ISO沟通控制程序.pdf

I IS SO O 沟沟通通控控制制程程序序 Hessen was revised in January 2021文件名称：沟通控制程序沟通控制程序编制：日期：修订状态：文件编号：审核：执行日期：页 次：1/4批准：1目 的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。2范 围公司全体员工、各职能部门以及相关方。3职 责行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。销售中心负责与客户的沟通。质量中心负责客户抱怨、供货商产品不良处理及内部各部门之间的沟通。供应部负责与供应商及外包方之间的有效沟通。4 工作程序内部沟通4.1.1 内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司员工例会、管理层例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。4.1.2 内审会议、管理评审会议参照内部审核控制程序、管理评审控制程序规定执行。公司员工例会。4.1.3.1 会议内容包括：上周主要工作的回顾与总结，下周工作计划及公司发展方向性展望与宣导。4.1.3.2 会议由总经理助理（秘书）主持，公司全体人员必须参加。管理层例会4.1.4.1 一般为每月两次。a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的工作计划与展望，对各部门的合理建议。b.管理层例会由总经理主持，各部门负责人参加。必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。c.会议记录、执行情况由行政部追踪落实，并于下次管理层例会上公布。4.1.5 部门会议4.1.5.1 各部门根据部门运作情况召开部门会议。4.1.5.2 部门会议一般由部门负责人主持，部门内骨干人员参加；必要时可全体部门人员参加，部门会议可形成记录。4.1.6 班组会议文件名称：沟通控制程序沟通控制程序编制：日期：修订状态：文件编号：审核：执行日期：页 次：批准：4.1.6.1 班组会议可采用早会、班前会等形式进行。4.1.6.2 班组会议由班组长主持，各班组员工参加。1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。2）书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。4.1.7 各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。行政部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内或者微信群、QQ 群里面公布，以传递公司管理趋向和员工行为现状。4.1.9 标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。行政部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。4.1.10 上级与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务,在巡视与指导工作时进行现场的机会教育。4.1.11 下属在工作中发现问题及时向上级口头报告或以书面形式汇报上级,上级应作相应的处理并反馈给下属。下属要适时向上级汇报所交付工作任务的完成情况。4.1.12 可利用公司内部网站发布相关信息。外部沟通4.2.1 外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。4.2.1.1 与客户的沟通1）与客户的沟通一般以销售中心为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过程参照相关程序文件规定执行。4.2.1.2 与供应商的沟通a.与供应商的沟通一般以供应部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。b.与供应商相关的评审、退货处置等参照相关程序文件规定执行。4.2.1.3 与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。包括联络的接收，文件形成和答复。4.2.1.4 无论内部、外部沟通。属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。必要时，须在沟通记录上签核。文件名称：沟通控制程序沟通控制程序编制：日期：修订状态：文件编号：审核：执行日期：页 次：批准：记录4.3.1 各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。4.3.2 各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。4.3.3 各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。必要时，记录内容可分解到各级管理文件内，以便标准化的执行。5 5 相关文件相关文件内部审核控制程序管理评审控制程序顾客沟通控制程序6 6 相关记录相关记录会议记录