房地产销售回款及结算管理办法.doc

房地产销售回款及结算管理办法第一章 总则第一条 为加强销售回款及结算业务的管理工作，规范房地产收款环节内部控制操作程序，降低财务风险，特制定本办法。第二条 公司各区域负责人为第一责任人，全面负责房地产销售、结算及回款的管理，督促、协调相关责任部门具体实施。第三条 公司营销策划部、营销代理公司是销售回款的直接责任机构，主要负责认购、签约、销售欠款催收、按揭资料收集及审核，按揭款项的下发。第四条 公司财务部在利润中心负责人的领导下，对本单位房地产销售收款及结算内部控制的建立建全及组织实施负责，对营销部门负责的销售、银行按揭回款工作情况进行监督，并对认购书、合同、相关优惠政策等单据的审批情况进行审核。财务应参与对按揭银行的后评估;评估意见作为按揭银行分配的参考依据。第五条 公司财务部门负责销售收款及结算具体实施，每周向营销策划部门提供定金、合同收款、银行按揭款项实际到帐情况信息，营销策划部门也应统计除银行按揭款之外其他款项的实际收取情况，并定期与财务部门核对，建立部门之间业务核对关系。第六条 营销策划部门每周要对签约销售额至少进行以下进行三个方面工作:（一）是否超过了合同收款期限;（二）逾期欠款原因分析;（三）对逾期欠款催收(拟已采取的相关措施。营销部门将分析反馈回财务部门后，财务部对逾期欠款的客户进行检查，并对逾期欠款原因的合理性，逾期欠款催收措施的恰当性进行分析评估，每周通过办公信息平台公布，供相关领导查阅和监督，菅销策划部门应对以下内容按约定期限及逾期时间的长短建立分级预警机制:1、客户定购后按期签约 的情况。2、首付款交付并按规定的时间提交按揭资料的情况。3、按揭资料交齐且工程已符合银行下款条件的按揭款回款情况4、一次性付款款项交付情况。5、与客户约定的其他情况。以上分级预警机制的预警级别按以下标准划分:1、至约定期限前 2 天设为一级预警，应及时提醒客户按期履约。2、至约定期限客户没有按期履约设为二级预警，应催促客户履约。3、逾期 5 天的客户设为三级预警，发书面函伴至客户并告知其将要承担的违约责任。4、逾期 10 天的客户设为四级预警，要及时书面上报至公司法务部处理。以上分级预警机制营销部门可以根据市场变化进行阶段性调整， 并和相关部门协商确定后，报董事长批准实施。第二章 销售收款准备工作第七条 在房地产项目销售开盘前，菅销策划部门应将拟推出销售街区并经董事长核准的销售窗口表( 项目、幢号、房号、建筑面积、已售面积、尚余面积、批准单价、合同单价、合同价、总价等信息)、优惠政策等相关材料交财务部。财务部门签收后及时按税务机关的要求编制销售信息明细表，将楼盘销售信息明细表导入税务开票系统，经测试可正常打印发票。财务部门应根据预计销售情况，向税务机关领购一定数额的发票，并做好后续领购及保管工作。第八条 在每一新项目进行开盘销售的前期，应由财务部门牵头对销售业务员、收款员、相关人员进行收款、结算方面的业务知识培训，以便销售业务员、收款员、相关人员能够熟悉收款及结算流程。收款员应具有实际收款工作经验，能够熟练使用 POS 机及税务开票系统，并掌握银行票据结算的基础知识。第九条 收款员及开票员的办公场所应安装录像监控设备，采取必要的安全保卫措施，以避免和客户发生不必要的纠纷。第十条 在新楼盘开盘前五天，营销部门应通知公司财务部做好各项准备工作，否则由于财务准备工作不足，对公司产生的损失由营销部门承担全部责任。第三章 收款、结算人员岗位职责第十一条 财务部门设置开票员、收款员、收入会计销售收款及结算岗位，建立内部控制及稽核机制，并由公司出纳兼职办理票据交存银行业务及 POs 机刷卡收取款项进帐的逐笔核对工作。在非集中收款日，开票员和收款员的工作可由一人承担。第十二条 岗位工作职责(一)开票员工作职责1、从票据保管人处领取地产公司销售发票，根据税务机关的要求开具销售发票。2、发票应按顺序号依次使用，所有联次一次填开，不得涂改。对于填错的发票应全份保留，并加盖“作废”印戳，不得撕毁。3、每日 编制、上报发票开具情况报表。4、将当天的收款信息录入销售明源 ERP 系统。5、上级交办的其他事项。(二)收款员工作职责1、现金收款、房款、定金。2、票据收款:本票、支票。3、POS 机收款:客户刷卡后核对款项金额与信用卡签名，每日完成 POS 机结账。4、负责去各银行缴存当日收取现金。5、向客户解释各项款项收取结算方面、财务方面问题，并将相关信息及时反馈至公司财务部。6、每日按时编制、上报收款日报表。7、应付案场的突发事件。8、上级交办的其他事项。（三）收入会计工作职责1、核对收款员上报的收款日报表、开票员上报的发票开具情况日报表。2、审核收款员、开票员移交的各种销售及收款原始单据并编制销售报表3、根据收款员、开票员移交的资料，在财务用友帐务系统制作相关会计凭证。4、按国家税收法律、法规的的要求进行税款的纳税申报及销售发票申购、管理工作。5、定期与出纳核对销售收入款项到帐情况。6、负责对银行对账单的核对并对出纳编制的银行存款余额调节表进行审核。7、负责房地产销售收款、结算相关资料的收集、装订及档案管理。8、定期将按揭贷款到账情况录入 ERP 明源销售系统，及时反馈至营销部、营销代理公司。（四）财务经理工作职责1、公司财务经理负责销售收款及结算整体工作的组织及协调，安排本公司财务人员与营销部门信息沟通及反馈。2、对收入会计上报的所有销售资料及报表进行最终审核。3、对逾期欠款的分析及催收的监控。4、负责对开票员、收款员、收入会计的工作监督及考核工作。5、审核银行对账单并对银行存款余额调节表进行最终签字确认。第四章现金收款流程第十三条 收款员在收款前至少应对以下方面对经公司营销部门签字确认的认购书、合同等单据进行审核：有无涂改、大小写金额是否正确一致。房款总价的计算是否正确，销售价格与经董事长或授权人核准的销售窗口表进行核对，相关优惠政策是否符合公司文件的规定，特殊折扣是否取得董事长或授权人批准。第十四条 收到的现金必须经验钞机清点两次以上，且用手摸着辨别真伪及清点数量。收到的款项应当天存入银行，所有现金收付业务应在监控录像下进行。将现金送存银行时，应向行政部提出派车申请，若现金金额超过 20 万以上，须通知保安人员随从，注意保密，确保资金安全。行政部门应重点保证财务去银行解现用车申请，否则将承担相应责任。休息日及特殊事项当天收到的大额现金无法存入银行时，应报财务经理批准，必要时财务经理应协调物业公司人员加强保卫工作。第十五条 收取款项时，当出现实际付款人与认购单、合同上的购房人名称不一致时，应要求实际付款人填写委托付款承诺书，由付款人签字确认或加盖单位公章。当认购单、合同上的购房人名称发生变更时，必须符合公司的相关审批规定。第十六条 POS 机刷卡收款成功，在当天结帐之前，没有特别事项严禁使用撒消项操作。撤消项操作密码由收入会计设置，特别事项收银员报收入会计，财务经理书面审核确认，公司出纳应根据银行进帐单、POS 机刷卡存根联及银联网上结算明细，对销售进帐的款项拆分至每笔 POS 刷卡明细，编制银联卡对账明细表并负贵银行存款余额调节表的编制，上报收入会计处审核。第十七条 收款员将当天的收到的银行票据情况登入票据收发记录本，并在当天移交至财务部银行出纳，由银行出纳当天办理资金进帐手续。票据移交时，接收人在票据收发记录本中应有签字记录，如有特殊情况当天不能存入银行的，需经子公司财务经理批准，发现不能进帐的票据当日通知营销部门与客户联系，追款责任至入帐为止。第五章定金及房款退付第十八条 涉及房屋销售的所有退款，必须由退款人提出申请，营销策划部门按公司规定的程序办理批准退款手续。（一）涉及房屋销售的所有退款必须到公司财务部办理。（二）当客户退定金及房款时，收入会计应检查客户是否已签退房协议，退房会签单是否经董事长或授权人签字确认，并将开具的发票收回与存根联核对无误后方可办理付款手续。（三）营销策划部门提供的退房会签单应包含(不限于 )以下内容:1、按公司相关规定，! 已履行完备的审批手续;2、物业公司确认已结清各项费用(适用于已交房情况);3、工程部确认房屋完损情况(适用于已交房情况)。第六章交房及发票的开具第十九条 开票员与收款员岗位分别设置时，二人在同一地点办公，当收款员款项收取后，POS 机刷卡等收款单据移交至开票员、开票员根据相关要求进行发票的开具，开票员开好发票经收款员核对无误后，由收款员加盖发票专用章交至客户。开票员开具发票时注意以下事项（一）开具发票时，|应查看购房人身份证原件。以便将相关信息录入开票系统。（二）当客户直接将购房资金存入公司帐户时，开票员应取得公司财务部收入会计确认后方可开具相应发票。（三）开具销售发票(办理产权证使用)前，应确认所有房款均已收齐并收回前期开具的所有预收款、定金发票。（四）开票员应将发票的记帐联及存根联妥善保管，定期移交至收入会计。在交房前五天。营销部门应通知财务部门，财务部门应向营销部门提供客户久款明细表，对未交齐房款的客户不得交房，在办理交房手续的前一天，财务部门应对支票、按揭等未达帐款再次确认，并将相关情况及时反馈至营销部门。第二十条 销售收款、结算的简要控制流程如下:第七章按揭款项结算第二十一条 公司营销策划部是销售按揭回款的直接责任机构，主要负责认购、签约、销售欠款催收、按揭资料收集及审核，提交销售日报、销售情况报表。公司营销策划部设置银行按揭专员岗位，负责对银行按揭工作人员、客户、销售代理公司之间的沟通与协调，并对客户提供的按揭资料情况及款项下放工作进行信息归集、整理，定期编制相关报表。第二十二条 在按揭银行的选取方面，财务人员要对各家银行服务质量和工作效率作出评价，在选取按揭银行时，相关部门要参考财务部门的意见。第二十三条 出纳收到银行出具的客户按揭款进账单通知，当日移交给收入会计，收入会计收到 按揭客户的按揭款进张单时，查找客户合 同档案，核对合 同中列示按揭款项金 额是否与银行进账单金额一致。第二十四条 收入会计应及时将相关信息录入明源销售系统，营销部门负责逐笔核每一客户按揭款项的下放情况。对逾期于按揭回款事项，营销部门按揭专员必须向销代公司业务人员、客户、银行按揭人员查清原因，(拟已采取的相关措施，并追究相关人员责任。第二十五条 营销部、财务部在办理营销代理公司佣金款项结算时，应扣除未全额收款(包括按揭未回款) 的销售回款，督促代理公司向业主及时催收余款包括按揭款 。第八章 房屋差价款项结算第二十六条 在房屋交付后，营销部门及向财务部提供经专业机构测量的房屋面积表和补退款差价明细表，并按公司规定的程序向公司提出退补款申请，同时书面通知业主约定时间办理。财务部对退款金额核对无误后，凭批准后的补退款差价明细表向客户办理补退款，同时收回定金及预付款发票，向客户开具全额房款发票。第九章销售报表上报规定第二十七条 各公司财务销售报表统一使用股份有限公司下发的表样，待明源销售系统完善后将取消各类手工报表。财务销售类报表将根据实际情况，由公司财务部另行制定、发布实施。第十章附则第二十八条 本规定 公司财务部负责解释、修改。第二十九条 本规定自下发之日起施行。