会议服务管理规定.pdf

会议服务管理制度会议服务管理制度1.1.会前准备会前准备深切了解会议任务单,要知道人数、会议时间、公司名称、主办人、会议性质、设备及饮料要求或其它特殊要求；根据任务单布置会场,如：台型、人数、设备、麦克风等；会议摆放一定要把各用具对齐,而且要把厅房窗帘拉上；按任务单将各类饮品备好会议中段的休息咖啡、茶和曲奇饼,要另备一张台把咖啡杯等用具准备好；客到前半小时把会议所需文具用品备齐放好；如果客人会议过程都是喝咖啡、茶,应另外在厅内摆放一张台,摆放用具；安排服务员到电梯口领位；做好一切准备工作,站于门口迎客;2.2.会议期间的服务会议期间的服务客人到时主动上前问好,帮客人拉椅；问客人喝咖啡还是喝茶应拿着咖啡壶或茶壶问；指导客人如何使用设备和如何调节房间的光线大多数客人不喜欢会议期间服务员在厅房内,故要教客人使用设备;但大型会议,服务员应帮客人使用设备和调节光线；客人全部就座,所有茶水倒过后,服务员退出厅房,关上门,在门外当班不能随意走开；所有工作中的服务员经过有会议之厅房时,都尽量把音量减小,以免影响客人；每半小时进厅房经给客人加饮料、换烟盅,但一定要礼貌、轻声、快捷,尽量避免影响客人,为避免会议期间打扰可用瓶装矿泉水或纯净水；如客人有其他要求应尽量帮助客人解决；如有会议中段休息,应在会议休息前 20 分钟把咖啡、茶和曲奇饼摆放好；在客人中段休息时上好咖啡、茶后,把会议厅台面收拾好换烟盅、加茶水等但不要把客人的资料、物品弄乱；客人休息完,继续开会,应把门关上,收拾台面；会议期间需要离开岗位,一定要通知领导找人替岗；任务单通常会指出会议结束时间,在会议结束前一小时应把帐单准备好；会议结束后与客人结账或签章,并检查各类设备；向客人道谢,提醒客人带齐物品；把各类餐具分类收拾,会议设备按指定的地方放好；会议中设备应按指定的地方放好；会议中如有设备失灵应向客道谦并马上通知主管,由主管通知工程部维修或更换一套设备；如发现客人遗忘物品,要立即与客人联系,尽快物归原主,如客人已经离开,可交主办单位代为转交,但要有转交手续;