《账务系统》PPT课件.ppt

第七章第七章 账务系统账务系统 【学习目标】【学习目标】1 1、了解账务处理系统的特点和数据处理流程。、了解账务处理系统的特点和数据处理流程。2 2、掌掌握握账账务务系系统统初初始始设设置置的的原原理理、方方法法，熟熟练练运运用用账账务务系系统统初初始化操作步骤处理具体业务。始化操作步骤处理具体业务。3 3、掌掌握握日日常常业业务务处处理理中中的的凭凭证证处处理理、出出纳纳管管理理及及月月末末处处理理的的基基本本原原理理和和操操作作方方法法，熟熟练练通通过过填填制制凭凭证证、审审核核凭凭证证、记记账账等等操操作对具体业务进行处理。作对具体业务进行处理。【章节重点章节重点】1 1、账务系统初始设置的原理、方法账务系统初始设置的原理、方法 2 2、凭证处理、出纳管理及月末处理的基本原理和操作方法、凭证处理、出纳管理及月末处理的基本原理和操作方法 本章学习内容本章学习内容 第一节第一节 账务系统概述账务系统概述 第二节第二节 账务系统初始化账务系统初始化 第三节第三节 日常账务处理日常账务处理 第四节第四节 期末处理期末处理第一节第一节 账务系统概述账务系统概述 一、一、账务处理系统的特点账务处理系统的特点 二、二、账务处理系统的主要功能账务处理系统的主要功能 1 1、功能结构图示功能结构图示 2 2、主要功能简介主要功能简介 三、三、账务处理系统与其他系统的关系账务处理系统与其他系统的关系 账务处理系统的特点账务处理系统的特点 账务处理系统，是电算化会计软件系统的一账务处理系统，是电算化会计软件系统的一个子系统，在用友个子系统，在用友ERP-U8ERP-U8软件系统中，账务处理软件系统中，账务处理系统被称作总账系统。系统被称作总账系统。具有较强具有较强的综合性的综合性和概括性和概括性是整个是整个会计软件会计软件系统数据系统数据传递和传递和交换的中枢交换的中枢遵守统一遵守统一的会计的会计准则准则具有具有较强较强的的通用性通用性账务处理系统的特点账务处理系统的特点 账务处理系统的功能结构账务处理系统的功能结构账务处理账务处理系统系统1系系 统统 初初 始始 化化2凭凭 证证 处处 理理3出出 纳纳 管管 理理4账账 簿簿 输输 出出5 综合综合辅助账辅助账管理管理7系系 统统 维维 护护业务参数业务参数设置科目设置科目凭证类型凭证类型期初余额期初余额辅助核算辅助核算填制凭证填制凭证修改凭证修改凭证查询凭证查询凭证删除凭证删除凭证审核凭证审核凭证凭证汇总凭证汇总凭证记账凭证记账6期期 末末 处处 理理现金、现金、银行存款银行存款日记账管理日记账管理银行对账银行对账总账总账日记账日记账明细账明细账管理管理往来账往来账部门账部门账项目账项目账 输出输出自动自动转账转账对账对账结账结账账套账套 数据数据 备份备份 与与 恢复恢复 账务初始设置，也叫作账务账务初始设置，也叫作账务系统初始化，主要工作包括设置系统初始化，主要工作包括设置各项业务控制参数、设置会计科各项业务控制参数、设置会计科目、设置凭证类别、定义辅助核目、设置凭证类别、定义辅助核算项目以及录入期初余额等内容。算项目以及录入期初余额等内容。凭证处理功能主要包括记账凭证处理功能主要包括记账凭证的填制、修改、删除、查询、凭证的填制、修改、删除、查询、审核、记账，以及出纳签字、常审核、记账，以及出纳签字、常用凭证定义等功能。用凭证定义等功能。出出纳纳管管理理功功能能，能能够够生生成成、查查询询和和打打印印银银行行日日记记账账、现现金金日日记记账账，输输出出最最新新资资金金日日报报表表，定定期期进进行行银银行行对对账账并并自自动动编编制制银银行行存存款款余余额额调调节节表表，提提供供支支票票登登记记簿等。簿等。账务处理系统的主要功能账务处理系统的主要功能 账账簿簿管管理理功功能能，能能够够通通过过不不同同条条件件的的组组合合，查查询询各各种种总总账账、明明细细账账、余余额额表表，实实现现账账证证联联查查，而而且且能能够够查查询询包包含含未未记记账账凭凭证证的的最最新新账账簿簿数数据据。月月末末可可以以打打印印输输出出各各种种正正式账簿。式账簿。辅辅助助核核算算功功能能，是是指指除除了了总总账账、明明细细账账的的核核算算以以外外，还还要要进进行行的的某某些些专专项项核核算算，包包括括个个人人往往来来核核算算、部部门门核核算算、项项目目核核算算及及往往来来核核算算等等内容。内容。月月末末处处理理功功能能，具具有有自自动动完完成成月月末末转转账账，进进行行试试算算平平衡衡、对对账账、结账以及生成月末工作报告等功能。结账以及生成月末工作报告等功能。工资管理工资管理固定资产固定资产应付款应付款管理管理采购管理采购管理成本管理成本管理账务处理账务处理系统系统存货核算存货核算库存管理库存管理财务分析财务分析UFO报表报表应收款管理应收款管理销售款管理销售款管理财务处理系统与其它子系统关系图财务处理系统与其它子系统关系图第二节第二节 账务处理系统初始化账务处理系统初始化一、一、设置业务控制参数设置业务控制参数 1 1、业务控制参数的内容业务控制参数的内容 2 2、业务控制参数的设置业务控制参数的设置二、二、设置会计科目体系设置会计科目体系 1 1、设置科目编码遵循原则设置科目编码遵循原则 2 2、会计科目应设置的内容会计科目应设置的内容 3 3、增加增加会会计计科目的操作科目的操作 4 4、复制、修改、删除复制、修改、删除会会计计科目的操作科目的操作 5 5、指定会计科目指定会计科目三、三、设置凭证类别设置凭证类别四、四、设置项目目录设置项目目录五、五、录入期初余额录入期初余额 业务控制参数的内容业务控制参数的内容 业业务务控控制制参参数数包包括括：制制单单控控制制、凭凭证证控控制制、外外币币核核算算、预预算算控控制制、账账簿簿参参数数等等参参数数控控制制，它它们们决决定定了了数数据据输输入入、处处理理、输输出出的的内内容容和和形式。形式。制制单单控控制制，是是指指制制单单时时某某些些项项目目是是否否需需要要加加以以控控制制，包包括括：制制单单序序时时控控制制 、支支票票控制控制 、赤字控制等参数设置。、赤字控制等参数设置。凭凭证证控控制制，包包括括：自自动动填填补补凭凭证证断断号号、批批量量审审核核凭凭证证进进行行合合法法性性校校验验、凭凭证证录录入入时时结结算算方方式式及及票票据据号号必必录录等参数设置。等参数设置。账账簿簿参参数数设设置置，主主要要是是设置账簿的一些打印要求。设置账簿的一些打印要求。业务控制参数的设置业务控制参数的设置1234 在在“企业应用平台企业应用平台”窗口窗口左边工作列表中，选中左边工作列表中，选中“总账总账/设置设置”，单击，单击“选项选项”一项，系统弹出一项，系统弹出“选项选项”对话框。单击【编辑】对话框。单击【编辑】按钮，可以进行各项参数按钮，可以进行各项参数设置。设置。会计科目体系的内容会计科目体系的内容 设设置置会会计计科科目目，是是会会计计核核算算方方法法之之一一，也也是是账账务务系系统统初初始始化化的的关关键键。在在总总账账系系统统中中，无无论论是是制制单单、审审核核、记记账账还还是是账账簿簿查查询询、辅辅助助核核算算，都都是是围围绕绕着着会会计计科科目目进进行的。行的。凭证处理凭证处理账簿管理账簿管理辅助核算辅助核算设置设置会计科目会计科目的主要任务的主要任务是对会计科目的是对会计科目的增加、修改、删增加、修改、删除、设辅助核算除、设辅助核算标记等进行管理标记等进行管理设置科目编码时遵循原则设置科目编码时遵循原则 （1 1）系统性原则。总）系统性原则。总账科目和部分二级科目编账科目和部分二级科目编码必须符合会计准则的规码必须符合会计准则的规定，其他明细科目可以根定，其他明细科目可以根据本单位的业务特点和管据本单位的业务特点和管理要求自行设定。理要求自行设定。（2 2）唯一性原则。每）唯一性原则。每一个会计科目都应有唯一一个会计科目都应有唯一一个科目代码与之对应，一个科目代码与之对应，不允许出现重复的科目编不允许出现重复的科目编码。码。（3 3）可扩展性原则。系统）可扩展性原则。系统应该具有方便添加会计科应该具有方便添加会计科目的功能。目的功能。（4 4）稳定性原则。会计）稳定性原则。会计科目要保持相对稳定，会科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。计年中不能删除。（5 5）简明性原则。以满）简明性原则。以满足管理要求和计算机处理足管理要求和计算机处理为前提，力求科目编码简为前提，力求科目编码简单明了，编码级长不应过单明了，编码级长不应过长。长。设置会计科目输入的内容设置会计科目输入的内容 会计科目编码：会计科目编码：即会即会计计科科目的代目的代码码，其代其代码长码长度和各度和各级级长长，要符合前面系要符合前面系统统管理中管理中“建立建立账账套套”时时已定已定义义好科目好科目编编码规则码规则。会计科目名称：即所输会会计科目名称：即所输会计科目的中文名称，在此必须计科目的中文名称，在此必须输入科目名称科目英文名称可输入科目名称科目英文名称可以不输。以不输。会计科目类型：企业的科会计科目类型：企业的科目类型为六大类：资产类、负目类型为六大类：资产类、负债类、共同类、所有者权益类、债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类可供选择。成本类和损益类可供选择。账页格式账页格式 ：用于定义会：用于定义会计科目在账页打印时的格式，计科目在账页打印时的格式，系统提供了金额式、外币金额系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式和数量外币式式、数量金额式和数量外币式四种格式。四种格式。科目辅助核算：科目辅助核算：是指除了是指除了进进行行总账总账、明、明细账细账的核算之外，的核算之外，科目本身科目本身还进还进行其他哪些行其他哪些专项专项核算。核算。1234567增加会计科目的增加会计科目的操作操作!从下拉框中从下拉框中选择！选择！有辅助核算的科目需有辅助核算的科目需在其前进行勾选！在其前进行勾选！若想加快科目输入速度，可若想加快科目输入速度，可以利用【复制】会计科目的以利用【复制】会计科目的功能，把性质相近的科目进功能，把性质相近的科目进行单个或成批复制，稍加改行单个或成批复制，稍加改动即可完成增加会计科目的动即可完成增加会计科目的工作！工作！删除科目删除科目功能功能修改科目修改科目功能功能 如果某些会计科目需要修改或如果某些会计科目需要修改或删除，则可以通过【修改】和删除，则可以通过【修改】和【删除】功能来完成。但会计【删除】功能来完成。但会计科目已被制单或已录入期初余科目已被制单或已录入期初余额，则不能修改和删除！额，则不能修改和删除！1如何指定会计科如何指定会计科目？目？2345 指定会计科目，是指定指定会计科目，是指定现金和银行存款总账科目为现金和银行存款总账科目为出纳专管的科目。出纳专管的科目。1234如何正确选择凭证如何正确选择凭证类别？类别？设置凭证类别设置凭证类别 123启用项目管理功能，及时地对启用项目管理功能，及时地对某一类项目进行专门、分类地某一类项目进行专门、分类地管理！管理！设置项目设置项目目录目录123期初余额录入后，依据期初余额录入后，依据“借方余额借方余额=贷方余额贷方余额”的原理，进行全部科的原理，进行全部科目的余额试算平衡！目的余额试算平衡！末级科目的余额可以直接录末级科目的余额可以直接录入入 ！非末级科目的余额应！非末级科目的余额应先输入其末级科目的余额再先输入其末级科目的余额再由系统自动计算由系统自动计算!黄色显示期初余额栏的会计黄色显示期初余额栏的会计科目是已经标注有辅助核算标科目是已经标注有辅助核算标志的科目，其金额无法直接录志的科目，其金额无法直接录入，需要进入辅助核算界面中入，需要进入辅助核算界面中方可录入金额！方可录入金额！4录入录入期初余额期初余额第三节第三节 日常账务处理日常账务处理 日常账务处理，是日常会计工作中经常性的日常账务处理，是日常会计工作中经常性的业务处理过程，包括：制单、审核、记账、账簿业务处理过程，包括：制单、审核、记账、账簿管理等内容。在这一过程中，通过输入和处理各管理等内容。在这一过程中，通过输入和处理各种记账凭证，进而完成记账、查询和打印输出各种记账凭证，进而完成记账、查询和打印输出各类账簿，以及对各种辅助账的管理。类账簿，以及对各种辅助账的管理。日常账务处理的操作内容主要包括：日常账务处理的操作内容主要包括：一、一、凭证处理凭证处理 二、二、出纳管理出纳管理 三、三、账簿管理账簿管理一、一、凭证处理凭证处理 记账凭证是登记账簿的直接依据，记账凭证是登记账簿的直接依据，是各类账簿的同一数据源。是各类账簿的同一数据源。凭证处理的主要功能包括：凭证处理的主要功能包括：（一）凭证录入（一）凭证录入 （二）凭证修改（二）凭证修改 （三）凭证查询（三）凭证查询 （四）凭证审核（四）凭证审核 （五）凭证记账等（五）凭证记账等 填制凭证的一般要素填制凭证的一般要素 凭凭证证类类别别：按按照照初初始始设设置置选选择择凭凭证证类类别。别。编编制制日日期期：系系统统以以当当天天进进入入账账务务时时输输入入的的业业务务日日期期为为凭凭证证填填制制日日期期，单单击击该项还可以实现日期调整。该项还可以实现日期调整。凭凭证证编编号号：一一般般采采用用系系统统自自动动编编号号（前前边边已已定定义义），由由计计算算机机自自动动按按月月、类类别别顺顺序序编编号号，各各凭凭证证类类别别从从00010001号号开开始始依依次次自自然然顺顺延延。如如果果凭凭证证类类别别按按“收收”、“付付”、“转转”设设置置，则则每每一一类类型型再再按按顺顺序序编编号号，例例如如“收收”字字第第00150015号、号、“转转”字第字第00020002号等。号等。附件张数：附件张数：要求要求输输入原始凭入原始凭证证的的张张数数。摘摘要要：即即输输入入经经济济业业务务的的主主要要内内容容。在在电电算算化化系系统统中中，摘摘要要是是以以行行为为单单位位编编制制的的，凭凭证证的的每每一一行行都都要要有有一一个个相相对独立的摘要。对独立的摘要。系系统统应应该该允允许许用用户户通通过过定定义义常常用摘要的方法快速选择录入摘要内容。用摘要的方法快速选择录入摘要内容。科科目目名名称称：系系统统允允许许用用户户直直接接输输入入科科目目编编码码、助助记记码码或或科科目目名名称称，也也可可以以通通过过“会会计计科科目目”参参照照窗窗口口，从从中中选选择择录录入入科科目目。无无论论何何种种方方式式都都必必须须输输入最末级科目。入最末级科目。借借贷贷方方金金额额：有有直直接接输输入入和和系系统统自自动动计计算算显显示示两两种种方方式式。对对于于有有数数量量、外外币币核核算算要要求求的的科科目目，应应先先输输入入数数量量、单单价价或或外外币币、汇汇率率等等，再再由由系系统统自自动动计计算算产产生生金金额额。借借、贷贷方方金金额额不不能能为为零，红字以零，红字以“-”“-”号表示。号表示。12345填制凭证的步骤填制凭证的步骤67直接或参照输入直接或参照输入最末级科目名称最末级科目名称或编码！或编码！89摘要不能空！摘要不能空！填制凭证的特殊要素填制凭证的特殊要素 在在填填制制凭凭证证过过程程中中，一一些些会会计计科科目目会会有有输输入入辅辅助助核算信息的要求，包括：核算信息的要求，包括：（1 1）输输入入银银行行账账辅辅助助核核算算信信息息。要要求求输输入入结结算算方方式式和和结结算算票票据据号号，以以及及输输入入业业务务发发生日期。生日期。（2 2）输输入入数数量量金金额额辅辅助助核核算算信信息息。通通过过输输入入数数量量和和单单价价，由由系系统统根根据据数数量量乘乘以以单单价价的的结果自动计算出金额。结果自动计算出金额。（3 3）输输入入客客户户辅辅助助核核算算信信息息。输入客户名称等。输入客户名称等。（4 4）输输入入个个人人往往来来辅辅助助核核算算信信息息。输输入入个个人人姓姓名名、所所属属部部门门等。等。（5 5）输输入入供供应应商商往往来来辅辅助助核核算算信息。输入供应商名称等。信息。输入供应商名称等。（6 6）输输入入项项目目辅辅助助核核算算信信息息。输入项目代码或项目名称。输入项目代码或项目名称。（7 7）输输入入部部门门辅辅助助核核算算信信息息等等。输入部门代码或部门名称等。输入部门代码或部门名称等。填制凭证的特殊要素图解填制凭证的特殊要素图解 在弹出的在弹出的“辅助项辅助项”对话框中，依对话框中，依据提示输入各辅助项内容！据提示输入各辅助项内容！凭证审核凭证审核 凭证审核，是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相凭证审核，是指由具有审核权限的操作员按照会计制度的相 关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其关规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性和合理性检查，其 目的是防止错误、舞弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可目的是防止错误、舞弊的发生。只有经审核通过的记账凭证才可 以进行记账。以进行记账。凭凭证证审审核核出纳签字出纳签字审核凭证审核凭证主管签字主管签字凭证审核的主凭证审核的主要内容是：记要内容是：记账凭证是否与账凭证是否与原始凭证所反原始凭证所反映的经济业务映的经济业务是否相符，记是否相符，记账凭证中各项账凭证中各项目是否填写齐目是否填写齐全，会计分录全，会计分录是否正确等是否正确等.12出纳签字出纳签字功能！功能！3审核凭证的操审核凭证的操作！作！123主管签字的主管签字的操作！操作！1234凭证记账凭证记账 凭凭证证记记账账，是是指指以以会会计计凭凭证证为为依依据据，将将经经济济业业务务记记录录到到具具有账户结构的各类账簿中去的一种会计核算方法。有账户结构的各类账簿中去的一种会计核算方法。记账处理的几点注意：记账处理的几点注意：如果期初余额试算不平，如果期初余额试算不平，当月首次记账时系统不允许当月首次记账时系统不允许记账。记账。所选范围内的凭证如有未所选范围内的凭证如有未经审核签字的凭证，系统将经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。给出提示并自动中止记账。记账范围应小于等于已审核记账范围应小于等于已审核范围。范围。记账工作必须按月进行，上记账工作必须按月进行，上月未记账，本月不能记账。月未记账，本月不能记账。在记账过程中，不得中断退在记账过程中，不得中断退出。如意外中断，则可以调用出。如意外中断，则可以调用“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能。功能。记账功能随时可运行，每月记账功能随时可运行，每月执行记账的次数是任意的。执行记账的次数是任意的。二、出纳管理二、出纳管理 出出 纳纳 管管 理理 是系统为出纳人员提的管理是系统为出纳人员提的管理企业货币资金的工具企业货币资金的工具现现金金日日记记账账银银行行存存款款日日记记账账资资金金日日报报表表支支票票登登记记簿簿该功能可以该功能可以输出某一天输出某一天的现金日记的现金日记账，还可以账，还可以输出任意一输出任意一个会计月份个会计月份的现金日记的现金日记账账本功能可以查询、输本功能可以查询、输出出“银行存款银行存款”科目科目某某日的发生额及余额日的发生额及余额反映现金、银行存款反映现金、银行存款每日发生额及余额情每日发生额及余额情况的报表况的报表为为出出纳纳员员提提供供了了详详细细登登记记支支票票 领领 用用 人人、领领用用日日期期、支支票票用用途途以以及及是是否否报销等手段报销等手段现金日记账现金日记账的管理的管理!123 在在“企业应用企业应用平台平台”界面，打界面，打开开“出纳出纳”菜单，菜单，单击单击“现金日记现金日记账账”一项一项,在在“现金日记账查询现金日记账查询条件条件”窗口中输窗口中输入不同的查询条入不同的查询条件件!单击【确认】后屏幕显示出单击【确认】后屏幕显示出“现现金日记账金日记账”具体内容，可进行有具体内容，可进行有关查询！关查询！在在“企业应用企业应用平台平台”界面，界面，打开打开“出纳出纳”菜单，单击菜单，单击“银行日记账银行日记账”一项一项,在在“银银行日记账查询行日记账查询条件条件”窗口中窗口中输入不同的查输入不同的查询条件询条件!123 单击【确认】后屏幕显示出单击【确认】后屏幕显示出“银银行存款日记账行存款日记账”具体内容，可进行具体内容，可进行有关查询！有关查询！银行存款日记银行存款日记账的管理！账的管理！银行对账的操作内容银行对账的操作内容 银银行行对对账账的的操操作作内内容容包包括括：录录入入银银行行对对账账期期初初数数、录录入入银银行行对对账账单单、银银行行对对账账、输输出出余余额额调调节节表表、查查询询对对账账勾勾对对情情况况以以及及核核销销银行账等。银行账等。计算机系统提供了两种银行对账方式计算机系统提供了两种银行对账方式:自动对账和手工对账。自动对账和手工对账。三、账簿管理三、账簿管理 会会计计人人员员利利用用账账簿簿管管理理功功能能，可可以以实实现现对对企企业业所所发发生生的经济业务进行账簿查询、打印等操作。的经济业务进行账簿查询、打印等操作。账账簿簿查查询询操操作作，包包括括日日记记账账查查询询、总总账账查查询询、明明细细账账查查询询及及辅辅助助账账等等的的查查询询。虽虽然然查查询询要要求求不不完完全全一一样样，但但其其基基本本流流程程大大体体上上是是相相同同的的，不不同同的的只只是是打打开开文文件件的的显显示示与与打打印格式不同。印格式不同。账簿查询的输出方式主要账簿查询的输出方式主要包括：屏幕显示输出、包括：屏幕显示输出、打印机打印输出、引出到打印机打印输出、引出到磁盘的输出等磁盘的输出等。第四节第四节 期末处理期末处理 期期末末处处理理，在在总总账账系系统统中中是是指指会会计计人人员员在在每每个个会会计计期期末末都都应应做做的的一一些些特特定定的的工工作作，主主要要包包括括：银银行对账、期末转账业务、对账、结账等。行对账、期末转账业务、对账、结账等。期期末末处处理理自动转帐定义及生成自动转帐定义及生成期末对账期末对账期末结账期末结账本章小节本章小节 账务处理系统是电算化会计系统运行的基础，也是会计业务账务处理系统是电算化会计系统运行的基础，也是会计业务 处理的核心。在此，账务处理主要完成初始数据录入、凭证处理的核心。在此，账务处理主要完成初始数据录入、凭证 处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。凭处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。凭 证处理是日常账务处理中最频繁的工作，其主要功能包括凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作，其主要功能包括凭 证填制、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证记账等。在证填制、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证记账等。在 电算化处理方式下，账务处理自录入会计凭证始，经过计算电算化处理方式下，账务处理自录入会计凭证始，经过计算 机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后完成机对会计数据的处理，生成各类凭证、账簿文件，最后完成 整个账务处理过程。整个账务处理过程。