数字化管理ERP日常运行管理制度398.pdf

第 1 页 XXXX 公司 数字化管理 ERP 日常运行管理制度 二 000 年 XX 月 XX 日 目 录 一、总则 二、数字化管理操作使用管理制度 三、计算机上机操作记录制度 四、数字化管理人员管理（岗位责任制）制度 五、数字化管理帐务处理制度 六、数字化管理报表管理制度 七、数字化管理系统（软件及硬件）维护制度 八、数字化管理档案管理制度 总 则 数字化管理的最终目的是利用核算手段及分析手段的现代化，实现企业管理工作的现代化，为企业管理的现代化提供基础。ERP 系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、机房、核算软件，及各类会计信息组成的一个有机整体，为保证已建立的 ERP 系统的安全、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提高运行效率，增强信息系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即：第 2 页 1、建立、健全各种组织控制措施，保证系统安全、正常、可靠、稳定运行；2、加强对已建立的信息系统的管理，提高系统的运行效率；3、充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。根据以上目的，并结合财政部对企业财务数字化的规定和 FAS2000 ERP 系统的特殊性与我公司的实际情况，制定出我公司 ERP 系统的管理制度。本制主要包括 ERP 系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统 管理、人员组织管理、维护管理及档案管理等内容。本制度由 XX 部负责解释说明及监督实施。本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运行实际情况制定的，为满足本公司数字化管理发展的客观需要应及时进行补充修改。本制度从公布之日开始执行。数字化管理操作使用管理制度 数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现企业整体工作方式的变革和人的解放，并定期或不定期地提供计划和控制经济过程需要的会计信息和生产信息等，为此，为第 3 页 保证数字化管理正常运转并完成预定的任务，特制定数字化管理操作使用管理制度。此制度主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行完成预定的任务，保证系统内各类资源信息的安全与完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，保证发生故障后能及时恢复，出现错误后能及时发现，及时纠正，保证输出信息正确、真实。一、机房的管理：计算机属公司常规而又重要办公设备，应创造一个良好的运行环境，为保护计算机设备，软件与数据的安全可靠，现规定如下：1、机房由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁入内；2、保持机房环境卫生，定期清洁（每周末下午）微机以及其它设备的尘埃和赃物；3、严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作；4、为防止意外事故的发生，机房内杜绝一切火源，机房内所有电器设备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装；5、在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在第 4 页 操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS 使用等情况；6、严禁在微机内安装或运行游戏盘；7、未经许可，不准对外服务，以防病毒传入；8、机房无人时应加锁，确保主机安全。二、操作使用管理：本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是 建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证数字化管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。1、上机运行系统的规定：（1）系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统；（2）非指定人员不能上机运行系统；（3）上机使用注意事项见附录：（上机注意事项规定）；（4）上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责第 5 页 任；（5）上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；（6）应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；（7）不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；（8）未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；（9）对各应用软件 word、excel 等的使用，必须建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者自负后果。2、上机使用人员职责和权限：A、系统管理员：对整个系统的运行进行负责。系统管理员必须根据天心财务软件的特点和本单位会计核算的实际 情况建立本单位的数字化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合 会计度与本单位的核算管理要求，报表数据格式必须符合财政部门和 其它有关部门的要求。第 6 页 协调系统内各类人员之间的工作关系；负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。B、系统维护人员：负责系统运行中硬件和软件的维护工作：负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作；负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；负责系统的安装和调试工作；按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。C、系统操作人员：系统操作人员是指有权进入当前运行的数字化系统全部或部全功能的 员。负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。严格按照系统规定进行操作；第 7 页 负责软盘备份及归档工作；负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作；日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结；月底满页可打印所有的帐簿和会计报表；记帐凭证按规定随时打印。D、数据录入人员：检查专职会计人员提供的记帐凭证是否合理、合法与正确，对于违规 记帐凭证不得录入；数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不 得擅自修改和作废。认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复核；日记帐数据录入应做到日清月结。E、数据审核人员：负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员修改，待修改后再进行复核；负责输出数据的审核；第 8 页 对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。F、专职会计人员：根据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度的要求，做 到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范；G、档案管理人员：负责数字化管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证，帐簿和报表等有关会计资料存档管理；按规定时间催交入档；对不符合要求的会计资料及软盘不予接收；做好安全保密工作；未经批准，不得外借。附录一：上机操作注意事项 一、开机步骤：1、打开电源开关；2、打开 UPS 电源开关；3、打开打印机开关；4、打开显示器开关；5、打开主机开关。二、关机步骤：第 9 页 1、关上主机开关；2、关上显示器开关；3、关上打印机开关；4、关上 UPS 电源开关；5、关上电源开关。三、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟；四、工作完毕后一定要完全退出系统后离开；五、停电后 UPS 不间断电源会发出警告，要及时将数据存盘，执行上述操 作步骤；六、使用键盘时要轻击，切记不可重打；七、严禁使用游戏盘，违者重罚。计算机上机操作记录制度 实际应用 ERP 管理软件的企业在实践中发现，必须规定对数字化管理单位要求有“必要的上机操作记录制度”，作为天心FAS2000ERP系统也不例外，为保证我公司数字化管理的正常发展，更好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，严格微机管理制度，现规定如下：一、所有上机操作人员必须登记所有上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。二、登记操作记录要认真详细，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。三、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。四、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记载，对于严重或重大运行故障，除按规定第 10 页 登记外还须另行填写故障报告单。并向系统总负责人汇报。五、操作记录每月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年终整理归档。六、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按有关制度根据问题的严重程度予以处理，请所有操作人员及维护人员必须严格遵照执行。附录二：上机操作记录 上机时间 操作员姓名 操作内容 运行时间 运行情况 备注 数字化管理岗位责任制 为使我公司数字化管理工作进程不断加快，保障数字化工作正常开展，确保此项工作的合法性、准确性、安全性，特制定数字化管理岗位责任性。一、数字化管理岗位：根据企业的内部物料、制造管理和会计核算的特点及企业对数字化管理岗位设置的要求，在系统总管理员的领导下，从各个岗位出发围绕数字化来开展工作，更好地发挥其应有的作用，特设如下管理岗位：主管会计、财务负责人、系统管理与维护、业务经办与操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。二、岗位职责：（一）主管会计：对企业数字化发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进行决策，保证数字化管理工作的健康发展。（二）财务负责人：制订财务数字化发展规划，为主管会计第 11 页 提供重大硬件、软件使用、应用项目的决策依据，根据本企业特点合理的设置数字化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员的工作情况，严格按各岗位标准进行考评。（三）系统管理维护岗：1、参与制定本厂财务数字化发展规划及数字化管理制度；2、执行对操作人员的管理和计算机档案管理职能，对会计软件进行日常维护，保证计算机软件、硬件财产安全可靠；3、及时了解计算机故障情况，并采取相应处理措施，遇到重大的系统运行故障必须根据故障的发展，处理情况填写故障报告单并及时报给数字化主管人员；4、正确分配系统操作人员的使用权限及以后软件开发工作；5、开发的软件应充分利用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能，并应以易接受、易掌握为原则；6、未经各种主管、系统管理员核准的开发项目，不得上机；7、保证各种数字化管理规定的正确实施。（四）业务经办与操作：依照科目负责制的原则，设置成本核算、费用核算、材料、销售、债权债务往来的核算、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核算等岗位，各岗位严格按照本公司财务制定的业务工作标准进行日常工作。做好记帐前对明细帐的审核，第 12 页 保证录入数据正确。充分使用计算机对帐、核销等功能来完成工作，并按帐务管理制度要求打印帐簿、报表。（五）数据录入：1、执行系统管理对岗位工作的具体指挥、要求；2、及时、准确地按规定标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表；3、通过系统管理员及时准确地为领导提供所需数据；4、系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人；5、正确执行数字化管理中的有关操作，使用等各项规定；6、发现问题，及时向系统管理员及财务主管负责人反映；（六）数据复核岗：1、对输入计算机凭证质量把关，保证手工凭证与机制凭证的一致性；2、对已录入的凭证及时复核，最迟不得超过次日复核完毕；3、发现凭证错误，分析责任原因，通知有关岗位人员进行修改，复核人员不得擅自修改；4、填好上机操作及其有关事项登记表，发现问题通知有关人员协调处理；5、按日整理复核后的手工凭证，交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证；6、复核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对审核结果负责。（七）数据稽核：第 13 页 1、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；2、审核记帐凭证是否符合会计制度要求，借贷关系式是否平衡，各种帐表相互之间数据是否一致，保证帐帐相符、帐表相符；3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务经办人员进行协调处理；4、每周对所有原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核，确保录入数据正确无误；5、稽核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对所有因人为因素造成而未及时稽核发现的凭证问题负责。（八）数据管理岗：1、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求；2、根据复核后的计算机凭证，按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表，粘贴在机制凭证上，保证机制凭证在内容、编号、金额上的正确性。3、对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐表等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档；4、根据帐务管理制度有关规定，进行及时对帐结帐、结转下年；5、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；6、注意保管、查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；第 14 页 7、按档案管理要求移交档案，填写档案移交单；8、对本岗位负责，在档案移交单上盖章。（九）档案管理岗：1、严格按照档案管理制度要求进行日常工作；2、对会计核算结果的历年资料要保存三份，分别存放在不同地点；3、对购置或自制开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、帐薄、报表的装订归档；4、注意查看 档案移交登记表，对接收的计算机档案资料负责。各岗位严格执行制度要求，相互协调工作，发现问题及时反 映，提出有利于数字化发展的建议，保证我公司财务数字化 向着健康有效的方向发展。三、监督、落实 本规定由财务主管及系统管理员监督执行。帐务系统管理制度为保证帐务系统安全、正常、可靠的运行，根据天心软件的实际要求及我公司的实际情况，特制定帐务系统管理制度。本制度包括帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。一、人员的组织 系统配备系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员，从业务管理及财务处理流程来分，系统配备系统管理员，系统维护员，数据管理员，财务主管，主办会计，第 15 页 出纳，往来会计，存货会计，销售管理员，具体配备见下表：编号 岗 位 姓 名 1 系统管理员 系统管理 阎勇 2 系统维护员 系统维护 阎勇 3 数据管理员 数据管理 阎勇 4 财务主管 稽核员 张经理 5 主办会计 复核、录入、操作 张经理 6 出纳 录入、操作 张文静 7 往来会计 录入、操作 张文静 8 存货会计 录入、操作 吴宝刚、梅冲 9 销售管理员 录入、操作 张淑京 具体职责参看数字化系统岗位责任制。二、操作管理制度（一）日常事务管理 1、必须严格按照FAS2000 天心企业管理软件操作流程完成各项工作；各操作人员及财务主管须按照天心FAS2000业务流程管理规范 及 日上FAS2000操作员分工操作流程规范完成自己的工作，详细操作流程及方法可参照 FAS2000 天心企业管理全能系统操作手册（黄皮书）。2、必须以自己的名称、密码进入本系统，工作完毕后应及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；3、不得将口令泄漏给他人，并定期修改自己的口令；4、各操作员必须准确输入属于自己的工作范围内的单据内容，同时，必须输入本系统中起主要作用的号第 16 页 码，如：单据号、订单号（即大号）、制令单号、凭证号等。（二）日常业务管理 各操作员必须按照 日上FAS2000操作员分工操作流程规范中业务分工一览表中的步骤单据及主营业务操作流程来操作。一般操作流程如下：月初：输出上月财务报表，报税，上缴利润。月中：输入如下单据，查询有关帐表 步骤及单据 操作员 审核 有关帐表 1 进货单 存货会计 存货会计 采购明细表 采购统计表 进销存统计表 存货明细表 现存量明细表 2 进货退回单 存货会计 存货会计 3 进货折让单 存货会计 存货会计 4 销售订单 销售管理 存货会计 受订明细/统计表 5 制令单 存货会计 6 领/退料单 存货会计 存货会计 领料/退料明细表 进销存统计表 存货明细表 现存量明细表 7 成品缴库单 存货会计 存货会计 第 17 页 8 销货单 存货会计 存货会计 销货明细表 销货统计表 销货年度统计表 销货毛利分析表 借入还出明细表 借入租金明细表 借出还入明细表 借出租金明细表 调拨明细表,调整明细表 9 销货退回单 存货会计 存货会计 10 销货折让单 存货会计 存货会计 11 借入单 存货会计 存货会计 12 借入还出单 存货会计 存货会计 13 借出单 存货会计 存货会计 14 借出还入单 存货会计 存货会计 15 库存调拨单 存货会计 存货会计 16 库存调整单 存货会计 存货会计 17 单/多厂商付款单 出纳 主管会计 付款明细表，应付帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表厂商帐户变动表 第 18 页 18 单/多客户收款单 出纳 主管会计 收款明细表，应收帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表客户帐户变动表 19 其他费用收入/支出单 出纳 主管会计 其他费用收入明细表/其他费用支出明细表 20 帐户收支单 出纳 主管会计 帐户收支明细表，帐户收支汇总表 21 帐户调拨单 出纳 帐户收支明细表，帐户收支汇总表 22 票据异动 出纳 23 审核凭证 主管会计 科目总帐，科目明细帐，日记帐，现金帐，分录帐，销货帐，进货帐，汇总表，对象别帐 24 过帐、结转凭证调整凭证 主办会计 月末：1、存货会计监督仓库盘点，将实际库存数量经过盘点处理，有误差时调整实际库存数量及金额。2、存货会计进行材料出库成本计算，并结转生成会计分录传递给总帐系统。第 19 页 3、出纳根据银行送来的对帐单生成银行余额调节表。4、主办会计审核完所有的会计凭证后结转费用、成本，形成本月利润，输出内部报表（如：费用表，成本表，现金流量表等）。制作财务报表。要求：能由系统自动生成的会计凭证不能直接存总帐中输入，一般性非主营业务的收付款在银行帐户收支单中进行处理，不能直接在总帐中输入凭证。附录六：业务处理工作标准 现金：1、核对手工凭证与输入计算机凭证的正确性；2、要求日清月结（启动现金日报表，每日打印，现金日报表，核对无误后打两份，一份上交主管负责人签字，一份自己保存，并随时接受不定期检查）；3、现金日记帐满页打印；4、出纳员每天五点必须结帐，与库存现金核对，打印日报表；5、出纳员应每天核查原始凭证与记帐凭证；6、严格执行现金管理制度，库存限额按要求存储；支票管理：1、发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票首先按整本、分帐户一次性录入，待支票使用时修改日期、限额及用途，使用部门及个人；2、报帐时及时核销支票；3、月末按部门、经办人提供未核销支票的明细，催交报销；4、作废支票应随正式支票作为凭证的附件。预付帐款、应付帐款、其它应付款：（收付款系统）1、按制定的标准摘要正确录入；第 20 页 2、随时对新增单位进行目录维护，并每整理一次，每月 28 日前交部门目录管理员；3、记帐完毕后，定期（每月一次）对单位往来帐进行核销；4、根据管理的需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，提供有关数据，经常通知公司内有关部门和人员清理债权债务。5、根据业务量大小，随时与对方单位进行核清帐目；6、必须进行参照录入，严格控制往来单位分户；7、属普通帐，统一打印；预提费用、待摊费用：严格划清业务内容，做到及时冲销预提及摊销费用。生产成本：1、根据设置的明细科目，按标准摘要正确填制；2、利用总帐表进行成本核算（包括汇集费用、分配费用、成本计算）；3、根据管理的需要，提供成本核算的有关数据；4、定期进行成本分析；及时向领导提供成本核算资料，对带有倾向性的成本变化要及时反映，以便于改进；5、属普通帐，统一打印。6、按时核对明细帐，记帐凭证审核，当日业务不超过次日。其他应收款、应收帐款：1、按制定的标准摘要正确录入；2、随时进行目录维护，并每月整理一次，于月终 28 日前交部门目录管理员；3、输入单据时或在一定时期内对应收帐款余额进行核销；4、根据管理的需要，每月进行一次帐龄分析，关及时交部门领导（包括清理欠款单位的及时核销）；5、随时与销售部门核对应收及预收货款，及时、准确提供欠款第 21 页 单位及金额；6、必须进行参照录入，严格控制往来单位分户；7、属普通帐，统一打印。管理费用：1、根据设置的明细科目，按标准摘要正确录入；2、及时进行部门目录维护，每月整理一次，并于月终 28 日前交部门内目录管理员；3、根据管理需要，及时进行费用预算分析，按部门分项目列出节约与超支数额；4、结合报表，填好数据反馈表，反馈到有关部门；5、属普通帐，统一打印。银行存款：1、录入银行对帐单，随时录入银行对帐单；2、审核银行帐，审核未记帐银行明细帐，（根据银行结算单及银行存款的标准摘要）；3、打帐要求月清，月结，月打帐；4、对帐，要求根据计算机产生的待核银行帐与银行对帐单进行对帐，对帐后打印出余额调节表及单位未达帐和银行未达帐；5、银行帐业务分析，对于单位未达帐要求按部门，经办人等明细打印，送交各部门催办，银行未达帐，送开户银行办理；产品销售收入：1、根据已制定的标准摘要制票；2、每月登记销售收入明细帐；3、根据管理需要及时提供销售收入及应交税金的金额；4、属普通帐，统一打印；5、按规定正确计算利润及应交税金；材料核算：第 22 页 1、原材料、低值易耗：1）录入依照标准摘要输入；2）结合总帐报表提供内部报表；3）明细帐和总帐进行核对，与库存材料明细帐进行核对；4）按一般帐统一打印；2、应付帐款：1）按标准摘要制票录入；2）属普通帐统一打印；3、其他业务收入：1）按标准摘要正确录入；2）正确提供其他销售业务的有关数据（包括销货单位、内容及金额）；3）属普通帐，统一打印；固定资产：1、固定资产清理，输入：1）按制定的标准摘要及资产名称逐笔制票；2）随时与固定资产明细帐进行核对冲销并结转盈余；3）帐簿打印一般明细帐打印；2、固定资产原值、折旧：1）充分利用固定资产子系统实现其功能；2）随时利用帐务系统对固定资产进行核实与调整；3）定期与实物行核对，做到及时清理；4）定期与使用部门进行实物核对及时处理；在建工程：1、凭证依照标准摘要及时进行填制；2、根据工程项目的增减及时修改项目目录；3、按资金来源及用途与有关部门进行核对；第 23 页 4、根据管理需要，结合总帐报表建立专项管理报表，反映专项资金情况；5、提供各项工程的完工程度及支款情况；6、及时进行工程结转；7、帐簿统一打印；总帐、会计报表、应交税金、应付工资、其他应交款、本年利润、营业外收入、营业外支出、长期投资、短期投资、长期借款。1、严格执行会计制度、税务制度，正确设置会计科目；2、按标准摘要正确录入，能准确反映各科目的业务内容；3、及时核对总帐与明细帐，做到帐帐相符；4、按规定正确填制报表，按时报送；5、准确反映企业应交及已交款数额；6、随时提供长期、短期借款科目的来源、金额、期限、偿还时间、支付利息等情况；7、按单位、投资构成掌握“长期投资”科目内容及投资收回情况；8、属普通帐，一般打印；9、核对明细帐；10、负责所有会计帐务的总稽核，并对会计凭证、帐簿经常性的审核；数字化管理报表管理制度 一、根据上级主管部门统一设计和布置的格式来编制上报的会计报表。二、内部管理的会计报表，根据公司管理需要经主管会计审核设定。对于 内部期层单位需要上报的会计报表格式也要由财务部、主管第 24 页 会计统一 规定，一经确定不允许轻易变动。三、根据帐簿数据准确填制或由机器自动生成会计报表。帐表之间的数据 必须衔接一致。四、内部基层单位上报的会计报表应将所属单位的报表数据输入机器进行 汇总，保证表与表之间的勾稽严密，数据一致。五、每月的会计报表必须软盘和书面两种形式保存。软盘报表和书面报表 的数据必须一致。六、存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份。备份次每月不得少 于一次。要做双备份，做备份前要填写备份数据登记表（附录八）。七、每月的会计报表必须以书面的形式打印出来统一整理，并经会计主管 领导审阅签字或盖章。九、每年年终时，必须将一年会计报表数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理并与档案管理员办理存档手续，具体详见数字化管理档案管理制度说明。附录七：会计报表系统业务流程图 填制记帐凭证 录入 记帐（记帐凭证）帐中取数 取损益表的数据 填制转帐凭证 第 25 页 录入 记帐（转帐凭证）帐中取数 资产负债表 资产负债表（续）应上交及应弥补表 表中取数 财务状况变动表 工业企业指标表 附录八：备份数据登记簿 备份日期 备份内容 备份盘序号和盘数 备份状态 操作员 ERP 系统的维护制度 目前 ERP 系统已投入运行，为及时发现系统出现的问题，满足财务管理适应工作的变动，进一步增进系统的功能等，必须加强对系统的维护。系统的维护包括：维护任务、人员配备、维护人员的权限及软硬件的维护。一、系统维护的任务：1、实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；2、在系统发生故障时，及时排除故障和恢复运行；3、根据数字化工作实际需要提出系统扩充报行，报财务主管；4、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；第 26 页 5、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作；二、人员配备：1、配系统维护员一名，完成以上工作；三、系统维护人员的权限：1、系统维护只能由系统维护人员或指定的专人执行，系统其它人员不能实施；2、必须按规定的程序进行软件的修改操作；3、不得进行任何未作登记的软硬件维护操作；4、维护人员有权指正操作人员的违规操作。四、硬件设备的维护是指对主算机硬件进行检查，修复。一）硬件设备配置 数字化管理设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。二）硬件设备的管理：会计电算专用硬件设备由财务统一管理和使用，其他部门一般情况下，不得使用，确需使用时必须经财务部负责人批准，并确认不影响数字化管理的正常工作，操作时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。会计电算硬件设备专门用于运行帐务处理系统，报表处理系统及其他会计事务处理软件。任何人不得用于游戏，不得用于对外服务。为了避免计算机染上病毒，所有软盘必须进行病毒检测，若有病毒杀毒后才可进行其他操作。为保证硬件的安全，不得带电拔插任何接口线路，包括打印线，显示器连线等。三）硬件设备的维护会计电算硬件设备的维护工作由系统第 27 页 维护人员负责进行，一般维护人员工作需登记系统维护登记表即可，大的硬件维护需做系统维护报告，报财务负责人及系统管理员。系统维护登记表见附录。四）硬件系统的安全与保护 1、组织操作人员对计算机，键盘和打印定期进行全面的检查，清洗计算机和打印机。2、为了保障计算机安全正常运行，机房应装置调温设备，以保持适当温度。3、机房内不准抽烟，杜绝一切火源。为防意外事故的发生，机房内应配备灭火设备。4、机房内的一切电器设备必须经过用电技术管理部门同意后能安装。5、工作中突然停电时必须及时关掉所有电器设备的开关。6、操作人员离开机房时应关闭所使用设备。下班时必须关闭电源开关。7、上机必须遵照以下顺序：首先开 UPS 电源，其次开打印机、第三开显示器、第四开主机；下机顺序相反。五、软件的维护制度 会计软件的维护，提指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作。一）会计软件配置情况 按照分步实施的方针，财务部配备了天心软件。二）会计软件的维护与管理 1、由于财务部用天心公司的商品软件，程序修正和会计软件的参数调整一般由天心公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作第 28 页 人员一律不得进行维护操作。维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。2、程序修正与会计软件参数的调整手续 操作使用人员在实际工作中发现天心软件的原设计功能未能 正常现时，立即作详细记录后报告系统管理员；系统管理员向天心公司提出程序修正和会计软件参数调整要求；财务部在收到天心公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应 由系统管理员进安装和运行，测试后才能交操作人员使用运行。软件维护后进行系统维护登记。3、会计数据的修正与恢复 会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或天心公司专 职维护人员负责，其他人员均不得进行维护操作。由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭 证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。下述情况下只有维护人员才能实施数据的修正操作：A、未录入年初余额或年初余额未平但已记帐；B、记帐时中断；C、错误操作引起的数据错误；一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据的恢复操作。A、数据修正与恢复的程序 B、系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要第 29 页 求；C、系统维护人员在系统管理员和会计人员的指导下修正或恢复会计数据；D、系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。4、会计科目的维护：会计科目不得随意改动、增删，每年年底或年初，经会计主 管批准后并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目。确需增删改的，需报批准，并做相应的并帐、分 帐、撤帐等处理。5、会计软件的升级：应由系统管理维护人员报财务主管批准，由系统管理员组 织，维护人员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。6、会计软件的管理：财务部门在获得会计软件后必须做好多套软盘备份，并分别存放在档案室、机房和财务人员办公室的专有铁柜内，存放在档案室的备份由档案管理员管理；存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。三、软件系统的安全与保护 操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序；会计数据文件存放的子目录必须加密码。根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。第 30 页 系统维护登记表 时间 报请人 审批人 维护人 维护类型 一、维护原因：二、维护操作：三、结果：四、备注：数字化管理档案管理制度 数字化管理档案是指存贮在磁盘（硬盘和软盘）或其它存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种帐簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。数字化管理档案是 ERP 活动的产物，又是数字化管理活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强数字化管理的档案管理，是数字化企业管理工作连续进行的保障，是ERP 信息管理系统内数据安全完整的保证，是数字化会计信息系统正常运行的保证。一、档案管理的任务：收集和整理应入档的会计资料；保管和利用好会计档案；遵守会计档案的保存期限。二、档案管理制度的内容：1、会计凭证的收集和整理：会计凭证是会计档案的重要组成部分，是记载经济活动的书面证明，是会计核算的重要依据。对凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。首先，要把所有应归档的会计凭证收集完全，按凭证顺序序号和本号检查是否有短缺，剔除不属于会计档案范围和不必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。第 31 页 其次，与主要负责凭证打印，装订工作的数据管理员办理存档手续；第三，根据适当厚度按本统一装订，避免装订过厚或过薄，过厚则事后翻阅不便，过薄则不好保管容易散失。为克服凭证过多堆积则规定凭证隔月装订。第四，认真填好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查帐有关事项的最基础的索引和依据。年度和月份要写全，汇总本号要写清从第*号至第*号；是本月的第*本以及连续的第*号都要填写清楚。2、会计帐簿的收集和整理 会计帐簿是由计算机提供的打印功能打印出总帐、明细帐、银行帐、日记帐等会计帐薄。根据数字化管理帐务处理制度保管。年度终了时，必须将一年会计帐簿都打印出来统一整理，与档案管理员办理存档手续。检查打印的会计帐簿是否按序号打印，是否有残缺，有遗漏。然后将各帐簿按照会计科目排列，加封面后装订成本。会计帐簿封面的有关内容要写全。“单位名称”要写全称；“帐簿名称”要写帐簿的全称，不要写科目编码；“帐簿页数”要写帐的有效页数；会计主管人员和记帐员都盖章或答字。卷脊上必须写上“*年度*帐”，以便保存利用。3、会计报表的收集和整理 会计报表是指由计算机根据上级主管部门统一规定设主的格式打印出 的外部报表。根据数字化管理帐务处理制度的规定，由报表管理与档案管理的人员统一收集，整理和保存。年终，将全年的会计报表与档案管理员办理存档手续。在检查无误后，按时间顺序加封面后装订成册。封面逐项写明表的名称、页数、日期等，第 32 页 经会计负责人审核盖章后，可归档保存。4、数字化管理信息系统开发文档资料的收集和整理保管。由系统开发 人员根据系统开发进展程度统一收集，整理并交档案管理员存档。5、磁盘数据的收集和整理 存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。根据数字化管理帐务 处理制度的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员统一建立。备份次数由每月不得少于一次。备份的软盘与档案管理员办理存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒内，存放在安全、洁净、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。（二）会计档案的保管和利用 1、只有计算机提供的打印功能打印出的会计凭证、会计帐簿，会计报 表等核算资料，经过主管领导和系统管理员的签字或盖章认可，才能做为正式的书面档案资料保存。带有“查询”字样的会计凭证，会计帐簿待会计核算资料不能做为正式的书面档案资料保存。2、计算机打印出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使 用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字或盖章认可。3、各业务经办人与档案管理员办理存档手续，必须填写 档案移交登 第 33 页 记表（见附录十），以明确责任。4、查阅已入档的会计核算资料必须填写档案查阅登记表（见附录 十一），不许在会计档案上做任何记录、勾划和涂改，更不能抽撤单据，违者应视情节轻重进行严肃处理。5、对于硬盘上的会计数据和做为正式档案的备份软盘上的会计数据不 得直接进行非会计系统许可的任何操作。6、备份的软盘在存档和查阅时，必须填写档案移交登记表和档 案查阅登记表。磁盘会计数据外借使用时，只能使用备份软盘的付本，硬盘和正式备份软盘不得外借使用。（三）会计档案的保存期限：1、对于计算机打印出的会计凭证、会计帐簿和会计报表保存期限按 会计档案管理办法的规定执行。2、软盘形式的会计档案保管理期限必须在两年以上，其中：会计科目和总帐数据（包括年度和月度数据）必须永久保存。明细帐、记帐凭证及其它数据资料在两年后可根据需要存毁。附录十 档案移交登记表 移交日期 移交内容 移交人签字 档案管理员签字 备注 第 34 页 附录十一：查阅档案登记表 查阅日期 查阅人姓名 查阅内容 归还日期 备注