项目经理部办公室管理办法.doc

214项目经理部办公室管理办法一、公文管理办法1.办公室是行政公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。2.办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序，办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文，不得在部门、个人之间横传。专、兼职人员要负责传递、催办，不得丢失，拖延。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。3.借阅文件应办理借阅手续，防止文件丢失。4.立卷分类可设立上级带文号文件，上级不带文号文件资料，自发带文号文件，自发不带文号资料，甲方带文号文件，甲方不带文号文件，监理带文号文件，监理不带文号资料等文件盒。便于查找和管理。5.项目部各部门发文应由办公室统一编号，发文底稿应存放办公室。二、受控文件管理办法1.办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门，负责贯标管理体系相关文件的综合管理。2.贯标管理体系文件。包括质量手册、程序文件；质量管理体系辅助性文件，包括施工组织，项目质量计划，作业指导书；技术性文件，包括国家和行业标准、规范、规则，外来标准图纸图样等；涉及质量管理、职业健康安全、环境保护的其他管理性文件、部门215颁发的有关质量管理、职业健康安全、环境保护专用文件；国家公布的涉及质量管理、职业健康安全、环境保护内容方面的法律、法规。3.办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件，建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单。4.相关部门应将贯标管理体系辅助性文件、技术性文件、涉及质量管理、职业健康安全、环境保护的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。5.项目部解体时，受控文件、资料应按目录清单上缴主管部门。办理交接手续。三、公章、介绍信的管理办法1.项目经理部印章由公司办公室制发，各业务部门需刻制印章必须报上一级业务部门批准，经公安部门核准后刻制，并将印模报上级业务主管部门备案。2.印章必须由专人负责，建立“公章使用登记表” ，日常业务用印由办公室主任审批，对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作，生活需要盖印，必须填写“私人用印审批表” ，经主管领导签批后用印。印章保管人一律禁止私自用印。3.以单位名义开具的对外联系工作介绍信，需经项目经理签认才能开具，需公司开具的介绍信，需持本单位介绍信到公司办公室换领。4.项目经理部因机构变动或解体时，应将停用的印章密封好，216派专人缴回制发单位封存或销毁。四、后勤管理办法1.办公室负责对项目部职工生活、环境卫生、办公及生活用小型机具进行管理。2.项目部人员在 10 人以上的工点，要设立员工食堂，建立浴室和相应的文化设施。并且成立伙委会，每月至少召开一次伙委会会议。开展“星级生活管理，健康文体活动”竞赛，为保证施工生产及各项工作创造一个良好环境。3.食堂服务人员要为职工热情服务，增加主副食花色品种，提高饭菜质量，尽量满足职工的要求。4.要搞好伙食成本的核算，坚持二人以上采购，坚持过磅验收，坚持日清月结，按月公布伙食成本盈亏表，尽量不出现大亏大盈现象。5.食堂卫生必须执行食品卫生“五·四”制度，严禁采购和出售腐烂变质食品，食堂和炊管人员个人必须常年保持整洁卫生，防止病从口入和杜绝食物中毒事件发生。6.办公室协同工会、保健站，每月一次对职工宿舍、办公场所环境卫生进行检查，对卫生工作、防火、防盗工作达不到要求的要提出批评，并且监督、检查进行整改，直至达到要求。7.对于办公及生活用品的购置，首先要按月列出计划，由办公室汇总报领导审批后，由办公室负责采购、点收、建卡，做到帐物相符，单件在 2000 元以上的固资采购，首先要向司办报告购置计划，经公司领导同意后，由工程部下购置计划、固资购进后，要填217写新建(购置)固定资产验收交接记录(财固 7 表)，一式三份及固定资产卡片一式二份，由使用部门和使用人签收后连“财固 7 表”一并交财务部门，组固入帐，办公室凭固资卡片登记建帐。8.对于 2000 元以内的生活、办公设备，其全部费用进本单位成本，单位解体时，由本单位(一般由经理、书记、办公室人员、财务主管)自行研究处理。2000 元以上的物品，由本单位向司办提交报告，写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、设备状况，单位及财务盖章后，由司办组织相关人员进行评估。提交正式评估报告一式四份(原单位一份，新单位一份，财务部一份，司办一份)，由有关部门(单位)进行帐务处理。五、计划生育管理办法1.项目经理部要成立计划生育领导小组，党政正职分别任正付组长，办公室是具体管理计划生育工作的业务部门。要配齐组织人员。2.对本单位育龄职工进行登记，对他们的婚姻、生育、节育情况底数要清。对已婚未育职工要及时通知他们到女方户口所在地办理生育保健服务证 。防止出现计划外怀孕、生育现象。3.对在单位居住三个月以上的职工家属、民工及其家属要纳入常住人口管理范畴，统一登记造册，要定期检查他们的计划生育情况，发现有无证怀孕、生育的，生育后未落实节育措施的，要及时与原籍计生部门联系，限期补办各种手续，违反政策的要坚决予以清退，以免给单位造成不良影响。4.办理符合条件的独生子女儿童保健费的发放，按当年 12 月21831 日在册人数统计，上报公司计生办核准后，由本单位发放。六、通讯费管理办法1.手机费的管理由办公室负责，经理部班子成员，各部室负责人允许报销手机话费，其标准如下：公司副总经理兼项目经理 800 元/月，项目经理 400 元/月，书记 150 元/月，副职 250 元/月，部门负责人根据业务需要，可掌握在 50 元至 100 元以内。经理部不另行购置手机，上述人员出现丢失或无手机等情况，自行解决。2.上述人员必须 24 小时开机，如因停机造成工作损失将视情节给予一定的罚款处理。3.座机、传真管理，经理部设两部座机，一部传真，各部门因工作需要一律采用 IP 电话卡方式通信，根据业务量不等情况核定每月每部门话费标准，月初由办公室按限额购卡发给各部门负责人。4.经理部传真放在调度室，所有传真件须经各部门分管领导审批同意后，方可进行传真。七、信息调研管理1.根据公司信息评比办法，生产型的项目经理部每月应上报 5条，管理型的项目经理部每月应上报 2 条，办公室应完成或超额完成规定的信息上报数量。2.紧急、重大信息在两个小时内必须上报公司办公室和公司调度。3.完成司办下达的调研计划。219八、生产指挥车管理1.项目经理部的小车是为领导指挥生产，为有关部门服务现场和解决急、难、险等情况服务的，由办公室统一管理使用。严禁司机本人和他人私自出车。2.为了节约成本，能乘公共汽车的，有火车及其它交通工具的一般不派专车，能够同一方向共用一辆车的尽量合并用车。3.办公室必须按月按里程核算单车油耗情况，实行节奖超罚，对过路过桥费，小型维修费等费用，办公室主任必须把好第一道审核关口，尽量做到降低项目部管理费用。4.加强对司机安全行车的教育，严禁酒后开车，严格遵守交通规则，杜绝发生重大行车事故。5.认真填写车辆动态报表 、 机动车辆年(半年)表格，掌握车辆养路费、运管费、货物附加费、车船使用税、车辆保险费和车辆、司机年检等工作，及时将有关手续交到安质部办理，督促有关费用的交纳。过期未办给单位带来损失的要追究办公室主任的经济责任。九、业务招待费管理使用办法业务招待费是企业对外经营活动的需要。为有效地使用业务招待费用，使其更好地发挥应有的作用，特作如下规定。(一)业务招待费使用原则、范围1.业务招待费使用应本着“内外有别、解决问题”和总额控制的原则。2.使用范围是指在本经理部从事对外业务往来的人员，招待范围为与经理部有业务往来的单位或个人。220(二)业务招待费使用程序1.凡使用业务招待费的人员必须事先向领导请示并规定限额，待得到同意后方能进行。业务招待费一次使用在 200 元以下的，由分管领导同意后办理，超过 200 元的，须经经理和书记同意后，方可办理。2.业务招待费的报销实行经理“一支笔”审批，党政会签。月末由办公室汇总后统一报公司领导进行审批。3.业务招待费每季度办理一次报批手续，即先填写“业务招待费清单” ，经经理审批、书记会签后，办公室办理登记，上报公司审批后财务方能报销。4.要严格日常对外联系工作临时用品(烟、酒、矿泉水、饮料等)的控制，对外招待需填写“招待烟、酒、矿泉水、饮料申请单”并注明所办事宜，经经理批示后，办公室才能发放。5.凡能在内部食堂就餐的，一律在内部食堂办理，由经办人员填写“外来人员就餐批准单”报分管领导批准后，交办公室安排工作餐，办公室每月汇总送经理审批，到财务报销，进入食堂成本，并有炊事员和经办人员签字。工作餐的标准原则上公司领导每人每餐 20 元，科级干部每人每餐 10 元，一般工作人员每人每餐 5 元。(三)业务招待费使用中注意事项：1.严格禁止长期积压报批现象。2.禁止不打招呼，先斩后奏或超标准招待。严格控制陪餐人员的数量，做到谁事谁办。3.严格控制招待费标准和非生产性、经营性支出。2214.禁止招待人员进舞厅、桑拿等高级娱乐场所进行消费。5.禁止内部招待，禁止招待过程中的浪费现象。222收 文 登 记 簿日 期编 号来文编号标 题份数备注223发 文 编 号 登 记 簿发 文日 期编 号标 题主 题 词签 发224受 控 文 件 一 览 表序 号主管部门受控文件 编号受控文 件分发 号受 控 文 件 标 题受控 文件 份数受控文 件签 发 人备注225226文 件 发 放 范 围 清 单序号名 称份 数分发号签 收序 号名 称份数分发号签 收227发文部门：收发室接收人：228请 示 报 告 登 记 簿日 期编 号来 文 编 号标 题处 理 结 果229电传通知登记簿日 期编 号来 文 编 号内 容 摘 要处 理 结 果230业 务 招 待 费 登 记 表时 间事 由报销金额经办部门报销人领导审批231232公 章 使 用 登 记 表日 期使用人经办人用 途批准人备注233介 绍 信 使 用 登 记 表日 期单 位经办人内 容 摘 要批准人备 注234235手 机 话 费 登 记 本序 号姓 名月标准 （元）实际发 生额 （元）超标额 （元）月 份报销时间236237工 作 简 报 登 记 本编 号标 题份数上报部门备 注238上 报 信 息 登 记 本编 号摘 要份数上报部门备 注239文件审批表受控状态（ ） 缓急（ ）签发：主管部门核稿：主管部门：拟 稿 人：电 话：会签：标题：主题词：附件（ 份）主送：抄报：抄送：共印： 份 存档： 份240打字： 校对：发文编号： 号 年 月 日封发员工因公出差审批表部 门申请人姓名前往单位预计时间（天）要解决的具体问题审 批 人解决问题的落实情况（不够填写可附页）实际工作时 间（以下在出差、住勤费报销单背后粘贴）241出差人姓名天 数领导审批意见 领导签名落款日期242已 婚 育 龄 职 工 花 名 册 现有子女配偶序 号姓 名出生 年月家族住址婚姻 状况男 女是否 领证采取何 种节育 措施姓名单位住址备 注243244领 发 计 划 生 育 光 荣 证 登 记 表编 号领证夫妇 姓名性 别年 龄工作单位儿童 姓名性 别出 生 年月日保健费 发放时间光荣证 发放时间光荣 证号奖励 金额备注245年避孕药具发放、随访花名 册（单位、村、居委会） 附件（一） 填表单位：发 放 情 况随 访 情 况 失 败 原 因姓 名药具品种规 格数 量日期领药人 签名随访 日期有何副 作用漏服破损其它发药人 签名备注246247独 生 子 女 保 健 费 发 放 登 记 表单位：姓 名性 别年 龄奖 励 项 目奖励标准金额签章248随 队 家 属 登 记 表怀孕、生育男方序 号姓名出生 年月结婚 年月原户口 年在地现住址现有子 女数采取何 种节育 措施来队 时间怀孕 年月胎 次生育 年月姓名单位备注249250生 活 办 公 固 资 登 记 台 帐序 号品 名规 格 型 号购 置 日 期单 位数 量设备原值备 注251低 值 易 耗 品 登 记 台 帐序号品 名单位数量单价金 额备 注252人 员 状 况 月 报 表单位： （ 年 月） 本月末正式员工 数其 中协作队伍序 号上月末正 式员工数男女合 计管 理 岗 位勤杂服 务岗位一线作 业岗位见习 生息工 待岗 人员其 他本月末 临时工 数队伍 数劳 务 工 数备 注填表人： 审核人： 填表日期： 年 253月 日 说明：1、 “其他”栏指工伤休养、休产假、外单位助勤、长期入学（三个月以上） 、长期旷工等不在岗 人员；2、 “本月末临时工数”指与本单位发生直接劳务关系的临时用工人数。3、本表于每月 5 日前将 上月报表报人事部。息 工 待 岗 人 员 名 册 （ 月 报 ）序 号单 位姓名性 别出 生 年 月参加 工作 时间职务 (工种)文 化 程 度身 体 状 况技 术 水 平待 岗 时间家庭详细地址生活费 发至月 份备 注254单位负责人: 填表人： 填表日期： 年 月 日注：本表于每月 10 日前报人事部 班 组 承 包 管 理 台 帐 （ 月 报 ）单位：承包班组名称承包负责人参与承包人数施工地点及承包工程项目承包工程总价值开工日期竣工日期当月完成价值累计完成价值承包盈亏金额（元）月人均收入（元）255单位负责人： 填报人： 年 月 日注：此台帐于月末 10 日前报劳资部