5.2 使用注意事项由于现代远程办公对传真的依赖程度较高，故有必要按照正确的方法来使用和维护。传真机在使用中应注意以下事项。与其它办公设备类似，应保持周围环境清洁、干燥，避免高温、灰尘等的损害。应使用质量较好的合适芯线，否则易出现传真部分内容丢失、字体压缩或通信中断等故障。这时候听筒中一般会有杂音，说明连接不正常。如果是热敏式传真机，使用热敏纸时需要正确区分其正反面。应选用合格且干燥的传真纸，否则易出现卡纸等故障。一旦发生卡纸故障，切忌直接抽出传真纸。用户可以打开面板，将原稿取出。如果扫描头有污垢，则会出现竖直黑条的现象。这时可以用棉花蘸高纯酒精后 轻拭。如果经常发生数据丢失或通信中断，则可以检查通信线路接口处是否连接不良，或者查看传真机参数设置是否合适。热敏头损坏后易产生接收文件不清晰的故障，这时可以请专业人员更换。